10+ bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công từ A – Z

Kế hoạch tổ chức sự kiện là thứ không thể thiếu khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện nào đó. Dựa vào kế hoạch đó thì người xem họ mới hiểu rõ cần làm gì và triển khai ra sao. Việc có cho mình một kế hoạch chi tiết sẽ giúp cho sự kiện tổ chức thành công. Bài viết dưới đây, VietPower chia sẻ đến bạn bác bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết nhất. 

Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?

Kế hoạch tổ chức sự kiện là bản kế hoạch chi tiết nhất thể hiện toàn diện các hạng mục công việc cho một sự kiện. Bao gồm từ khâu lên ý tưởng đến khi sự kiện kết thúc. Đây có thể nói là lộ trình rõ ràng để đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ và đạt được miêu tiêu đã đề ra trước đó. Phạm vi và mức độ phức tạp của kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ được xây dựng và thay đổi tùy vào quy mô của sự kiện.

Lý do vì sao bạn cần có một kế hoạch tổ chức sự kiện:

• Nắm trong tay bản kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết sẽ giúp mọi người trong ban tổ chức nắm rõ vai trò, trách nhiệm của mỗi bộ phận. 
• Giúp quản lý thời gian, lên lịch cụ thể cho từng hạng mục công việc. Đồng thời phân bổ ngân sách một cách hợp lý.
• Vạch ra rõ ràng mục tiêu sự kiện được đề ra,
• Giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện, đảm bảo sự kiện được diễn ra an toàn, thành công.

Các bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

Để giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện một cách bài bản. Cùng tham khảo 10 bước xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện ở dưới đây nhé:

1. Xác định mục tiêu và đối tượng sự kiện

Đầu tiên, bạn cần xác định rõ ràng mục tiêu và đối tượng trong sự kiện của mình. Ví dụ như bạn muốn tăng cường nhận diện thương hiệu, giới thiệu sản phẩm hay tạo cơ hội networking. Bên cạnh đó, bạn cũng phải tuân thủ theo mô hình SMART vì sau khi kết thúc sự kiện nó sẽ giúp bạn đo lường mức độ thành công dễ dàng hơn. Ngoài ra, xác định mục tiêu còn dựa vào loại hình sự kiện, quy mô, định dạng hay ngân sách bỏ ra cho sự kiện. Ví dụ như sự kiện của bạn là lễ ra mắt sản phẩm mới tại một hội nghị với nội dung chính là giới thiệu, ra mắt tính năng mới. Mục tiêu chính sẽ là giới thiệu sản phẩm tới công chúng.

Bên cạnh việc xác định mục tiêu sự kiện, bạn cũng cần xác định đối tượng tham gia rõ ràng. Đây có thể là khách hàng hiện tại, đối tác, nhà tài trợ hay khách hàng tiềm năng. Sau đó, bạn hãy xác định về số lượng, phạm vi và xây dựng hồ sơ mục tiêu khách hàng. Điều này sẽ giúp bạn quản lý, theo dõi danh sách khách mời của mình dễ dàng hơn. Đồng thời, việc gửi thiệp mời cũng sẽ nhanh gọn và gửi đi kịp thời. Ngoài ra, việc xác định đối tượng còn giúp bạn tránh lãng phí ngân sách và truyền thông sai đối tượng. Cuối cùng nhằm chương trình sự kiện được diễn ra hiệu quả hơn.

2. Lập ngân sách

Bước tiếp theo bạn cần làm là lập ngân sách và dự trù chi phí một cách rõ ràng, chi tiết. Các hạng mục liên quan đến chi phí có thể bao gồm thuê địa điểm, thiết bị kỹ thuật cho sự kiện, dịch vụ, in ấn trang trí, truyền thông,… hay nhân sự chạy sự kiện. Sau đó dựa vào quy mô và loại hình của sự kiện, bạn có thể tìm các nhà tài trợ tiềm năng. So sánh các ưu điểm, giá trị để tính toán chi phí sao cho phù hợp với các hạng mục của sự kiện. Từ đó tạo một bản kế hoạch dự trù tài chính sơ bộ, ghi lại các khoản thu chi cụ thể, công khai. Ngoài ra, bạn cũng đừng quên trích ra khoảng 5 đến 10% tổng ngân sách để dành cho mục dự trù chi phí có thể phát sinh.

