02/12/2021 
Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo được biết đến là một bản một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để tổ chức được một chương trình hội thảo thành công. Việc lập kế hoạch tổ chức hội thảo rất quan trọng đối với mỗi chương trình bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và và triển khai các công việc. Chính vì thế, để lập được một bản kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết, chuyên nghiệp là điều mà không phải ai cũng làm được. Vậy nên, hãy đọc ngay bài viết này để biết được các lập kế hoạch tổ chức hội thảo nhé!
Xem ngay: Tổ chức hội thảo là gì? Quy trình tổ chức hội thảo
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Mục lục
Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết
Trước khi triển khai một sự kiện này đó, các tổ chức, doanh nghiệp đều phải xây dựng mẫu kế hoạch cụ thể, chi tiết để trình ban lãnh đạo và gửi đến các bộ phận chịu trách nhiệm sản xuất sự kiện. Với sự kiện Hội thảo cũng vậy. Kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo cũng cần được xây dựng từ sớm để các hoạt động chuẩn bị cho sự kiện nhanh chóng được triển khai kịp với tiến độ.
Thông thường, mỗi tổ chức, doanh nghiệp sẽ có một cách xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo riêng. Tuỳ theo quy mô, tính chất của sự kiện hội thảo mà kế hoạch tổ chức sẽ có những điểm khác biệt nhất định, thêm hoặc bớt một số phần nhất định. Tuy nhiên, về cơ bản, một kế hoạch tổ chức chương trình hội thảo sẽ phải đầy đủ các yếu tố sau:
1. Mục đích tổ chức hội thảo
Mục đích của một sự kiện chính là kết quả, mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn đạt được khi tổ chức một sự kiện nào đó. Thông thường, một sự kiện hội thảo sẽ được được tổ chức nhằm nhiều mục đích khác nhau và truyền tải thông điệp, nội dung khác nhau. Cũng chính vì thế, khi tổ chức sự kiện hội thảo, cần xác định rõ ràng các mục tiêu tổ chức sự kiện.
Các tổ chức, doanh nghiệp từ trước đến nay khi tổ chức sự kiện hội thảo đều nhằm mục đích đặt vấn đề để mọi người cùng thảo luận, trao đổi, bàn bạc. Các chương trình hội thảo lúc này trở như một cuộc gặp gỡ của các chuyên gia đầu ngày với những người quan tâm đến vấn đề đó. Thông qua chương trình hội thảo, người tham dự sẽ trau dồi và lĩnh hội được nhiều kiến thức bổ ích.
Tuy nhiên, ngày nay, để tận dụng ngân sách cũng như nguồn nhân lực, nhiều sự kiện hội thảo được tổ chức tích hợp, lồng ghép hoạt động quảng bá hình ảnh thương hiệu, tăng phạm vi ảnh hưởng, thậm chí là lồng ghép cả hoạt động bán hàng. Chính sự lồng ghép này đã làm thay đổi mục đích cơ bản và mô hình chương trình hội thảo truyền thống, mở ra xu hướng mới khi tổ chức chương trình hội thảo.
Vậy nên, một chương trình hội thảo có thể có nhiều mục đích khác nhau. Việc của những người làm sự kiện là xác định rõ ràng và chính xác các mục tiêu cần đạt được để xây dựng và triển khai các hoạt động phù hợp.
Khi kết thúc sự kiện, mục đích tổ chức sẽ trở thành tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng và mức độ thành công của một sự kiện hội thảo.
2. Yêu cầu của hội thảo
Để sự kiện hội thảo được diễn ra đúng với chức năng và nhiệm vụ của nó, tại bản kế hoạch tổ chức sự kiện phải đặt ra các yêu cầu cụ thể cho hội thảo. Yêu cầu ở đây được hiểu là các yêu cầu về nội dung sự kiện (đảm bảo tính khoa học của sự kiện, đảm bảo tranh luận lành mạnh, đảm bảo cung cấp các nội dung bổ ích,….) và yêu cầu về các thức tổ chức sự kiện hội thảo (đảm bảo an ninh trật tự, tính chuyên nghiệp,…).
Những yêu cầu này được đặt ra nhằm bổ sung và cũng để đảm bảo cho các hoạt động của sự kiện hội thảo diễn ra đúng hướng và phù hợp với mục đích ban đầu của sự kiện. Các yêu cầu này được xem là “tiêu chuẩn” của một sự kiện hội thảo chuyên nghiệp.
3. Nội dung chương trình hội thảo
Nội dung là phần quan trọng nhất của một chương trình hội thảo, quyết định trực tiếp đến chất lượng của sự kiện. Trước lập kế hoạch tổ chức sự kiện, phần nội dung hội thảo đã phải được ban tổ chức bàn luận và thống nhất kỹ lưỡng từ trước đó. Khi trình bày nội dung chương trình hội thảo trong bản kế hoạch, có các phần nội dung cần phải đề cập đến, bao gồm:
- Chủ đề hội thảo
Chủ đề hội thảo thông thường sẽ đề cập đến các vấn đề thuộc lĩnh vực hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Để thu hút sự quan tâm, chú ý của công chúng đến với hội thảo, chủ đề hội thảo được lựa chọn để đưa ra thảo luận thường là các vấn đề gây tranh cãi hoặc là một vấn đề mới thuộc lĩnh vực đó.
- Nội dung tổng quan
Nội dung tổng quan trong bản kế hoạch tổ chức hội thảo được xem là phần “tóm tắt” toàn bộ nội dung của một sự kiện. Phần “tóm tắt” này được trình bày đơn giải bằng vài gạch đầu dòng cơ bản để tất cả mọi người có thể nhanh chóng nắm bắt được nội dung của sự kiện hội thảo.
- Kịch bản sơ bộ
Kịch bản sơ bộ sẽ gồm những hoạt động sẽ diễn ra trong một chương trình hội thảo. Các hoạt động này sẽ được liệt kê kèm theo nội dung từng phần, khoảng thời gian dành cho phần nội dung đó và bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện.
- Kịch bản dự phòng
Để phòng tránh các tình huống rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện, các tình huống rủi ro sẽ được dự phòng trước trong bản kế hoạch tổ chức hội thảo. Tại phần này, các tình huống giả định sẽ được đặt ra, kèm theo đó là các biện pháp để khắc phục từng tình huống.
4. Thời gian tổ chức hội thảo
Về thời gian tổ chức hội thảo, ban tổ chức phải xem ngày và lựa chọn ngày tổ chức sao cho sự kiện được tổ chức suôn sẻ và thuận lợi nhất. Những ngày được xem là phù hợp để tổ chức các chương trình sự kiện thường là những ngày cuối tuần, những ngày có thời tiết đẹp và có khi còn là ngày đẹp theo ngũ hành. Tuy nhiên, ngày theo “ngũ hành” chỉ thường được các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng với các sự kiện trọng đại như: Khai trương, khánh thành hoặc các sự kiện có quy mô lớn.
Đối với sự kiện hội thảo, các tổ chức, doanh nghiệp không quan tâm quá nhiều đến yếu tố “ngũ hành” khi chọn ngày. Những ngày “đẹp”, phù hợp để tổ chức sự kiện hội thảo sẽ là ngày mà khách mời có thể sắp xếp thời gian và công việc để đến tham dự hội thảo.
Trong bản kế hoạch tổ chức hội thảo, người soạn thảo văn bản không cần trình bày lí do chọn ngày mà chỉ cần ghi ngắn gọn ngày giờ tổ chức sự kiện hội thảo. Tuy nhiên, không phải vì thế mà có thể “chọn bừa” một ngày để tổ chức. Hãy cân nhắc các yếu tố như đã nêu ở trên để sự kiện diễn ra thuận lợi và chuyên nghiệp nhất.
5. Địa điểm tổ chức hội thảo
Địa điểm tổ chức hội thảo thường sẽ được cân nhắc và lựa chọn dựa theo quy mô và concept của từng sự kiện hội thảo. Với sự kiện hội thảo có quy mô nhỏ, tổ chức đơn giản, các tổ chức, doanh nghiệp thường lựa chọn tổ chức sự kiện hội thảo ngay tại văn phòng hoặc phòng họp của doanh nghiệp. Ngoài ra, với các sự kiện hội thảo có quy mô lớn hơn, đối tượng tham dự đa dạng, nên lựa chọn các địa điểm bên ngoài như: nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị,… có không gian phù hợp.
Trong bản kế hoạch tổ chức hội thảo, địa điểm tổ chức sẽ được trình bày ngay sau thời gian tổ chức.
Tham khảo: Khách sạn tổ chức hội thảo tại Hà Nội
7. Đối tượng tham gia sự kiện
Tùy vào mục đích tổ chức của từng chương trình hội thảo mà đối tượng tham gia sự kiện sẽ khác nhau. Với các sự kiện nội bộ, đối tượng tham dự sẽ bao gồm: ban tổ chức,lãnh đạo, cán bộ, nhân viên của tổ chức, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, với các chương trình hội thảo mở, bàn về các vấn đề về một lĩnh vực được nhiều người quan tâm, đối tượng khách mời tham dự sẽ được mở rộng thêm khách mời tự do.
Khách mời tự do là đối tượng khách biết đến hội qua kênh truyền thông nào đó hoặc được giới thiệu và đang quan tâm đến các vấn đề sẽ được nói đến trong sự kiện. Mỗi sự kiện sẽ có giới hạn khách mời tự do. Ban tổ chức sẽ có các phương án để kiểm soát khách mời tự do ra vào hội thảo.
