TỔ CHỨC HỘI NGHỊ

Tổ chức hội nghị là một hoạt động vô cùng phổ biến, đóng vai trò quan trọng mà hiện nay chúng ta có thể thấy ở trong bất kỳ doanh nghiệp, tập đoàn hay các tổ chức nào đó. Tuy nhiên có rất nhiều những sự nhầm lẫn giữa hội nghị và hội thảo, vì vậy bài viết hôm nay Vietpower – Công ty tổ chức Hội nghị hàng đầu miền Bắc sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hội nghị và cách tổ chức Hội nghị chuyên nghiệp.

Tổ chức Hội Nghị là gì?

Tổ chức Hội nghị là một cuộc họp quan trọng để bàn về những vấn đề lớn, có tổ chức nhằm bàn bạc công việc, chủ đề cụ thể nào đó nhằm tổng kết tình hình hoạt động đã qua, rút kinh nghiệm và bàn phương hướng hoạt động trong tương lai.

Các hình thức tổ chức Hội Nghị

Hiện nay các hình thức tổ chức hội nghị khá đa dạng, tùy thuộc vào mục đích của sự kiện mà chúng ta có thể liệt kê ra một số hình thức hội nghị chính như:

1. Hình thức hội nghị khoa học

Đây là hình thức hội nghị nhằm thảo luận hoặc công bố những kết quả nghiên cứu của các tổ chức, cá nhân. Tại hội thảo những chuyên gia và diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và cùng nhau thảo luận với những người có chuyên môn, hiểu biết về khoa học. Vì vậy hình thức hội nghị này không thiên về mục đích quảng bá hình ảnh, thương hiệu cho doanh nghiệp.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

► Tìm hiều thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Kịch bản, Hình thức tổ chức sự kiện

Tổ chức hội nghị 8

2. Hình thức hội nghị ra mắt sản phẩm 

Mục đích của hội nghị này nhằm công bố, giới thiệu, quảng bá sản phẩm mới mà doanh nghiệp chuẩn bị chính thức đưa ra bày bán trên thị trường. Đây là bước đệm quan trọng giúp doanh nghiệp khẳng định thương hiệu và sự chuẩn bị kỹ càng trước khi trình sản phẩm tới tay khách hàng. Với hình thức này thì rất cần yếu tố truyền thông để giúp họ lan tỏa thương hiệu tới khách hàng hơn nữa.

►Tìm hiểu: Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hấp dẫn

Tổ chức hội nghị 3

3. Hình thức hội nghị tri ân khách hàng

Đây là hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp lớn nhỏ, sự kiện này thường được tổ chức hàng năm, thường là vào cuối năm nhằm tri ân khách hàng, đối tác quan trọng đã tin tưởng, đồng hành cùng doanh nghiệp trong năm vừa qua. Tiếp nhận những ý kiến đóng góp của khách hàng để ngày càng hoàn thiện chất lượng dịch vụ và sản phẩm, từ đó có những bước cải tiến hơn trong chất lượng phục vụ khách hàng, gia tăng sự gắn kết với đối tác và khách hàng tiềm năng, để ngày càng tăng sức cạnh tranh trên thị trường.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Tổ chức hội nghị 2

4. Hình thức hội nghị Workshop

Một hình thức hội nghị cũng khá phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay, mục đích của một buổi hội nghị workshop là đem đến những chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng… Bên cạnh đó những người tham gia buổi thảo luận này sẽ được lĩnh hội những kiến thức, kỹ năng hay những chia sẻ những điều mình biết với mọi người tham gia.

Có thể bạn quan tâm:

Tổ chức hội nghị 10

5. Hình thức hội nghị thượng đỉnh

Hội nghị thượng đỉnh là một hội nghị cấp cao, với sự tham gia của các nguyên thủ của quốc gia hoặc nguyên thủ quốc tế để bàn về các vấn đề kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh,… Sự chuẩn bị cho hội nghị này cần sự chu đáo, kỹ càng và an toàn tuyệt đối, đảm bảo có các phương án dự phòng trong trường hợp khẩn cấp.

6. Hình thức hội nghị tổng kết cuối năm

Đây là hình thức được tổ chức thường niên vào cuối năm tại mỗi doanh nghiệp. Sự kiện được thực hiện nhằm tổng kết tình hình phát triển, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó rút ra những bài học và vạch chiến lược phát triển kinh doanh cho năm tiếp theo.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Tổ chức hội nghị 1

Trên đây là một vài hình thức tiêu biểu về hình thức tổ chức hội nghị, vậy để tổ chức một buổi Hội nghị thành công thì bạn phải thực hiện các bước như thế nào? Hãy vùng Vietpower giới thiệu tiếp đến bạn ở phần tiếp theo này nhé.

Quy trình các bước tổ chức Hội Nghị

1. Xác định chủ đề

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức hội nghị đó chính là xác định chủ để rõ ràng và cụ thể sẽ giúp cho bước lên kế hoạch càng dễ dàng hơn. Đồng thời, việc xác định chủ đề trước khi thực hiện sẽ giúp bạn có thể tổ chức hội nghị xoay quanh đó và tránh được tình trạng lạc đề. Có thể nói chủ đề là cơ sở phác thảo nội dung, kế hoạch cho sự kiện.

Tổ chức hội nghị 6

2. Lên kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết 

Lập kế hoạch chi tiết là một bước vô cùng quan trọng trong các khâu tổ chức hội nghị, để bạn có thể bám sát và thực hiện theo từng bước theo kế hoạch, đảm bảo chương trình diễn ra theo đúng những gì đã lập ra. Trong bản kế hoạch này, bạn cần thể hiện được các yếu tố sau: 

  • Xác định mục tiêu tổ chức hội nghị.
  • Nghiên cứu đối tượng và lên danh sách khách mời dự kiến tham dự hội nghị: Việc xác định đúng đối tượng khách mời đóng vai trò quan trọng tạo lên thành công của một cuộc hội nghị, bạn cần xem xét đối tượng khách mời hội nghị là ai và họ có phù hợp và có sự quan tâm hiểu biết với chủ đề và mục tiêu tổ chức hội nghị hay không, để ban tổ chức bước đầu phác thảo chân dung khách hàng tham dự hội nghị.

+ Việc lựa chọn đúng đối tượng khách hàng dựa trên các đặc điểm như: Giới tính, tuổi tác, nghề nghiệp, thu nhập, khu vực sống, tình trạng hôn nhân, sở thích, lĩnh vực nghiên cứu, chức vụ,… Việc xác định sai đối tượng sẽ làm giảm hiệu quả thành công của một chương trình hội nghị.

  • Xây dựng nội dung chính sẽ truyền đạt trong chương trình và ước lượng thời gian cho các bài phát biểu của khách mời.
  • Xây dựng ngân sách chi tiết cho việc tổ chức hội nghị, đảm bảo cho việc chi tiêu theo kế hoạch cho các mục chính mà không lãng phí vào các mục không cần thiết.
  • Lên kịch bản, timeline chi tiết về chương trình và phương án dự trù đối với những rủi ro có thể xảy ra.

3. Lựa chọn địa điểm & thời gian tổ chức phù hợp

Địa điểm tổ chức hội thảo cần đáp ứng được quy mô và phù hợp với tính chất của hội nghị. Đảm bảo được các yếu tố như giao thông thuận lợi, dễ tìm đường, an ninh cao, và nơi diễn ra hội nghị phải hiện đại đáp ứng đầy đủ các trang thiết bị thiết yếu của một cuộc hội nghị bao gồm sân khấu, máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, mic phát biểu,…

Không chỉ vấn đề địa điểm mà vấn đề thời gian cũng vô cùng quan trọng, việc quyết định thời gian phụ thuộc vào nhiều yếu tố và thời gian nghỉ của khách mời, thường các buổi hội nghị sẽ được ưu tiên tổ chức vào cuối tuần và số lượng người tham dự cũng đông hơn những ngày thường khác. Việc quyết định thời gian tổ chức cũng phải được lên kế hoạch sớm để kịp thông báo, gửi thiệp mời tới khách mời  để họ sắp xếp thời gian tham dự.

Có thể bạn quan tâm:

4. Chuẩn bị tổ chức hội nghị

Sau khi đã có một bản kế hoạch triển khai chi tiết, hoàn chỉnh và đã xác định được thời gian, địa điểm tổ chức. Lúc này tiến hành chuẩn bị cho hội nghị là một điều tất yếu. Bạn bắt đầu cho các khâu setup hội nghị như:

  • Chuẩn bị không gian tổ chức hội và đảm bảo đầy đủ các trang thiết bị luôn sẵn sàng cho các bài phát biểu. 
  • Chuẩn bị các dịch thiết đã khách như tiệc teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón ( nếu cần thiết)
  • Truyền thông cho hội nghị
  • In ấn tài liệu cho khách mời
  • Phát thư mời cho khách tham dự.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Tổ chức hội nghị 4

5. Tổ chức hội nghị

Như vậy với 5 bước trên bạn đã đi được một nửa chặng đường để tổ chức một chương trình hội nghị thành công rồi. Bước tổ chức hội nghị chính là phần cốt lõi và chính thức của một buổi hội nghị. Trong khi tổ chức bạn cần có một người điều phối đội ngũ thực hiện chương trình chuyên nghiệp để đảm bảo mỗi người sẽ có trách nhiệm và vị trí công việc khác nhau, cùng nhau phối hợp thực hiện. Cần chu đáo từ các khâu đón tiếp khách mời, sắp xếp vị trí ngồi, điều hành hậu trường sân khấu, đảm bảo mọi thiết bị và nội dung kĩ thuật được điều khiển trơn tru. Người điều phối còn có trách nhiệm theo sát và linh hoạt xử lý các sự cố về máy móc, khách mời linh hoạt với các phương án dự phòng, để một cuộc hội nghị được diễn ra tốt đẹp từ đầu đến cuối.

Tổ chức hội nghị 9

6. Kết thúc chương trình

Tại phần kết của buổi hội nghị, bạn có thể kết hợp tặng quà cho khách mời và người tham dự hoặc gửi kèm các tài liệu để khách mời có thêm thời gian nghiên cứu khi rời khỏi hội nghị.

7. Đánh giá hiệu quả hội nghị

Sau khi kết thúc hội nghị thì đừng quên phần đáng giá về mức độ thành công của hội nghị. Việc đánh giá dựa trên thực tế số lượng khách mời tham dự chương trình, những ý kiến đóng góp của khách mời và hiệu ứng truyền thông đem lại cho doanh nghiệp, tổ chức sau chương trình hội nghị. Bên cạnh đó sau hội nghị bạn cũng sẽ phải tổng kết lại những thiếu sót, những điều chưa hài lòng trong quá trình tổ chức sự kiện để rút ra những bài học kinh nghiệm để những lần tiếp theo được tổ chức tốt hơn và chuyên nghiệp hơn.

Tổ chức hội nghị 5

Trên đây là những kiến thức bổ ích về Tổ chức hội nghị Quy trình tổ chức hội nghị mà Vietpower đã tổng hợp từ những kinh nghiệm tổ chức Hội nghị chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp tổ chức lớn nhỏ trên cả nước. Việc tổ chức Hội nghị theo một quy trình cụ thể sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức thực hiện, đồng thời hạn chế được các rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện. Để tổ chức một hội nghị thành công yêu cầu bạn phải nắm chắc được các kiến thức và quy trình thực hiện hội nghị. Đừng lo nếu bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức hội nghị chuyên nghiệp vì hiện nay có rất nhiều các đơn vị uy tín chuyên tổ chức các chương trình sự kiện, hội nghị, sẵn sàng cùng bạn thực hiện ý tưởng, kế hoạch, thực hiện chương trình khiến khách hàng hài lòng tâm đắc và Vietpower tự tin là một trong các công ty tổ chức sự kiện hội nghị uy tín đó.

VietPower – Công ty tổ chức Hội Nghị chuyên nghiệp

Vietpower Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chuyên tổ chức sự kiện hội nghị uy tín hàng đầu cả nước hiện nay. Chúng tôi đã tổ chức thành công hàng ngàn sự kiện hội nghị với quy mô lớn nhỏ khác nhau ở khắp các tỉnh thành trên cả nước. Cùng với đội ngũ sáng tạo, kinh nghiệm và nhiệt huyết, chúng tôi tự tin là một đơn vị đồng hành uy tín, giúp bạn thực hiện các chương trình hội nghị chuyên nghiêp, thành công gây được tiếng vang lâu dài tới khách hàng của bạn.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Top 10 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất tại Hà Nội 5

Thông tin về chúng tôi:

  • Công ty Cổ Phần Truyền thông và Sự kiện VIETPOWER
  • Trụ sở chính: Số 137A4, KĐTM Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội
  • Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
  • Chi nhánh TP.HCM: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P.Bến Nghé – Q.1 – TP. HCM
    Hotline: 0867.12.8688
    Mail: contact@viet-power.vn
    Fanpage: https://www.facebook.com/Vietpowerteambuilding/

Các hình thức Teambulidng

Tin nổi bật

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0867.12.8688