Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết hấp dẫn nhất 2022

Kịch bản tổ chức hội thảo được ví như chìa khóa tạo nên sự chuyên nghiệp của một chương trình hội thảo. Kịch bản càng hay, càng hấp dẫn càng thu hút được sự quan tâm, chú ý của đông đảo khách mời. Thế nhưng, xây dựng một kịch bản chương trình hội thảo như thế nào là chuyên nghiệp? Hãy để VietPower gợi ý cho bạn nhé! Dưới đây là mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết và hấp dẫn nhất. Tham khảo ngay để xây dựng kịch bản chương trình hội thảo hấp dẫn cho doanh nghiệp của mình nhé!

Xem ngay: Tổ chức hội thảo là gì? Quy trình tổ chức hội thảo

Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết

1. Hướng dẫn viết kịch bản tổ chức hội thảo

Hội thảo là một chương trình sự kiện của một tổ chức, doanh nghiệp được tổ chức tại một địa điểm nhất định nhằm mục đích bàn luận về một chủ đề mà mọi người đang quan tâm. Các chương trình hội thảo phổ biến thường đặt ra các vấn đề để mọi người cùng nhau đưa ra ý kiến, thảo luận về ngành nghề, vấn đề khoa học hoặc đơn thuần là một cuộc tập huấn chuyên môn. 

Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo

Các chương trình hội thảo là cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận với nhiều đối tượng tiềm năng, đồng thời phát triển hình ảnh thương hiệu và khẳng định vị thế thương hiệu trên thị trường. Chính vì thế, một chương trình hội thảo chuyên nghiệp sẽ là cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp gây được tiếng vang. 

Tuy nhiên, để có được chương trình hội thảo chuyên nghiệp thì việc xây dựng kịch bản đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Do đó, kịch bản hội thảo nên được đầu tư thật hay và chỉn chu. Về cơ bản, một kịch bản tổ chức hội thảo chuyên nghiệp được triển khai như sau:

  • Đón tiếp khách mời

Thời gian: 15 – 30 phút

Đón tiếp khách mời là một phần trước nằm ngoài nội dung chương trình. Tuy nhiên, trong các kịch bản tổ chức hội thảo luôn có phần đón tiếp khách mời. Bởi lẽ, đón tiếp khách mời là khâu đầu tiên để gây được thiện cảm và ấn tượng đầu tiên của khách mời đối với sự kiện. 

Các công việc liên quan đến đón tiếp khách mời cần phải có kế hoạch và nội dung cụ thể. Tại phần này, ban tổ chức thường bố trí đội ngũ lễ tân với 4 -6 người đứng tại cổng sự kiện để đón tiếp khách mời. 

Với chương trình hội thảo, đón tiếp khách mời sẽ khác các sự kiện thông thường. Khách mời tham dự sự kiện hội thảo ngoài khách mời là các chuyên gia, ban lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp thì đa số sẽ là các khách mời tự do. Và để kiểm soát số lượng khách mời tham dự hội thảo, lễ tân sẽ thường yêu cầu khách mời tự do khi đến tham dự sự kiện sẽ phải xuất trình đăng kí tham gia sự kiện hoặc đăng kí ngay tại bàn lễ tân. Ngoài ra, lễ tân sẽ thực hiện các công việc như đón tiếp khách, cài hoa và hướng dẫn khách di chuyển vào khu vực bên trong sự kiện để check in và ổn định chỗ ngồi. 

  • Khai mạc

Thời gian: 15 phút

Tại phần khai mạc sự kiện ban tổ chức nên sắp xếp 1 – 2 tiết mục văn nghệ để mở màn cho sự kiện hội thảo. Tiết mục mở đầu như một cách để tạo hiệu ứng, như một lời “nhắc nhở” mọi người nhanh chóng ổn định chỗ ngồi và chương trình hội thảo được chính thức bắt đầu. Thông thường, những tiết mục này thường khá sôi động, tạo không khí thoải mái cho khách mời. Sự sắp xếp khéo léo này còn có thể gây được ấn tượng của khách mời với sự kiện hoojit hảo, khơi dậy trong họ sự háo hức và mong chờ về hội thảo chuyên nghiệp.

