Tổ chức roadshow là gì? Các hình thức tổ chức roadshow

Tổ chức Roadshow là một trong những chiến lược marketing sản phẩm, giúp tiếp cận, ghi dấu ấn vào tiềm thức đến nhiều đối tượng khách hàng. Việc tổ chức một sự kiện Roadshow thực tế không quá phức tạp. Thay vào đó, vấn đề lại nằm ở tình trạng giao thông, hình thức tổ chức và số lượng người tham gia.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có ý định tổ chức Roadshow để quảng bá sản phẩm thì hãy tham khảo ngay bài viết này. Tại đây. VietPower sẽ giúp bạn biết được ưu – nhược điểm của từng hình thức tổ chức Roadshow. Cùng với đó là một kế hoạch chi tiết và gợi ý địa chỉ chuyên tổ chức Roadshow uy tín, theo dõi ngay để biết thông tin chi tiết.

Tìm hiểu thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức roadshow là gì?

Nếu bạn đang từng bắt gặp những đoàn người mặc trang phục giống nhau, cùng di chuyển theo mỗi loại phương tiện. Đi kèm có các cách quảng cáo sản phẩm bằng cờ, banner hay băng rôn,… có in thông tin sản phẩm, thương hiệu thì đấy chính là một sự kiện Roadshow đang được tổ chức. 

Theo đúng nghĩa chuyên ngành, tổ chức Roadshow chính là một chương trình biển diễn lưu động. Sẽ có một đội nhóm setup trang phục, phương tiện đồng bộ, cùng nhau diễu hành qua những con đường, lộ trình chuẩn bị từ trước. Cụ thể, bạn có thể nhận dạng một sự kiện tổ chức Roadshow thông qua những khía cạnh sau:

• Gồm một nhóm người của doanh nghiệp, mang đồng phục gắn liền với thương hiệu hoặc sản phẩm
• Có tính lưu động, đi diễu hành trên các con đường, ở nhiều nơi khác nhau
• Được tổ chức bằng các loại phương tiện cùng chủng loại như xe đạp, xe máy, ô tô,…
• Chương trình có thể kết hợp thêm một số hoạt động khác như phát âm thanh, hát, nhảy, phát tờ rơi, giơ băng rôn, hô khẩu hiệu… để thu hút sự chú ý của nhiều người

Một chương trình Roadshow thường diễn ra trong thời gian ngắn, chỉ khoảng 2 – 3 giờ đồng hồ/ ngày. Doanh nghiệp có thể tổ chức liên tục trong 2 – 5 ngày để tăng sự ghi nhớ vào tiềm thức khách hàng.

Vì là một loại hình lưu động, cần di chuyển theo đoàn trên đường, nên khi tổ chức Roadshow sẽ gặp đôi chút khó khăn trong vấn đề giao thông. Do vậy, để phòng tránh rủi ro, bị phạt, bạn nên training đội ngũ thực hiện theo đúng luật, có thể xin phép chính quyền trong khu vực trước khi tổ chức.

Tổ chức Roadshow thường sẽ được dành cho những sản phẩm mới ra mắt trên thị trường, nó thực hiện với mục đích giúp tiếp cận khách hàng nhanh chóng. Tuy nhiên, tùy theo chiến lược marketing của công ty mà sản phẩm được lựa chọn cũng có thể là loại cũ, đang hot hay cần thanh lý, các chương trình khuyến mãi.

Tổ chức sự kiện ngoài trời: Kịch bản, địa điểm, quy trình chi tiết

Các hình thức tổ chức roadshow

Cách thức tổ chức Roadshow đa phần đều giống nhau, sự khác biệt chính nằm ở phương tiện sử dụng để di chuyển. Dựa vào đó, người ta chia tổ chức Roadshow có các hình thức như sau:

Roadshow đi bộ

Roadshow đi bộ sẽ bao gồm một nhóm người đứng tại một chỗ hoặc di chuyển gần khu vực để thực hiện việc giới thiệu sản phẩm, dịch vụ.

Ưu điểm

• Có tính an toàn cao, hạn chế tình trạng tắc nghẽn, cản trở, tai nạn giao thông xảy ra
• Tiếp cận gần với khách hàng hơn, giúp bạn có thể truyền tải thông điệp đến với từng người
• Roadshow đi bộ sẽ có nhiều chương trình kết hợp cùng, tăng sự thu hút, chú ý nhiều hơn như: phát tờ rơi, phát mẫu thử, chơi các trò chơi, tặng quà,,,,,
• Không cần sử dụng các phương tiện di chuyển, tiết kiệm chi phí 
• Thu hút được sự chú ý tại địa điểm đi qua trong thời gian lâu
• Thân thiện với môi trường, mang đến nhiều ý nghĩa tích cực

Nhược điểm

• Không đi được đường dài, chỉ phù hợp với những khu vực đông đúc dân cư, có nhiều người qua lại
• Cần đầu tư nhiều hơn về mặt hình ảnh nhân sự, có thể phải thuê thêm PG – PB bên ngoài 
• Cần có ý tưởng tổ chức thu hút với những cách truyền tải mạnh mẽ hơn so với những hình thức khác

Roadshow bằng xe đạp

Roadshow bằng xe đạp là loại hình tiết kiệm chi phí nhất trong hình thức lưu động, đoàn tổ chức sẽ di chuyển trên những chiếc xe đạp đồng nhất để tạo sự đồng nhất.

Ưu điểm

• Xe đạp di chuyển chậm, giúp truyền tải thông điệp đến khách hàng được rõ ràng, trọn vẹn
• Tiết kiệm chi phí 
• Không hao nhiên liệu, thân thiện với môi trường

Nhược điểm

• Gây mất sức, cần phải có những điểm dừng chân để cho mọi người nghỉ ngơi thường xuyên
• Tốc độ di chuyển chậm cũng là một nhược điểm vì nó không thể đi được những đoạn đường xa, phạm vi tổ chức bị thu hẹp
• Không phù hợp tại những tuyến đường lớn, giao thông đông đúc

Roadshow bằng xe máy

Roadshow bằng xe máy là một hình thức phổ biến nhất vì nó đảm bảo được phạm vi hoạt động đủ rộng, chi phí tổ chức lại không quá cao. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những chiếc xe máy phù hợp, có tính thẩm mỹ cao.

Ưu điểm

• Xe máy di chuyển nhanh, giúp mở rộng phạm vi hoạt động, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn
• Không gây mất sức cho đội ngũ nhân sự 
• Chi phí tổ chức không quá cao, có thể dùng chính xe nhân viên 
• Không chiếm nhiều diện tích trên đường, hạn chế tình trạng tắc nghẽn

Nhược điểm

• Tốc độ di chuyển khá nhanh nên ít có thời gian để người đi đường quan sát kỹ 
• Cần đảm bảo nhân sự tuân thủ đúng luật giao thông

Tham khảo: Top 30 địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời cực đẹp, sang trọng

Roadshow bằng ô tô

Roadshow bằng ô tô được đánh giá rất cao khi nó thể hiện được sự đẳng cấp của doanh nghiệp, tạo sự chú ý tốt. Tuy nhiên, không phải lúc nào hình thức này cũng phù hợp và vấn đề trở ngại giao thông cũng là chuyện doanh nghiệp cần giải quyết tốt.

Ưu điểm

• Có khả năng tạo được sức hút mạnh đến với khách hàng
• Quảng bá thương hiệu, sản phẩm được trong phạm vi cực rộng
• Có nhiều khu vực để treo Banner
• Không gây mất sức cho nhân viên
• Giúp cho sự kiện Roadshow đẳng cấp, hoành tráng hơn

Nhược điểm

• Chi phí tổ chức đắt đỏ
• Tốn kém nhiên liệu
• Chiếm nhiều diện tích trên đường, có thể gây cản trở giao thông 

Kế hoạch tổ chức roadshow

Một trong những vấn đề quan trọng nhất khi tổ chức Roadshow chính là phải tìm được hình thức phù hợp và cách thức truyền tải nội dung thật ấn tượng. Bạn cần đánh mạnh vào hình ảnh ấn tượng, âm thanh thu hút, dùng những từ ngữ có cảm xúc để tạo được dấu ấn trong tiềm thức của người đi đường. 

Dưới đây sẽ là bản kế hoạch tổ chức Roadshow, chi tiết từng bước và đầu việc doanh nghiệp cần chuẩn bị.

Xác định mục đích tổ chức

Doanh nghiệp các xác định rõ ràng mục đích tổ chức sự kiện để, không thể kỳ vọng quá nhiều trong khi Roadshow chỉ là một cách để tăng sự thu hút đến với khách hàng. Việc có được những mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn hiểu được mình cần phải làm những việc gì. 

Lựa chọn hình thức tổ chức Roadshow

Doanh nghiệp, đơn vị tổ chức cần dựa trên các yếu tố dưới đây để tìm được hình thức Roadshow phù hợp.

• Sản phẩm, dịch vụ quảng cáo là gì?
• Giá trị thương hiệu
• Đối tượng khách hàng hướng đến là ai?
• Khả năng tài chính
• Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu?
• Thời gian tổ chức?

Xây dựng nội dung, hình ảnh quảng cáo

Tổ chức Roadshow, doanh nghiệp sẽ chỉ có vài giây ngắn ngủi để truyền tải thông điệp, do vậy nội dung sẽ cần phải thực sự ấn tượng, đánh trúng vào trọng tâm. Có hai yếu tố cần lên nội dung:

Thiết kế hình ảnh

Người xây dựng hình ảnh quảng cáo cần đảm bảo yếu tố màu sắc nổi bật, đồng nhất với thương hiệu hoặc sản phẩm. Không chỉ là thiết kế các banner, lá cờ mà còn chú ý đến hình ảnh của người tham gia, trang phục, loại xe, màu sắc xe. Cần trang trí sao cho đoàn Roadshow phải khác biệt giữa đoàn người đông đúc.

Lên nội dung

Nội dung quảng cáo khi tổ chức Roadshow sẽ có hai phần là: Phần chữ và phần tiếng. 

• Phần chữ: Rõ ràng, dễ đọc, ngắn gọn
• Phần tiếng: Nội dung súc tích, đơn giản, sử dụng từ ngữ tạo được cảm xúc mạnh

In ấn và chuẩn bị dụng cụ, phương tiện

• Hoàn thành các ấn phẩm in ấn quảng cáo
• Thuê trang phục, phương tiện di chuyển
• Thuê đội ngũ nhân sự chạy sự kiện: PG – PB
• Hoàn thành bản ghi âm nội dung phần tiếng

Xin giấy phép tổ chức

Tùy vào khu vực tổ chức mà bạn cần tham khảo các giấy tờ cần phải xin phép trước khi chạy chương trình, nhất là với những doanh nghiệp thực hiện quy mô lớn. Đơn vị tổ chức cần hoàn thành hồ sơ tại Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch với các giấy tờ sau:

• Đơn xin phép tổ chức Roadshow trong khu vực
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Bản sao giấy tờ chứng minh hàng hóa quảng cáo phù hợp với tiêu chuẩn, kỹ thuật
• Mẫu quảng cáo sản phẩm có chữ ký và đóng dấu
• Các giấy tờ chứng nhận liên quan đến hàng hóa quảng cáo
• Bản kế hoạch tổ chức sự kiện

Thời gian giải quyết hồ sơ là trong 5 ngày từ ngày tiếp nhận (không tính ngày nghỉ), nên doanh nghiệp cần chú ý, hoàn thành thủ tục trước ngày tổ chức dự kiến ít nhất 1 tuần.

Chúng tôi cung cấp Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội

VietPower – Công ty tổ chức roadshow chất lượng

Với những sự kiện Roadshow quy mô nhỏ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự tổ chức. Tuy nhiên nếu bạn muốn có một chương trình đẳng cấp, thu hút, tạo hiệu ứng tốt nhất thì nên lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower chính là nơi bạn nên tìm đến.

VietPower – Công ty tổ chức Roadshow chất lượng với những ưu điểm nổi bật sau:

• Giúp doanh nghiệp xây dựng kịch bản Roadshow ấn tượng, thu hút khách hàng, phù hợp với hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ quảng cáo
• VietPower cung cấp đầy đủ dịch vụ tổ chức Roadshow: Đội ngũ PG – PB, thiết bị âm thanh, thiết kế banner, băng rôn, cờ, hỗ trợ thuê phương tiện tổ chức roadshow
• VietPower mang đến dịch vụ cao cấp với giá cả hợp lý, thái độ làm việc chỉn chu, chuyên nghiệp

Tổ chức Roadshow là một hình thức đưa hình ảnh thương hiệu, sản phẩm của doanh nghiệp đến gần với khách hàng hơn. Tạo hiệu ứng tự kỷ ám thị vô cùng mạnh mẽ đến tiềm thức của mọi người.

Trên đây là những thông tin về tổ chức roadshow mà VietPower muốn gửi tới bạn. Hãy lựa chọn VietPower nếu bạn cần một công ty tổ chức roadshow chuyên nghiệp, chất lượng. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM