26/08/2021
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện được xây dựng và đúc kết lại sau nhiều năm tổ chức các chương trình với quy mô lớn nhỏ khác nhau. Bài viết dưới đây VietPower sẽ chia sẻ với các bạn những lưu ý về tổ chức sự kiện để các bạn có thể vận hành chương trình thành công và trọn vẹn nhất.
Tìm hiểu ngay: Tổ chức sự kiện là gì? Kịch bản và quy trình tổ chức chi tiết
Mục lục
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.
Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,…thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.
Vai trò của tổ chức sự kiện
Chương trình sự kiện là tạo ra một hoạt động nhằm thu hút sự quan tâm của đông đảo cộng đồng mục tiêu và sự chú ý của giới truyền thông.
Tổ chức chương trình sự kiện như một công cụ để quảng bá, tiếp thị những tin tức về một vấn đề nào đó mà nhà tổ chức muốn công khai và phát triển rộng rãi đến với tất cả mọi người. Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm khẳng định tên tôi và vị trí thương hiệu của mình để từ đó tạo sự uy tín và tin tưởng của khách hàng, tăng doanh số bán của doanh nghiệp.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
1. Lựa chọn mục đích tổ chức sự kiện
Mục đích của tổ chức sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và ban tổ chức đưa ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình diễn ra sự kiện đó. Một sự kiện có thể nhằm đến nhiều mục đích khác nhau, các mục đích được ưu tiên hướng đến thông thường sẽ là:
– Xây dựng, giới thiệu, phát triển hình ảnh của công ty, thương hiệu, sản phẩm, dịch và hình ảnh của nhà đầu tư.
– Cải thiện hoặc làm thay đổi cách nhìn nhận của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của công ty.
– Tìm hiểu thông tin của khách hàng, khảo sát xin ý kiến của khách hàng về sản phẩm và các dịch vụ.
– Thiết lập mối quan hệ với nhiều khách hàng mới tiềm năng, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ, lâu dài với đối tác thân thiết.
– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu và văn hóa truyền thông nội bộ của công ty.
Trước khi tổ chức bất cứ một chương trình nào thì đơn vị tổ chức đó cũng phải đưa ra được mục tiêu tổ chức chương trình sự kiện nhằm mục đích gì? Muốn truyền tải những thông điệp nào qua chương trình đó? Để xây dựng nên những nền tảng, nội dung và cách thức phù hợp nhất.
Bạn có biết: Event là gì? Cách tổ chức chương trình event thành công
2. Ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng
Để tránh bị cập rập và xảy ra những vấn đề phát sinh thì nhà tổ chức cần phải ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng để có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Địa điểm cần phải phù hợp đáp ứng được các nhu cầu từ thiết kế sân khấu, số lượng khách mời, sảnh check in, địa điểm đón đưa, gửi xe cho khách tham dự. Luôn phải khảo sát địa điểm, tìm hiểu ưu nhược điểm và đầy đủ thông tin trước khi lựa chọn.
Các nhà tổ chức sự kiện cần lưu ý về những thay đổi thất thường của thời tiết, khí hậu tại địa điểm diễn ra sự kiện có ảnh hưởng và thức sự phù hợp với concept của chương trình hay không.
Việc quyết định thời gian và địa điểm tổ chức còn được căn cứ vào loại sự kiện, thành phần tham gia sự kiện và tiềm lực của các nhà cung cấp:
– Đầu năm: thường tổ chức hội nghị, hội thảo, gala dinner, ra mắt sản phẩm mới phục vụ cho đầu mùa tiêu dùng.
– Giữa năm: sự kiện gây quỹ, những sản phẩm phục vụ thích hợp, tương ứng với thời gian,…
– Cuối năm: tri ân, tổng kết, tiệc tất niên cuối năm,….
Có thể bạn quan tâm: 25+ Địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội sang trọng nhất 2024
3. Xây dựng kịch bản, timeline
Xây dựng kịch bản sự kiện chi tiết như một kim chỉ nam giúp cho sự kiện được diễn ra theo một quy trình nhất định, suôn sẻ, chuyên nghiệp và đạt được mục đích muốn hướng tới.
Bản kịch bản bao gồm:
– Kịch bản tổng quát: Với nội dung chính các hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình. Cùng với đó là timeline chi tiết trình bày rõ về thời gian của từng tiết mục.
– Kịch bản MC: Một kịch bản MC dẫn chương trình chi tiết với câu từ được trau chuốt kỹ lưỡng. Nội dung ấn tượng để thu hút sự chú ý của khán giả.
– Kịch bản Âm thanh, Ánh sáng: Âm thanh, ánh sáng là một hiệu ứng rất quan trọng trong việc tác động trực tiếp đến mạch cảm xúc của người xem. Bởi vậy rất cần một kịch bản dành cho đội nhân sự kỹ thuật khớp với các nội dung chính diễn ra trong sự kiện.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
4. Liệt kê các hạng mục có trong sự kiện
Tổ chức chương trình sự kiện có rất nhiều những hạng mục mà ta cần phải chuẩn bị. Việc xác định các thành phần tạo nên chương trình sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, thực hiện các công việc cho từng hạng mục sao cho hiệu quả. Người tổ chức chương trình cũng không bỏ sót bất kì khâu nào của chương trình.
Việc sắp xếp và cân nhắc các hạng mục cần thiết cho sự kiện cũng quyết định đến quy mô, tính chất của chương trình. Kinh phí thực hiện cho từng hạng mục cũng được quyết định khi lãnh đạo chương trình nhìn thấy được danh sách tạo nên sự kiện.
5. Thiết kế hình ảnh ấn phẩm cho sự kiện
Chương trình sự kiện thành công phải mang lại cho khách mời những cảm xúc mạnh mẽ, sự bất ngờ, truyền tải thông điệp đến khách hàng một cách ấn tượng nhất. Mỗi chương trình sự kiện khi được tổ chức đều có mục đích mang tới khán giả một thông điệp nhất định. Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ biết tạo ra sự đặc biệt cho chương trình vào thời điểm và sử dụng những ấn phẩm thích hợp để tạo điểm nhấn. Từ những sự sáng tạo độc đáo kết hợp cùng màu sắc hài hòa, thông điệp rõ ràng, tạo được một sức hút đối với khách hàng ngay từ khi bước vào cổng tham dự sự kiện đó.
6. Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Thông điệp truyền thông chính là điều mà bạn muốn truyền đạt đến cho khán giả mục tiêu chủ đề của chương trình, những tin tức và điều sự kiện hướng tới. Mỗi thông điệp tạo ra cần có đầy đủ những yếu tố như lời kêu gọi, nội dung chương trình,… và quan trọng nhất của một thông điệp chính là việc tạo ra hành động.
Việc lập thông điệp kế hoạch truyền thông cho sự kiện bạn phải chú ý đến việc hiểu rõ insight của nhóm công chúng mục tiêu. Việc đặt ra thông điệp phải đảm bảo các tiêu chí đó là thông điệp phải ngắn gọn, thông điệp phải dễ nhớ và thông điệp nên khác với khẩu hiệu.
Ở đây có: Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết hấp dẫn
7. Phân công đầu công việc cho từng nhân sự
Đối với bất kỳ một cơ qua, đơn vị hay doanh nghiệp nào để làm việc hiệu quả và mang lại năng xuất cao thì bắt buộc phải thực hiện quá trình phân công nhiệm vụ cho từng người. Trong việc tổ chức chương trình sự kiện cũng vậy. Khi các mục đầu công việc được phân công rõ ràng thì tiến độ công việc sẽ được hoàn thành nhanh hơn, chất lượng nhiệm vụ sẽ được nâng cao hơn vì đó là trách nghiệm của người được giao, phải hoàn thành và chú ý đến nó.
Đồng thời thông qua hoạt động phân công công việc, nhiệm vụ nhân viên trong cơ quan, tổ, nhóm, đội có cơ hội chứng minh năng lực của bản thân, đưa ra nhiều ý tưởng mới để xây dựng chương trình sự kiện thật ấn tượng, độc đáo, thu hút nhiều người tham gia.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
8. Dự trù ngân sách
Trong hoạt động tổ chức sự kiện, bảng dự trù kinh phí là sự chuẩn bị sẵn sàng, xây dựng danh sách tất cả các hạng mục để dựa vào đó có thể điều phối mọi diễn biến theo quy trình nhất định tạo nên một chương trình thành công. Để tránh gặp phải những khó khăn, thậm chí là những rủi ro phát sinh không đáng có người chịu trách nhiệm và thực hiện chúng phải liệt kê và tính toán kỹ lưỡng.
Sau khi thống nhất được kịch bản chương trình, quy mô và số lượng người tham gia, doanh nghiệp cần phải đưa ra mức kinh phí phù hợp để có thể sử dụng những dịch vụ và chất lượng chương trình dựa trên mức chi phí đó.
9. Xây dựng phương án dự phòng và quản lý rủi ro
Để chương trình sự kiện được diễn ra thành công và trọn vẹn nhất thì BTC chương trình cần phải lường trước được những rủi ro có khả năng xảy ra. Tìm ra cách xử lý và lên phương án dự phòng luôn. Tránh để chương trình rơi vào trạng thái bị động. Trong một số trường hợp chẳng may sự kiện đang diễn ra mà có vấn đề gì bạn phải nhanh chóng sử dụng phương án hai. Nó sẽ giúp cho chương trình được liền mạch và không ảnh hưởng tới tâm trạng của những người tham dự.
Ở đây có: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công tuyệt đối
10. Thuê công ty tổ chức sự kiện
Với nhiều kinh nghiệm làm việc, các bên đơn vị chuyên tổ chức sự kiện đã có sẵn chuyên môn nên việc xây dựng ý tưởng, lên kế hoạch cho sự kiện cũng như điều hành sự kiện sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.
Các hoạt động trong chương trình đều được diễn ra theo quy trình và được giám sát bởi các nhân sự chuyên nghiệp, từ đó sẽ đảm bảo sự kiện được diễn ra theo đúng kế hoạch.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Việc thuê công ty tổ chức sự kiện sẽ tiết kiệm thời gian, sức lực, công việc hơn so với việc doanh nghiệp tự tổ chức. Bạn chỉ cần nêu rõ yêu cầu, mong muốn về mục đích đạt được sau khi tổ chức chương trình, những vấn đề còn lại sẽ được bên đơn vị tổ chức quản lý.
Hợp tác với các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí. Bên đơn vị tổ chức sẽ cung cấp báo giá trọn gói với đầy đủ các hạng mục diễn ra trong chương trình. Doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng về vấn đề phát sinh thêm nhiều chi phí.
Trên đây là 10 lưu ý khi tổ chức sự kiện mà các bạn có thể tham khảo. VietPower chúc quý doanh nghiệp, công ty có một chương trình sự kiện thú vị và ý nghĩa. Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.
Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
