Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện là từ khóa cực kỳ hot trở thành một lĩnh vực riêng biệt. Hiện nay tổ chức sự kiện là lĩnh vực có số lượng nhu cầu lớn và thu hút được sự chú ý lớn từ cộng đồng. Tuy nhiên tổ chức sự kiện vẫn là một khái niệm còn khá mới mẻ và chưa nhiều người định nghĩa rõ ràng được nó. Một sự kiện thành công sẽ mang lại rất nhiều lợi ích tuyệt vời. Vậy tổ chức chương trình sự kiện như thế nào để tạo nên được tiếng vang, sự ấn tượng cũng như lan tỏa thông điệp của sự kiện? Hãy cùng VietPower tìm hiểu chi tiết về tổ chức sự kiện trong bài viết ngay bên dưới đây nhé!

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Tổ chức sự kiện là gì?

Trước khi tìm hiểu về tổ chức sự kiện là gì? Hãy tìm hiểu qua định nghĩa sự kiện là gì nhé. Sự kiện (Event) được hiểu là một hay nhiều hoạt động được diễn ra có chủ đích tại địa điểm cụ thể và thời điểm cụ thể. Sự kiện có thể do cá nhân, tập thể, doanh nghiệp tổ chức. Thông qua sự kiện được tổ chức có thể truyền tải tới khách mời tham gia những thông điệp ý nghĩa. Trong thời điểm hiện tại thì khái niệm về tổ chức sự kiện đã được mở rộng ra không còn gói gọn trong một sự kiện nhỏ hẹp. Ngoài là những hoạt động cộng đồng với quy mô lớn thì sự kiện còn mang ý nghĩa cá nhân hoặc ý nghĩ cộng đồng nhưng trong phạm vi hẹp. 

Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện chính là quy trình thực hiện các công việc trong sự kiện. Sự kiện diễn ra suôn sẻ, hoàn hảo và tốt đẹp phụ thuộc nhiều vào các hoạt động trong sự kiện. Quá trình tổ chức sẽ được bắt đầu từ khâu lên ý tưởng cho tới khi sự kiện kết thúc. Tổ chức sự kiện hiện nay là truyền tải thông điệp tới với khách mời tham gia. Nó có thể truyền tải hình ảnh về sản phẩm mới, các lễ hội,…

Tổ chức sự kiện chính là quy trình thực hiện các công việc trong sự kiện
Tổ chức sự kiện chính là quy trình thực hiện các công việc trong sự kiện 

Gợi ý: Bản kế hoạch tổ chức sự kiện từ A – Z giúp chương trình thành công 100%

Vai trò và mục đích của chương trình tổ chức sự kiện

1. Vai trò

  • Chương trình sự kiện là chính chìa khóa thu hút sự quan tâm và chú ý của khách mời cũng như khách hàng tiềm năng và giới truyền thông.
  • Sự kiện được coi là một phần trong chiến lược marketing của các doanh nghiệp. Thông qua chương trình doanh nghiệp có thể quảng bá, giới thiệu sản phẩm tới công chúng.
  • Sự kiện thành công sẽ tạo sức hút cho sản phẩm, thương hiệu của đơn vị tổ chức. Từ sự quan tâm này sẽ làm tăng doanh thu cho đơn vị kinh doanh.
  • Sự kiện thành công sẽ tác động tích cực tới thương hiệu, sản phẩm trên thị trường. 
Chương trình sự kiện thu hút sự quan tâm của công chúng
Chương trình sự kiện thu hút sự quan tâm của công chúng 

2. Mục đích

  • Đem lại những hiệu ứng tối ưu từ truyền thông từ đó sẽ tạo nên những dấu ấn đặc biệt ấn tượng trong nhóm đối tượng mục tiêu. 
  • Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng tốt hình ảnh thương hiệu, sản phẩm mà doanh nghiệp mang tới. 
  • Khiến công chúng, người tiêu dùng, truyền thông, khách hàng mục tiêu thay đổi nhận thức ban đầu về sản phẩm, thương hiệu của đơn vị tổ chức. 
  • Góp phần quảng cáo sản phẩm, giúp làm tăng doanh số hỗ trợ hoạt động bán hàng và mang đến cái nhìn tổng quan cho khách mời những chinh sách của kênh phân khối. 
Mỗi chương trình sự kiện đều có muc đích riêng
Mỗi chương trình sự kiện đều có muc đích riêng  

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Những yếu tố quan trọng tổ chức sự kiện thành công

1. Xác định chủ đề của sự kiện

Một sự kiện được diễn ra dù lớn hay nhỏ đều được coi là sự kiện có tầm quan trọng. Chủ đề của sự kiện sẽ phụ thuộc vào mục đích mà đơn vị tổ chức muốn. Chủ đề như hình ảnh đại diện mà khi nhìn vào là khách mời thấy được ngay mục đích sự kiện. Khung xương sống của sự kiện sẽ chính là chủ đề dựa vào chủ đề mà đơn vị tổ chức lên kịch bản và những hoạt động trong sự kiện sao cho phù hợp. Những sự kiện để thu hút được sự chú ý của khách mời thì cần phải có concept sáng tạo, độc đáo, mới lạ nhưng không được thiếu đi sự ý nghĩa.

2. Xác định màu sắc chủ đạo 

Để góp phần khắc họa rõ nét hơn concept chủ đề sự kiện thì bạn cần phải xác định được màu sắc và hình ảnh cụ thể. Tông màu chủ đạo sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới thiết kế và trang trí sự kiện đó nhé. Màu sắc được sử dụng chính sẽ là màu sắc chủ đạo và phải phù hợp với concept đưa ra. Bên cạnh đó, phối hợp các màu sắc với  nhau làm sao để cả sự kiện hài hòa mà không tạo nên sự đối lập quá lớn. Màu sắc phụ được dùng để phối sẽ không được  nổi bật hơn tông màu chính được chọn. Thiết kế banner, backdrop phù hợp với màu sắc chủ đề sự kiện. 

Xác định sắc màu chủ đạo của chương trình
Xác định sắc màu chủ đạo của chương trình

3. Xác định đối tượng tham gia

Yếu tố quan trọng nữa để quyết định sự thành công của sự kiện đó chính là xác định đối tượng tham gia sự kiện. Nếu là sự kiện của công ty thì bạn cần phải đảm bảo những bộ phận sau nhất định phải có mặt: 

  • Ban giám đốc, cổ đông, chủ tịch hội đồng quản trí 
  • Tất cả các phòng ban trong công ty
  • Khách mời mà công ty mời
  • Đại diện của các đơn vị báo chí đưa tin về sự kiện của công ty
  • Nhân sự setup sự kiện như MC, PB, PG,… 
Xác định đối tượng tham gia sự kiện
Xác định đối tượng tham gia sự kiện

4. Xác định địa điểm tổ chức sự kiện 

Sau khi đã xác định được đối tượng tham gia và số lượng khách mời thì điều tiếp theo bạn cần phải làm đó chính là xác định địa điểm tổ chức. Bên cạnh dựa vào số lượng khách mời thì quy mô sự kiện cũng là căn cứ để lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Một số yếu tố khác quan trọng để quyết định địa điểm nữa là: 

  • Diện tích của địa điểm này có đủ để setup sự kiện không? Khách mời tham dự có cảm thấy thoải mái không? 
  • Không gian trong phòng hay ngoài trời sẽ phù hợp nhất với tính chất của sự kiện?
  • Thiết kế địa điểm, bố cục nơi tổ chức có thuận tiện để sự kiện diễn ra.
  • Cơ sở vật chất, trang thiết bị có chất lượng tốt không?
  • Bãi đỗ xe có không? 
  • Địa điểm tổ chức có thể dễ dàng tìm ra.

Tham khảo: 25+ Địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội CHẤT nhất 2024

5. Lên timeline sự kiện 

Xác định được cụ thể thời điểm diễn ra sự kiện và lên timeline sự kiện hợp lý sẽ giúp bạn kiểm soát tốt sự kiện. Điều bạn cần làm đó chính là xác định thời gian tổ chức và dự trù ra cho mình thời gian setup, vận chuyển thiết bị sự kiện. Điều này cần phải được thỏa thuận bằng hợp đồng giữa bên cung cấp địa điểm tổ chức và đơn vị tổ chức sự kiện.

