TỔ CHỨC HỘI THẢO

Tổ chức hội thảo là hình thức sự kiện đã quá quen thuộc với các doanh nghiệp hiện nay và góp phần không nhỏ trong việc thúc đẩy doanh số hàng năm của doanh nghiệp thông qua quá trình chia sẻ thông tin và thu thập ý kiến về thương hiệu và sản phẩm từ phía khách hàng, đối tác nhằm nâng cao chất lượng tiếp thị và sản phẩm, dịch vụ. 

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

► Tìm hiều thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Kịch bản, Hình thức tổ chức sự kiện

tổ chức hội thảo 4

Có rất nhiều người bị nhầm lẫn về cách dùng từ “hội thảo” và “ hội nghị” vì nếu xét về hình thức tổ chức thì có vẻ giống nhau, nhưng xét về tính chất của mỗi chương trình lại có những điểm khác nhau không thể gộp chung. Chính vì vậy bài viết hôm nay Vietpower – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp muốn chia sẻ những thông tin chi tiết về Hội thảo và quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp để bạn dễ dàng nhận biết về một chương trình hội thảo là như thế nào nhé.

TỔ CHỨC HỘI THẢO LÀ GÌ?

Tổ chức hội thảo là cuộc gặp gỡ của một nhóm người để cùng nhau thảo luận về một vấn đề chung, thực hiện các đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm về ngành nghề. Tổ chức hội thảo cũng chính là dịp để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu và duy trì các mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng trong tương lai. Đồng thời thúc đẩy sự mật thiết với các cơ quan truyền thông nhằm quảng bá thương hiệu và hình ảnh của công ty.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Tổ chức hội thảo là gì? - Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp 7

CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC HỘI THẢO

Các hình thức tổ chức hội thảo ngày nay không còn quá xa lạ trong cuộc sống, các hình thức quen thuộc dễ dàng thấy trong các tổ chức doanh nghiệp như:

1. Hội thảo chuyên đề – chuyên môn

Đây là buổi hội thảo liên quan giữa các chuyên gia và các doanh nghiệp trọng một ngành nghề. Nội dung của hội thảo sẽ xoay quanh những vấn đề trở ngại và phát triển của ngành đó.

Tổ chức hội thảo là gì? - Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp 5

2. Hội thảo Workshop

Hội thảo Workshop được biết là một hoặc một chuỗi sự kiện để mọi người cùng giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức, phương pháp, kỹ năng trong một lĩnh vực nào đó. Tùy thuộc vào chủ đề và mục đích của buổi hội thảo đó mà ban tổ chức sẽ mời các diễn giả phù hợp với chương trình. Nội dung hoạt động chính của hình thức Workshop là phần nói chuyện với khách mời và giải đáp các câu hỏi. Với nhu cầu ngày càng cao, các chương trình workshop được tổ chức thường xuyên trong nhiều ngành như ý tế, giáo dục, kinh doanh, marketing,….đều có xu hướng tổ chức hội thảo để thảo luận về các vấn đề liên quan. Tuy nhiên quy mô tổ chức thường không lớn.

Tổ chức hội thảo là gì? - Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp 4

3. Hội thảo khoa học

Hội thảo khoa học là hội thảo được tổ chức thường niên tại các tổ chức giáo dục, viện nghiên cứu khoa học, trung tâm công nghệ, các trường đại học lớn. Host của chương trình thường là những diễn giả, chuyên gia sẽ trình bày vấn đề cùng với những người có cùng chuyên môn thảo luận, đưa ra những ý kiến chuyên sâu về một chủ đề khoa học nhất định.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Tổ chức hội thảo là gì? - Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp 1

4. Hội thảo du học
Đây là hội thảo được tổ chức nhằm giải đáp những thắc mắc và băn khoăn của người tham dự về các vấn đề về du học như chương trình học, cách xin học bổng, visa hay về cuộc sống tại nước ngoài. Thông thường khách mời là những bạn trẻ có nhu cầu du học và cần bổ sung kiến thức du học từ những người đi trước và mục đích của hội thảo du học cũng nhằm mục đích thu hút khách hàng và chuyển đổi thành hoạt động bán hàng cho các công ty chuyên về du học.

5. Hội thảo tập huấn

Hình thức hội thảo tập huấn có quy mô lớn hơn workshop thường diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Nội dung của các buổi tập huấn thường xoay quanh đến việc nâng cao kiến thức, kinh nghiệm cho cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, tổ chức hoặc cơ sở lý luận của các ngành liên quan.

Tổ chức hội thảo là gì? - Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp 9

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI THẢO CHUYÊN NGHIỆP

Để tổ chức một buổi hội thảo chuyên nghiệp cần trải qua các bước sau:

1. Xác định mục tiêu, đối tượng, chủ đề của hội thảo.

Để bắt đầu có một kế hoạch hoàn chỉnh, điều đầu tiên là ban tổ chức phải khác được các thông tin chính để tổ chức hội thảo về:

  • Mục tiêu, chủ đề của chương trình hội thảo để khách mời tham dự hiểu được họ đang tham dự một chương trình hội thảo về chủ đề gì, để bám sát vào chủ đề của chương trình, tránh nhầm lẫn lạc chủ đề hội thảo,
  • Xác định đối tượng tham dự, những khách mời có cùng sự quan tâm đến chủ đề của chương trình hội thảo.
  • Xác định khách mời dự kiến để lựa chọn địa điểm thích hợp, phù hợp với quy mô của chương trình và thể hiện sự chuyên nghiệp của sự kiện.

►Tìm hiểu: Quy trình tổ chức sự kiện hiệu quả

Tổ chức hội thảo là gì? - Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp 6

2. Lên kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết

Sau khi đã phác thảo được các thông tin chính về chương trình, lúc này ban tổ chức cần phải có một bản kế hoạch chi tiết từ trước, trong và sau khi diễn ra hội thảo để người thực hiện vận hành vào bám sát theo kế hoạch thực hiện chương trình. Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm:

  • Mục tiêu, chủ đề của hội thảo
  • Kịch bản về nội dung chính sẽ truyền đạt, trao đổi trong hội thảo
  • Thời gian, địa điểm tổ chức của hội thảo
  • Kinh phí dự trù tổ chức hội thảo
  • Lên danh sách khách mời
  • Timeline cho hội thảo
  • Chuẩn bị in ấn tài liệu cần thiết cho hội thảo
  • Phương án dự phòng cho các rủi ro

tổ chức hội thảo 2

3. Làm việc với các diễn giả, chuyên gia trong buổi hội thảo

Trong các buổi hội thảo sự xuất hiện của các diễn giả, các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực của bạn sẽ làm tăng thêm sự chuyên nghiệp, tin tưởng và gây được sự chú ý mạnh mẽ của những người tham gia. Đây cũng là điểm cộng cho việc truyền thông sự kiện, giúp củng cố hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Muốn cho cuộc hội thêm hấp dẫn và sôi đông, ban tổ chức có thể chuẩn bị thêm các câu hỏi dành cho diễn giả hay các chuyên gia, khuyến khích mọi người đặt câu hỏi, thảo luận và đóng góp ý kiến.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Tổ chức hội nghị 6

4. Truyền thông cho hội thảo

Đây là một bước khá quan trọng hỗ trợ cho các bước đi đến thành công của một buổi hội thảo. Các hoạt động truyền thông không nên quá sớm hay quá muộn, sẽ làm giảm sức hút của hội thảo hay ảnh hưởng tới việc sắp xếp thời gian tham dự của khách mời. Tốt nhất truyền thông nên diễn ra trước 1 – 2 tuần trước khi hội thảo diễn ra thì tỉ lệ thành công của chương trình sẽ cao hơn và thu hút được nhiều khách mời, khách hàng tiềm năng tham dự.

Tùy theo quy mô của một buổi hội thảo mà bạn có thể áp dụng các bước truyền thông sau: 

  • Gửi thư mời cho các đơn vị truyền thông, phóng viên, nhà báo.
  • Tạo thiệp mời cho khách mời.
  • Chuẩn bị những tài liệu cơ bản để phát cho các khách mời tham dự hội thảo.
  • Nếu chu đáo hơn bạn có thể chuẩn bị quà cho khách tham dự và đơn vị truyền thông.

tổ chức hội thảo 3

5. Chuẩn bị trước khi diễn ra hội thảo

  • Trước khi một buổi hội thảo chính thức diễn ra, ban tổ chức đã phải có mặt tại địa điểm tổ chức để tiến hành setup, chuẩn bị không gian tổ chức như bàn ghế, sân khấu, backdrop, banner, khu vực đón tiếp,… Đảm bảo trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn LED,… hoạt động tốt, sẵn sàng cho buổi hội thảo bắt đầu.
  • Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như ăn nhẹ, teabreak, phương tiện đưa đón khách mời. 
  • Chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho hội thảo
  • Luôn luôn có đội ngũ điều phối chương trình chuyên nghiệp, mỗi người phụ trách một vị trí và có trách nhiệm thực hiện đúng theo kế hoạch, cùng nhau kết hợp để hoàn thành chương trình thành công nhất.

Có thể bạn quan tâm:

Tổ chức hội thảo là gì? - Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp 3

6. Tổ chức hội thảo

Đến bước này thì hầu hết các khâu chuẩn bị đã phải sẵn sàng 100% để chính thức bước vào một chương trình hội thảo. Đây là phần cốt lõi của sự kiện, ban tổ chức có trách nhiệm triển khai kịch bản hội thảo theo đúng kế hoạch và timeline chương trình, đón tiếp khách mời và đảm bảo các vấn đề an ninh. Bên phía hậu trường cần thực hiện tốt các khâu kĩ thuật, thiết bị, nhân sự hỗ trợ sự kiện. Điều phối chương trình sẽ phải linh động nếu gặp phải sự cố về thiết bị, hay các vấn đề phát sinh khác, sau đó lựa chọn giải giáp dự phòng kịp thời, tránh làm gián đoạn đến thời gian tổ chức hội thảo.

7. Đánh giá, kết thúc buổi hội thảo

Việc đánh giá lại buổi hội thảo sau khi kết thúc chương trình là một quy trình cơ bản và cần thiết của người tổ chức. Điều này sẽ rất hữu ích để đánh giá lại hiệu quả của buổi hội thảo. Tổng hợp lại những điều đã thực hiện tốt, những điều còn thiếu sót trong quá trình diễn ra hội thảo. Từ đó, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ rút được kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.

Trên đây là bài chia sẻ của Vietpower – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam về Hội thảo và quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp. Mong rằng bạn sẽ có được các kiến thức hữu ích để có thể áp dụng đúng quy trình tổ chức hội thảo. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức bài bản và chuyên nghiệp hãy để Vietpower cùng bạn đồng hành và lên kế hoạch để tổ chức chương trình hội thảo thành công và để lại dấu ấn lâu dài cho khách mời của bạn nhé.

Địa điểm tổ chức hội thảo quanh Hà Nội

Việc lựa chọn địa điểm đóng vai trò rất quan trọng trong thành công của buổi lễ. Do tính chất riêng, hội thảo của các đơn vị hay doanh nghiệp thường tổ chức trong các trung tâm hội nghị. Hơn nữa, địa điểm phải thuận tiện giao thông, đáp ứng yêu cầu của khách mời và mang tính chất trang trọng phù hợp với sự kiện sắp diễn ra. Nếu quý công ty còn đang băn khoăn lựa chọn, VIETPOWER sẽ gợi ý một số địa điểm tổ chức hội thảo phổ biến như:

  • Trung tâm hội nghị quốc gia
  • Trung tâm hội nghị và tiệc cưới Trống Đồng Palace
  • Trung tâm tổ chức sự kiện và tiệc cưới HAPU
  • Trung tâm sự kiện Star Galaxy
  • Trung tâm tổ chức hội nghị và tiệc cưới Diamond Palace
  • Trung tâm tiệc và sự kiện Vạn Hoa…

Có thể bạn quan tâm:

tổ chức hội thảo 1

VIETPOWER – CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN HỘI NGHỊ CHUYÊN NGHIỆP

Vietpower Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chuyên tổ chức hội thảo uy tín hàng đầu cả nước hiện nay. Chúng tôi đã tổ chức thành công hàng ngàn sự kiện hội thảo với quy mô lớn nhỏ khác nhau ở khắp các tỉnh thành trên cả nước. Cùng với đội ngũ sáng tạo, kinh nghiệm và nhiệt huyết, chúng tôi tự tin là một đơn vị đồng hành uy tín, giúp bạn thực hiện các chương trình hội thảo chuyên nghiệp, thành công gây được tiếng vang lâu dài tới khách hàng của bạn.

Chắc chắn quý công ty đang gấp rút, khẩn trương lên kế hoạch và chuẩn bị cho buổi hội thảo của mình. Hãy để VIETPOWER cùng đồng hành và hỗ trợ bạn trong suốt quá trình sự kiện quan trọng này diễn ra, cùng chúng tôi lưu giữ những khoảnh khắc đáng nhớ và tạo nên buổi hội thảo hoàn hảo nhất!

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Top 10 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất tại Đà Nẵng 8

Thông tin về chúng tôi:

  • Công ty Cổ Phần Truyền thông và Sự kiện VIETPOWER
  • Trụ sở chính: Số 137A4, KĐTM Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội
  • Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
  • Chi nhánh TP.HCM: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P.Bến Nghé – Q.1 – TP. HCM
    Hotline: 0867.12.8688
    Mail: contact@viet-power.vn
    Fanpage: https://www.facebook.com/Vietpowerteambuilding/

Các hình thức Teambulidng

Tin nổi bật

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0867.12.8688