Tổng hợp các loại chi phí tổ chức sự kiện bạn nên biết

Chi phí tổ chức sự kiện là vấn đề gây đau đầu trong quá trình tổ chức sự kiện. Không phải chương trình nào có sự đầu tư và quy mô giống nhau, vì vậy cân đối chi phí là cân thiết. Việc nắm rõ các hạng mục, thiết bị sẽ giúp bạn có kế hoạch cụ thể về ngân sách. Cùng VietPower tìm hiểu cá loại chi phí tổ chức sự kiện thông qua bài viết dưới đây nhé!

Tham khảo ngay: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức chuyên nghiệp thành công

Các loại chi phí tổ chức sự kiện

1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện 

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Việc chọn lựa địa điểm phù hợp phụ thuộc vào quy mô và số lượng khách mời. Trong khi một số sự kiện có thể được tổ chức trong không gian nội bộ của công ty mà không tốn kém. Nhưng đa số vẫn phải tìm kiếm địa điểm bên ngoài. Chi phí này có thể đáng kể, ảnh hưởng đến ngân sách tổ chức. Do đó, việc lựa chọn địa điểm phù hợp là điều cần thiết để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo sự thành công của sự kiện.

2. Chi phí nhân sự tổ chức sự kiện

Chi phí nhân sự là một phần quan trọng trong sự kiện. Đội ngũ nhân sự, bao gồm kỹ thuật, nội dung, MC, và PB-PG, đóng vai trò không thể phủ nhận. Việc thuê nhân sự từ bên thứ ba là một lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp không chuyên tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, chi phí này có thể đáng cân nhắc, ảnh hưởng đến ngân sách tổ chức. Để đảm bảo sự thành công của sự kiện, việc lựa chọn đội ngũ nhân sự phù hợp và hiệu quả là rất quan trọng.

Có thể bạn sẽ cần: Dịch vụ cung cấp nhân sự sự kiện chất lượng

3. Chi phí tiệc trong sự kiện

Chi phí tiệc trong sự kiện là một phần không thể thiếu và thường chiếm một phần đáng kể trong tổng ngân sách. Đặc điểm của tiệc phụ thuộc vào quy mô và đối tượng khách mời, từ buffet đến đãi tiệc bàn tròn tại nhà hàng cao cấp. Thường, chi phí này chiếm từ 25 đến 40% tổng ngân sách sự kiện. Điều này thường được dự trù dựa trên số lượng khách mời và mức ngân sách cho mỗi người. Quản lý chi phí tiệc một cách hiệu quả là điều quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện.

 4. Chi phí thuê trang thiết bị

Chi phí thuê trang thiết bị là một phần quan trọng trong ngân sách tổ chức sự kiện. Việc phân bổ chi phí này cần được thực hiện một cách chi tiết và cụ thể. Thường, các thiết bị như âm thanh, ánh sáng, và trang trí sẽ chiếm phần lớn trong danh sách thuê. Điều quan trọng là đảm bảo rằng chỉ những thiết bị cần thiết mới được thuê, tránh lãng phí. Ngoài chi phí thuê, cần tính toán thêm chi phí vận chuyển để tránh bất ngờ trong ngân sách tổ chức sự kiện.

Tham khảo: Cung cấp thiết bị sự kiện hiện đại chuyên nghiệp

5. Chi phí thuê nhân công, nguyên vật liệu sản xuất

Chi phí thuê nhân công và mua nguyên vật liệu sản xuất là một phần quan trọng trong tổ chức sự kiện, đặc biệt là với những sự kiện đòi hỏi sự sáng tạo và độc đáo. Việc chuẩn bị các nguyên vật liệu và thực hiện concept trang trí đòi hỏi sự đầu tư cẩn thận. Phải tính toán kỹ lưỡng chi phí nhân công và nguyên vật liệu để tránh bất ngờ trong ngân sách. Sự chỉn chu trong việc dự trù chi phí này có thể tạo ra sự kiện độc đáo và ấn tượng, làm tăng giá trị cho chương trình tổ chức.

6. Chi phí cho các tiết mục giải trí

Chi phí cho các tiết mục giải trí là một phần quan trọng của ngân sách tổ chức sự kiện. Các chương trình giải trí không chỉ làm cho sự kiện trở nên hấp dẫn và thú vị, mà còn tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ. Việc điều chỉnh chi phí cho đạo cụ biểu diễn, diễn giả, và khách mời là cần thiết để đảm bảo sự thành công của chương trình. Thông thường, chi phí này chiếm khoảng 10% – 20% tổng ngân sách, nhưng có thể thay đổi tùy theo mục đích cụ thể của sự kiện.

7. Chi phí quản lý sự kiện

Chi phí quản lý sự kiện là một phần không thể thiếu trong ngân sách tổ chức. Đảm bảo sự kiện diễn ra đúng tiến độ đòi hỏi có người quản lý chuyên nghiệp. Phí quản lý thường chiếm từ 3 đến 10% tổng ngân sách sự kiện và đó là chi phí để đảm bảo kiểm soát toàn bộ quá trình tổ chức. Việc đầu tư vào quản lý sự kiện giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu quả của chương trình.

8. Chi phí dự trù phát sinh của sự kiện

Chi phí dự trù cho các sự cố phát sinh trong sự kiện là một phần quan trọng Dù không ai mong muốn nhưng việc chuẩn bị trước giúp đối phó tốt hơn với các tình huống không mong đợi. Khoản chi này đảm bảo tính linh hoạt và chủ động trong việc xử lý sự cố, mang lại sự an tâm và tự tin cho tổ chức sự kiện. Đầu tư vào chi phí này là cách thông minh để đảm bảo sự suôn sẻ và thành công của sự kiện.

Bạn có biết: 9 bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chuẩn 2024

Yếu tố ảnh hưởng đến chi phí sự kiện

1. Loại hình sự kiện

Các loại sự kiện khác nhau đều có yếu tố ảnh hưởng đáng kể đến chi phí sự kiện Hội nghị, với quy mô lớn và nhu cầu về cơ sở vật chất và dịch vụ cao cấp, thường mang lại chi phí cao nhất. Trong khi đó, hội thảo, với quy mô nhỏ hơn và yêu cầu đơn giản hơn về cơ sở vật chất, thường tiết kiệm chi phí hơn nhiều. Lễ khai trương và tiệc tất niên cũng đều đòi hỏi sự đầu tư lớn vào trang trí, thực đơn, và dịch vụ cao cấp, do đó chi phí của chúng thường cao hơn so với các loại sự kiện khác.

2. Quy mô của sự kiện

Quy mô của sự kiện là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí tổ chức. Số lượng khách tham dự là một trong những yếu tố quyết định chi phí, vì mỗi khách thêm vào đều đòi hỏi thêm về không gian, thực đơn và dịch vụ. Thêm vào đó, thời gian diễn ra sự kiện cũng ảnh hưởng đáng kể đến chi phí, vì mỗi giờ hoặc ngày sự kiện kéo dài cũng tương đương với việc tăng thêm chi phí về cơ sở vật chất, nhân công và các yếu tố khác.

3. Dịch vụ đi kèm 

Dịch vụ đi kèm là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện. Chi phí cho âm thanh và ánh sáng thường tăng theo quy mô và độ phức tạp của sự kiện. Trang trí cũng là một yếu tố quan trọng, với chi phí tăng lên theo yêu cầu của khách hàng. Dịch vụ ăn uống đòi hỏi chi phí phụ thuộc vào số lượng khách tham dự và chất lượng thực đơn. Các dịch vụ khác như MC, ca sĩ, nhóm nhảy cũng ảnh hưởng đến chi phí, tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của khách hàng.

Thông tin hữu ích: Tổ chức sự kiện cần những gì? Gồm những công việc nào?

4. Địa điểm tổ chức 

Địa điểm tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chi phí. Chi phí ban đầu bao gồm đặt địa điểm tổ chức. Đặc biệt khi chọn địa điểm trong các thời điểm cao điểm thì chi phí sẽ tăng. Kết thúc sự kiện, chi phí liên quan đến các điều khoản còn lại trong hợp đồng thuê. Ngoài ra, có các chi phí phát sinh khác như phí an ninh, đỗ xe hoặc dịch vụ khác,… Cũng cần được xem xét và ghi rõ trong hợp đồng để tránh tranh chấp sau này.

5. Một số yếu tố khác 

Ngoài các yếu tố chính, có những yếu tố khác cũng ảnh hưởng đến chi phí tổ chức sự kiện. Thời điểm tổ chức, đặc biệt là vào cuối tuần hoặc ngày lễ thì chi phí cao hơn. Thời tiết cũng là một yếu tố quan trọng, với sự kiện ngoài trời thì cần phải tính đến chi phí cho mái che. Cùng với đó là các biện pháp phòng chống thời tiết xấu. Ngoài ra, những yêu cầu đặc biệt như dịch vụ phiên dịch hay bảo vệ cũng sẽ đóng góp vào chi phí tổ chức.

Có thể bạn sẽ cần: Những kinh nghiệm tổ chức sự kiện mà bạn nên quan tâm

Cách thức dự trù chi phí tổ chức sự kiện

1. Nghiên cứu kế hoạch sự kiện 

Dự trù chi phí cho tổ chức sự kiện bắt đầu bằng việc nghiên cứu kế hoạch chi tiết. Điều này bao gồm việc xác định mục đích sự kiện, thông tin về thời gian, địa điểm và số lượng người tham dự. Kế hoạch tổ chức sự kiện cần phải rõ ràng về nội dung chương trình. Đồng thời phải làm rõ vai trò của mỗi thành viên trong ban tổ chức. Sự chú ý đến việc thiết kế, từ trang trí sân khấu đến banner và standee, là không thể thiếu. Cần có một quá trình thực hiện chi tiết và cụ thể. Hình ảnh minh họa là yếu tố quan trọng để giúp khán giả hiểu rõ hơn về mỗi giai đoạn của sự kiện.

2. Lập danh sách các hạng mục xây dựng sự kiện 

Việc lập danh sách các hạng mục xây dựng sự kiện là bước quan trọng giúp tránh thiếu sót. Bằng cách này, mọi người có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá tiến độ công việc. Việc sắp xếp chi phí vào từng hạng mục giúp quản lý kinh phí hiệu quả hơn. Một quyển sổ tay là công cụ hữu ích để ghi chép và theo dõi các chi phí cần thiết. Việc tích vào danh sách khi hoàn thành một hạng mục không chỉ giúp đánh dấu tiến độ. Nó còn hỗ trợ trong việc lập kế hoạch tiếp theo.

3. Ước tính những rủi ro khi phát sinh chi phí

Việc ước tính rủi ro khi phát sinh chi phí là bước quan trọng trong quản lý kinh phí sự kiện. Mặc dù không ai mong muốn, nhưng việc chuẩn bị cho các tình huống này là cần thiết. Theo thống kê, dành khoảng 5% trên tổng số chi phí để đối phó với rủi ro là hợp lý. Điều này giúp doanh nghiệp có kế hoạch dự phòng. Đồng thời linh hoạt ứng phó với phát sinh các chi phí không mong đợi.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì? Lưu ý

4. Hoàn thành tổng dự trù kinh phí 

Hoàn thành tổng dự trù kinh phí sự kiện là bước quan trọng để tổ chức một cách hiệu quả. Bảng này cần được biên soạn một cách khoa học và rõ ràng. Bao gồm các hạng mục chi phí cần thiết, mức giá dự kiến và tổng chi phí dự trù. Phân tích cẩn thận nội dung của bảng này giúp người kiểm duyệt hiểu rõ và nắm bắt chính xác nhất về kế hoạch chi tiêu của sự kiện. Xem xét phù hợp với quy mô và tính chất của từng loại hình sự kiện.

Một số lưu ý khi dự trù chi phí tổ chức sự kiện

Việc dự trù chi phí tổ chức sự kiện đòi hỏi sự cẩn trọng và chi tiết. Quan trọng nhất là việc đánh giá các yếu tố biến đổi, như thời tiết hoặc sự cố kỹ thuật. Qua đó chuẩn bị các phương án dự phòng và chi phí thích hợp. Đồng thời, cân đối ngân sách cần ưu tiên, cần có sự kiểm soát từ ban lãnh đạo. Lập bảng dự trù kinh phí và tìm kiếm ý kiến từ người có chuyên môn là cần thiết. Nó giúp đảm bảo tính khả thi và hợp lý của chi phí. Nếu không có kinh nghiệm, nên tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Đây là một giải pháp thông minh để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

Ở đây có: Dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp chất lượng 2024

Việc liệt kê các loại chi phí tổ chức sự kiện giúp ban tổ chức dễ dàng kiểm soát vấn đề tài chinh. Qua đó giúp cân đối chi phí sự kiện một cách hợp lý nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng. Hy vọng với thông tin trên sẽ giúp bạn biết về các loại chi phí. Và biết cách dự trù chi phí một cách hợp lý nhất. Ngoài ra, bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, cũng như cần đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Đừng ngại mà hãy liên hệ ngay VietPower để nhận hỗ trợ và tư vấn chi tiết. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.