Truyền thông sau sự kiện là gì? Kế hoạch truyền thông hiệu quả

Truyền thông sau sự kiện là bước quan trọng cuối cùng để đem lại hiệu quả cho sự kiện mà bạn đã tổ chức. Để làm nên một sự kiện thành công rực rỡ, ngoài các khâu chuẩn bị trước sự kiện thì cách thức truyền thông sau sự kiện để mọi người biết đến rộng rãi cũng quan trọng không kém. Nhưng làm sao để truyền thông hiệu quả thì không phải ai cũng có thể làm được nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm. VietPower với hơn 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ chia sẻ những thông tin hữu ích về truyền thông sau sự kiện qua bài viết dưới đây!

Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Truyền thông sau sự kiện là gì?

Truyền thông cho sự kiện là một hạng mục gần như bắt buộc cho tất cả các sự kiện tổ chức, kể cả sự kiện nội bộ cũng cần truyền thông nội bộ. Truyền thông sau sự kiện (post-event communication) được hiểu là các hoạt động truyền thông và giao tiếp được thực hiện sau khi một sự kiện đã diễn ra. Nó là quá trình tiếp tục tương tác với công chúng, cung cấp thông tin và gửi thông điệp sau sự kiện để duy trì sự quan tâm và tạo hiệu ứng lâu dài. 

Lý do nên truyền thông sau sự kiện

Truyền thông sau sự kiện là một bước quan trọng mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua. Trong thực tế, công tác truyền thông sau sự kiện mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

• Gợi nhắc và ghi nhớ: giúp khách tham dự ghi nhớ sâu sắc hơn về sự kiện. Bằng cách chia sẻ thông tin, hình ảnh và video về các khoảnh khắc đáng nhớ, tạo ấn tượng của sự kiện trong tâm trí khán giả.
• Tiếp cận đối tượng quan tâm:  giúp thông điệp của sự kiện tiếp cận rộng rãi đến những người quan tâm. Bằng cách sử dụng các phương tiện truyền thông như báo chí, mạng xã hội và email marketing, bạn có thể chia sẻ thông tin về thành công của sự kiện, những lợi ích mà khán giả đã nhận được và thu hút sự quan tâm của đối tượng tiềm năng mới.

• Mở rộng đối tượng khách hàng: giúp doanh nghiệp tiếp cận đối tượng khách hàng tiềm năng mới. Bằng cách chia sẻ thông tin về sự kiện qua các kênh truyền thông, thu hút sự chú ý của khán giả mới, tạo dựng mối quan tâm và khả năng tương tác với họ.
• Xây dựng hình ảnh thương hiệu: Một sự kiện thành công khi được truyền thông rộng rãi góp phần tăng cường uy tín, chuyên nghiệp và vị thế thương hiệu của doanh nghiệp. Bằng cách chia sẻ câu chuyện thành công, sẽ giúp  xây dựng lòng tin và tạo dựng hình ảnh tích cực về doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng và đối tác.

Do đó, việc thực hiện truyền thông sau sự kiện là một phần quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và giúp tạo ra sự thành công và hiệu quả mong muốn.

Tham khảo: 6 Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện độc đáo mới lạ nhất 2024

Một số phương tiện truyền thông sau sự kiện

– Các ấn phẩm quảng cáo: Các ấn phẩm quảng cáo thường được sử dụng trong chiến dịch truyền thông trước sự kiện bao gồm poster, banner, phướn dọc, tờ rơi, tờ gấp…

– Phương tiện truyền thông đại chúng: được sử dụng để truyền thông về sự kiện bao gồm truyền hình, radio, báo giấy… Truyền hình có chi phí cao nên ít được các doanh nghiệp lựa chọn; radio có chi phí thấp hơn nhưng hạn chế trong việc truyền tải hình ảnh; còn báo giấy có thể truyền tải thông tin đa dạng về hình ảnh và chữ viết, tuy nhiên cần chú ý đến thời điểm phát hành, số lượng phát hành và đối tượng đọc giả của tờ báo đó.

– Quảng bá sự kiện: Quảng bá sự kiện bằng cách tổ chức roadshow, phát sản phẩm dùng thử miễn phí hoặc các cuộc thi bên lề sự kiện là những hoạt động activation phổ biến được sử dụng cho công tác truyền thông trước sự kiện, đặc biệt là trong các sự kiện như khai trương, khánh thành, giới thiệu sản phẩm mới…

– Truyền thông bằng công nghệ số: Đây cũng ngày càng phổ biến. Với phần lớn dân số Việt Nam sử dụng internet và điện thoại thông minh có kết nối internet thì việc sử dụng các phương tiện công nghệ số trong truyền thông sự kiện là rất quan trọng.