Sau tiếp mục văn nghệ mở màn, MC tuyên bố lí do tổ chức sự kiện và giới thiệu thành phần tham gia sự kiện.

Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo 1

  • Thảo luận

Thời gian: 3h – 5h

Thảo luận là nội dung chính của toàn bộ chương trình hội nghị. Tuy nhiên, kịch bản cho phần nội dung này lại khá đơn giản. Với phần thảo luận, người làm kịch bản chỉ cần gợi ý một số nội dung xoay quanh đề tài của hội thảo. Bởi lẽ, diễn giả của hội thảo thường là chuyên gia trong một lĩnh vực, có kiến thức sâu rộng, thế nhưng đề tài của hội thảo chỉ khai thác một khía cạnh nhỏ trong lĩnh vực đó. Phần gợi ý này sẽ giúp diễn giả nói đúng, nói trúng điều mà khán giả quan tâm. 

Ngoài ra, kịch bản cũng nên gợi ý các câu hỏi để việc tương tác của diễn giả với khách mời hội thảo được sôi động nhất. 

  • Kết thúc

Thời gian: 15 – 30 phút

Tại phần này, MC sẽ thay mặt toàn bộ ban tổ chức sự kiện hội thảo để gửi đến khách mời lời cảm ơn chân thành vì đã ở lại và cùng nhau thảo luận đến cuối sự kiện. MC có thể mời mọi người di chuyển lên phía khu vực sân khấu để mọi người cùng nhau chụp ảnh lưu niệm với diễn giả, với chuyên gia của hội thảo. 

Bên cạnh đó, phía ngoài cổng sự kiện, đội ngũ lễ tân sẽ di chuyển vào vị trí để tiễn khách ra về. Ngoài ra, nếu chu đáo hơn, lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp sẽ cùng lễ tân để tiễn khách. Công việc này khá đơn giản nhưng sẽ khiến khách mời cảm thấy mình được tôn trọng, ngay cả khi đã kết thúc sự kiện. 

2. Lưu ý khi viết kịch bản tổ chức hội thảo

Để kịch bản tổ chức hội thảo được chi tiết và chuyên nghiệp nhất, trong quá trình xây dựng kịch bản, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

  • Có kịch bản dẫn cho MC

Khi xây dựng kịch bản, cần có lời dẫn chi tiết cho MC. Việc này giúp MC dẫn dắt chương trình bám sát chủ đề sự kiện nhất. Bởi lẽ, MC có thể chuyên nghiệp, có thể dẫn dắt sự kiện hay nhưng MC lại không phải người hiểu rõ về tổ chức, doanh nghiệp.  Với phần lời dẫn này, MC có thể thay đổi câu từ, vận dụng kỹ năng làm chủ sân khấu và dẫn dắt để phù hợp với giọng điệu của mình. Tuy nhiên, sự thay đổi này không ảnh hưởng đến cấu trúc và nội dung chương trình. 

Xem ngay: Kịch bản lời dẫn mc sự kiện chuyên nghiệp

  • Có phân công công việc cụ thể

Với các kịch bản tổ chức chương trình sự kiện nói chung và sự kiện hội thảo nói riêng, nên có phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận và từng cá nhân. Việc phân công công việc cụ thể giúp cho mỗi bộ phận và mỗi cá nhân trong ban tổ chức có trách nhiệm hơn với công việc được giao, đồng thời hạn chế trường hợp đùn đẩy trách nhiệm gây ảnh hưởng đến công việc. 

Trong trường hợp đã có phân công công việc rõ ràng nhưng các cá nhân, bộ phận không tiếp nhận hoặc làm việc một cách hời hợt, trưởng các bộ phận có nhiệm vụ nhắc nhở cá nhân, quản lí nhắc nhở các bộ phận, đốc thúc để mọi người có ý thức và có trách nhiệm hơn với những công việc chung của tổ chức hội thảo. 

  • Có kịch bản dự phòng rủi ro

Những rủi ro có thể gặp phải khi tổ chức sự kiện hội thảo thường là: thời tiết cực đoan, mất điện, sự cố âm thanh, ánh sáng,..

Vậy nên, để sự kiện hội thảo được tổ chức một cách chuyên nghiệp nhất, cần có phải xây dựng phương án dự phòng rủi ro cụ thể. Thông thường, phương án dự phòng rủi ro sẽ đề cập, dự đoán từng tình huống rủi ro có thể xảy ra. Trong trường hợp có xảy ra tình huống bất ngờ khi tổ chức hội thảo, điều hành sự kiện sẽ dựa vào kịch bản đã có sẵn cùng kinh nghiệm của bản thân để xử lí các tình huống phát sinh. 

Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo 2

3. Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết

STT Thời gian Công việc Chi tiết Phụ trách
1 30 phút Đón tiếp khách mời
  • Hướng dẫn, hỗ trợ khách để xe
  • Đón tiếp khách, dẫn khách vào trong khu vực sự kiện
  • Chụp ảnh check in cho khách
  • Kiểm tra lại công tác chuẩn bị sự kiện
  • Bảo vệ
  • Lễ tân
  • Media
  • Toàn bộ ekip
2 15 phút Khai mạc chương trình
  • Tiết mục văn nghệ mở đầu
  • Tuyên bố lí do tổ chức 
  • Giới thiệu thành phần tham gia buổi lễ
  • Ca sĩ, nhóm nhảy
  • MC
3 90 phút Thảo luận, đặt vấn đề
  • MC mời diễn giả lên sân khấu để cùng mọi người thảo luận về các vấn đề xoay quanh chủ đề hội nghị
  • MC
  • Diễn giả
  • Khách mời
4 15 phút Nghỉ giải lao, ăn nhẹ
  • Setup tiệc ngọt teabreak cho khách ăn nhẹ
  • Lễ tân, phục vụ tiệc
5 50 phút Đưa ra giải pháp và trả lời các câu hỏi
  • Diễn giả cùng các chuyên gia giải đáp các câu hỏi
  • Diễn giả
6 15 phút Tổng kết
  • Tổng kết lại toàn bộ các vấn đề đã trao đổi trong hội thảo
  • Diễn giả
10 10 phút Bế mạc
  • MC thông báo kết thúc chương trình, cảm ơn và chào tạm biệt
  • Hướng dẫn khách ra về
  • MC
  • Lễ tân
11 Dọn dẹp
  • Thu gom đồ đạc, dọn dẹp vệ sinh
  • Hậu cần

VietPower – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Nếu bạn đang có ý định tổ chức hội thảo, hãy tìm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín để tổ chức sự kiện hội thảo thuận lợi và chuyên nghiệp nhất.

VietPower tự tin là công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam mà bạn hoàn toàn có thể lựa chọn để tổ chức sự kiện hội thảo. Tại đây, chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hội thảo trọn gói và chuyên nghiệp. 

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi đã làm việc trực tiếp với hơn 100 khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước, điển hình như: BIDV, Samsung, Vietcombank,..cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ tổ chức hội thảo tốt nhất, chuyên nghiệp nhất và uy tín nhất. 

  • Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
  • Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
  • Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
  • Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
  • Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Tham khảo: Top 10 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện hội thảo, VietPower còn cung cấp rất nhiều dịch vụ khác như: tổ chức hội nghị, Year and party, team building, ngày hội gia đình,…

Liên hệ VietPower ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí và đặt lịch tổ chức sự kiện nhé.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: 137A4 KĐT Mới Đại Kim – Hoàng Mai – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0867.12.8688