Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết hấp dẫn nhất 2023

Kế hoạch tổ chức hội nghị được xem là “bản chỉ dẫn” giúp cho mọi hoạt động của hội nghị được triển khai hợp lí và khoa học nhất. Trước khi tổ chức một chương trình hội nghị, kế hoạch tổ chức luôn phải được xây dựng và xem xét rất nhiều lần để đảm bảo tính khả thi của nó. Do đó, việc xây dựng một bản kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết, chuyên nghiệp thực sự không dễ dàng. Vậy nên, với mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khá chi tiết dưới đây, VietPower hy vọng sẽ mang đến cho bạn cái nhìn sâu hơn về kế hoạch tổ chức hội nghị. 

Tham khảo: Tổ chức hội nghị là gì? Cách hình thức tổ chức hội nghị

Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết hấp dẫn nhất 2022

Trong những năm gần đây, các chương trình hội nghị được đầu tư nhiều hơn trong các tổ chức, doanh nghiệp và trở thành chiếc cầu để kết nối, đưa tổ chức, doanh nghiệp tiến xa hơn trong lĩnh vực hoạt động và cả trong thị trường kinh doanh. Và cũng chính vì thế, khi tổ chức các chương trình hội nghị, doanh nghiệp luôn muốn xây dựng một kế hoạch cụ thể, chi tiết để tổ chức một hội nghị chỉn chu nhất. 

Khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị, bạn cần lưu ý một số điều sau:

• Đầy đủ các bước cơ bản: thông thường, kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ gồm rất nhiều bước. Bản kế hoạch tổ chức mà VietPower sẽ gợi ý dưới đây có 12 bước cơ bản. Và để tổ chức một chương trình hội nghị chuyên nghiệp, việc tuân thủ các bước là rất cần thiết. Khi bạn bỏ qua một bước, chính là bạn đang phá hỏng đi sự chỉn chu và chuyên nghiệp của một sự kiện. 
• Chuẩn bị kế hoạch dự phòng rủi ro: Trong quá trình chuẩn bị và tổ chức một sự kiện, sẽ có rất nhiều thứ sẽ xảy ra mà chúng ta không thể lường trước được. Những sự cố thường gặp nhất là mất điện, sự cố kỹ thuật, ảnh hưởng của thời tiết. Tuy nhiên, đây cũng chỉ là một phần trong các sự cố có thể xảy đến. Và kế hoạch dự phòng rủi ro chính là để khắc phục các tình huống đó. 

Với một bản kế hoạch tổ chức, khi xây dựng, tùy theo mong muốn, yêu cầu và nguồn ngân sách của doanh nghiệp mà các công việc triển khai trong kế hoạch sẽ có những thay đổi. Tuy nhiên, về cơ bản, kế hoạch tổ chức chương trình hội nghị vẫn sẽ trải qua các bước như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu tổ chức 

Để tổ chức một sự kiện hội nghị hiệu quả và chuyên nghiệp, trước tiên, doanh nghiệp phải xác định được mục tiêu tổ chức. Với mỗi loại mục tiêu khác nhau sẽ có một loại hình tổ chức hội nghị phù hợp. 

Nếu doanh nghiệp muốn tổ chức một hội nghị nhằm mục tiêu tri ân khách hàng, đối tác, quảng bá sản phẩm thì loại hình hội nghị phù hợp với doanh nghiệp lúc này là hội nghị tri ân khách hàng kết hợp ra mắt sản phẩm. Nếu doanh nghiệp tổ chức hội nghị nhằm chia sẻ kiến thức, hội nghị workshop là lựa chọn phù hợp. 

Một sự kiện hội nghị của doanh nghiệp có thể có một mục đích hoặc gồm nhiều mục đích khác nhau. Khi đã có mục đích tổ chức cụ thể, các hoạt động trong sự kiện hội nghị sẽ được triển khai để làm nổi bật được mục đích ban đầu. 

Với mục đích này, khi kết thúc hội nghị, ban tổ chức sẽ dựa vào để đánh giá thành công của sự kiện.

Bước 2: Xác định chủ đề hội nghị

Đại đa số các doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị đều mong muốn có một chương trình hội nghị mang đậm màu sắc thương hiệu. Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần sáng tạo một chủ đề gắn liền với văn hóa doanh nghiệp, hình ảnh đặc trưng của doanh nghiệp.

Với chủ đề này, các hoạt động liên quan đến sự kiện như: trang trí, thiết kế không gian, nội dung chương trình,…đều phải xoay quanh chủ đề. Sự kiện hội nghị của doanh lúc này sẽ mang nét đặc trưng riêng và gây cho khách hàng ấn tượng ngay từ khi bước chân vào khu vực tổ chức hội nghị. 

Bước 3: Xây dựng ý tưởng tổ chức 

Ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng thường sẽ được sáng tạo sao cho phù hợp chủ đề và mục tiêu tổ chức. Ngày nay, để thu hút sự quan tâm, chú ý và gây được ấn tượng với khách mời, các chương trình hội nghị thường được tổ chức kết hợp với các hoạt động giải trí như: tiết mục văn nghệ, các trò chơi kết nối, quay số trúng thưởng,…

Để có một ý tưởng độc đáo, thường sẽ có một cuộc họp để mọi người cùng nhau xây dựng, đưa ra ý kiến và thống nhất thành ý tưởng hay nhất và phù hợp nhất. Ý tưởng hay, độc đáo là “vũ khí lợi hại” đưa sự kiện đến gần hơn với sự thành công. 

Bước 4: Xây dựng kịch bản tổ chức

Để có một sự kiện hội nghị thu hút sự quan tâm, tạo được ấn tượng thì kịch bản chương trình phải đặc sắc, ấn tượng. Vậy nên, khi xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức sự kiện, hãy sáng tạo, hãy khác biệt để mang đến chương trình hội nghị vừa thú vị, vừa mang đậm dấu ấn doanh nghiệp.

Một kịch bản hội nghị thông thường sẽ được triển khai theo timeline nhất định. Dưới đây là mục thường xuất hiện trong kịch bản hội nghị cơ bản:

•  Đón tiếp khách mời
• Thông báo khách mời ổn định vị trí, chỗ ngồi
• Tiết mục văn nghệ mở đầu
• Tuyên bố lí do tổ chức sự kiện
• Giới thiệu các thành phần tham dự sự kiện
• Đại diện doanh nghiệp phát biểu khai mạc chương trình
• Nội dung chính của sự kiện: giới thiệu sản phẩm, tổng kết, chia sẻ kiến thức,….
• Văn nghệ, mini game và trò chơi bốc thăm trúng thưởng
• Bế mạc chương trình

Lưu ý: phần nội dung chính sẽ thay đổi tùy theo mục đích của tổ chức hội nghị của mỗi doanh nghiệp. Ngoài ra, bạn có thể sáng tạo, thêm, bớt các hoạt động trong kịch bản để tạo nên sự mới lạ cho kịch bản. 

Bước 5: Lên danh sách khách mời 

Về danh sách khách mời, để chắc chắn không bỏ sót khách mời quan trọng, ban tổ chức nên rà soát lại danh sách khách mời nhiều lần trước khi in ấn thư mời. Việc rà soát lại danh sách khách mời là công việc rất cần thiết khi tổ chức hội nghị. Trong trường hợp danh sách khách mời ban đầu chưa đầy đủ, ban tổ chức phải ngay lập tức bổ sung để thư mời kịp thời gửi đến khách mời.  

Bước 6: Lựa chọn địa điểm tổ chức 

Với các hội nghị có quy mô nhỏ, các tổ chức, doanh nghiệp có thể tổ chức ngay tại văn phòng làm việc. Tuy nhiên, nếu hội nghị có quy mô lớn, doanh nghiệp nên chọn các trung tâm tổ chức sự kiện, trung tâm hội nghị, khách sạn,… có sức chứa phù hợp với số lượng khách mời của chương trình hội nghị. 

Ngoài ra, khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, cần cân nhắc các yếu tố:

• Vị trí
• Thiết bị phục vụ 
• Chất lượng dịch vụ
• Chất lượng tiệc/ giá tiền
• Thiết bị phục vụ,…

Tham khảo ngay: 15 Trung tâm tổ chức hội nghị tại Hà Nội

Bước 7: Xác định thời gian tổ chức 

Khi tổ chức sự kiện hội nghị, việc lựa chọn ngày để tổ chức là việc cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sự kiện. 

Về thời gian tổ chức, nên lựa chọn những ngày cuối tuần để khách mời dễ dàng sắp xếp công việc và đến tham gia sự kiện. Bên cạnh đó, theo truyền thống của dân tộc Việt Nam, việc chọn ngày, chọn giờ được xem là việc làm tất yếu khi tổ chức một sự kiện quan trọng. Ngày lành, tháng tốt, giờ đẹp sẽ mang đến sự thuận lợi cho tổ chức sự kiện hội nghị. 

Ngoài ra, khi chọn ngày tổ chức hội nghị, cũng cần phải chọn ngày có dự báo thời tiết đẹp để thuận lợi hơn cho hoạt động setup, tổ chức chương trình.

Do đó, cần phải thật kỹ càng khi chọn ngày tổ chức sự kiện để hoạt động trong sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất.

Bước 8: Dự trù ngân sách

Mỗi doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị đều có một khoản ngân sách nhất định để chi tiêu cho các hoạt động liên quan đến tổ chức sự kiện. Chính vì thế, để việc chi tiêu cho hội nghị phù hợp với nguồn ngân sách có sẵn, người làm sự kiện phải lập dự trù kinh phí để “áng” được khoản chi phí cần bỏ ra cho một sự kiện hội nghị của doanh nghiệp. 

Trong trường hợp dự trù kinh phí cao hơn ngân sách dự trù nhưng phù hợp và nằm trong khả năng tài chính của doanh nghiệp thì kế hoạch này vẫn có thể được duyệt và được giải ngân ngay lập tức. Tuy nhiên, nếu bạn dự trù chi phí chênh lệch quá lớn với khoản phí thực tế, vượt quá số tiền đã được giải ngân thì sẽ gây ảnh đến việc chuẩn bị, mua sắm cho sự kiện. Chính vì thế, để bản dự trù kinh phí được chi tiết và hợp lí nhất, doanh nghiệp nên khảo giá từng hạng mục để kinh phí dự trù sát nhất với giá trị thực tế, từ đó giúp hoạt động chi tiêu cho sự kiện thuận lợi và dễ dàng hơn.

Xem ngay: Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức Hội Nghị chi tiết

Bước 9: Truyền thông cho hội nghị

Để sự kiện có sức lan tỏa, công tác truyền thông cho sự kiện cũng cần được chú trọng. Tùy theo quy mô hội nghị mà kế hoạch truyền thông cho hội nghị sẽ khác nhau. Với hoạt động này, bạn cần xây dựng bản kế hoạch cụ thể với 3 giai đoạn: trước sự kiện, trong sự kiện, sau sự kiện để dễ dàng hơn trong việc triển khai.

• Trước sự kiện: truyền thông về các thông tin liên quan đến sự kiện như: thời gian, địa điểm tổ chức, nội dung đặc sắc, các phần quà hấp dẫn,…Khi triển khai phần này, bạn có thể triển khai truyền thông trên nền tảng số thông qua: website, fanpage, chạy quảng cáo trên các mặt báo điện tử,…kết hợp truyền thông offline: sử dụng tờ rơi, tờ gấp, standee,…
• Trong sự kiện: đội ngũ media liên tục quay video, chụp ảnh sự kiện để cập nhật liên tục trên website, fanpage của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể livestream trực tiếp hội nghị ngay trên fanpage và share về các hội nhóm liên quan để hội nghị được lan tỏa hơn.
• Sau sự kiện: Đăng tải video highlight hội nghị trên website, trang MXH của doanh nghiệp kèm theo lời cảm ơn khách đã đến tham gia sự kiện. 

Bước 10: Tổ chức hội nghị 

Khi tổ chức sự kiện, người làm công tác điều hành sự kiện cần theo sát timeline, kịch bản sự kiện để có những chỉ đạo chính xác nhằm mang đến sự kiện chuyên nghiệp nhất. Bên cạnh đó, giám sát sự kiện cũng phải luôn theo sát mọi hoạt động, về tiến độ công việc và thái độ làm việc của các cá nhân, các bộ phận để đảm bảo cho mọi công việc được hoàn thành một cách tốt nhất.

Bước 11: Kết thúc hội nghị 

Sau khi kết thúc hội nghị, ban tổ chức nên bố trí đội ngũ lễ tân hướng dẫn khách ra về và gửi lời cảm ơn đến khách mời đã tham gia sự kiện. Sau khi khách đã ra về hết, hậu cần sẽ nhanh chóng thu dọn thiết bị, đồ đạc, dọn dẹp vệ sinh và bàn giao mặt bằng. 

Bên cạnh đó, ban tổ chức nên tổ chức một cuộc họp tổng kết sau sự kiện để đánh giá và rút kinh nghiệm sau sự kiện. Tại cuộc họp này, các bộ phận sẽ báo cáo, tự đánh giá mức độ hoàn thành công việc của mỗi cá nhân và toàn bộ phận, bên cạnh đó là lắng nghe ý kiến của điều hành sự kiện và lãnh đạo doanh nghiệp. Thông qua cuộc họp, ban tổ chức sẽ rút kinh nghiệm sâu sắc để tổ chức các chương trình hội nghị sau này sẽ chuyên nghiệp hơn.

VietPower – Công ty tổ chức sự kiện Hội Nghị chuyên nghiệp

Nếu bạn đang tìm đơn vị cho tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn và báo giá miễn phí.

VietPower tự tin là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp mà bạn có thể yên tâm lựa chọn cho sự kiện hội nghị của doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân sự nhân sự sự kiện được đào tạo bài bản, đã từng thực chiến tại rất nhiều sự kiện của hàng trăm đối tác, khách hàng trong và ngoài nước (Vietcombank, Canon, BIDV, Samsung…) VietPower cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng chuyên nghiệp nhất với chi phí tốt nhất.

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
• Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
• Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
• Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
• Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Tham khảo ngay: Top 10 công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội

Ngoài ra, VietPower còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện khác như: tổ chức gala dinner, team building, ngày hội gia đình, lễ ký kết hợp tác, lễ khai trương, lễ khánh thành,…

Thông tin liên hệ: 

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM