09/04/2025
Các vị trí trong tổ chức sự kiện đều giữ vị trí quan trọng, góp phần tạo nên sự thành công cho sự kiện. Mỗi vị trí đều có nhiệm vụ và trách nhiệm riêng, từ việc lên kế hoạch cho đến quá trình triển khai. Vậy cụ thể từng vị trí đảm nhận vai trò gì? Hãy cùng VietPower tìm hiểu danh sách các vị trí trong tổ chức sự kiện trong bài viết dưới đây nhé!
Theo dõi thêm: Cách thức tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hiệu quả
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Mục lục
1. Trưởng ban tổ chức sự kiện (Event Manager)
Đứng đầu trong danh sách các vị trí trong tổ chức sự kiện đoc chính là vị trí trưởng ban tổ chức sự kiện (Event Manager). Đây sẽ là người có quyền hành nhiều nhất cũng như chịu trách nhiệm cao nhất cho toàn bộ quá trình sự kiện diễn ra, từ việc lên ý tưởng, kế hoạch, điều phối cho đến giám sát tổng thể sự kiện.
Trưởng ban tổ chức sự kiện không chỉ là người đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch, lịch trình đã đề ra mà còn là người tìm ra giải pháp, hướng giải quyết khi phát hiện các vấn đề phát sinh, sự cố xảy ra trong quá trình triển khai sự kiện.
Chính vì vậy, Event Manager được xem là vị trí then chốt, không thể vắng bóng trong bất kỳ sự kiện nào. Đóng vai trò như là một người lãnh đạo, dẫn dắt toàn bộ đội ngũ nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao nhất.
2. Điều phối viên sự kiện (Event Coordinator)
Một vị trí cũng không hề thua kém với Event Manager đó chính là điều phối viên sự kiện. Giữ vai trò là sợi dây kết nối các bộ phận, họ sẽ truyền thông tin, trao đổi công việc một cách chặt chẽ với các vị trí khác nhằm nắm bắt thông tin, kiểm soát lịch trình và phân công nhiệm vụ phù hợp.
Ngoài nhiệm vụ giúp duy trì sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhóm, nhân sự điều phối sự kiện cũng cần linh hoạt xử lý khi gặp các tình huống phát sinh bất ngờ. Hạn chế tối đa xảy ra sai sót để không làm ảnh hưởng đến không khí sôi động của sự kiện.
3. Bộ phận sáng tạo & nội dung (Content & Creative Team)
Đây là đội ngũ nhân sự chuyên phụ trách việc lên ý tưởng cũng như thực hiện hóa ý tưởng thành hiện thực, đóng vai trò nòng cốt trong quá trình sáng tạo và phát triển nội dung chương trình. Bộ phận sáng tạo & nội dung không chỉ tạo dấu ấn riêng mà còn mang đến những trải nghiệm đầy cảm xúc, góp phần giúp sự kiện trở nên hấp dẫn và thu hút khán giả.
Với sự kết hợp hài hòa giữa tư duy sáng tạo không giới hạn cùng chiến lược kịch bản chương trình sự kiện rõ ràng, bài bản, mạch lạc và hợp lý. Bộ phận này đã tạo nên những giá trị độc đáo, góp phần giúp thương hiệu ghi dấu ấn mạnh mẽ và ngày càng phát triển bền vững.
4. Bộ phận kỹ thuật (Technical Team)
Chịu trách nhiệm và đảm nhận công việc lắp đặt, vận hành và giám sát hệ thống trang thiết bị sự kiện, âm thanh, hiệu ứng ánh sáng, màn hình LED, sân khấu,… giúp làm nóng bầu không khí sự kiện.
Trong quá trình sự kiện diễn ra thì đội ngũ kỹ thuật sẽ cần phải giám sát chặt chẽ, đảm bảo các thiết bị hoạt động ổn định và nếu phát hiện sự cố lỗi kỹ thuật thì có thể kịp thời xử lý, hạn chế gây ảnh hưởng đến bầu không khí sôi động cho chương trình.
Hiện nay, xu hướng sử dụng các thiết bị công nghệ cao trong các sự kiện, đặc biệt là những chương trình tổ chức sự kiện có quy mô lớn đang ngày càng phát triển mạnh mẽ. Chính vì vậy, bộ phận kỹ thuật cũng là một trong số các vị trí không thể thiếu trong các sự kiện.
5. Bộ phận hậu cần (Logistics Team)
Bộ phận hậu cần luôn được ví như những người hùng thầm lặng, chịu trách nhiệm quản lý cũng như chuẩn bị các hoạt động công việc sau hậu trường, Từ việc thuê địa điểm, chuẩn bị trang thiết bị cần thiết, sắp xếp các hoạt động hay khâu chuẩn bị đồ ăn, thức uống.
Tuy khác với các vị trí khác là không trực tiếp xuất hiện trước ánh đèn sân khấu nhưng vai trò của bộ phận hậu cần cũng chẳng thua kém gì. Sự tỉ mỉ, cẩn trọng, linh hoạt trong mọi tình huống đã giúp nhân sự hậu cần giữ vị trí then chốt trong thành công của mỗi sự kiện.
6. Bộ phận truyền thông & marketing (Marketing & PR Team)
Chỉ cần nghe cái tên thôi thì ta cũng đã hình dung ra được tầm ảnh hưởng của bộ phận truyền thông và marketing – những người kiến tạo trong việc xây dựng hình ảnh, chiến lược quảng bá và tạo nên làn sóng lan tỏa mạnh mẽ trên các trang mạng xã hội.
Marketing & PR Team sẽ chịu trách nhiệm xây dựng chiến lượng truyền thông với 3 giai đoạn: trước, trong và sau sự kiện. Họ sẽ tận dụng các nền tảng truyền thông để truyền tải thông điệp sự kiện đến gần hơn với công chúng.
Với các chiến dịch ấn tượng, gây tiếng vang nhằm thu hút, khơi gợi sự quan tâm và để lại những khoảnh khắc, dấu ấn đẹp trong lòng khán mời cùng khán giả mục tiêu.
Tổng hợp kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần biết
7. Bộ phận chăm sóc khách hàng (Guest Relation Team)
Bộ phận chăm sóc khách hàng đóng vai trò là cầu nối trực tiếp kéo gần khoảng cách giữa khách mời với sự kiện. Chuyên phụ trách tiếp đón, hỗ trợ và giải đáp những thắc mắc cho khách mời tham dự sự kiện.
Với phong thái chuyên nghiệp cùng thái độ nhiệt tình, không chỉ giúp khách hàng cảm thấy thoải mái, hài lòng mà đồng thời còn giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách tham dự.
8. Bộ phận tài chính (Finance Team)
Mặc dù không trực tiếp tham gia chặt chẽ vào từng công đoạn thực hiện nhưng đây lại là bộ phận giữ vai trò then chốt, mang tính quyết định đến nguồn đầu tư tài chính của toàn bộ chương trình. Bộ phận tài chính sẽ chịu trách nhiệm lập danh sách dự kiện, kiểm soát chi phí và đảm bảo dòng tiền cho sự kiện.
Họ sẽ giám sát, theo dõi các khoản thu – chi, làm việc với các nhà cung cấp và đặc biệt là chi phí tổ chức sự kiện không vượt quá ngân sách dự kiến. Nhờ vào sự tính toán cẩn trọng và quản lý chặt chẽ của bộ phận tài chính, giúp các hoạt động vận hành mượt mà, vừa đạt hiệu quả cao về mặt tài chính và cũng vừa tối ưu hóa chi phí tổ chức sự kiện.
Như vậy, bài viết trên đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về “Danh sách các vị trí trong tổ chức sự kiện mà bạn cần biết”. Từng bộ phận đều có những vai trò và trách nhiệm riêng, cùng nhau phối hợp để tạo nên một sự kiện bùng nổ và mang đến nhiều giá trị. Mong rằng, những chia sẻ trên của VietPower sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức. Từ đó, bạn có thể chuẩn bị mọi thứ tốt nhất cho sự kiện của mình. Chúc sự kiện của bạn diễn ra thành công, tốt đẹp và rực rỡ nhất.
Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ tổ chức sự kiện chất lượng, hãy nhanh tay liên hệ với VietPower ngay, để được tư vấn miễn phí 24/7. Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chúng tôi đảm bảo sẽ mang đến có bạn một sự kiện độc đáo, sáng tạo và ấn tượng. Hãy để VietPower đồng hành cùng bạn, biến chương trình team building thành một sự kiện hoàn hảo và tràn ngập niềm vui.
Thông tin liên hệ:
- Website: https://viet-power.vn/
- Hotline: 0867.12.8688
- Email: contact@viet-power.vn
- Địa chỉ:
- Trụ sở: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
- Chi nhánh: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
- Fanpage: https://www.facebook.com/Vietpowerteambuilding
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@vietpowervn
- Zalo: https://zalo.me/0867128688
Công ty Cổ phần Sự kiện VietPower là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức team building, sự kiện và du lịch trải nghiệm tại Việt Nam. Với hơn 5 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ sáng tạo, chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết mang đến những giải pháp tổ chức độc đáo, hiệu quả và đầy cảm xúc cho doanh nghiệp.
Theo dõi VietPower để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích và xu hướng mới trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
