24/08/2024
Tổ chức sự kiện cần những gì? Chắc chắn đây là nỗi băn khoăn của nhiều người khi muốn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Chính vì vậy, VietPower gửi bạn bài viết về Tổ chức sự kiện cần những gì? Hướng dẫn chi tiết từ A-Z. Cùng theo dõi ở dưới đây nhé!
Mục lục
Tầm quan trọng của tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không đơn giản là lên kế hoạch, thực hiện một sự kiện nào đó. Mà nó là quá trình đòi hỏi bạn phải có sự sáng tạo, khả năng giao tiếp và quản lý tốt. Chính vì vậy, việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mang tầm quan trọng rất lớn. Nó thể hiện rõ giữa doanh nghiệp và cá nhân qua các lợi ích như:
1. Tầm quan trọng đối với doanh nghiệp
- Tổ chức các sự kiện chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tạo dựng hình ảnh, củng cố thương hiệu một cách hiệu quả. Đồng thời nâng cao nhận thức mọi người về thương hiệu, sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp.
- Là cơ hội để doanh nghiệp tăng cường mối quan hệ, tương tác trực tiếp với khách hàng. Không những vậy, các doanh nghiệp còn có thể lắng nghe những phản hồi của khách hàng. Từ đó cải thiện và xây dựng một mối quan hệ bền vững hơn.
- Thông qua các sự kiện, doanh nghiệp được mở rộng mạng lưới, kết nối được nhiều đối tác, nhà cung cấp hay khách hàng tiềm năng mới.
- Việc tổ chức sự kiện cũng giúp doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến nhiều người và thúc đẩy doanh số hiệu quả.
- Cuối cùng, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ nâng cao hiệu suất làm việc, tạo động lực cho nhân viên. Cũng như củng cố tinh thần đoàn kết nhân viên một cách tốt nhất.
2. Tầm quan trọng đối với cá nhân
- Tham gia vào quá trình tổ chức sự kiện, bạn sẽ được rèn luyện các kỹ năng mềm. Ví dụ như làm việc nhóm, giao tiếp, giải quyết vấn đề, điều hành chương trình,…
- Sự kiện cũng là nơi để bạn gặp gỡ, kết nối và mở rộng mối quan hệ của mình hơn.
- Việc tham vào sự kiện cũng để giúp bạn cập nhật những thông tin, mở rộng kiến thức, xu hướng mới hiện nay.
Tổ chức sự kiện cần những gì? Hướng dẫn chi tiết từ A-Z
Vậy tổ chức sự kiện cần những gì? Để bạn có cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn. VietPower sẽ hướng dẫn bạn cách tổ chức sự kiện cơ bản và chi tiết nhất từ A đến Z. Cùng theo dõi ở dưới đây nhé!
1. Xác định mục tiêu sự kiện
Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu của sự kiện mình tổ chức một cách rõ ràng. Việc xác định mục tiêu sẽ giúp bạn định hướng các hoạt động, kế hoạch và phân bố ngân sách chương trình hiệu quả. Để làm được vậy, bạn cũng cần chọn loại hình sự kiện và quy mô chương trình cũng như đối tượng mục tiêu.
Ngoài ra, để xác định mục tiêu chính xác và sát nhất với chương trình. Bạn có thể dùng mô hình SMART để xác định mục tiêu. Ví dụ mục tiêu không dùng SMART của bạn sẽ là “Tổ chức sự kiện tăng cường nhận diện thương hiệu”. Những khi áp dụng mô hình SMART, mục tiêu của bạn sẽ được rõ ràng hơn “Tăng tỷ lệ khách hàng tiềm năng muốn đăng ký nhận thông tin dịch vụ mới khoảng 30% sau sự kiện”.
2. Lập kế hoạch chi tiết
Tổ chức sự kiện cần những gì? Chắc chắn bạn không bao giờ được bỏ qua bước lập kế hoạch chi tiết. Đây là yếu tố quan trọng chiếm đến 70% thành công cho chương trình. Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ bao quát tất cả các hạng mục công việc cần có cho một sự kiện, bất kể từ hạng mục nhỏ nhất. Trong đó, bạn cần chú ý nhất đến kịch bản và timeline chương trình. Vì đây là “bí kíp” để sự kiện của bạn thu hút, khách hàng ấn tượng lâu.
Bên trong kịch bản nội dung để lập một bản kế hoạch chi tiết sẽ gồm:
- Kịch bản tổng quát: Toàn bộ các hạng mục công việc từ timeline, nội dung hay phân công nhân sự.
- Kịch bản chi tiết: Sẽ bao gồm kịch bản lời dẫn của MC. Do đó bạn cần trau chuốt cho nội dung, ngôn từ để truyền tải đến khách mời.
3. Chọn địa điểm và nhà cung cấp
Tiếp theo bước chọn địa điểm, nhà cung cấp cũng là hạng mục mà bạn cần chú ý và quan tâm đến. Tùy vào quy mô, số lượng khách mời mà bạn có thể lựa chọn không gian địa điểm tổ chức rộng rãi hay nhỏ gọn. Bên cạnh đó, yếu tố gần trung tâm, dễ di chuyển và có khu vực đỗ xe riêng cũng là một điểm cộng tích cực. Sau đó, bạn cần xét đến cơ sở vật chất và chi phí có phù hợp với nhu cầu của mình hay không.
Việc chọn nhà cung cấp cũng tương đương với việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Bạn cũng cần phải tìm hiểu thông tin rõ ràng của nhà cung cấp. Yêu cầu đưa ra báo giá chi tiết từng hạng mục dịch vụ, xem xét hình ảnh sự kiện đã được thực hiện trước đó. Cuối cùng, các điều khoản hợp đồng cần cụ thể và rõ ràng. Đặc biệt hơn, nhà cung cấp cần luôn sẵn sàng hỗ trợ những yêu cầu của khách hàng khi cần thiết.
4. Mời khách và quản lý danh sách khách mời
Để tổ chức sự kiện thành công chắc chắn bạn không thể thiếu được những vị khách mời của mình. Chính vì vậy, hãy xây dựng danh sách khách mời từ sớm. Xác định đối tượng, phân loại khách mời và thu thập thông tin cơ bản của họ. Từ đó, bạn sẽ sử dụng phần mềm để quản lý danh sách khách mời một cách hiệu quả hơn. Đồng thời việc gửi thiệp mời cũng được thực hiện dễ dàng. Trong lúc diễn ra sự kiện, bạn nên in danh sách khách mời để tiện cho việc check in rõ ràng. Hay phân công nhân viên tiếp đón một cách chu đáo và nhiệt tình.
5. Quảng bá và tiếp thị sự kiện
Quảng bá và tiếp thị sự kiện là việc không thể thiếu trong việc tổ chức sự kiện cần những gì? Đây cũng là yếu tố để quyết định sự thành công cho sự kiện. Khi đã nắm rõ đối tượng khách mời của mình thuộc tệp nào. Bạn cần lựa chọn kênh truyền thông phù hợp để quảng bá sự kiện. Ví dụ như mạng xã hội, quảng cáo, truyền hình, billboards,… hay email marketing. Tiếp đó, hãy tạo những nội dung hấp dẫn để thu hút người quan tâm. Lập kế hoạch truyền thông, lên lịch nội dung một cách cụ thể để tương tác sự kiện được đạt con số hiệu quả nhất.
6. Chuẩn bị và điều phối trong ngày diễn ra sự kiện
Để sự kiện được diễn ra suôn sẻ, thành công. Bạn cần chuẩn bị và điều phối trong ngày diễn ra sự kiện một cách sát sao và kỹ lưỡng. Dưới đây là một số việc mà bạn cần lưu ý khi thực hiện hạng mục này là:
- Kiểm tra lại tất cả các khâu trước khi diễn ra sự kiện ít nhất 1 ngày: Địa điểm tổ chức, trang trí, set up sân khấu, thiết bị sự kiện,…
- Đảm bảo an ninh cho sự kiện.
- Check khu vực diễn ra sự kiện luôn được sạch sẽ.
- Thống nhất những thông tin, thay đổi cuối cùng và phân công nhiệm vụ rõ ràng trước khi diễn ra sự kiện.
- Đội ngũ điều phối sự kiện cần tập trung đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ mà không phải gặp bất kỳ sự cố phát sinh nào xảy ra.
- Kiểm soát thời gian, timeline chương trình.
- Sẵn sàng thay đổi kế hoạch nếu cần thiết, cũng như luôn chuẩn bị phương án dự phòng.
- Đánh giá sự kiện và rút ra kinh nghiệm cho những sự kiện chương trình lần sau.
7. Đánh giá sau sự kiện
Cuối cùng trong các hạng mục tổ chức sự kiện cần những gì? Bạn cần đánh giá sau khi kết thúc sự kiện. Đây sẽ là việc khiến bạn rút ra được những bài học, kinh nghiệm cũng như cải thiện chất lượng cho những chương trình sự kiện sau này. Để có một đánh giá hoàn hảo bạn cần dựa vào các yếu tố sau đây:
- So sánh số lượng người tham gia với dự tính ban đầu.
- Mức độ đạt được mục tiêu đã đề ra.
- So sánh chi phí, doanh số thực tế với dự kiến.
- Mức độ tương tác trên mạng xã hội, truyền thông.
- Phản hồi của khách hàng khi hợp tác.
- Khảo sát mức độ hài lòng về việc tham gia sự kiện qua hình thức online hoặc trực tiếp,…
Trên đây là bài viết về Tổ chức sự kiện cần những gì? Hướng dẫn chi tiết từ A-Z được VietPower chia sẻ đến bạn. Hy vọng rằng, những thông tin và kiến thức ở trên đã giúp ích cho bạn. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn có một ngày tốt lành và vui vẻ.
Nếu bạn muốn tổ chức sự kiện, team building. Hãy nhấc máy liên hệ với VietPower. Chúng tôi luôn sẵn sàng và hỗ trợ cho bạn nhiệt tình 24/7 miễn phí.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 5, Toà nhà HQ Building, 193C Bà Triệu, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Công ty Cổ phần Sự kiện VietPower là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức team building, sự kiện và du lịch trải nghiệm tại Việt Nam. Với hơn 5 năm kinh nghiệm cùng đội ngũ sáng tạo, chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết mang đến những giải pháp tổ chức độc đáo, hiệu quả và đầy cảm xúc cho doanh nghiệp.
Theo dõi VietPower để cập nhật thêm nhiều kiến thức bổ ích và xu hướng mới trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