3. Chọn địa điểm và thời gian tổ chức

Việc chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện cũng là khâu quan trọng và cần để mắt đến. Đây là bước có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của sự kiện.

Việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện:

• Cân nhắc kích thước không gian đầu tiên xem có hợp với quy mô khách mời hay không. Đồng thời phải đảm bảo sự thoải mái, tiện nghi và thuận tiện cho các hoạt động được diễn ra tại địa điểm tổ chức sự kiện.
• Kiểm tra xem tại địa điểm có sẵn các thiết bị như hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu,… hay sân khấu cơ bản hay không.
• Ngoài ra, địa điểm tổ chức cũng cần phải thuận tiện cho các khách mời di chuyển khi tới tham dự sự kiện.

Việc chọn thời gian tổ chức:

• Dựa vào mục tiêu sự kiện của bạn, hãy xem xét xem nên chọn thời điểm nào phù hợp để đảm bảo có nhiều khách mời tham dự. Để tốt nhất, bạn có thể lựa chọn các ngày cuối tuần. Chắc chắn, sẽ làm mọi người chủ động sắp xếp thời gian tới tham gia được tốt hơn.
• Xem xét các lịch trình công việc, học tập,… của khách mời để mọi người có thể tham gia đầy đủ.
• Nếu là những sự kiện có quy mô lớn, tốt hơn hết bạn không nên tổ chức sự kiện trùng vào những sự kiện khác lớn hơn.

Gợi ý:  Top 30 địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội sang trọng nhất

4. Xây dựng chương trình sự kiện

Xây dựng chương trình sự kiện là một trong những bước không thể thiếu khi bạn muốn điều hành một sự kiện thành công. Trước hết, bạn cần lên một bản timeline chi tiết, rõ ràng về tóm tắt các hạng mục công việc cần có. Ngoài ra cũng cần thể hiện đầy đủ thời gian bắt đầu và kết thúc chương trình cũng như người phụ trách và các yêu cầu cần thiết. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chuẩn bị những kịch bản mô tả chi tiết cho nội dung, diễn biến của từng hoạt động. Điều này sẽ giúp kiểm soát chương trình theo đúng kế hoạch, diễn ra trơn tru và tạo được ấn tượng tốt với khách mời tham dự.

5. Quản lý nhân sự

Để giúp được sự kiện thành công chắc chắn không thể thiếu được các nhân sự hỗ trợ chương trình. Bạn cần phân bổ nhân sự dựa trên vai trò các hạng mục cần thiết. Ví dụ như ban tổ chức chính, quản lý sự kiện, điều hành, media, kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng,… hay an ninh. Điều này sẽ đảm bảo sự hiệu quả và trách nhiệm của mỗi nhân sự trong từng khâu nhiệm vụ, công việc. Hơn hết, giúp họ hoàn thành mọi hạng mục một cách chuyên nghiệp hơn và bạn quản lý nhân sự cũng sẽ dễ dàng hơn.

6. Chuẩn bị công cụ và thiết bị

Để chuẩn bị tốt các công cụ, thiết bị cần thiết trong chương trình sự kiện. Bạn nên lập một danh sách chi tiết về các thiết bị, điều này sẽ giúp bạn checklist các hạng mục được dễ dàng hơn. Ví dụ như hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình led, loa, backdrop, bàn ghế, vách ngăn, máy chiếu,… Hơn hết, hãy kiểm tra tất cả các công cụ, thiết bị xem có bị hư hỏng hay còn hoạt động tốt hay không. Đối với các thiết bị không dây hãy đảm bảo sạc đầy pin và chuẩn bị các dây cáp dự phòng cần thiết. Không những vậy, bạn cần nắm rõ sơ đồ sân khấu và khu vực khách mời để lắp đặt thiết bị một cách hoàn hảo. Đảm bảo vị trí an toàn, không gây nguy hiểm, trách vướng víu và sao cho cho hài hòa với không gian nhất có thể. Sau khi lắp đặt xong, bạn cần kiểm tra lại tất cả hệ thống một lần nữa.

