03/11/2021
Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì, bạn đã biết chưa? Trong những năm trở lại đây, tổ chức sự kiện được xem là một hoạt động mà các doanh nghiệp luôn muốn duy trì như một sự kiện thường niên. Thế nhưng, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nắm được chi tiết các công việc cần làm để tổ chức sự kiện, dẫn đến sự kiện diễn ra không được như mong đợi. Vậy nên, ở bài viết này, VietPower sẽ gợi ý quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, mang đến cho bạn cái nhìn tổng thể về tổ chức sự kiện.
Tham khảo ngay: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Mục lục
Giới thiệu qua về tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện là hoạt động hoàn thành các công việc cần làm của một sự kiện nhằm mục đích truyền tải thông điệp của sự kiện, thu hút sự chú ý của công chúng. Một sự kiện được cho là thành công, chuyên nghiệp khi để lại ấn tượng đối với công chúng. Để làm được điều đó, mỗi sự kiện khi tổ chức cần xác định rõ những công việc cần làm, sắp xếp theo một quy trình khoa học, logic.
Lợi ích của hoạt động tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện được xem là một trong những hoạt động marketing hiệu quả của doanh nghiệp. Do đó, tổ chức một sự kiện thành công mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích.
Thu hút sự chú ý, quan tâm của khách hàng
Mục đích của hoạt động marketing là để bán được hàng. Và tất nhiên, muốn bán hàng được hàng thì phải làm khách hàng quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp đang cung cấp.
Trên thực tế, thương trường là chiến trường, ai có được niềm tin của khách hàng, người đó thắng. Do vậy mà doanh nghiệp luôn có những chiến dịch marketing để quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thu hút sự chú ý, quan tâm của khách hàng
Với hoạt động tổ chức sự kiện, doanh nghiệp đã làm gì để thu hút sự quan tâm chú ý của khách hàng? Trước tiên, phải nắm bắt được tâm lí khách hàng. Khi quyết định chi tiền cho một sản phẩm, dịch vụ nào đó, khách hàng thường có xu hướng tìm hiểu kỹ tính năng sản phẩm, lợi ích khi sử dụng sản phẩm, thương hiệu sản phẩm (doanh nghiệp sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ). Vậy nên, khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp mang đến cho khách hàng cơ hội được trải nghiệm sản phẩm, dịch trực tiếp, được tiếp xúc với con người của doanh nghiệp, từ đó hình thành niềm tin và sau đó là quyết định mua sản phẩm.
Gợi ý: Bản kế hoạch tổ chức sự kiện từ A -Z giúp chương trình thành công
Quảng bá thương hiệu
Với mỗi doanh nghiệp, khi tổ chức sự kiện nào đó, ngoài mục đích marketing sản phẩm, doanh nghiệp nghiệp luôn lồng ghép quảng bá thương hiệu, hình ảnh, văn hóa doanh nghiệp đến với công chúng. Có thể nói, đây là cách marketing thương hiệu khá hiệu quả mà các doanh nghiệp vẫn đang áp dụng.
Quảng bá thương hiệu, hình ảnh doanh nghiệp như một cách doanh nghiệp ghi dấu ấn, tạo niềm tin, độ uy tín trong tâm trí khách hàng. Nắm được điều đó, ngoài các hoạt động dành riêng cho việc kích cầu tiêu dùng như: sự kiện ra mắt sản phẩm, sự kiện trải nghiệm sản phẩm miễn phí,..các doanh nghiệp hiện nay còn tận dụng sự kiện thường niên như một cách quảng bá hình ảnh doanh nghiệp hiệu quả.