Lên timeline sự kiện hợp lý sẽ giúp kiểm soát tốt sự kiện
Lên timeline sự kiện hợp lý sẽ giúp kiểm soát tốt sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp từ A –  Z

Quy trình tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng và quyết định sự thành công của một chương trình sự kiện. Có rất nhiều các loại hình sự kiện khác nhau, đồng thời mỗi loại hình sự kiện lại có quy mô, tính chất, mục đích và vai trò khác nhau. Để chương trình sự kiện thành công, VietPower xin chia sẻ đến các doanh nghiệp, công ty, tổ chức hay cá nhân những bước cần thiết nhất định cần phải có trong mỗi chương trình sự kiện như sau:

1. Xác định thông tin sự kiện

Xác định thông tin sự kiện rất quan trọng bởi nó quyết định đến kế hoạch, ý tưởng của cả chương trình. Với mỗi loại hình sự kiện khi tổ chức sẽ đều có những đặc điểm, mục tiêu và yêu cầu riêng. Vậy nên việc đầu tiên cần làm khi tổ chức chương trình là doanh nghiệp phải nắm rõ các thông tin cơ bản sau:

  • Loại hình, quy mô sự kiện như thế nào?
  • Mục tiêu tổ chức chương trình sự kiện
  • Đối tượng, số lượng khách mời tham gia sự kiện
  • Thời gian, địa điểm, ngân sách tổ chức chương trình
Tổ chức sự kiện - Xác định thông tin sự kiện
Tổ chức sự kiện – Xác định thông tin sự kiện

2. Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện

Ý tưởng sự kiện chính là linh hồn của sự kiện, là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện. Một ý tưởng mới lạ, thú vị, khác biệt với những thứ cũ nhàm chán sẽ tạo được ấn tượng mạnh mẽ đến khách mời tham gia. Để sự kiện có thể thành công, gây ấn tượng và tiếng vang với khách hàng thì ý tưởng sự kiện đóng vai trò rất quan trọng, nó phải mới mẻ và thu hút người tham gia.

Chắc hẳn bạn cũng không muốn tới một sự kiện nhàm chán khiến bạn chỉ muốn ngủ hay bỏ về đúng không? Và khách mời cũng vậy, hãy khiến cho họ ghi nhớ đến chương trình và thương hiệu của bạn lâu dài hơn bằng những ý tưởng tổ chức sự kiện “độc nhất vô nhị”. 

  • Ý tưởng Pool party
  • Ý tưởng tại bãi biển
  • Ý tưởng Lễ trao giải
  • Ý tưởng Dạ tiệc sang trọng
  • Ý tưởng tiệc teabreak
  • Ý tưởng Bữa tiệc ánh sáng
  • Ý tưởng Lễ ra mắt sản phẩm
  • Ý tưởng Ca nhạc
  • Ý tưởng sự kiện team building kết hợp gala dinner
Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện
Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện 

3. Lên kịch bản chương trình sự kiện

Kịch bản cũng là một yếu tố tạo nên thành công của sự kiện, giúp chương trình diễn ra suôn sẻ. Kịch bản muốn lôi cuốn, hấp dẫn người tham gia ngay từ những giây phút đầu tiên thì người viết kịch bản cần sáng tạo, nắm bắt được thông điệp chính và tổng thể chương trình. Các rủi ro, tình huống phát sinh phải được dự trù trước và cách xử lý linh hoạt.

Bên cạnh đó, mỗi loại hình sự kiện sẽ có một mục đích, tính chất khác nhau tương ứng với một kịch bản chương trình khác nhau: kịch bản khai trương, kịch bản ra mắt sản phẩm, kịch bản tổ chức tri ân khách hàng, kịch bản tất niên… nên cần linh hoạt tạo điểm nhấn cho sự kiện đồng thời triển khai công việc theo kế hoạch hiệu quả.

Lên kịch bản chương trình sự kiện
Lên kịch bản chương trình sự kiện

Xem ngay: 6 Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện độc đáo mới lạ nhất 2024

4. Lập bảng phân chia nhân sự

Để công việc trong mỗi event diễn ra hiệu quả cần có bảng phân công công việc cụ thể với nhân sự phù hợp và yêu cầu nhân sự thực hiện theo bảng phân công nghiêm túc, trách nhiệm như: thiết kế, lắp đặt, kỹ thuật, điều hành, MC,…

5. Thi công sự kiện trước khi diễn ra

Dựa theo kịch bản tổ chức chương trình đã xây dựng trước đó, mỗi nhân sự được phân công cần có nhiệt huyết và trách nhiệm hoàn thành công việc đã được phân công để tránh xảy ra sai xót.

Đồng thời cần chuẩn bị các hạng mục chính và một số trang thiết bị cần thiết bởi mỗi sự kiện sẽ có những hạng mục và trang thiết bị khác nhau:

  • Dàn dựng sân khấu
  • Chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng
  • Thuê MC, PG, ca sĩ/nhóm nhảy
  • Xin giấy phép tổ chức
  • Gửi thiệp mời đến khách hàng
  • Truyền thông, quảng bá cho sự kiện
Tổ chức sự kiện - Thi công sự kiện trước khi diễn ra
Tổ chức sự kiện – Thi công sự kiện trước khi diễn ra

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

6. Tiến hành 

  • Tổ chức đón tiếp khách mời, check-in
  • Khai mạc sự kiện
  • Quản lý nội dung chương trình sự kiện theo kịch bản 
  • Tổ chức phục vụ ăn uống (nếu có)
  • Hỗ trợ chức các hoạt động: trò chơi, gameshows, bốc thăm trúng thưởng….

Trong quá trình tiến hành sự kiện cần phải xác định tiến độ thực hiện, kiểm soát chặt chẽ: công việc, thời gian, đảm bảo vệ sinh, an toàn để sự kiện thành công và hạn chế sự cố xảy ra. Bước này giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, giảm rủi ro và thành công gây ấn tượng với khách mời. Hoặc nếu trong quá trình thi công, việc tổ chức chương trình có xảy ra vấn đề phát sinh có thể xử lý và đưa phương án thay thế kịp thời.

Tiến hành tổ chức chương trình sự kiện
Tiến hành tổ chức chương trình sự kiện

7. Kết thúc sự kiện

Sau khi chương trình kết thúc và khách mời đã ra về hết, đội ngũ nhân sự tổ chức được phân công tiến hành thu dọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị và bàn giao địa điểm.

8. Quyết toán các chi phí trong và phát sinh

Sau sự kiện, hãy tiến hành quyết toán chi phí cho các đối tác, nhà cung cấp liên quan, chi phí phát sinh, công tác phí cho nhân sự hỗ trợ sự kiện.

9. Tổng kết, đánh giá, báo cáo và rút kinh nghiệm

Khi sự kiện kết thúc, bạn nên chuẩn bị phiếu đánh giá dành cho những người tham gia sự kiện. Hãy xem xét và tổng kết lại những phản hồi của khách hàng để nắm bắt được những điều đã làm được và chưa làm được. Từ đó đánh giá về mức độ hoàn thành mục tiêu đặt ra cho sự kiện hay không và rút ra kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.

  • Bao nhiêu người tham dự sự kiện
  • Phản hồi của khách mời sau khi tham dự sự kiện
  • Những lỗi mắc phải trong quá trình tổ chức từ đó rút kinh nghiệm cho những lần sau.
Tổng kết sự kiện
Tổng kết sự kiện  

Ở đây có: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất tại Hà Nội

Các loại hình thức tổ chức sự kiện phổ biến

Mỗi nhu cầu khác nhau và mục tiêu khác nhau sẽ tạo nên những hình thức sự kiện khác nhau. Sự đa dạng của sự kiện nhằm để đáp ứng được tất cả những yêu cầu, mục đích mà sự kiện đó nhắm đến. Mỗi loại hình sẽ đem lại những thông điệp và ý nghĩa khác nhau. Nhờ vào hình thức sự kiện mà thông điệp sẽ được đưa tới khách mời một cách nhanh chóng và gần gũi nhất. Có các loại hình phổ biến như sau:

  • Sự kiện hội nghị, hội thảo
  • Sự kiện ra mắt giới thiệu sản phẩm mới
  • Sự kiện triển lãm, trưng bày sản phẩm 
  • Sự kiện khánh thành, khai trương 
  • Sự kiện lễ kỷ niệm 
  • Sự kiện tiệc tất niên
  • Sự kiện Kick – Off 
  • Sự kiện trải nghiệm, hoạt động team building
  • Sự kiện ngày quốc tế phụ nữ 8/3 
Mỗi nhu cầu khác nhau và mục tiêu khác nhau sẽ tạo nên những hình thức sự kiện khác nhau
Mỗi nhu cầu khác nhau và mục tiêu khác nhau sẽ tạo nên những hình thức sự kiện khác nhau

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

VietPower – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

VietPower là công ty đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Nhờ kinh nghiệm chúng tôi đã khẳng định được chỗ đứng vững chắc của mình trong ngành. Nhờ vậy mà chúng tôi có sự tin tưởng của vô số các đối tác lớn, nhỏ và các khách hàng. Chúng tôi đã dùng giá trị cốt lõi: Tâm – Tốc – Tri – Trí – Trị để tổ chức thành công vô số các chương trình cho các doanh nghiệp lớn như: SamSung, BIDV, Bitis, FPT, Cộng,… Chúng tôi không chỉ tổ chức sự kiện mà chúng tôi còn mang tới cho khách hàng những giải pháp truyền thông tuyệt vời với quy trình chuyên nghiệp. Quy trình của chúng tôi được quy chuẩn hóa để, mang tới những sản phẩm tuyệt vời nhất cho khách hàng. VietPower cung cấp cho khách hàng đa dạng loại hình sự kiện:

Ngoài ra chúng tôi còn cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói bao gồm: sân khấu, bàn ghế sự kiện, âm thanh, ánh sáng quạt phun sương, cổng hơi,… Không chỉ thiết bị sự kiện chúng tôi còn cung cấp cho bạn nhân sự sự kiện vô cùng chuyên nghiệp. Nhân sự của chúng tôi có tài năng, kinh nghiệm, nhiệt huyết và luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đội ngũ nhân sự đa dạng gồm có: MC, PG, ca sĩ, Model, vũ đoàn, nhóm nhảy,…

Bên cạnh đó, khi các doanh nghiệp, công ty và các tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu chọn VietPower là đơn vị tổ chức chương trình team building chắc chắn bạn sẽ cảm nhận được sự chỉn chu và chuyên nghiệp trong cách làm việc của chúng tôi. Sự đẳng cấp xứng tầm của doanh nghiệp bạn sẽ được chúng tôi xây dựng trong các kịch bản. Chúng tôi có: 

  • Đội ngũ chuyên viên, MC team building chuyên nghiệp có chuyên môn cao. Sau bao năm làm nghề họ có kinh nghiệm, sự năng động và nhiệt huyết – thứ mà bất kỳ MC sự kiện team building nào cũng cần phải có. 
  • Chúng tôi sẽ xây dựng kịch bản team building với những ý tưởng hấp dẫn và những trò chơi vô cùng độc – lạ – chất. 
  • Bên cạnh đó chúng tôi cũng thiết kế tour du lịch kết hợp team building trọn gói theo nhu cầu của khách hàng. 
  • Hệ thống đồ game, hệ thống sân khấu – âm thanh – ánh sáng được cập nhật liên tục để đảm bảo những thiết bị đều là những thiết bị hiện đại nhất. 
  • Những chương trình team building của chúng tôi tiết kiệm chi phí, tối ưu ngân sách tổ chức team building của bạn nhất có thể. 
  • VietPower luôn hỗ trợ tư vấn miễn phí cho khách hàng 24/7 bất kể khi nào khách hàng cần. 

Trên đây là tổng hợp những thông tin chia sẻ về tổ chức sự kiện mà VietPower muốn gửi đến bạn, hy vọng rằng qua bài viết trên của VietPower bạn đã có cái nhìn tổng quan hơn về tổ chức sự kiện để có những kinh nghiệm để xây dựng ý tưởng tổ chức cho công ty của mình.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Rate this page

Các hình thức Teambuilding

Tin nổi bật

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0867.12.8688