Đối với bản kế hoạch tổ chức hội thảo, tại phần đối tượng tham dự sự kiện sẽ nêu cụ thể thành phần tham dự và đính kèm danh sách, giới hạn số lượng khách mời tự do (nếu có) để tiện cho việc theo dõi kế hoạch tổ chức hội thảo.
8. Kinh phí tổ chức hội thảo
Kinh phí tổ chức hội thảo sẽ được dự trù sát nhất với thực tế và phù hợp với nguồn ngân sách tổ chức sự kiện. Tại bản kế hoạch tổ chức hội thảo, để đảm bảo tính khoa học, người soạn thảo văn bản chỉ đề cập đến ngân sách tổ chức hội thảo. Tuy nhiên, để kế hoạch được chi tiết và rõ ràng hơn, nên đính kèm bảng dự trù kinh phí tổ chức hội thảo.
Bảng dự trù kinh phí sẽ bao gồm các hạng mục cần chuẩn bị để tổ chức sự kiện hội thảo cùng với số tiền cần chi chi hạng mục đó. Để dự trù kinh phí sát nhất với chi phí thực tế và phù hợp với ngân sách, các hạng mục cần được khảo sát giá từ trước. Với bảng kinh phí dự trù này, mọi hoạt động mua sắm, chuẩn bị cho sự kiện sẽ được diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, những người làm nhiệm vụ quản lí, điều hành sự kiện cũng dễ dàng hơn trong việc kiểm soát chi tiêu cho sự kiện hội thảo.
9. Phân công nhiệm vụ
Để tổ chức được một sự kiện hội thảo,có rất nhiều công việc cần phải làm. Vì thế, các công việc cần được chia ra để từng bộ phận đảm nhiệm. Các công việc cần thiết để tổ chức một hội nghị sẽ phân thành 3 giai đoạn: trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện.
Về vấn đề phân công nhiệm vụ, tại kế hoạch tổ chức hội thảo, ban tổ chức đã phải xây dựng bản phân công các nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận. Giả sử một trường học tổ chức hội thảo, có 5 bộ phận được phân công thực hiện các công việc tổ chức sự kiện thì trong kế hoạch sẽ phải liệt kê ra 5 bộ phận kèm theo các đầu mục công việc.
Sau khi đã được thông qua, bản kế hoạch này sẽ được gửi đến đầu các bộ phận. Căn cứ phần việc đã được phân công trong kế hoạch, trưởng các bộ phận sẽ phân công các công việc cho từng thành viên, tùy theo năng lực của mỗi cá nhân. Khi đã được giao nhiệm vụ, các cá nhân phải có trách nhiệm với công việc đó.
10. Tổ chức thực hiện
Khi tổ chức sự kiện, các bộ phận sẽ thực hiện các công việc như đã được phân công từ trước trong bảng phân công nhiệm vụ. Trong khi đó, điều hành sự kiện sẽ căn cứ vào timeline và kế hoạch ban đầu để điều phối sự kiện. Lúc này, giám sát sự kiện cũng sát sao mọi hoạt động của các bộ phận để đôn đốc, động viên để mọi người hoàn thành công việc được phân công một cách tốt nhất.
Bên cạnh đó, khi xảy ra bất kỳ tình huống hay sự cố phát sinh nào ngoài ý muốn, các bộ phận phải nhanh chóng báo lại cho các trưởng bộ phận điều hành sự kiện thông qua bộ đàm để nhận chỉ đạo từ cấp trên. Trong trường hợp các cá nhân, bộ phận tự giải quyết các vấn đề nằm ngoài thẩm quyền gây ảnh hưởng đến sự kiện thì phải tự chịu trách nhiệm với hành vi của mình.
Tham khảo ngay: Chi phí báo giá tổ chức hội thảo trọn gói chi tiết nhất
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
VietPower – Công ty tổ chức sự kiện Hội Thảo chuyên nghiệp
Nếu bạn đang tìm đơn vị cho tổ chức sự kiện hội thảo chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn và báo giá miễn phí.
VietPower tự tin là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp mà bạn có thể yên tâm lựa chọn cho sự kiện hội nghị của doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân sự nhân sự sự kiện được đào tạo bài bản, đã từng thực chiến tại rất nhiều sự kiện của hàng trăm đối tác, khách hàng trong và ngoài nước (Vietcombank, Canon, BIDV, Samsung…) VietPower cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện hội thảo chuyên nghiệp nhất với chi phí tốt nhất.
- Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
- Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
- Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
- Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
- Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.
Ngoài ra, VietPower còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện khác như: tổ chức gala dinner, team building, ngày hội gia đình, lễ ký kết hợp tác, lễ khai trương, lễ khánh thành,…
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