Đơn cử như hoạt động Gala dinner cuối năm, trước đây, sự kiện này thường được tổ chức nội bộ nhằm tri ân và vinh danh cán bộ nhân viên – những người đã có thành tích xuất sắc trong một năm vừa qua. Thế nhưng, cho đến thời điểm hiện tại, đa số các doanh nghiệp đã tận dụng sự kiện này, kết hợp cùng hoạt động tri ân, kết nối khách hàng, đối tác để quảng bá văn hóa doanh nghiệp, mang đến cho họ cái nhìn sâu sắc, gần gũi về doanh nghiệp.
Các loại chương trình sự kiện hiện nay
Mỗi sự kiện được tổ chức sẽ có tính chất, đặc trưng riêng và nhằm nhiều mục đích khác nhau. Chính vì thế, các sự kiện được diễn ra với nhiều hình thức đa dạng nhằm chuyển tải thông tin, thông điệp sự kiện một cách chính xác và hiệu quả nhất. Dưới đây là một số loại chương trình sự kiện phổ biến hiện nay:
1. Sự kiện ra mắt sản phẩm, giới thiệu dịch vụ
Sự kiện ra mắt sản phẩm, giới thiệu dịch vụ được tổ chức nhằm mục đích quảng bá sản phẩm, dịch vụ. Tại sự kiện này, doanh nghiệp giới thiệu đến khách hàng sản phẩm, dịch vụ mới thật ấn tượng để gây được sự chú ý, quan tâm của khách hàng. Nói cách khác, sự kiện ra mắt sản phẩm, dịch vụ là hoạt động marketing sản phẩm mới của doanh nghiệp và thuyết phục khách hàng sử dụng, trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ ấy.
Thông tin chi tiết: Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới
2. Sự kiện họp báo
Họp báo là một sự kiện kết nối truyền thông, có sự tham gia của các cơ quan thông tấn báo chí, các doanh nghiệp nhằm mục đích thông báo một sự kiện quan trọng đến với công chúng. Sự kiện quan trọng có thể là: sự kiện ra mắt sản phẩm, dịch vụ; sự kiện giải quyết khủng hoảng truyền thông, lễ hợp tác chiến lược,…
Sự kiện triển lãm, trưng bày sản phẩm
Đây là sự kiện trưng bày sản phẩm tranh ảnh, vật phẩm, hàng hóa tại một không gian trong khoảng thời gian nhất định nhằm giới thiệu, quảng bá sản phẩm đến công chúng. Đối với triển lãm thương mại, hoạt động này như cách để xúc tiến thương mại, tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
3. Sự kiện nhằm mục đích xã hội
Sự kiện nhằm mục đích xã hội có thể hiểu là sự kiện không có tính chất thương mại, thường là các hoạt động từ thiện, các hoạt động gây quỹ vì cộng đồng.
4. Sự kiện khai trương, khánh thành
Khai trương thường dùng khi bắt đầu hoạt động kinh doanh, còn khánh thành được áp dụng khi đưa vào sử dụng công trình xây dựng nào đó. Tuy nhiên, khai trương, khánh thành đều các là sự kiện đánh dấu sự khởi đầu mới, một khởi đầu may mắn và thành công.
Xem ngay:
5. Sự kiện hội nghị, hội thảo
Hội nghị, hội thảo là các sự kiện mang tính chất trang trọng. Sự kiện hội thảo thường có chủ đề mang tính khoa học, lý luận, đưa ra các vấn đề xoay quanh và đưa ra cơ sở lí luận, cơ sở thực tiễn của vấn đề. Còn đối với sự kiện hội nghị thì đa số là các cuộc họp mang tính chất bàn bạc, thương lượng, tổng kết các vấn đề.
6. Sự kiện team building, các hoạt động trải nghiệm
Sự kiện team building là các hoạt động trải nghiệm là các hoạt động có tính giải trí cao, nhằm tạo ra không gian để người tham gia cùng nhau vui chơi, trải nghiệm. Đây thường là các hoạt động mang tính tập thể cao và được các doanh nghiệp tổ chức nhằm mục đích kết nối con người, xây dựng tinh thần đoàn kết nội bộ doanh nghiệp.
Quy trình các bước tổ chức sự kiện
Để sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất, ban tổ chức cần xây dựng quy trình thật cẩn thận, chi tiết, chặt chẽ và quan trọng là phải phù hợp với quy mô, tính chất sự kiện. Thông thường, một sự kiện được tổ chức sẽ có quy trình như sau:
Setup, trang trí sự kiện: ban tổ chức cần setup, trang trí và kiểm tra lại trước khi sự kiện diễn ra để hạn chế các lỗi kỹ thuật khi sự kiện diễn ra.
Tiến hành tổ chức sự kiện: Tùy vào cơ quan, doanh nghiệp thì cách tổ chức sẽ khác nhau. Tuy nhiên, đây sẽ là những hoạt động cơ bản sẽ xuất hiện khi tổ chức sự kiện:
- Đón tiếp khách mời, đại biểu
- Tiết mục văn nghệ chào mừng
- Tuyên bố lí do tổ chức sự kiện
- Giới thiệu đại biểu
- Phát biểu của đại diện
- Các tiết mục nội dung chính của sự kiện theo kịch bản có sẵn
- Lời cảm ơn của đại diện công ty đến đại biểu, khách mời
- Tặng quà khách mời, lễ tân tiễn khách ra về.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì?
1. Xác định chủ đề sự kiện
Chủ đề sự kiện thường gắn liền với văn hóa doanh nghiệp. Với từng doanh nghiệp và sự kiện khác nhau sẽ có chủ đề chương trình sự kiện khác nhau.
Việc xác định chủ đề rất quan trọng và là bước đầu tiên cần làm bởi công việc này tác động trực tiếp đến hướng triển khai sự kiện. Vì vậy, mọi hoạt động của sự kiện đều phải nhằm mục đích làm nổi bật chủ đề.
2. Lên ý tưởng cho sự kiện
Để tổ chức một sự kiện hay, độc đáo, gây được ấn tượng đối với khách mời và công chúng, những người làm chương trình cần xây dựng ý tưởng sự kiện sáng tạo, mới lạ.
Tuy nhiên, ý tưởng dù có sáng tạo, có bay bổng nhưng lại không đúng chủ đề thì chỉ là bỏ đi. Bởi lẽ, chủ đề chính là điều mà doanh nghiệp muốn hướng tới khi tổ chức sự kiện.Vậy nên, việc sáng tạo ý tưởng phải làm nổi bật được chủ đề sự kiện.
Tham khảo ngay: Top 15 ý tưởng tổ chức sự kiện ấn tượng đột phá mới 2024
3. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức sự kiện phụ thuộc vào quy mô tổ chức và tính chất sự kiện. Với các sự kiện có tính chất trang nghiêm như: hội nghị, hội thảo, họp báo,… các địa điểm phù hợp để tổ chức là các khách sạn, trung tâm hội nghị. Bên cạnh đó, những sự kiện khác mang tính giải trí cao, địa điểm tổ chức có thể linh hoạt trong nhà hoặc ngoài trời, tại resort, bãi biển hoặc các nhà hàng, khách sạn.
4. Chọn ngày tổ chức sự kiện
Khi công ty tổ chức sự kiện, việc lựa chọn ngày để tổ chức là việc cực kỳ quan trọng, không thể bỏ qua.
Theo truyền thống của dân tộc Việt Nam, việc chọn ngày, chọn giờ tổ chức sự kiện rất quan trọng. Ngày lành, tháng tốt, giờ đẹp sẽ mang đến khởi đầu mới thuận lợi cho hoạt động của công ty.
Ngoài ra, khi chọn ngày tổ chức sự kiện, cũng cần phải chọn ngày có thời tiết đẹp để thuận lợi hơn cho hoạt động setup, tổ chức chương trình.
Do đó, cần phải thật kỹ càng khi chọn ngày tổ chức sự kiện để hoạt động trong sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất.
5. Marketing cho sự kiện
Để sự kiện được nhiều người biết đến, hoạt động marketing cần được đẩy mạnh. Đó là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, dịch vụ đến nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
Hoạt động truyền thông cần phải lên kế hoạch cụ thể, chuyên nghiệp để sự kiện được lan tỏa đến nhiều người nhất.
Hoạt động marketing có thể được triển khai theo cả hình thức online và offline. Với hình thức online, đội ngũ marketing có thể đăng bài trên Fanpage, website doanh nghiệp; tạo sự kiện online; chạy quảng cáo…Còn với hình thức offline, có thể áp dụng các hình thức như: treo banner, dựng standee, phát tờ rơi,…
Bên cạnh đó, đội ngũ marketing cũng có thể mời KOLs đến sự kiện để thu hút sự quan tâm của công chúng, đồng thời cũng tạo được sự tin tưởng của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ mà công ty.
Tham khảo: Dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín chuyên nghiệp
6. Danh sách khách mời cho sự kiện khai trương công ty
Danh sách khách mời phải được lên chi tiết và rà soát thật kỹ để tránh trường hợp bỏ sót khách mời quan trọng, đồng thời để chuẩn bị và đón tiếp khách hàng một cách cẩn thận, chu đáo nhất.
Những khách mời không thể thiếu trong sự kiện là đối tác chiến lược, cổ đông của công ty. Bên cạnh đó, công ty có thể lên danh sách các khách hàng tiềm năng, mời họ tham dự như một cách quảng bá sản phẩm, dịch vụ công ty.
Ngoài ra, như đã nói ở trên, công ty có thể cân nhắc mời KOLs – những người có tầm ảnh hưởng để quảng bá thương hiệu công ty một cách hiệu quả nhất.
7. Dự trù ngân sách cho hoạt động tổ chức sự kiện
Nhiều sự kiện được tổ chức nhưng không có dự trù kinh phí cụ thể. Việc dự trù kinh phí cụ thể giúp cho việc chi tiêu được rõ ràng, minh bạch, hợp lí. Khi lập kế hoạch dự trù kinh phí, cần có một bảng thống kê cụ thể những khoản cần chi, số lượng cụ thể và báo cáo chi tiết để việc giải ngân được nhanh chóng, kịp thời nhất.
Việc dự trù kinh phí không được thực hiện chi tiết, cụ thể, trong trường hợp xấu nhất, ban tổ chức sẽ không được giải ngân do mập mờ trong chi tiêu và phải bỏ tiền túi để thanh toán cho hoạt động mua sắm, tiêu dùng cho sự kiện khai trương công ty.
Vì thế, cần phải chú ý và thận trọng trong việc dự trù kinh phí để tránh trường hợp đáng tiếc có thể xảy ra.
Xem chi tiết: Các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện từ A-Z
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
VietPower – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
VietPower tự tin là đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam. Với hơn 5 năm làm việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower đã có cơ hội làm việc với hàng trăm khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước như: Vingroup, Canon, Vietcombank,… Trong khoảng thời gian đó, VietPower luôn thay đổi, luôn làm mới để bắt kịp các xu hướng mới về tổ chức sự kiện. Vì thế, khi làm việc với VietPower, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng sự kiện.
VietPower cung cấp rất nhiều dịch vụ về tổ chức sự kiện như: tổ chức hội nghị, hội thảo; tổ chức team building, ngày hội gia đình, khai trương, khánh thành,…
Trên đây là những chia sẻ của VietPower về những công việc mà bạn cần làm và chuẩn bị để tổ chức sự kiện, hy vọng qua những thông tin trong bài viết bạn sẽ có cho mình những kinh nghiệm để tổ chức thành công cho sự kiện sắp tới. Bạn đã lựa chọn cho doanh nghiệp mình một đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp chưa? Liên hệ VietPower ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí và đặt lịch tổ chức sự kiện nhé.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.
Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