Việc gửi email marketing thông báo về sự kiện, quảng cáo banner trên các website có lượng truy cập cao hay đăng bài PR trên báo điện tử là những hình thức phổ biến. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phương tiện digital marketing khác như SMS marketing, truyền thông trên mạng xã hội, trên các blog/diễn đàn hoặc xây dựng riêng một website/landing page để cập nhật tin tức nóng hổi nhất về sự kiện đó.

Lên kế hoạch truyền thông sau sự kiện hiệu quả

Lên kế hoạch truyền thông là một bước quan trọng để tiếp tục tận dụng thành công của sự kiện và gắn kết với khán giả sau khi sự kiện đã diễn ra. Dưới đây là các bước cần thiết để lên kế hoạch truyền thông sau sự kiện:

– Xác định mục tiêu: Đầu tiên, xác định rõ mục tiêu cần truyền tải. Điều này có thể bao gồm việc tạo động lực tiếp tục cho khán giả, gửi lời cảm ơn đến những người tham gia, lan tỏa thông điệp của sự kiện và tăng cường uy tín và nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.

– Xây dựng chiến lược truyền thông: Dựa trên mục tiêu đã định, xây dựng một chiến lược truyền thông chi tiết. Xác định các kênh truyền thông phù hợp như email, mạng xã hội, blog, báo chí, website công ty, v.v. và cách tiếp cận mỗi kênh.

– Tạo nội dung phù hợp: Phát triển nội dung truyền thông sau sự kiện dựa trên thông điệp chính và thành công của sự kiện. Bao gồm hình ảnh, video, bài viết, thông báo cảm ơn, bài đánh giá từ khách hàng, và bất kỳ nội dung nào khác có liên quan.

– Lên lịch phát sóng: Xác định thời gian và cách thức phát sóng cho từng kênh truyền thông. Tạo lịch trình cụ thể cho việc gửi email, đăng bài trên mạng xã hội, cập nhật blog, phát hành bài viết trên báo chí, và các hoạt động khác.

– Theo dõi và đánh giá: Theo dõi hiệu quả của chiến dịch truyền thông sau sự kiện. Đo lường tương tác của khán giả, lượt xem, bình luận, chia sẻ, và các chỉ số khác để đánh giá sự thành công và hiệu quả của chiến dịch.

– Tương tác với khán giả: Tiếp tục tương tác với khán giả sau sự kiện bằng cách trả lời các câu hỏi, đáp ứng ý kiến phản hồi, và tạo một môi trường giao tiếp hai chiều. 

Xem thêm: Bản kế hoạch tổ chức sự kiện từ A – Z giúp chương trình thành công

VietPower – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

VietPower là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm. Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức các sự kiện như hội thảo, hội nghị, triển lãm, lễ khai trương, gala dinner, team building,… với đội ngũ nhân sự trẻ trung, sáng tạo, năng động cùng hệ thống trang thiết bị tiên phong, hiện đại.

VietPower đảm bảo sự thành công của sự kiện với kinh nghiệm dày dặn cùng quy trình bài bản như: lựa chọn địa điểm, thiết kế và trang trí không gian, chọn lựa các đối tác liên quan, chuẩn bị kỹ lưỡng chương trình, đảm bảo sự thu hút của sự kiện đến từ khách mời và phương tiện truyền thông. Điều này giúp cho các sự kiện được VietPower tổ chức đều mang lại hiệu quả cao cho khách hàng của mình.

Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, am hiểu về các xu hướng mới nhất trong ngành tổ chức sự kiện và có kinh nghiệm làm việc với nhiều khách hàng, VietPower đang trở thành một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam. VietPower cũng là đơn vị đồng hành cùng nhiều tổ chức giáo dục, tổ chức quốc tế trong chuối hành trình vì cộng đồng hướng tới trẻ em và môi trường như AIA.

Bài viết trên đây là những thông tin chia sẻ của VietPower về công việc truyền thông sau sự kiện, thông qua bài viết VietPower hy vọng rằng bạn đã hiểu hơn về tầm quan trong của truyền thông sau khi kết thúc chương trình. Bạn đang đắn đo lựa chọn công ty để hợp tác tổ chức chương trình cho doanh nghiệp của mình? Liên hệ ngay với vietPower để được phục vụ nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.