Top 7 kỹ năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà bạn nên biết

Kỹ năng tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng bậc nhất của một nhân viên tổ chức sự kiện. Nó cũng là tiêu chí quan trọng tạo nên sự thành công của một chương trình sự kiện. Vậy một chuyên viên sự kiện giỏi cần trang bị cho mình những kỹ năng gì? Bài viết dưới đây VietPower đã tổng hợp những kỹ năng tổ chức sự kiện của một chuyên viên sự kiện cần phải có. Hãy tham khảo ngay bạn nhé!

Tầm quan trọng của kỹ năng tổ sự kiện 

Khi làm bất cứ một công việc gì cũng đều đòi hỏi bạn phải có các kỹ năng về lĩnh vực, ngành nghề đó và lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng vậy. Dưới đây là những vai trò cực quan trọng của những kỹ năng tổ chức sự kiện mà mỗi nhân viên sự kiện đều phải có. 

1. Giúp chương trình thành công và chuyên nghiệp

Thật vậy, những nhân viên tổ chức sự kiện mang đầy đủ những kỹ năng cần thiết của ngành nghề sẽ giúp chương trình trở nên thành công và chuyên nghiệp hơn. Bởi với những kỹ năng vốn có, họ sẽ có thể thực hiện một cách tốt nhất những công đoạn và hạng mục của chương trình. Làm tốt từng hàng mục nhỏ sẽ giúp thành công cả chương trình lớn.  

2. Tiết kiệm thời gian trong khâu chuẩn bị

Những nhân sự sự kiện có đầy đủ những kỹ năng cần thiết có thể được coi là một chuyên viên lành nghề. Chính vì vậy mà trong suốt quá trình chuẩn bị và thi công các hạng mục trong chương trình những nhân sự đó sẽ biết cách làm thế nào để vận hành và chuẩn bị tốt nhất và nhanh nhất. Như vậy sẽ giúp tiết kiệm được thời gian và nhân công trong khâu tổ chức.

3. Tiết kiệm kinh phí tổ chức

Tương tự như ý trên. Các nhân sự sự kiện nhờ kinh nghiệm, kỹ năng đàm phán và các mối quan hệ sẽ có thể trao đổi và lấy được những dịch vụ tốt nhất với những mức giá tốt nhất. Bên cạnh đó thì việc có thể nhìn nhận và giải quyết các rủi ro sẽ giúp chương trình giảm thiểu nguy cơ xảy ra những điều không mong muốn. Từ đó giúp bảo toàn được những chi phí phát sinh không đáng có, giúp tiết kiệm kinh phí tổ chức cho cả chương trình.

4. Tạo lòng tin cho khách hàng, đối tác

Những chuyên viên có đầy đủ những kỹ năng cần thiết sẽ giúp tạo được lòng tin tuyệt đối cho khách hàng bởi sự chuyên nghiệp mà họ mang lại. Qua cách trao đổi và làm việc sẽ toát lên được phong thái tự tin giúp khách hàng tin tưởng và bạn và công ty không chỉ ở sự kiện hiện tại mà còn trong suốt những sự kiện sau này.

7 Kỹ năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Nếu bạn đã nắm kỹ được tầm quan trọng của những kỹ năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì ngay sau đây, VietPower sẽ giới thiệu chi tiết đến bạn những kỹ năng cần có đó là gì? 

1. Kỹ năng tư duy sáng tạo

Kỹ năng đầu tiên cần nhắc đến đó chính là kỹ năng tư duy sáng tạo. Bởi sáng tạo – đổi mới luôn là những yêu cầu đầu tiên mà các khách hàng mong muốn. Với sự sáng tạo vốn có, bạn sẽ có thể tạo ra được nhiều kịch bản mới mẻ, độc lạ và thu hút được nhiều khách hàng bởi sự hấp dẫn của nó hơn là so với những kịch bản thông thường. Các chương trình sự kiện có nhiều sự sáng tạo sẽ mang đậm dấu ấn hơn trong lòng khách hàng, từ đó cũng giúp cho khách hàng thêm yêu quý và quay trở lại với bạn trong các sự kiện sau.

Tham khảo: 6 Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện độc đáo mới lạ nhất 2024

2. Kỹ năng lên kế hoạch và viết Proposal

Khi bạn đã có trong mình sự sáng tạo rồi thì kỹ năng lên kịch bản và viết proposal chính là kỹ năng tiếp theo mà bạn cần có. Nói cách khác, khi bạn đã có được một ý tưởng thú vị trong đầu rồi thì việc viết và truyền tải lại ý tưởng đó qua kịch bản, proposal cũng thực sự quan trọng. Bởi nếu không có kỹ năng tốt bạn sẽ khó có thể truyền tải được những ý tưởng thú vị của bạn. Từ đó khách hàng cũng sẽ không hiểu hết về ý tưởng cũng như kế hoạch của bạn.

3. Kỹ năng tổ chức, sắp xếp

Sau khi đã có được kịch bản chương trình sơ bộ, bước tiếp theo bạn sẽ cần phải sử dụng đến kỹ năng tổ chức và sắp xếp. Chương trình có rất nhiều hạng mục lớn nhỏ khác nhau, chính vì vậy mà bạn cần biết cách tổ chức và sắp xếp các đầu việc và phân chia công việc một cách hợp lý để các công việc được hoàn thành đúng thời gian và hoàn thành tốt nhất. Bên cạnh đó thì cũng trách trường hợp thiếu sót hoặc sai sót trong chương trình.

Gợi ý cho bạn: Bản kế hoạch tổ chức sự kiện từ A – Z giúp chương trình thành công

4. Kỹ năng nhìn nhận vấn đề và giải quyết tình huống

Đây cũng là một kỹ năng vô cùng quan trọng đối với một chuyên viên tổ chức sự kiện. Bất kỳ một chương trình sự kiện nào diễn ra cũng không thể tránh được những tình huống phát sinh. Một chuyên viên sự kiện giỏi sẽ phải là người có cách nhìn vận vấn đề tốt và đưa ra được cách giải quyết vấn đề một cách triệt để và hợp lý.

5. Kỹ năng đàm phán

Đây cũng là một kỹ năng cực kỳ quan trọng của những người làm sự kiện. Ngoài việc lên ý tưởng và kịch bản thì nhân viên sự kiện cũng phải làm việc kết hợp với nhiều nhân sự, bộ phần và cả các nhà cung cấp khách. Chính vì vậy mà kỹ năng đàm phán chiếm vai trò quan trọng.

Một chương trình sự kiện thường bao gồm rất nhiều hạng mục nhỏ. Mỗi hạng mục lại cần chuẩn bị và hợp tác với các nhà cung cấp khác nhau. Và chưa chắc mỗi lần hợp tác bạn đều có thể có được mức giá và dịch vụ phù hợp nhất. Việc trao đổi và đàm phán sẽ giúp bạn có được sự thống nhất trong cách làm việc, có được những dịch vụ tốt nhất với mức giá ổn nhất. 

6. Sức khỏe tốt và chịu được áp lực

Một yếu tố khác mà bất cứ chuyên viên sự kiện nào cũng nên có đó chính là sức khỏe tốt và có thể chịu được áp lực. Bởi các chương trình sự kiện luôn đòi hỏi bạn phải giành thật nhiều thời gian để takecare cho tới khi hoàn thành chương trình. Chưa kể nhiều chương trình gấp sẽ khiến bạn phải bỏ thời gian chuẩn bị không quản ngày đêm. Như vậy sức khỏe tốt là điều hết sức cần thiết.

Bên cạnh đó. Các chương trình sự kiện quy mô lớn luôn mang theo trọng trách của cả doanh nghiệp đó. Chính vì vậy mà áp lực đặt lên vai những nhân viên sự kiện cũng rất nhiều. Bạn phải đảm bảo thật tốt cho chương trình diễn ra suôn sẻ để không bị ảnh hưởng đến khách hàng.

7. Kỹ năng nhìn nhận vấn đề và giải quyết tình huống

Đây cũng là một kỹ năng vô cùng quan trọng đối với một chuyên viên tổ chức sự kiện. Bất kỳ một chương trình sự kiện nào diễn ra cũng không thể tránh được những tình huống phát sinh. Một chuyên viên sự kiện giỏi sẽ phải là người có cách nhìn vận vấn đề tốt và đưa ra được cách giải quyết vấn đề một cách triệt để và hợp lý.

Có phải bạn đang tìm kiếm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất tại Hà Nội

VietPower – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Một trong những điều luôn khiến VietPower tự hào đó chính là đội ngũ nhân sự vô cùng nhiệt huyết và chuyên nghiệp tại đây. Đội ngũ nhân sự sự kiện của VietPower chủ yếu được chia làm 2 khối, bao gồm các nhân sự kinh doanh và đội ngũ sản xuất.

• Khối nhân sự kinh doanh (văn phòng) là những người đảm nhận nhiệm vụ trao đổi trực tiếp với khách hàng. Họ cũng là những người sẽ lên ý tưởng và kịch bản chính cho các chương trình sự kiện. Nhưng nhân sự này tại VietPower đều vô cùng trẻ trung và hết lòng với công việc.
• Khối nhân sự sản xuất – những người đảm nhận nhiệm vụ thi công và tổ chức các chương trình sự kiện ngoài hiện trường. Đội ngũ nhân sự này luôn nhận được nhiều sự yêu quý của khách hàng bởi sự nhiệt tình và trách nhiệm bên cạnh sự chuyên nghiệp trong công việc. Các nhân sự luôn hỗ trợ khách hàng ngoài hiện trường một cách chỉn chu nhất và luôn đảm bảo cho các chương trình diễn ra một cách tốt nhất.

Bên cạnh những yếu tố về nhân sự thì VietPower cũng luôn tự hào về cả hệ thống cơ sở vật chất cũng rất nhiều những thế mạnh khác nữa.

Không chỉ được khách hàng tin tưởng và đặt niềm tin qua các chương trình sự kiện trọn gói mà VietPower còn được nhiều khách hàng tin tưởng sử dụng những dịch vụ khác như:

• Dịch vụ media chuyên nghiệp: quay chụp các chương trình sự kiện, quay TVC quảng cáo, quay chụp profile doanh nghiệp, làm phim ngắn,…
• Cho thuê đồ game chơi team building chất lượng, giá tốt
• Cho thuê thiết bị sự kiện: âm thanh ánh sáng, màn LED,…
• Cho thuê nhân sự sự kiện, MC, vũ đoàn, ca sĩ, band nhạc, PB, PG,…

Trên đây là tất cả những thông tin chia sẻ cực chi tiết của VietPower về những kỹ năng cần thiết của một chuyên viên tổ chức sự kiện. Nếu bạn cần tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với VietPower để được hỗ trợ và tư vấn 24/7 bạn nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.