23/05/2023
Tổ chức sự kiện cần những gì? và bao gồm những công việc như nào? Đó là những câu hỏi được đặt ra khi hiện nay tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng mạnh mẽ. Tuy nhiên, để tổ chức được một chương trình thành công trọn vẹn và chuyên nghiệp thật không dễ dàng khi ngành nghề này bao trùm nhiều lĩnh vực khác nhau. Để hiểu rõ hơn về công việc nhiều tiềm năng này, Vietpower sẽ cùng bạn tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Mục lục
Ngành tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện (quản lý sự kiện) là quá trình thực hiện các đầu mục công việc của một chương trình từ lúc lên ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Một sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp không chỉ thu hút sự quan tâm của mọi người mà còn góp phần khẳng định vị thế và tạo sự uy tín của công ty. Được coi là lĩnh vực có nhiều tiềm năng trong tương lai, tổ chức chương trình sự kiện là cơ hội tốt để công ty quảng bá hình ảnh của mình, giới thiệu sản phẩm mới, tìm kiếm đối tác ….
Hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực đa dạng như: cá nhân, xã hội, giải trí, kinh doanh, văn hóa… nhằm gửi gắm thông điệp chủ yếu qua các hình thức phổ biến như:
1. Hội nghị, hội thảo khách hàng
Hội nghị là cuộc họp trang trọng diễn ra trong thời gian dài có thể 2-3 ngày để giới thiệu sản phẩm, mang tính chất bàn bạc. Hội thảo có thời gian ngắn hơn với 1 hay nhiều diễn giả bàn luận về chủ đề mang tính khoa học và thường được tổ chức tại khách sạn.
2. Triển lãm thương mại
Là hoạt động nhằm trưng bày sản phẩm của mình để kiếm đối tác, nhà đầu tư. Các sản phẩm để trưng bày như: tranh ảnh, hàng hóa do thương nhân, tổ chức nào đó đứng ra để xúc tiến ký hợp đồng thương mại. Cũng như các hội chợ lớn như CIFF về nội thất đồ gỗ, triển lãm thường có các gian hàng riêng để các thương nhân giới thiệu về sản phẩm của mình.
3. Họp báo
Là buổi họp truyền thông, có sự tham gia của các cơ quan báo chí nhằm để thông báo một sự kiện quan trọng nào đó như ra mắt phim, hợp tác chiến lược…
Ngành tổ chức sự kiện: Học gì, trường nào, điểm chuẩn
4. Ra mắt sản phẩm, dịch vụ
Ngoài giới thiệu sản phẩm mới, buổi sự kiện ra mắt thường đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn. Hầu hết tại sự kiện, các sản phẩm sẽ được setup và giới thiệu một cách ấn tượng để thu hút khách hàng và thuyết phục họ mua sản phẩm đó.
5. Sự kiện lễ hội, festival
Lễ hội truyền thống: sự kiện văn hóa nhằm thể hiện sự tôn kính của con người với thần linh, ngoài ra còn có các hoạt động khác như trò chơi dân gian, múa hát. Một số lễ hội Festival tại Hà Nội như Sea games 31, K-pop Lovers …
6. Sự kiện khai trương
Lễ khai trương của công ty, cửa hàng, lễ khánh thành, lễ kỉ niệm…đều là những ngày lễ quan trọng đối với các tổ chức doanh nghiệp. Vì vậy, sự kiện này cần được chuẩn bị chu đáo và cẩn thận.
7. Team building, trải nghiệm
Đây là hoạt động cần có của mỗi doanh nghiệp để nhân viên có thể thoải mái vui chơi với đồng nghiệp. Đặc điểm của sự kiện này là tính tập thể được đề cao do đó sẽ gắn kết mọi người với nhau và xây dựng tinh thần đồng đội.
Ngoài ra còn có các chương trình về gameshow, âm nhạc, Liveshow …nhằm mục đích giải trí. Đặc biệt, các hoạt động từ thiện của cá nhân, tổ chức như quyên góp, gây quỹ, bữa cơm từ thiện… cũng là những sự kiện mang tính xã hội, giúp đỡ cộng đồng cần được mở rộng và phát triển.
Xem thêm: Team building là gì? Mục đích và ý nghĩa của hoạt động team building
Có nên làm nghề tổ chức sự kiện?
Là ngành nghề đa dạng trong nhiều lĩnh vực có tiềm năng phát triển hơn nữa trong tương lai, vậy có nên làm nghề tổ chức sự kiện không?
1. Lợi ích
Để trả lời cho băn khoăn này, chúng ta sẽ cùng đi tìm những lợi ích của tổ chức sự kiện nhé!
– Mang lại nguồn thu nhập tốt
Với những người chạy sự kiện mức lương khởi điểm khoảng 5-8 triệu/ tháng, sau 2-3 năm con số này có thể lên 10-12 triệu/ tháng và 20 triệu hoặc hơn cho những người có kinh nghiệm trên 5 năm. Ở một số vị trí marketing, sale cũng khoảng 8-10 triệu/ tháng, cao nhất là 30 triệu/ tháng. Ngoài ra còn có vị trí viết content, hậu cần, media… Tuy nhiên, còn phụ thuộc vào năng lực, ảnh hưởng mùa vụ, chính sách công ty mà sẽ có mức lương khác nhau.
– Tạo cơ hội làm việc teamwork
Do đặc trưng công việc là có rất nhiều đầu việc thuộc các lĩnh vực khác nhau nên trong quá trình làm việc, ta sẽ học được thêm những kiến thức mới từ teamwork. Ngoài ra, cách hoạt động team sao cho hiệu quả cũng là điều cần thiết.
– Được khám phá nhiều nơi
Việc tổ chức sự kiện trên mọi miền tổ quốc sẽ giúp bạn hiểu thêm về các vùng đất mới, văn hóa mới – những điều thật khó để tiếp thu trong sách vở mà không đi trải nghiệm trực tiếp.
2. Ai sẽ phù hợp với nghề tổ chức sự kiện?
Mỗi công việc sẽ có tính chất và yêu cầu về nguồn nhân lực khác nhau. Muốn biết mình có phù hợp và gắn bó lâu dài được với nghề tổ chức sự kiện không bạn cần quan tâm đến 4 yếu tố sau:
– Kiến thức: đây là yêu cầu không thể thiếu được dù ở bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề nào. Đặc biệt đối với ngành quản lý sự kiện – “làm 1 nghề phải biết 9 nghề”, ngoài kiến thức về sản phẩm, sự kiện chúng ta cũng phải am hiểu các khía cạnh khác như tâm lý khách hàng, dịch vụ ăn uống, marketing… Do đó, để tổ chức được sự kiện một cách trọn vẹn, kiến thức xã hội, nghiệp vụ qua những lần thực chiến, đa dạng ngành nghề chính là yếu tố quan trọng hàng đầu.
– Kỹ năng: Bên cạnh kiến thức sâu rộng, kỹ năng là một yếu tố không thể thiết đối với những người làm event. Lập kế hoạch tổ chức, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng điều phối, xử lý tình huống và triển khai, giám sát…
– Khả năng: Sáng tạo, quan sát, xử lý tình huống, đi xa cần một sức khỏe tốt, chịu được áp lực công việc
– Thái độ: Giao tiếp tốt, nhiệt tình, cởi mở, không ngại khó khăn là những đặc điểm cần có của một nhân sự sự kiện. Do đặc trưng của ngành là tiếp xúc và phục vụ khách hàng nên chúng ta cũng cần biết lắng nghe ý kiến của khách, đồng thời khắc phục những thiếu sót trong quá trình hợp tác.
Nếu sở hữu những đặc điểm trên đây thì xin chúc mừng, tổ chức sự kiện chính là nghề phù hợp với bạn.
Tổ chức sự kiện cần những gì và gồm công việc nào?
1. Xác định mục đích tổ chức sự kiện
Mục đích của sự kiện được coi là kim chỉ nam cho tất cả các hoạt động diễn ra trong sự kiện đó. Bởi khi đã có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ vạch ra được những nội dung cần có một cách đầy đủ, tránh lạc đường. Chủ đề sự kiện sẽ mang văn hóa đặc trưng cho doanh nghiệp đó, vì vậy việc xác định đúng mục tiêu chính là bước đầu quan trọng nhất. Bạn xây dựng mục tiêu càng chi tiết bao nhiêu thì việc lên kế hoạch, thực hiện các đầu việc càng dễ dàng, trơn tru bấy nhiêu.
2. Thành phần tham gia và số lượng khách mời
Từ trước đến nay, khách mời chính là đối tượng có vai trò không thể thiếu được cho bất kì sự kiện nào. Xác định được thành phần khách mời sẽ quyết định trực tiếp đến hình thức và kế hoạch tổ chức. Với mỗi đối tượng sẽ có yêu cầu về cách phục vụ khác nhau. Nếu sự kiện dành cho trẻ nhỏ, bạn cần thiết kế một không gian phù hợp với độ tuổi trẻ như các nhân vật hoạt hình cùng các bản nhạc vui nhộn chắc chắn sẽ thu hút và khiến các bé thích thú. Ngược lại, với đối tượng là người trung tuổi thì họ sẽ yêu thích một không khí nhẹ nhàng, đơn giản hoặc có khi là sang trọng và ấm cúng.
Tiếp đó, ta cần biết được số lượng khách mời sẽ tham gia tối đa là bao nhiêu để có thể tìm được không gian sao cho phù hợp và tiến hành bố trí suất ăn, phòng nghỉ… để tránh lãng phí. Danh sách khách mời được rà soát kĩ lưỡng cùng sự chuẩn bị chu đáo sẽ tạo được thiện cảm và thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
3. Lên ý tưởng, kịch bản cho sự kiện
Sau khi đã có mục tiêu cụ thể, ta cần tiến hành ngay việc lên ý tưởng thực hiện theo đúng chủ đề đã đặt ra. Ngoài ra, các ý tưởng sáng tạo, mới mẻ chắc chắn sẽ là điểm cộng với khách hàng nhưng cũng cần yêu cầu sự thực tế nhất định để đảm bảo khả năng thực hiện thành công.
Bên cạnh ý tưởng, người tổ chức cũng phải có bản kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động. Xây dựng kịch bản chi tiết là một công việc chiếm khá nhiều thời gian và giữ vai trò quyết định vì vậy người thực hiện cần phải cẩn thận, có kinh nghiệm, sáng tạo…
Trong kịch bản, bạn cần liệt kê ra được các yếu tố phải có cho sự kiện như :
– Nhân lực: MC, PG, hậu cần, người biểu diễn, khách mời diễn giả…
– Dịch vụ: ăn uống, di chuyển, lưu trú…
– Thiết bị: màn chiếu, loa, đèn, bàn ghế, hoa bục phát biểu…
Đừng bỏ lỡ: Top 15 ý tưởng tổ chức sự kiện ấn tượng đột phá mới 2024
4. Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức
– Thời gian:
Đối với người Việt Nam, khi thực hiện những công việc quan trọng, lựa chọn ngày giờ sao cho tốt nhất, đẹp nhất là mong muốn mang đức tin trong họ. Bởi theo quan niệm xưa, khởi hành vào giờ tốt hay khai trương vào ngày đẹp sẽ mang đến sự bình an, may mắn, được quý nhân phù trợ. Với các sự kiện cũng không ngoại lệ, ngoài chọn ngày lành tháng tốt cũng cần phải chú ý tới thời gian và thời tiết để khách mời có thể thuận lợi tham gia.
Sự kiện khánh thành, khai trương, ra mắt sản phẩm… cần chọn ngày giờ hợp với mệnh, tuổi của người đứng đầu để làm ăn phát đạt, thuận buồm xuôi gió.
Với các bữa tiệc cưới, kỉ niệm, sinh nhật… nên chọn thời gian cuối tuần để mọi người có thể dễ dàng tham gia.
– Địa điểm:
Sau khi xác định được đối tượng, số lượng khách mời và tính chất sự kiện, ta có thể bắt tay vào việc tìm kiếm địa điểm tổ chức. Cần xem xét kỹ lưỡng các dịch vụ khác như phòng nghỉ, đồ ăn, không gian, chỗ để xe… Một địa điểm dễ tìm, giao thông thuận lợi chắc chắn sẽ khiến khách hàng hài lòng. Mỗi chủ đề sự kiện sẽ phù hợp với không gian, vị trí khác nhau nên cần khảo sát nhiều nơi để có sự lựa chọn tốt nhất và có thể thay đổi linh hoạt khi có phát sinh rủi ro.
Các sự kiện quy mô lớn nên tổ chức ngoài trời, resort ở Ba Vì, Flamingo Đại Lải,…
Sự kiện trang nghiêm cần sự không gian kín như hội nghị, họp báo… có thể chọn các trung tâm hội nghị, khách sạn có an ninh tốt như Marriott, Hilton, Sheraton, Intercontinental,…
5. Thành lập đội ngũ nhân sự
Gồm 3 nhóm nhân sự phụ trách các đầu việc chính:
– Nhóm lên ý tưởng, kịch bản: Giữ vai trò chính trong việc lên kế hoạch, kịch bản chi tiết, ý tưởng concept, quà tặng khách mời, thiết kế banner, backdrop…Các tiết mục chính, các hoạt động truyền thông cũng là nhiệm vụ của team.
– Nhóm hậu cần: Bộ phận này sẽ phụ trách các công việc phía sau sân khấu (cánh gà) như âm thanh, ánh sáng, ăn uống, dụng cụ phục vụ các tiết mục, … Do đó, họ sẽ làm việc trực tiếp với các đơn vị cung cấp dịch vụ cùng với các nhân sự khác.
– Nhóm quản lý, giám sát: Đội ngũ nhân lực này sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc điều phối, quản lý, đôn thúc tiến độ công việc của các team khác. Ngoài ra, xin giấy phép tổ chức, quản lý các rủi ro hay xây dựng agenda (nhật ký) chương trình cũng là các đầu mục rất quan trọng.
Việc chia nhân sự thành 3 nhóm sẽ tạo điều kiện để người tổ chức nắm rõ và quản lý được từng bộ phận khác nhau. Hơn nữa, các đội cũng sẽ hiểu được công việc của mình một cách chi tiết hơn và hỗ trợ lẫn nhau.
6. Làm việc với các đơn vị cung cấp, nhà tài trợ
– Đơn vị cung cấp: Để sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, các dịch vụ được phục vụ tốt nhất, người làm sự kiện có thể liên hệ làm việc với các đơn vị cung cấp khác như âm thanh, ánh sáng, nhà hàng, đồ decor như hoa, background… Quá trình làm việc cần công khai và chi tiết để đảm bảo các đơn vị thực hiện đúng nghĩa vụ cung cấp dịch vụ của mình.
– Nhà tài trợ: Để nhận được cơ hội hợp tác và tài trợ, người tổ chức cần mang đến cho họ những lợi ích cụ thể và để họ thấy được ý nghĩa của sự kiện này. Làm việc với nhà tài trợ là công việc đòi hỏi sự hiểu biết về sự kiện và đối tác để có thể đưa ra những lí lẽ thuyết phục.
7. Tiến hành marketing cho sự kiện
Để tiếp cận với nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng và để đẩy mạnh việc quảng bá hình ảnh công ty, marketing là hoạt động không thể thiếu được trong tất cả sự kiện. Hoạt động truyền thông cần lên kế hoạch cẩn thận, phải xác định được đối tượng, kênh truyền thông và các phương tiện truyền thông cụ thể.
Có 2 hình thức marketing chính:
Online: Đăng bài viết, chạy quảng cáo truyền thông, đẩy mạnh các hoạt động check in online, KOLs, …
Offline: Hình thức này sẽ gồm tờ rơi, banner, backdrop, standee…
8. Xin giấy phép tổ chức
Được áp dụng với các chương trình có biểu diễn thu phí, bạn cần lưu ý và làm hồ sơ trước sự kiện ít nhất 10 ngày. Bạn có thể xin giấy phép ở Sở văn hóa, Ủy ban nhân dân… để đảm bảo sự kiện không bị hủy bất kỳ lúc nào.
9. Dự trù ngân sách cho các hoạt động
Sau khi khảo sát, lựa chọn các dịch vụ, tiết mục cho chương trình chắc chắn bạn phải tìm hiểu về giá cả của từng hạng mục cụ thể: văn nghệ, quay phim, trang phục, quà, khách mời, MC, màn hình máy chiếu, giỏ hoa để bàn, sân khấu, thiệp mời, welcome banner…
Từ đó, cần xem xét và đánh giá về tổng kinh phí tổ chức chung nếu vượt quá khả năng ngân sách (tính cả nguồn tài trợ) thì cần điều chỉnh lại. Hơn nữa, các chi phí phát sinh cũng cần dự trù tính toán để giảm mức độ thâm hụt xuống thấp nhất.
Cần kê khai dự trù chi phí trên ứng dụng Excel cụ thể và minh bạch những khoản thu chi với số lượng cụ thể để tránh những trường hợp đền tiền không đáng có.
Xem chi tiết: Các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết từ A – Z
10. Dự đoán các rủi ro và phương hướng giải quyết
Không thể chắc chắn rằng sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ như trong kịch bản, quản trị rủi ro được coi là ‘bảo hiểm’ cho các sự cố bất ngờ giúp người tổ chức luôn chủ động và bình tĩnh trong bất kì tình huống nào.
Một số cách xử lý tình huống phát sinh như :
– Chuẩn bị ô, mái che nếu thời tiết hôm đó mưa
– Chuẩn bị máy phát điện công suất lớn
– Check lại tất cả các thiết bị trước khi chương trình bắt đầu
– Có sẵn dụng cụ y tế cho khách mời
– Có các tiết mục backup nếu có vấn đề
11. Triển khai tổ chức sự kiện
Đây là giai đoạn gấp rút quyết định đến sự thành công của chương trình, hãy cùng nhân sự cùng nhau kiểm tra tất cả các khâu quan trọng về setup, thiết bị, nhân lực để đảm bảo không có sự cố nào xảy ra. Các kịch bản về văn nghệ, thời gian ăn tiệc… cần bám sát tiến độ và nội dung đã lên từ trước sao cho ăn khớp với nhau. Tổng duyệt chương trình là hoạt động cuối cùng, do đó bạn cần giám sát, điều phối tất cả các hoạt động thật cẩn thận và có thể thay đổi kịp thời những phần chưa hợp lý.
Trong ngày diễn ra sự kiện, bạn cũng cần phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác, liên tục quan sát và thông báo qua bộ đàm ngay lập tức để chương trình không bị cháy chương trình.
Tham khảo: Dich vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công 100%
12. Kiểm tra và đánh giá chung sau sự kiện
Công việc này sẽ đánh giá được quá trình diễn ra sự kiện còn có những thiếu sót nào đồng thời bản thân người tổ chức sẽ rút ra cho mình được những kinh nghiệm thực tế nhất cho lần sau. Ngoài ra, một cuộc họp để đánh giá chung sẽ thấy được khả năng và mức độ hợp tác của nhân sự chạy sự kiện, từ đó sẽ có những điều chỉnh sao cho phù hợp và hiệu quả hơn.
Với đội kỹ thuật và hậu cần cần có những thống kê chung về tình hình khách mời, quà tặng, thanh lý hợp đồng về trang thiết bị, thực đơn có vấn đề gì….
Mỗi sự kiện sẽ có nội dung kịch bản và cách tổ chức khác nhau, tuy nhiên trên đây là 11 bước cơ bản để bạn có thể tổ chức một sự kiện thành công và ý nghĩa. Vì vậy, công tác chuẩn bị nghiêm túc, cẩn thận và thái độ làm việc chuyên nghiệp, năng động cùng việc hợp tác hiệu quả của teamwork sẽ là những yếu tố then chốt cho một chương trình hoàn chỉnh. Hy vọng với những kinh nghiệm mà Vietpower đã đúc rút được sẽ giúp bạn có thêm những.
VietPower – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Ngày nay, thay vì tự tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp đang có xu hướng tìm kiếm các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín. Hiểu được mong muốn kế hoạch được đầu tư chỉn chu, kĩ lưỡng, kế hoạch tổ chức rõ ràng, đội ngũ nhân sự phục vụ chuyên nghiệp và chi phí hợp lý của các công ty, chắc chắn Vietpower sẽ không khiến bạn thất vọng.
Với sứ mệnh giúp đối tác doanh nghiệp tổ chức được một sự kiện thành công tốt đẹp, Vietpower- công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu xứng đáng là người bạn đồng hành của bạn. Chúng tôi tự tin sở hữu khả năng sáng tạo độc đáo cùng 10 năm kinh nghiệm tổ chức trên 1000 sự kiện có quy mô với các gói dịch vụ âm thanh, ánh sáng, quay chụp… VietPower cam kết đặt lợi ích và trải nghiệm của khách hàng lên hàng đầu. Để biết thêm chi tiết, bạn hãy liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn.
Trên đây là những thông tin bạn cần biết về tổ chức sự kiện sẽ cần những gì, qua đây VietPower mong rằng bạn đã có cho mình những thông tin hữu ích để tổ chức thành công sự kiện trong tương lai của doanh nghiệp mình nhé!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.
Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
