Quy trình 6 bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp từ A-Z

Tổ chức hội thảo không chỉ đơn thuần là một sự kiện, mà còn là nghệ thuật kết nối giữa tri thức, con người và cơ hội. Một hội thảo thành công có thể tạo ra giá trị bền vững và mở ra những cánh cửa hợp tác không giới hạn. Vậy bạn cần làm gì để tổ chức hội thảo thành công. Hãy cùng VietPower tham khảo bài viết Tổ chức hội thảo là gì? Quy trình tổ chức hội thảo chi tiết ở dưới đây nhé!

Xem ngay: Quy trình tổ chức sự kiện tại VietPower

Tổ chức hội thảo là gì?

Tổ chức hội thảo là quá trình lên kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện một sự kiện nhằm trao đổi, thảo luận về một chủ đề cụ thể. Đối tượng tham gia chủ yếu vào tổ chức hội thảo thường là những người tham gia có chung mối quan tâm hoặc diễn giả, chuyên gia nhằm chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, nghiên cứu và thảo luận các vấn đề chuyên môn. 

Hội thảo hay được tổ chức dưới hình thức cuộc họp trực tiếp hoặc trực tuyến. Không chỉ tạo cho người tham gia học hỏi, trao đổi kiến thức hay xây dựng các mối quan hệ chuyên môn. Việc tổ chức hội thảo còn thu hút khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp trong tương lai. Đồng thời tăng giá trị hình ảnh, thương hiệu cho công ty hoặc doanh nghiệp.

Các loại hình hội thảo phổ biến

Hội thảo là sự kiện được khá nhiều công ty, doanh nghiệp lựa chọn để tổ chức thường xuyên. Dưới đây là một vài loại hình hội thảo phổ biến nhất mà bạn có thể tham khảo: 

Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Tổ chức hội thảo chuyên nghiệp không chỉ đơn giản là tạo ra một sự kiện đơn thuần cho công ty, doanh nghiệp. Mà đây còn là cơ hội để quảng bá thương hiệu và khẳng định vị thế của mình. Dưới đây là quy trình 6 bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp để bạn có thể dễ dàng áp dụng:

1. Xác định mục tiêu, chủ đề của hội thảo

• Xác định mục tiêu cụ thể cho chương trình hội thảo như tăng cường kiến thức, kết nối chuyên gia, tuyên truyền chính sách,…
• Lựa chọn chủ đề phù hợp cần hấp dẫn, rõ ràng và đúng với đối tượng mục tiêu đang được quan tâm.
• Xác định đối tượng tham gia gồm ai là người bạn muốn mời và họ cần gì qua buổi hội thảo này.
• Lưu ý: Bạn nên chọn chủ đề ngắn gọn và ấn tượng để có yếu tố gợi mở, thu hút nhiều thành viên đăng ký tham dự.

2. Lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Bước tiếp theo bạn cần lập kế hoạch tổ chức cho chương trình hội nghị, bao gồm các hạng mục như:

• Xác định thời gian và địa điểm tổ chức cụ thể, phù hợp với đối tượng.
• Lập bảng chi tiết về ngân sách, chi phí đầu tư cho chương trình hội nghị (Bao gồm như địa điểm hội trường, truyền thông, in ấn, quà tặng,…)
• Lập danh sách phân công nhân sự và rõ ràng các nhóm phụ trách (Bao gồm đón tiếp, kỹ thuật, truyền thông,…)
• Hình thức tổ chức hội thảo: Trực tuyến, online hay hybrid và lựa chọn nền tảng để tổ chức.
• Chuẩn bị phương án dự phòng để tránh gặp các sự cố về kỹ thuật, thời tiết hay nhận sự,..

3. Chuẩn bị nội dung, tư liệu cho chương trình hội thảo

• Lên kịch bản chương trình chi tiết gồm timeline cụ thể, kịch bản cho MC, phân vai rõ ràng cho diễn giả, điều phối viên.
• Liên hệ mời diễn giả và chuyên gia từ sớm, đồng thời xác nhận nội dung và thời lượng trình bày.
• Chuẩn bị tài liệu hỗ trợ như slide, handout, standee, banner,…
• Đảm bảo rằng nội dung phong phú nhưng không quá dài dòng để tránh gây nhàm chán.

4. Truyền thông và gửi thư mời tham dự

• Thiết kế và đăng bài truyền thông cho chương trình hội nghị trên các nền tảng như facebook, website, báo chí, email,…
• Tạo form đăng ký tham dự để theo dõi lượng đăng ký thường xuyên. Bạn có thể tạo qua google for, landing page,…
• Gửi thư mời và xác nhận của khách mời, bạn nên gửi trước từ 7 – 10 ngày và nhắc lại từ 1 – 2 ngày trước hội thảo diễn ra.
• Bạn có thể tạo sự kiện trên facebook hay zalo để dễ dàng quản lý lượng người quan tâm tham gia.

5. Tổ chức hội thảo

• Setup không gian, kỹ thuật và đảm bảo các thiết bị như micro, máy chiếu, wifi, âm thanh ánh sáng,… trong hội trường.
• Đón tiếp và check in cho khách mời, bạn có thể chuẩn bị trước các bảng tên, tài liệu liên quan đến hội nghị hoặc quà tặng (nếu có).
• Điều phối chương trình, mc dẫn dắt và hỗ trợ kỹ thuật sao cho sát với timeline chương trình nhất.
• Ghi hình và chụp ảnh sự kiện để có thể phục vụ công tác truyền thông sau chương trình cũng như lưu trữ dữ liệu.
• Nên có đội ngũ riêng để xử lý các tình huống phát sinh bất ngờ cơ thể xảy ra. 

6. Tổng kết và đánh giá chương trình hội nghị

• Gửi lời cảm ơn đến khách mời, diễn giả, người tham gia chương trình hội nghị.
• Lấy ý kiến phản hồi, gửi form báo cáo nhanh như nội dung, diễn giả, không gian,… từ khách mời tham gia.
• Báo cáo tổng kết chương trình gồm số lượng người tham dự, chi phí thực tế, các kết quả đạt được và đề xuất những cải tiến.
• Truyền thông sau sự kiện như đăng ảnh, video, chia sẻ các đoạn nổi bật lên các kênh truyền thông.
• Các feedback của người tham dự chính là nguyên liệu vàng để nâng cao chất lượng sự kiện cho những lần tổ chức sau.

Lưu ý quan trọng khi tổ chức hội thảo

Để tổ chức hội thảo chuyên nghiệp và thành công, bạn không chỉ nắm được quy trình tổ chức mà còn cần lưu ý một vài yếu tố quan trọng khi tổ chức hội thảo:

• Xác định rõ mục tiêu cụ thể và đối tượng chính để xây dựng nội dung phù hợp.
• Lên kế hoạch chi tiết, cần chuẩn bị kỹ để rủi ro càng ít. Đồng thời, nên có timeline cụ thể từ ít nhất từ 2 đến 4 tuần trước sự kiện.
• Luôn luôn có kế hoạch dự phòng cho các tình huống hay rủi ro bất ngờ có thể xảy ra.
• Lựa chọn địa điểm tổ chức dễ tìm, có chỗ đậu xe, đủ chỗ ngồi cho khách mời và không gian thoáng là điều rất quan trọng.
• Tránh tổ chức vào giờ nghỉ trưa, chiều muộn hoặc trùng các dịp lễ.
• Lựa chọn diễn giả phù hợp, có chuyên môn và phong cách truyền đạt hấp dẫn.
• Liên hệ các diễn giả từ sớm để brief rõ ràng nội dung mong muốn cũng như hỗ trợ slide và thời lượng.
• Nội dung nên súc tích và cuốn hút, tránh dàn trải hay quá lý thuyết. Cần có yếu tố tương tác, case study thực tế, thảo luận nhóm hoặc mini game trong hội thảo.
• Chia thời lượng hợp lý để tổ chức hội nghị.
• Tổ chức check-in nhanh gọn, tặng tài liệu/quà nhỏ để tạo thiện cảm.
• Đảm bảo các yếu tố kỹ thuật và trang thiết bị hỗ trợ sự kiện.

Đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp thì VietPower là lựa chọn hoàn hảo nhất. VietPower là một trong những đơn vị tổ chức team building, sự kiện uy tín trên toàn quốc, đặc biệt là dịch vụ tổ chức hội thảo. Lựa chọn dịch vụ tổ chức hội thảo của VietPower, bạn sẽ nhận được các đặc quyền hấp dẫn, bao gồm:

• Thực hiện quy trình tổ chức hội thảo bài bản và nhanh chóng.
• Đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm và chuyên môn cao trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
• Hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng 24/7 miễn phí.
• Sở hữu nhiều các thiết bị sự kiện hiện đại để tổ chức hội nghị chuyên nghiệp.
• Xây dựng kịch bản độc đáo.
• Cung cấp nhân sự chạy sự kiện chuyên nghiệp: MC sự kiện, PG, PB,…

Một số dự án tổ chức hội thảo mà VietPower đã thực hiện:

• Chương trình hội thảo: EXPORT FORUM 2023: HỘI THẢO KẾT NỐI VỚI TẬP ĐOÀN BÁN LẺ AEON
• Chương trình hội thảo: LỄ RA MẮT THƯƠNG HIỆU MỚI MD CARE PROFESSIONAL – CUỘC CÁCH MẠNG CHĂM SÓC DA KHOA HỌC
• Chương trình hội thảo: PNJ MIỀN BẮC TỔ CHỨC HỘI THẢO

Trên đây là bài viết về Tổ chức hội thảo là gì? Quy trình tổ chức hội thảo chi tiết được VietPower tổng hợp gửi đến bạn. Mong rằng, những thông tin ở trên đã giúp ích được cho bạn trong việc tìm hiểu quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn có một ngày tốt lành.

Nếu cần nhận thông tin tư vấn về tổ chức hội thảo, hãy liên hệ với VietPower theo liên hệ ở dưới đây:

Thông tin liên hệ:

• Website: https://viet-power.vn/
• Hotline: 0867.12.8688
• Email: contact@viet-power.vn
• Địa chỉ:
  • Trụ sở: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
  • Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
• Fanpage: https://www.facebook.com/Vietpowerteambuilding
• Tiktok: https://www.tiktok.com/@vietpowervn
• Zalo: https://zalo.me/0867128688