7. Lập kế hoạch truyền thông

Lập kế hoạch truyền thông chưa bao giờ là lãng phí vì đây là cách giúp thương hiệu của doanh nghiệp được quảng bá một cách tích cực và hiệu quả. Hãy xác định các phương tiện truyền thông để có thể sử dụng và quảng bá sự kiện sao cho thật hiệu quả và nhắm đến đối tượng mà sự kiện đang hướng đến. Một vài phương tiện mà bạn có thể tham khảo như mạng xã hội, báo chí, email marketing, website sự kiện,… sao cho phù hợp với đối tượng, loại hình của sự kiện nhất. 

8. Quản lý rủi ro

Để một sự kiện diễn ra trơn tru là điều mà ai ai cũng mong muốn đạt được. Nhưng chắc hẳn, bạn sẽ cần xây dựng kế hoạch dự phòng và quản lý rủi ro vì sẽ không để đảm bảo có những phát sinh gì bất ngờ ập đến. Ví dụ như thời tiết xấu, thiếu nguồn lực, nhà cung cấp bất ngờ hủy hợp đồng,… Sau đó, bạn cần lên các phương án để giảm thiểu các tác động tiêu cực cũng như có biện pháp kiểm soát để giảm thiểu rủi ro. Hơn hết, hãy đào tạo nhân sự của mình để quản lý rủi ro một cách tốt hơn điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm kha khá thời gian. 

9. Triển khai kế hoạch sự kiện và theo dõi tiến độ

Sau khi đã chuẩn bị các hạng mục công việc cần thiết, bạn cần triển khai kế hoạch sự kiện và theo dõi tiến độ một cách sát sao. Vì đây cũng là hạng mục cần thiết để đảm bảo sự thành công cho chương trình sự kiện. Đảm bảo rằng mọi hoạt động đều theo kịch bản tổ chức sự kiện và timeline chương trình. Tránh để xảy ra việc cháy timeline ngoài ý muốn.

10. Đánh giá sau sự kiện

Cuối cùng trong 10 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện này, bạn cần đánh giá sau sự kiện kết thúc. Bạn cần đo lường kết quả, xác định các chỉ số như lượng khách mời tham gia so với dự kiến hay truyền thông mạng xã hội so với mục tiêu đề ra. Sau khi đã thu thập xong, bạn có thể so sánh để tạo những báo cáo tổng quan nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu trong sự kiện. Thông qua các kinh nghiệm được rút ra, bạn có thể cải thiện cho những chương trình sự kiện lần sau của mình được tốt hơn trong tương lai. 

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện tham khảo

Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch tổ chức sự kiện

1. Phần mềm quản lý sự kiện – Odoo

Odoo là một công cụ quản lý sự kiện với đa dạng chức năng hữu ích. Đặc biệt, nó giúp lập kế hoạch tổ chức sự kiện một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Giao diện thiết kế đẹp mắt và thân thiện với người dùng là điểm nổi bật, cùng khả năng quản lý hiển thị và quảng bá sự kiện. Odoo cũng hỗ trợ đăng ký và bán vé trực tuyến dễ dàng cho mọi người, giúp tăng tính tiện lợi và khả năng tiếp cận sự kiện. 

2. Efficient Calendar Free Portable

Efficient Calendar Free Portable là một phần mềm quản lý sự kiện linh hoạt và tiện dụng. Nó giúp người dùng tối ưu hóa công việc và giảm thiểu chi phí nhân sự thông qua việc tổ chức và đánh giá sự kiện hiệu quả. Chức năng hiển thị bảng lịch và tóm tắt sự kiện cho phép người dùng sắp xếp và ưu tiên các hoạt động quan trọng. Đặc biệt, phần mềm này hỗ trợ đính kèm tài liệu và đặt chế độ lặp cho các sự kiện, đơn giản hóa việc quản lý và cập nhật thông tin. 

3. VercoApp

VercoApp là một nền tảng quản lý sự kiện linh hoạt và đa dạng, phục vụ từ cá nhân đến doanh nghiệp. Phần mềm này cung cấp các tính năng như đăng ký tài khoản, quản lý sự kiện, bán hàng trực tuyến và check-in vé. Nó không chỉ đơn thuần là công cụ tổ chức sự kiện mà còn hướng tới nhu cầu của cả người tổ chức và người tham gia. VercoApp cho phép số hóa hoạt động và đánh giá sau sự kiện, giúp nâng cao trải nghiệm tham dự.  

4. Viindoo 

Viindoo là một phần mềm quản lý sự kiện toàn diện với khả năng lên lịch, lập kế hoạch, bán vé trực tuyến và quảng bá sự kiện. Dù quy mô sự kiện như thế nào, bạn có thể dễ dàng theo dõi các hoạt động chỉ trong một ứng dụng đơn giản này. Đặc biệt, Viindoo hỗ trợ đánh dấu mức độ và tình trạng của từng event, phù hợp cho các nhà cung cấp dịch vụ hoặc người có nhiều sự kiện cần tổ chức đồng thời. Tính năng tự động hiển thị lịch trình trên website giúp khách hàng dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin.

5.  Zoho Backstage 

Zoho Backstage là công cụ quản lý sự kiện mạnh mẽ với khả năng lên kế hoạch và điều hành sự kiện dễ dàng chỉ qua vài cú nhấp chuột. Điểm đặc biệt của nó là tính năng đa ngôn ngữ, phù hợp với các sự kiện quốc tế có sự tham gia đa dạng từ khắp nơi trên thế giới. Người dùng có thể chia sẻ sự kiện trực tiếp trên các trang web và tạo mẫu quảng cáo mà không cần chi phí thiết kế thêm.  

Bí quyết tổ chức sự kiện thành công

1. Thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để tổ chức sự kiện thành công, việc thuê công ty chuyên nghiệp là lựa chọn thông minh. Đơn vị này sẽ mang đến ý tưởng kịch bản sáng tạo và mới lạ, đồng thời chuẩn bị kế hoạch chi tiết và đề xuất phương án dự trù. Đặc biệt, họ cung cấp hỗ trợ thiết kế và in ấn chuyên nghiệp cho logo, poster, tờ rơi, và thư mời. Công ty tổ chức sự kiện cũng luôn cập nhật xu hướng mới để đảm bảo sự kiện luôn thu hút và mang tính đột phá. 

VietPower tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu Việt Nam. Là đơn tổ chức đa dạng loại hình sự kiện từ hội nghị, lễ khai trương, khánh thành, khởi công, liên hoan cuối năm,.. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline dể nhận ưu đãi hấp dẫn.  

Tham khảo: Top công ty tổ chức sự kiện uy tín – chuyên nghiệp tại Hà Nội

2. Chú ý vào từng chi tiết nhỏ nhất

Để tổ chức sự kiện thành công, điều quan trọng là chú ý đến từng chi tiết nhỏ. Việc gửi thư mời và xây dựng danh sách khách mời cụ thể không thể bỏ qua. Luôn duy trì liên lạc chặt chẽ với khách hàng để xác nhận và dự trù số lượng người tham dự. Đơn vị tổ chức nên tỏ ra chuyên nghiệp và chu đáo với công việc “hậu sự kiện”, gửi thư cảm ơn và chia sẻ hình ảnh sự kiện sẽ tăng sự hài lòng của khách hàng. 

3.  Thông điệp được truyền tải qua kịch bản với nội dung hấp dẫn

Một sự kiện mà thành công đòi phải truyền tải được thông điệp đến với khán giả. Kịch bản tổng quát giúp điều hòa thời gian và địa điểm, cùng với các hoạt động chính. Kế đến là kịch bản MC sự kiện, quan trọng để truyền tải tinh thần sự kiện và gắn kết khán giả. Ngoài ra, kịch bản âm thanh, ánh sáng chỉ đạo hiệu ứng sân khấu, âm thanh và hình ảnh. Để thành công, cần chú ý đến địa điểm, thời tiết, đội ngũ triển khai và kế hoạch truyền thông. Đây là cách hiệu quả để đảm bảo sự kiện gây ấn tượng và thành công.

Trên đây là kinh nghiệm lập kế hoạch tổ chức sự kiện của VietPower chia sẻ đến với bạn. Mong rằng thông tin này phần nào giúp cho bạn thuận lợi trong quá trình lên kế hoạch. Qua đó, góp phần tổ chức chương trình sự kiện thành công tốt đẹp. Nếu còn bất kỳ thắc mắc hay cần tư vấn về kế hoạch tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ ngay với VietPower để nhận hỗ trợ và tư vấn chi tiết. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.