Cách lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện từ chi tiết từ A – Z dễ dàng

Kế hoạch tổ chức sự kiện giống như kim chỉ nam giúp cho chương trình sự kiện của bạn diễn ra thành công nhất, chuyên nghiệp, gây ấn tượng mạnh mẽ tới khách mời tham dự. Có thể nói kế hoạch chính là yếu tố quan trọng nhất quyết định tới sự thành công hay thất bại sự kiện. Với kinh nghiệm đã tổ chức những sự kiện lớn, VietPower sẽ chia sẻ các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết cho mọi loại hình sự kiện một cách đơn giản và nhanh nhất. 

Xem chi tiết: Tổ chức sự kiện là gì? Cách tổ chức sự kiện hiệu quả

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Để có thể thực hiện tổ chức chương trình sự kiện một cách chỉn chu, chuyên nghiệp, việc lập kế hoạch tổ chức cho sự kiện ấy là vô cùng quan trọng. Có thể thấy rõ vai trò của điều này như sau:

– Giúp bạn hình dung rõ hơn hệ thống và chi tiết các hạng mục công việc, nhằm phối hợp và sử dụng tối ưu các nguồn lực để có thể thực hiện tốt sự kiện muốn tổ chức.

– Nắm được tiến độ và thời gian chuẩn bị và triển khai thực hiện các hạng mục trước khi sự kiện diễn ra.

– Xác định trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân; nên nó chính là cơ sở chuẩn bị, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát cũng như đánh giá kết quả.

–  Xác định được những sự cố phát sinh cũng như biện pháp đề phòng và khắc phục điều này và chủ động tiến hành những biện pháp khắc phục khi có vấn đề phát sinh.

Quy trình lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện từ A – Z

Mỗi một loại hình sự kiện sẽ có tính chất và quy mô khác nhau. Vậy nên để chương trình sự kiện diễn ra thuận lợi và thành công bạn cần chuẩn vị kỹ mẫu kế hoạch và xây dựng được kịch bản hoàn chỉnh. 

1.  Xác định hình thức tổ chức chương trình sự kiện

Mỗi sự kiện sẽ có mục đích tổ chức khác nhau: tiệc tất niên cuối năm, buổi ra mắt sản phẩm, lễ trao giải, tri ân khách hàng,…Trước khi bắt đầu lập kế hoạch tổ chức bạn cần nắm rõ được sự kiện tổ chức là gì? Đây đều là một trong những công việc quan trọng giúp bạn định hướng công việc, các hạng mục cần chuẩn bị tiếp theo. 

2.  Xác định được mục tiêu và kết quả được 

Bước quan trọng tiếp theo của kế hoạch tổ chức sự kiện là cần xác định được mục tiêu sự kiện. Từ công việc xác định được mục tiêu sau đó mới có thể xây dựng ý tưởng chủ đề, lên kịch bản chương trình,…

Để có thể xác định được đúng mục tiêu cho sự kiện bạn hãy tự đặt ra một số câu hỏi: 

• Tại sao lại tổ chức chương trình sự kiện này? 
• Sự kiện đang được hướng tới đối tượng nào? 
• Sự kiện đang được chuẩn bị tổ chức là tiệc Gala hay sự kiện tri ân khách hàng
• Bạn muốn người tham dự sự kiện nhận được điều gì? 

Một khi xác định được mục tiêu và kết quả cần đạt được sau khi kết thúc sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thành công trong việc xây dựng quảng bá hình ảnh.

3. Xác định được thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Thời gian và địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố ảnh hưởng tới sự thành công của sự kiện. Bạn cần đảm bảo được thời gian và địa điểm tổ chức sẽ nhận được sự đồng ý của khách mời. Lựa chọn thời gian phù hợp để các khách mời đều có thể tham dự, bên cạnh đó địa điểm tổ chức cũng phải đảm bảo được vấn đề an ninh, thuận tiện cho việc đi lại. 

