Các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết từ A – Z

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Thế nhưng chưa phải ai cũng biết cách để tạo một bảng dự trù kinh phí chính xác và khoa học. Hãy cùng theo chân VietPower để khám phá ngay các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết từ A – Z bạn nhé!

Tầm quan trọng của bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là bảng kê bao gồm tất cả các hạng mục sự kiện từ nhỏ tới lớn, kèm theo đó là mức chi phí cho từng hạng mục. Các hạng mục này có thể là các hạng mục bắt buộc phải có trong chương trình sự kiện hoặc cũng có thể là các hạng mục bổ sung, dự trù thêm. 

Người lập bảng dự trù kinh phí không chỉ phải đưa ra mức chi phí tổng thể của cả chương trình mà còn phải liệt kê chi tiết giá tiền của từng hạng mục, thiết bị, công việc nhỏ. Bên cạnh đó còn phải nêu ra cả những hạng mục dự trù cho các vấn đề phát sinh. Chính vì vậy, bảng chi phí dự trù này cần phải được trình bày một cách rõ ràng, chi tiết, minh bạch và phải đảm bảo không có bất cứ một sai sót nào. 

Bảng kinh phí dự trù sẽ giúp cho việc tổ chức chương trình trọn vẹn và thành công hơn. Bên cạnh đó thì việc lập bảng dự trù cũng mang một tầm quan trọng nhất định. 

1. Giúp chọn lựa dịch vụ phù hợp

Việc lên trước bảng dự trù kinh phí sẽ giúp bạn kiểm soát được các hạng mục chi tiêu và lựa chọn dịch vụ được tốt nhất và phù hợp nhất với chương trình. Mỗi một hạng mục dịch vụ đều sẽ có nhiều loại, nhiều mức giá khác nhau. Chính vì vậy nếu không lên bảng tính dự trù sơ bộ trước, bạn sẽ không thể biết mình có thể chi bao nhiêu cho hạng mục này, từ đó lựa chọn dịch vụ có thể vượt qua mức cho phép hoặc thấp hơn mức đáng có. Điều này sẽ ảnh hướng đến chất lượng sản phẩm/ dịch vụ của sự kiện.

2. Hạn chế các rủi ro về thu chi

Khi đã có sẵn bảng dự trù với đầy đủ các hạng mục và mức chi phí cho từng hạng mục sẽ giúp ban tổ chức hạn chế được các rủi ro về thu chi. Ban tổ chức sẽ dễ dàng kiểm soát các khoản chi phí cho từng hạng mục, giúp các hạng mục không bị vượt qua mức chi phí cho phép. Ngoài ra khi có sẵn bảng liệt kê từng hạng mục cũng giúp ban tổ chức kiểm soát các hạng mục dễ dàng hơn, tránh việc thiếu sót rồi dẫn đến những phát sinh muộn không đáng có.

3. Giúp người duyệt chương trình dễ hình dung

Bên cạnh đó, bảng dự trù kinh phí cũng sẽ giúp các thành viên trong khâu tổ chức dễ hình dung về chương trình cũng như các phần sẽ có trong chương trình hơn. Tử đó hiểu hơn và đưa ra cái nhìn tổng quát chính xác về chương trình.

Tham khảo: Bản kế hoạch tổ chức sự kiện từ A – Z giúp chương trình thành công 100%

Các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện 

1. Nghiên cứu proposal sự kiện

Việc đầu tiên cần làm trước khi bắt đầu bắt tay vào lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đó chính là nghiên cứu thật kỹ kịch bản chương trình. Việc nghiên cứu kịch bản sẽ giúp bạn có một cái nhìn sơ lược và khái quát được chương trình. Biết được chương trình cần sẽ có những hạng mục dịch vụ nào, những hạng mục có thể có hoặc không, những hạng mục nào nên thêm làm kế hoạch dự phòng,…

2. Lên danh sách các hạng mục cần chuẩn bị

Sau khi có được cái nhìn tổng quát như trên, bạn sẽ bắt đầu tiến hành liệt kê tất cả các hạng mục cần chuẩn bị. Bạn nên liệt kê theo thứ tự từng khu vực để tránh bị sót. Sau khi liệt kê hết tất cả các hạng mục cần thiết, bắt buộc phải có trong chương trình, bạn sẽ tiếp tục liệt kê thêm những hạng mục không bắt buộc, có thể có hoặc không. Sau cùng là đến các hạng mục dự phòng. Mỗi hạng mục được liệt kê đều phải có đầy đủ thông tin chi tiết về số lượng, chất liệu, kích thước,…

3. Ước tính chi phí cho từng hạng mục đã lên

Sau khi có được danh sách các hạng mục chi tiết như trên, việc tiếp theo bạn cần làm đó là check giá dịch vụ của các nhà cung cấp. Một hạng mục dịch vụ bạn nên được check từ 2 đến 3 nhà cung cấp để có thể nắm được mức giá chung nhất cũng như lựa chọn được những dịch vụ tốt nhất. Cứ như vậy bạn sẽ phải check là ước tính giá tất cả các hạng mục dịch vụ cho cả chương trình sự kiện.

4. Tính tổng chi phí

Sau khi đã ước tính được chi phí cho từng hạng mục, bạn sẽ tỉnh tổng chi phí dự trù của cả chương trình. Lúc này, bạn sẽ dựa vào mức chi phí tổng cuối cùng để cân nhắc về các hạng mục không bắt buộc. Có thể thêm vào hoặc bỏ bớt một số hạng mục để bảng dự trù được hoàn thiện nhất và phù hợp với công ty/ doanh nghiệp.

Tham khảo: 6 Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện độc đáo mới lạ nhất 2023

Một số lưu ý trước khi lập bảng dự trù kinh phí sự kiện

Để tạo nên một chương trình sự kiện thành công, đòi hỏi phải có sự chỉn chu ở từng giai đoạn chuẩn bị. Đặc biệt là ở giai đoạn chuẩn bị. Bời đây là những bước tạo tiền đề cho việc tổ chức cả chương trình. Chính vì vậy mà ở những bước đầu nên làm tốt, những bước sau cũng sẽ làm tốt và chương trình sẽ đạt được thành công. Sau đây là một số lưu ý cực kỳ quan trọng mà bạn nên note lại trước khi bắt đầu lập bảng dự trù kinh phí:

1. Trong quá trình chuẩn bị

Có rất nhiều công đoạn cũng như các hạng mục cần làm trong suốt quá trình chuẩn bị. Tùy vào từng sự kiện với từng tính chất và quy mô khác nhau mà quá trình chuẩn bị có thể kéo dài khác nhau. Và đi liền với đó cũng là những mức độ rủi ro và phức tạp khác nhau. Có những chương trình chỉ mất vài ngày để chuẩn bị những cũng có những chương trình phải mất hàng tháng hoặc thậm chí là vài tháng hay cả năm để chuẩn bị, chính vì vậy sẽ không thể tránh khỏi nhiều tình huống phát sinh. Một số thông tin bạn cần lưu ý như:

– Địa điểm tổ chức: Trong nhà hay ngoài trời

– Thời gian tổ chức: ban ngày hay buổi tối

– Thời tiết: có các phương án dự trù khi trời mưa, nắng gắt, gió to, bão,…

– Khoảng cách: ảnh hưởng đến việc di chuyển của nhân sự và vận chuyển trang thiết bị sự kiện

Xem ngay: Top 30 địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời cực đẹp, sang trọng

2. Trong khi chạy chương trình

Dù đã chuẩn bị rất kỹ lưỡng trước chương trình nhưng trong quá trình triển khai và chạy chương trình vẫn không thể tránh khỏi những phần phát sinh ngoài dự kiến. Chính vì vậy, người tạo bảng dự trù chi phí phải là người có thể nắm bắt và nhìn nhận được từ trước những sự việc có thể xảy ra trong suốt quá trình chạy chương trình, ví dụ như: thời tiết (bất chợt đổ mưa), nhân sự đi muộn,… và đưa ra các giải pháp cho các tình huống xấu này từ trước, và thêm luôn vào bảng dự trù. Như vậy khi thực tế triển khai chương trình, nếu có diễn ra các tình huống xấu như đã dự kiện, ban tổ chức cũng sẽ không bị động và không làm phát sinh chi phí lúc bấy giờ.

Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện 

Dưới đây là mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức của một chương trình sự kiện cơ bản mà bạn có thể tham khảo.

Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chi phí tốt nhất

Hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói với đa dạng dịch vụ và nhiều mức chi phí khác nhau để khách hàng có thể lựa chọn. Cũng chính vì vậy mà nếu bạn và doanh nghiệp của bạn có thể đưa ra mức kinh phí dự trù cho cả chương trình trước thì các đơn vị sự kiện có thể dựa vào mức kinh phí đó để xây dựng một kịch bản phù hợp với quy mô và chi phí. Như vậy sẽ giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị và trao đổi của cả hai.

VietPower – đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp, uy tín trên cả nước. Với gần 10 năm hoạt động trong lĩnh vực sự kiện, VietPower đã và đang trở thành một đơn vị nhận được nhiều sự tin tưởng và lựa chọn của các khách hàng thân thiết và đối tác trên cả nước. 

VietPower gây dấu ấn mạnh với khách hàng bởi quy trình làm việc chuyên nghiệp, bài bản, rõ ràng và chi tiết nhưng cũng vô cùng tốc độ. Với mỗi sự kiện, khách hàng đều sẽ nhận được sự tư vấn và chăm sóc nhiệt tình từ khâu lên ý tưởng kịch bản, cho đến khi triển khai chương trình. 

Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động, VietPower nắm được rất rõ những điều cần thiết và biết trước cần chuẩn bị những gì trong việc tổ chức một chương trình sự kiện. Từ đó giúp giảm thiểu được các vấn đề phát sinh không đáng có, tiết kiệm chi phí cho khách hàng.

Bên cạnh đó, VietPower cùng có rất nhiều những ưu điểm vượt trội khác về nhân sự và thiết bị,… Cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ tốt và hoàn hảo nhất.

Trên đây là tất cả những thông tin cực kỳ chi tiết về việc dự trù kinh phí tổ chức sự kiện mà VietPower muốn chia sẻ đến bạn. VietPower hi vọng rằng với thông tin hữu ích trên có thể giúp bạn lập được một bảng dự trù kinh phí cực chi tiết và đầy đủ.

Nếu bạn cần tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp uy tín, hoặc cần thêm bất kì thông tin gì về tổ chức sự kiện, đừng ngần ngại mà liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn và hỗ trợ 24/7 bạn nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM