Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết hấp dẫn nhất 2023

Kế hoạch tổ chức hội nghị được coi là “ kim chỉ nam” giúp hoạt động của chương trình được triển khai hợp lý, khoa học và thuận lợi nhất. Để một chương trình hội nghị diễn ra thành công, việc lập kế hoạch tổ chức luôn cần tiến hành đầu tiên và dày công chuẩn bị để đảm bảo được tính khả thi của chương trình. Vì vậy, việc xây dựng một bản kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết, chỉn chu là một điều khó khăn. Hãy cùng đồng hành cùng VietPower xây dựng bản kế hoạch tổ chức chương trình chi tiết, cụ thể và chuyên nghiệp để mang lại thành công cho sự kiện.

Thông tin chi tiết về: Tổ chức hội nghị là gì? Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết hấp dẫn nhất 2023

Trong khoảng thời gian gần đây, các chương trình hội nghị được đầu tư nhiều hơn trong các doanh nghiệp, công ty lớn nhỏ. Những chương trình hội nghị chính là cầu nối giữa các doanh nghiệp, khách hàng, nhờ đó thúc đẩy doanh nghiệp tiến xa hơn trong thị trường kinh doanh. Do đó, cần xây dựng một kế hoạch chi tiết và cụ thể để mang đến một chương trình hội nghị thành công thuận lợi. 

Tùy theo mong muốn, nhu cầu và ngân sách của mỗi doanh nghiệp sẽ có cách triển khai kế hoạch tổ chức hội nghị khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, kế hoạch tổ chức hội nghị sẽ dựa trên các bước như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu tổ chức hội nghị

Trước tiên, để tổ chức một chương trình hội nghị cần phải xác định mục tiêu tổ chức. Tùy vào mỗi loại mục tiêu hội nghị sẽ gắn với một loại hình tổ chức phù hợp. Thông thường, các sự kiện thường được tổ chức nhằm tri ân khách hàng, bên cạnh đó có thể kết hợp với hoạt động ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới của công ty

Chẳng hạn như, nếu doanh nghiệp muốn tổ chức hội nghị với mục tiêu tri ân khách hàng, đối tác kết hợp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ thì loại hình phù hợp mà doanh nghiệp nên chọn là hội nghị tri ân khách hàng kết hợp ra mắt sản phẩm. Nếu doanh nghiệp lựa chọn loại hình tổ chức workshop sẽ phù hợp với mục tiêu chia sẻ kiến thức… 

Một chương trình hội nghị có thể có một hoặc nhiều mục đích khác nhau. Các hoạt động trong sự kiện sẽ được triển khai để làm nội bật những mục đích cốt lõi. Và cũng nhờ vào việc xác định những mục đích ban đầu mà doanh nghiệp có thể đánh giá được mức độ thành công của sự kiện. 

Bước 2: Xác định chủ đề hội nghị

Mỗi doanh nghiệp khi tổ chức một chương trình hội nghị đều mong muốn có một chương trình mang đậm đặc trưng thương hiệu. Vì vậy, chúng ta cần sáng tạo một chủ hội nghị để gắn liền với hình ảnh đặc trưng cũng như văn hóa của doanh nghiệp. 

Các hoạt động bao gồm trang trí sân khấu, thiết kế không gian hay xây dựng nội dung sự kiện…đều sẽ xoay quanh chủ đề hội nghị đã xác định. Hãy đảm bảo rằng sự kiện hội nghị của doanh nghiệp sẽ luôn mang dấu ấn riêng và để lại cho khách hàng những ấn tượng đặc biệt ngay từ khi đặt chân và hội nghị của doanh nghiệp

Bước 3: Phác thảo ý tưởng tổ chức

Bước tiếp theo trong kế hoạch tổ chức hội nghị là lên ý tưởng cho chương trình. Các ý tưởng sẽ được sáng tạo dựa vào mục tiêu và chủ đề của chương trình. Hiện nay, bên cạnh những hoạt động chính của hội nghị, hầu hết các hội nghị thường được tổ chức sẽ đan xen với các hoạt động vui chơi giải trí, văn nghệ, mini game để thu hút sự quan tâm của người tham gia chương trình. 

Mọi người trong nhóm sẽ cần bàn bạc với nhau để xây dựng và đưa ra những ý tưởng độc đáo, mới lạ. Cần phân tích xem xét để thống nhất đưa ra một ý tưởng hay và phù hợp nhất. Những ý tưởng mới lạ, độc đáo sẽ giúp doanh nghiệp tăng thêm khả năng thành công của sự kiện.

Có rất nhiều ý tưởng triển khai cho sự kiện nhưng cần đảm bảo những yếu tố sau:

• Thông điệp, ý nghĩa mà chương trình mong muốn truyền tải
• Giá trị văn hóa, cốt lõi bên trong của mỗi doanh nghiệp
• Sự đầu tư mới lạ
• Dấu ấn tốt đẹp doanh nghiệp muốn để lại trong lòng các khách mời 

Bước 4: Xây dựng kịch bản tổ chức

Khi xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức hội nghị, sáng tạo là yếu tố quan trọng để mang đến sự hấp dẫn của chương trình hội nghị với khách hàng và mang lại dấu ấn của doanh nghiệp. Do đó, hãy luôn lấy sự sáng tạo, khác biệt làm tiên quyết trong việc xây dựng kịch bản để mang đến chương trình hội nghị sự độc đáo, mới mẻ.

Một kịch bản hội nghị sẽ được triển khai theo trình tự các bước và theo timeline nhất định. Dưới đây là các đề mục thường xuất hiện trong kịch bản hội nghị cơ bản:

• Đón tiếp khách mời
• Thông báo khách hàng ổn định vị trí
• Tiết mục văn nghệ mở màn
• Tuyên bố lý do tổ chức hội nghị
• Giới thiệu các thành phần tổ chức, khách mời tham gia sự kiện
• Đại diện doanh nghiệp phát biểu khai mạc chương trình
• Thực hiện các nội dung chính: giới thiệu sản phẩm, tri ân khách hàng, tổng kết, cảm nghĩ,…
• Văn nghệ, minigame và trò chơi bốc thăm trúng thưởng
• Bế mạc chương trình

Lưu ý: Tùy theo mục đích của hội nghị mà mỗi doanh nghiệp sẽ thay đổi nội dung kịch bản sao cho phù hợp. Ngoài những mục cơ bản đã nếu trên, bạn có thể thêm, bớt các hoạt động trong kịch bản để tạo sự sáng tạo trong kịch bản.

Xem chi tiết: Mẫu kịch bản tổ chức chương trình hội nghị chi tiết độc đáo nhất

Bước 5: Lập danh sách khách mời

Đây là việc làm rất cần thiết mỗi khi tổ chức hội nghị. Trước khi in ấn thiệp mời, ban tổ chức cần phải kiểm tra rà soát lại danh sách khách mời nhiều lần để tránh bỏ sót những khách mời quan trọng. Trường hợp khách mời ban đầu chưa đủ khi thời gian hội nghị cận kề sắp diễn ra, ban tổ chức cần linh hoạt xử lý ngay lập tức việc gửi thư mời điện tử.

Bước 6: Xác định địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau nhưng có lẽ yếu tố quan trọng hơn hẳn chính là số lượng khách tham gia. 

Với các chương trình có quy mô nhỏ, doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức ngay tại phòng họp ở văn phòng làm việc. 

Đối với các sự kiện hội nghị có quy mô lớn, những địa điểm có sức chứa lớn như như khách sạn, trung tâm hội nghị, trung tâm sự kiện là lựa chọn phù hợp hơn. 

Đồng thời, khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị, cần xem xét thêm các yếu tố:

• Vị trí
• Bãi gửi xe
• Trang thiết bị phục vụ
• Chất lượng dịch vụ liên quan
• Giá cả

Tham khảo:

• 15 Trung tâm tổ chức hội nghị tại Hà Nội
• 10 trung tâm tổ chức hội nghị tại TpHCM

Bước 7: Xác định thời điểm tổ chức

Việc lựa chọn thời gian để tổ chức hội nghị là việc cực kỳ quan trọng, và sẽ tác động trực tiếp đến chất lượng và quá trình diễn ra của sự kiện.

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức vào những ngày cuối tuần để khách mời có thể dễ dàng sắp xếp công việc đến tham dự hội nghị. Như vậy sẽ đảm bảo số khách mời mà bạn đã lập ra. Ngoài ra, theo truyền thống của người Việt, việc chọn ngày giờ lành trong những ngày có việc quan trọng sẽ đem sự thuận lợi hanh thông trong mọi việc.

Bước 8: Lập bảng dự trù ngân sách

Bước tiếp theo là lập bảng dự trù ngân sách. Cần liệt kê chi tiết cụ thể những khoản cần chi tiêu để dễ dàng quản lý chi phí. Khi tổ chức hội nghị, mỗi doanh nghiệp sẽ có một khoản ngân sách nhất định để chi tiêu cho hội nghị. Để việc chi tiêu cho tổ chức hội nghị phù hợp với nguồn ngân sách được giới hạn, cần có một bản dự trù kinh phí cần bỏ ra. Ban tổ chức nên khảo sát giá cho từng hạng mục để có thể lập bảng dự trù kinh phí sát nhất với thực tế mọi công việc sẽ trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn. 

Trong trường hợp dự trù kinh phí cao hơn ngân sách dự trù nhưng phù hợp với nội dung sự kiện và nằm trong khả năng cho phép của công ty thì bản kế hoạch chi phí này vẫn được duyệt. Tuy nhiên, bạn nên hạn chế dự trù chi phí chênh lệch quá lớn với ngân sách cho phép sẽ khiến bản dự trù sẽ không được duyệt và giải ngân.

Những hạng mục cần lưu ý:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị
• Chi phí thiết kế ý tưởng, banner, bandroll…
• MC, nhóm nhảy, ca sĩ
• Hoa, quà tặng tri ân khách mời

Xem chi tiết: Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức Hội Nghị chi tiết nhất 2023

Bước 9: Marketing quảng bá cho hội nghị

Một trong những yếu tố không kém phần quan trọng làm nên thành công của chương trình là truyền thông marketing. Để sự kiện có sức lan tỏa, thu hút mọi người, công tác truyền thông cần được chú trọng và đầu tư. Tuy theo quy mô, tính chất của sự kiện mà kế hoạch truyền thông sẽ có sự khác nhau. 

Bạn có thể xây dựng kế hoạch theo 3 giai đoạn: trước sự kiện, trong sự kiện, sau sự kiện để có thể thực hiện kế hoạch một cách dễ dàng và không bỏ sót những điểm quan trọng.

• Trước sự kiện: truyền thông nhằm thu hút đám đông về thời gian địa điểm tổ chức, những nội dung hấp dẫn ấn tượng sẽ có trong sự kiện. Doanh nghiệp có thể yêu cầu khách hàng chia sẻ thông tin về hội nghị, hội thảo kèm những hashtag trên các nền tảng mạng xã hội. Với những status chia sẻ nào được nhiều tương tác sẽ dành được những phần quà từ doanh nghiệp. Hoạt động truyền thông này có thể triển khai trên các nền tảng số: website, fanpage, các trang mạng xã hội như facebook, tiktok…
• Trong sự kiện: đội ngũ media tích cực quay video, chụp ảnh về sự kiện để cập nhật liên tục trên các trang thông tin của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể livestream hội nghị ngay trên fanpage trong thời gian diễn ra sự kiện nhằm tạo ra một cộng đồng online khổng lồ cùng theo dõi sự kiện.
• Sau sự kiện: Chia sẻ thông tin liên tục, sau khi kết thúc hội nghị, hội thảo, hãy tổng hợp thông tin, hình ảnh, các link bài báo, video về hội nghị kèm theo lời cảm ơn khách mời đã đến sự kiện và chia sẻ chúng một cách rộng rãi và liên tục nhằm kéo dài sức sống của hội nghị, hội thảo. Truyền thông sau sự kiện cũng để khán giả nhìn thấy hình ảnh của chính họ trong sự kiện, bạn bè của họ cũng sẽ thấy và tò mò tham dự các hội thảo tiếp theo.

Bước 10: Tổ chức hội nghị diễn ra

Khi tổ chức hội nghị, người làm công tác tổ chức cần bám sát kịch bản, timeline để có những quyết định, chỉ đạo chính xác nhằm mang đến chương trình hội nghị chuyên nghiệp nhất. Bên cạnh đó, ban tổ chức cần phải theo dõi sát sao thái độ làm việc và tiến độ công việc của các bộ phận để chương trình diễn ra một cách tốt nhất. Đồng thời, ban tổ chức nên có sẵn những phương án dự phòng cho những trường hợp không may xảy ra để ngay khi phát hiện ra sai sót có thể xử lý, giải quyết một cách nhanh chóng không gây ảnh hưởng nặng nề. 

Bước 11: Kết thúc hội nghị

Sau khi hội nghị kết thúc, đội ngũ PG, lễ tân sẽ hướng dẫn khách ra về đồng thời trao tặng những phần quà và gửi lời cảm ơn tới khách tham dự sự kiện. Sau đó, đội ngũ hậu cần sẽ thu dọn thiết bị, dọn dẹp không gian tổ chức để bàn giao lại mặt bằng.

Ngoài ra, sau khi chương trình kết thúc, đội ngũ tổ chức cần có một cuộc họp tổng kết sau sự kiện nhằm đánh giá và rút kinh nghiệm sau hội nghị. Thông qua cuộc họp này, ban tổ chức sẽ rút kinh nghiệm để tổ chức những chương trình hội nghị sau này sẽ chuyên nghiệp hơn. 

Có thể bạn quan tâm: Top 10 thực đơn teabreak hội nghị  chất lượng nhất

Một số lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị

Hội nghị là hoạt động cần thiết của công ty, là cơ hội để giao lưu với khách mời, đồng thời xây dựng hình ảnh quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp. Vì thế khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị cần chú ý đến một số vấn đề sau:

Chuẩn bị đầy đủ các bước cơ bản: mooic hội nghị sẽ có những kế hoạch khác nhau, các bước khác nhau. Nhưng để tổ chức một chương trình hội nghị chuyên nghiệp, cần tuân thủ trình tự các bước, khi bỏ qua một bước là đang làm hỏng đi sự chỉn chu và làm mất đi sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp

Chuẩn bị kế hoạch dự phòng rủi ro: Trong quá trình tổ chức hội nghị, có thể sẽ phát sinh các rủi ro không lường trước được dẫn tới sự thất bại không đáng có. Những sự cố thường gặp như hệ thống âm thanh, ánh sáng gặp trục trặc, chập điện, sự cố kỹ thuật, ảnh hưởng của thời tiết. Và cần lập ra những kế hoạch để xử lý, khắc phục những rủi ro đó.

 Lưu ý về chạy thử chương trình: Cho dù sự kiện có quy mô lớn hay nhỏ, để tránh sai sót, trong bản kế hoạch tổ chức hội nghị cần yêu cầu chạy thử chương trình. Yêu cầu các bộ phận chạy riêng từng phần, và có một buổi tổng duyệt để chạy thử toàn bộ chương trình.

VietPower – Công ty tổ chức sự kiện Hội Nghị chuyên nghiệp

Tự hào là một trong những đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không chỉ ở miền Bắc mà trên khắp cả nước. Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn và báo giá  miễn phí.

VietPower cam kết đem lại giá trị tốt nhất cho khách hàng, là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp mà bạn có thể yên tâm lựa chọn. Với đội ngũ nhân sự năng động và giàu nhiệt huyết, chúng tôi luôn cập nhật xu hướng mới của thị trường để đem đến chương trình với chất lượng tốt nhất, thành công và chuyên nghiệp.

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp và hiện đại
• Đảm bảo đúng quy trình, giám sát chặt chẽ
• Khảo sát, thiết kế thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng

Hy vọng rằng, với những chia sẻ trong bài viết trên đây, các bạn cũng sẽ hiểu rõ hơn về cách lập kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết và chuyên nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào trong vấn đề tổ chức hội nghị, sự kiện, hãy liên hệ với VietPower để nhận được sự tư vấn tốt nhất nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM