14/06/2023
Kế hoạch tổ chức hội thảo gồm những gì? Để có thể tổ chức sự kiện hội thảo thành công, nhà tổ chức cần có kế hoạch rõ ràng và chi tiết. Bảng kế hoạch tổ chức hội thảo được coi là “kim chỉ nam” giúp cho các hạng mục chuẩn bị và quá trình triển khai tổ chức sự kiện hợp lý và khoa học. Đối với người lần đầu tổ chức hội thảo và chưa có kinh nghiệm sẽ còn nhiều bỡ ngỡ trong việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo. Với kinh nghiệm 7 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower sẽ chia sẻ chi tiết nhất về mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp trong bài viết dưới đây.
Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức hội thảo
1. Xác định mục tiêu
Trong quá trình tổ chức hội nghị, hầu hết các doanh nghiệp đều muốn tạo ra một chương trình đặc biệt mang hình ảnh và văn hóa đặc trưng của doanh nghiệp. Điều này có thể được thể hiện qua việc sáng tạo một chủ đề độc đáo và liên quan tới thương hiệu. Từ thiết kế không gian, trang trí sân khấu cho đến nội dung chương trình, tất cả sẽ xoay quanh chủ đề này. Mục tiêu là tạo ra một môi trường ấn tượng, mang tính nhận diện cao và tạo cảm giác đặc biệt cho người tham gia.
2. Xây dựng ý tưởng tổ chức hội nghị
Sau khi đã hoàn thành việc xác định mục đích và chủ đề hội thảo, bước tiếp theo cần xây dựng và lên ý tưởng sơ bộ để sự kiện được diễn ra thành công mỹ mãn. Bạn cần lưu ý bước này trong bảng kế hoạch tổ chức hội nghị của doanh nghiệp.
3. Xác định thời gian và lựa chọn địa điểm tổ chức
Xem xét các địa điểm phù hợp với số lượng và yêu cầu của người tham gia. Đặt ngày và thời gian tổ chức hội thảo, đảm bảo không trùng với các sự kiện quan trọng khác.
Xem thêm: Top 8 địa điểm tổ chức hội thảo tại Hà Nội
4. Lập danh sách khách mời
Về danh sách khách mời, bạn cần lên danh sách đầy đủ để nắm bắt được con số, không được bỏ sót các đối tượng quan trọng. Ban tổ chức phải rà soát nhiều lần trước khi in ấn số lượng thư mời hoặc linh hoạt đối với khách mời ở xa bằng cách gửi thư mời điện tử trước thời gian diễn ra sự kiện.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
5. Dự trù kinh phí
Để có thể tổ chức hội nghị thành công, một bước không thể thiếu là bạn cần phải dự trù kinh phí tổ chức hội nghị hội thảo một cách cụ thể và chi tiết nhất để tránh phát sinh nhiều chi phí lãng phí. Nếu như bạn dự trù ngân sách tổ chức sự kiện ít hơn so với kinh phí thực tế, thì sẽ có thể gặp khó khăn trong công tác chuẩn bị và tổ chức buổi hội thảo, hội nghị, dẫn tới kết quả của sự kiện đó cũng bị ảnh hưởng.
6. Lên kế hoạch dự phòng
Trong quá trình diễn ra sự kiện sẽ không thể tránh khỏi những rủi ro hoặc phát sinh ngoài ý muốn. Chính vì vậy việc lên kế hoạch dự phòng khi tổ chức hội thảo rất quan trọng. Việc lên kế hoạch dự phòng sẽ giúp bạn chủ động trước mọi tình huống phát sinh, giảm thiểu rủi ro và để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.
Gợi ý cho bạn: Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết hấp dẫn nhất 2023
Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo thành công
| STT | Thời gian | Phần | Nội dung |
| 1 | 17h30 | Đón khách | – Lễ tân được phân công đón khách tại sảnh: mặc đồng phục hoặc trang phục lịch sự – Phát poster thông tin về hội thảo – Hướng dẫn khách mời vào khu vực check in và nhận thẻ tri ân – Khách mời và đối tác cùng chụp ảnh check in tại Backdrop – Hướng dẫn vào khu vực ghế ngồi |
| 2 | 18h00 | Văn nghệ mở đầu | Tiết mục nhảy sôi động của vũ đoàn |
| 3 | 18h10 | Bắt đầu hội thảo | MC giới thiệu mở đầu chương trình, tuyên bố lý do buổi sinh hoạt. |
| 4 | 18h15 | MC giới thiệu | MC giới thiệu khách mời tham dự. Chuẩn bị micro mời đại biểu lên khai mạc |
| 5 | 18h20 | Phát biểu khai mạc | Đại diện BLĐ lên phát biểu khai mạc hội thảo |
| 6 | 18h30 | Bài thuyết trình về chủ đề hội thảo hướng tới | Đại diện doanh nghiệp hoặc khách mời |
| 7 | 19h45 | Tương tác khán giả | – Khán giả đặt câu hỏi trao đổi – Khách mời/BLĐ giải đáp thắc mắc |
| 8 | 20h00 | Quay thưởng may mắn | – Khách mời/MC tương tác với khán giả, quay số may mắn bất kỳ – Công bố mã số may mắn và mời nhân vật may mắn lên nhận thưởng từ BTC |
| 9 | 20h10 | Cảm ơn khách mời/diễn giả | Tặng quà lưu niệm và cảm ơn khách mời/diễn giả |
| 10 | 20h15 | Mời tiệc và Văn nghệ | |
| 11 | 20h30 | Bốc thăm trúng thưởng | – MC giới thiệu chương trình bốc thăm và giải thưởng – Mời một khách mời lên sân khấu và bốc mã số may mắn cho khách quan – Công bố mã số may mắn trúng thưởng – Mời cá nhân sở hữu mã số trúng thưởng lên sân khấu – Mời đại diện doanh nghiệp lên trao giải thưởng – Giao lưu với khách mời trúng giải |
| 12 | 21h00 | Tự do giao lưu, trò chuyện | Khách mời tự do giao lưu, trò chuyện với bạn bè, đối tác, BLĐ doanh nghiệp |
| 13 | 21h15 | Chụp ảnh lưu niệm, kết thúc chương trình | – MC mời khách mời, BLĐ doanh nghiệp lên giao lưu văn nghệ, chụp ảnh lưu niệm – MC thông báo khách mời nhận quà lưu niệm tại bàn đón tiếp trước khi ra về |
Báo giá chi phí tổ chức hội thảo trọn gói chi tiết nhất
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
VietPower – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp
VietPower là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm. Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện như hội thảo, hội nghị, triển lãm, lễ khai trương, gala dinner, team building,… với đội ngũ nhân sự trẻ trung, sáng tạo, năng động cùng hệ thống trang thiết bị tiên phong, hiện đại.
VietPower đảm bảo sự thành công của sự kiện với kinh nghiệm dày dặn cùng quy trình bài bản như: lựa chọn địa điểm, thiết kế và trang trí không gian, chọn lựa các đối tác liên quan, chuẩn bị kỹ lưỡng chương trình, đảm bảo sự thu hút của sự kiện đến từ khách mời và phương tiện truyền thông. Điều này giúp cho các sự kiện được VietPower tổ chức đều mang lại hiệu quả cao cho khách hàng của mình.
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, am hiểu về các xu hướng mới nhất trong ngành tổ chức sự kiện và có kinh nghiệm làm việc với nhiều khách hàng, VietPower đang trở thành một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam.
Liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn ý tưởng tổ chức sự kiện hội thảo hay nhất!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