Xem ngay: 25+ Địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội sang trọng nhất 2023

4. Lên ý tưởng và chủ đề cho chương trình

Ý tưởng tổ chức sự kiện được ví như là “linh hồn” của sự kiện. Để sự kiện diễn ra thành công nhất, hoàn hảo nhất thì ý tưởng của sự kiện mang vai trò rất quan trọng vừa mới mẻ, vui tươi, thu hút khán giả. 

Một sự kiện có ý tưởng hay, bạn cần lưu ý những yếu tố sau: 

• Phù hợp với khách mời tham dự 
• Truyền tải được thông điệp của chương trình 
• Ý tưởng và chủ đề để sự kiện gây ấn tượng
• Nhấn mạnh đến sản phẩm và thương hiệu doanh nghiệp 

5. Xây dựng kịch bản và Timeline chương trình 

Xây dựng một kịch bản đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút và gây ấn tượng với khách hàng. Mỗi một loại hình sự kiện sẽ có mục đích và tính chất khác nhau tương ứng với một kịch bản của chương trình, kèm theo đó là timeline chi tiết với bố cục 3 phần: Khai mạc – nội dung chính – Bế mạc. 

Cùng với đó, bạn cần phải chuẩn bị 2 loại kịch bạn là: kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết. 

• Kịch bản tổng quát: là những nội dung chính mà bạn muốn xuất hiện trong chương trình với timeline cụ thể cho từng phần. Kịch bản tổng quát bao gồm: thời gian, nội dung, bảng phân công nhân sự,…Để có một chương trình thành công, gây được sự ấn tượng khi có một điểm nhất một cách hợp lý. 
• Kịch bản chi tiết (MC chương trình): ngoài việc trau chuốt cho ngôn từ tránh được các từ nhạy cảm, từ lóng thì cần phải truyền tải được nội dung và thông điệp của chương trình. Bên cạnh đó, việc lựa chọn MC dẫn chương trình có nhiều kinh nghiệm, khả năng dẫn dắt lôi cuốn và truyền tải được cảm xúc tới người nghe cũng là một trong yếu tố rất quan trọng. 

6. Lên danh sách khách mời cho chương trình 

Bạn cần lập ra danh sách khách mời để chương trình sự kiện diễn ra một cách chuyên nghiệp hơn, chu đáo: chỗ ngồi, quà lưu niệm cho khách, thực đơn,…Quan trọng nhất khách mời tham dự là những người tạo nên sự thăng hoa vì vậy hãy luôn quan tâm đến họ để có được sự ấn tượng tốt nhất. 

Danh sách khách mời tham dự được phân loại như sau: 

• Xác định được đối tượng sẽ tham dự 
• Lập danh sách khách mời tham gia sự kiện trước từ 2 -3 ngày tổ chức để chuẩn bị đón tiếp, sắp xếp chỗ ngồi. 
• Sau khi sự kiện kết thúc đừng quên gửi thư cảm ơn, ảnh kỉ niệm cho khách hàng.

7. Chuẩn bị dụng cụ, đồ dùng thiết kế backdrop

Mỗi một sự kiện sẽ có những thiết bị và hạng mục cần chuẩn bị khác nhau. Sau đây là các hạng mục chính và trang thiết bị bạn cần nắm được: 

• Thiết kế khu vực sân khấu: Backdrop, sân khấu,…
• Hình ảnh chương trình: Poster, Banner, phướn, giấy mời, standee,…theo chủ đề của chương trình sự kiện. 
• Âm thanh ánh sáng, màn hình Led, màn chiếu, máy chiếu 
• Nhân sự sự kiện: MC chương trình, ca sĩ, vũ đoàn, PG,…

  

Ở đây cho thuê khung backdrop sự kiện giá rẻ tại Hà Nội

Làm truyền thông cho sự kiện sẽ giúp bạn thông báo đến các khách tham dự, đối tác đồng thời cũng thu hút được khách hàng mục tiêu. Mỗi một loại hình sự kiện sẽ có tính chất khác nhau, vì vậy bạn cần xác định đầy đủ thông tin chương trình sự kiện để xây dựng chiến lược truyền thông. 

• Mục tiêu chương trình 
• Đối tượng 
• Thông điệp truyền thông 
• Các kênh truyền tải thông điệp: giấy mời, mạng xã hội,… 

9. Dự trù kinh phí 

Khi tổ chức chương trình dù quy mô nhỏ hay lớn bạn cũng cần phải dự trù kinh phí. Đó cũng là điều quan trọng trong một chương trình sự kiện, nếu bạn không dự trù kinh phí sẽ dẫn đến việc chi tiêu quá ngân sách gây ra sự thiếu sót, mất ấn tượng với khách hàng. 

Bạn cần nắm rõ kinh phí tổ chức của mình là bao nhiêu, danh sách những đồ cần mua để dự trù kinh phí chính xác nhất và xây dựng kế hoạch hợp lý tránh tình trạng lãng phí những thứ không cần thiết. 

10. Lên kế hoạch phương án dự phòng và quản lý rủi ro

Trong quá trình tổ chức, xảy ra rủi ro là điều không thể tránh, có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Một số những yếu tố rủi ro khách quan có thể xảy ra: thời tiết, thiết bị hỏng, lỗi kỹ thuật, mất điện,…

Vì vậy, luôn luôn có một phương án dự phòng để giảm tỷ lệ rủi ro và người tham gia tổ chức cần quan sát xử lý tình huống nhanh chóng nhất. 

11. Xác định tiến độ thực hiện 

Công việc xác định tiến độ thực hiện là bước quan trọng không thể bỏ qua. Ở giai đoạn này sẽ giúp cho sự kiện trong quá trình diễn ra sẽ giảm bớt rủi ro, sự cố không đáng có. Hoặc trong quá trình thi công nếu xảy ra vấn đề phát sinh, có thể kịp thời tìm phương án khác phù hợp. 

Trước sự kiện được diễn ra bạn cần rà soát tỉ mỉ và kiểm tra tiến độ thực hiện của các hạng mục sau: 

• Địa điểm tổ chức 
• Giấy phép đăng ký tổ chức sự kiện 
• Danh sách tham dự: chỗ ngồi, sơ đồ vị trí ngồi
• Nhân sự sự kiện 
• Các trang thiết bị sự kiện 

12. Đánh giá kết quả 

Sau khi sự kiện kết thúc, bạn nên gửi phiếu đánh giá cho những người tham gia sự kiện. Xem xét và tổng kết lại những phản hồi, ý kiến đóng góp của khách hàng. Từ đó bạn có thể đánh giá về mức độ hoàn thành mục tiêu của mình, rút kinh nghiệm những vấn đề đã phát sinh trong quá trình tổ chức. 

Mẫu bảng kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết

VietPower – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công 

VietPower là công ty tổ chức và tư vấn sự kiện chuyên nghiệp nhất trong lĩnh vực này. Hiện tại đã bước sang năm thứ 7 chúng tôi tổ chức các chương trình sự kiện và sự kiện trên toàn quốc cho rất nhiều doanh nghiệp. Kể từ khi thành lập đến nay chúng tôi đã tổ chức các chương trình sự kiện cho những doanh nghiệp có tiếng như Samsung, Bảo Việt, Vingroup, Manulife, Vietcombank, Techcombank, BIDV, TH True Milk, LG,… VietPower tự tin chúng tôi là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp nhất mà bạn có thể đặt trọn sự tin tưởng vào chúng tôi để tổ chức những chương trình sự kiện cho công ty, doanh nghiệp. VietPower cam kết mang tới cho các doanh  nghiệp những kịch bản sự kiện. 

Bên cạnh đó, chúng tôi còn cung cấp đa dạng về sản phẩm và các gói dịch vụ sự kiện để giúp quý khách hàng có đa dạng sự lựa chọn khi tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp của mình như: 

–  Dịch vụ Media quay phim, chụp ảnh chuyên nghiệp.

– Đội ngũ chuyên viên, MC sự kiện chuyên nghiệp có chuyên môn cao. Sau bao năm làm nghề họ có kinh nghiệm, sự năng động và nhiệt huyết – thứ mà bất kỳ MC sự kiện nào cũng cần phải có. 

– Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện theo gói yêu cầu khách hàng.

– VietPower luôn hỗ trợ tư vấn miễn phí cho khách hàng 24/7 bất kể khi nào khách hàng cần.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM