Chi phí báo giá tổ chức hội thảo trọn gói chi tiết nhất

Báo giá tổ chức hội thảo đang được rất nhiều tổ chức và doanh nghiệp quan tâm. Với báo giá tổ chức sự kiện, các tổ chức, doanh nghiệp sẽ dựa vào đó để dự trù kinh phí tổ chức hội thảo phù hợp. Vậy nên, với bài viết này, VietPower sẽ mang đến cho bạn báo giá chi phí tổ chức hội thảo trọn gói và chi tiết nhất. Tham khảo ngay để chuẩn bị tốt nhất cho hoạt động tổ chức hội thảo nhé!

Xem ngay: Tổ chức hội thảo là gì? Quy trình tổ chức hội thảo

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Các loại chi phí tổ chức hội thảo

1. Chi phí thuê địa điểm 

Với các sự kiện hội thảo, tuỳ vào quy mô và tính chất sự kiện, các tổ chức, doanh nghiệp sẽ thuê địa điểm ngoài để sự kiện diễn ra một cách chuyên nghiệp nhất hoặc tổ chức tại phòng họp hoặc phòng hội nghị của doanh nghiệp đó. 

Chi phí báo giá tổ chức hội thảo

Đối với các địa điểm thuê ngoài, khi lựa chọn địa điểm, bạn cần khảo sát kỹ lưỡng về địa điểm đó. Hãy lựa chọn một vài địa điểm mà bạn thấy phù hợp với sự kiện hội thảo của doanh nghiệp, cân nhắc các yếu tố liên quan như: không gian, chất lượng dịch vụ, vị trí, chất lượng tiệc,…Sau khi đã cân nhắc kỹ các yếu tố, hãy lựa chọn địa điểm có giá cả và chất lượng phù hợp nhất với sự kiện hội thảo.

Khi kí hợp đồng thuê địa điểm, bạn sẽ chỉ cần đặt cọc trước một khoản bằng tiền để giữ chỗ, thông thường bằng ⅓ tổng chi phí thuê địa điểm. Sau khi sự kiện kết thúc, phần kinh phí còn lại sẽ được thanh toán cùng lúc tất toán hợp đồng và bàn giao địa điểm. 

Ngoài ra, có một vài địa điểm không có sẵn bãi gửi xe cho khách hoặc bãi gửi xe có trả phí. Vì thế, hay tính toán cả khoản chi phí này khi thuê địa điểm tổ chức hội thảo. 

2. Chi phí thuê MC 

MC là người dẫn dắt toàn bộ hoạt động của một chương trình hội thảo. Khi thuê MC cho chương trình hội thảo, hãy lựa chọn những MC có kỹ năng dẫn tốt, giọng nói truyền cảm và có khả năng làm chủ sân khấu. Với những MC chuyên nghiệp, chi phí để thuê MC sự kiện trong bình sẽ dao động khoảng từ 3 triệu đến 10 triệu tuỳ theo kỹ năng nghiệp vụ của từng người. 

3. Chi phí thuê nhân sự 

Để tổ chức hội thảo, việc thuê nhân sự để vận hành và làm các công tác phục vụ sự kiện là không thể thiếu. Với một sự kiện, nhân sự là yếu tố quan trọng nhất quyết định trực tiếp đến thành công của sự kiện đó. Do đó, hãy thật kỹ trong việc lựa chọn đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện.

Nhân sự phục vụ cho một sự kiện hội thảo thường sẽ bao gồm những đối tượng sau:

  • Điều hành, giám sát sự kiện
  • Lễ tân sự kiện
  • Bảo vệ, an ninh sự kiện
  • Nhân viên phục vụ

Về cơ bản, đây là những nhân sự không thể thiếu khi tổ chức một sự kiện hội thảo đơn giản. Ngoài ra, trong các sự kiện hội thảo lớn, thành phần nhân sự sẽ được bổ sung thêm một số vị trí như:

  • Trợ lí sự kiện
  • Trợ lí MC
  • Quản lí dịch vụ khách hàng,…

Có thể thấy rằng, nhân sự để phục vụ cho một sự kiện hội thảo rất nhiều và chi phí để thuê toàn bộ nhân sự này cũng khiến nhiều tổ chức, doanh nghiệp phải cân nhắc. Thông thường, để tối ưu nhất chi phí thuê nhân sự, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương án thuê trọn gói nhân sự sự kiện từ các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. 

4. Chi phí thuê thiết bị âm thanh – ánh sáng 

Thông thường, với các sự kiện hội thảo, thiết bị âm thanh, ánh sáng là những vật dụng không thể thiếu. Thiết bị âm thanh, ánh sáng tại sự kiện hội thảo không cần phải đầu tư quá đầy đủ như một liveshow ca nhạc, tuy nhiên vẫn phải trang bị các thiết bị cơ bản để đảm bảo âm thanh chuyên nghiệp cho hội nghị. Khoảng ngân sách dành cho việc thuê thiết bị chiếm khoảng 30% ngân sách sự kiện hội nghị. 

Chi phí báo giá tổ chức hội thảo

Các thiết bị âm thanh – ánh sáng có nhiều loại khác nhau. Các thiết bị này phải liên kết với nhau để tạo nên nên hiệu ứng tốt nhất cho sự kiện. Khi thuê thiết bị âm thanh – ánh sáng, hãy nhờ đơn vị tổ chức sự kiện tư vấn các thiết bị phù hợp với không gian sự kiện và nguồn ngân sách của doanh nghiệp. 

Lưu  ý, khi cho thuê thiết bị, các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ cho nhân sự đi kèm để bảo quản thiết bị và hỗ trợ vận hành thiết bị. Tuy nhiên, vẫn có nhiều đơn vị không cho nhân sự đi kèm hỗ trợ. Vì thế, khi thuê thiết bị, bạn nên hỏi rõ về nhân sự kỹ thuật hỗ trợ điều chỉnh âm thanh – ánh sáng cho sự kiện.

5. Chi phí thuê, mua sắm các thiết bị sự kiện 

Khi tổ chức hội thảo, việc chuẩn bị cho hội thảo mất khá nhiều thời gian và cả khoản chi phí cho trang trí sự kiện cũng không hề nhỏ. Các hạng mục thiết bị sự kiện cần phải thuê, mua sắm bao gồm:

Các vật dụng cần thiết

  • Bàn ghế sự kiện
  • Thiết bị nhà bạt, ô dù
  • Thảm đỏ
  • Thiết bị trình chiếu,…
  • Các vật dụng hỗ trợ công tác trang trí: tua vít, băng keo, dây ruy băng, kéo, dao rọc giấy,…

In ấn các ấn phẩm truyền thông:

  • Thư mời
  • Banner
  • Backdrop
  • Standee
  • Băng rôn
  • Hashtag check in cầm tay

Trang trí sự kiện:

  • Cổng hơi
  • Hoa trang trí
  • Ruy băng,…
  • Sân khấu sự kiện

Đây là những thiết bị cơ bản thường thấy khi tổ chức sự kiện. Khi tạo checklist, bạn nên cân nhắc kỹ và linh hoạt trong việc chuẩn bị các thiết bị để phù hợp với sự kiện hội thảo. Việc mua sắm, chuẩn bị các thiết bị nên được tính toán kỹ để tránh trường hợp mua thừa quá nhiều hoặc thiếu các vật dụng. 

6. Chi phí thuê media 

Để có những thước phim, những hình ảnh đẹp nhất về hội thảo, việc thuê media là rất cần thiết. Những hình ảnh này có thể truyền trực tiếp qua sóng livestream, có thể lưu lại để làm tư liệu truyền thông cho doanh nghiệp. 

Chi phí báo giá tổ chức hội thảo

Chi phí để thuê media phụ thuộc phần lớn vào quy mô sự kiện. Chi phí cho media bao gồm:

Thông thường, hai loại phí này sẽ đi liền với nhau. Nhân sự và số lượng máy quay chụp cho sự kiện càng nhiều, chi phí thuê media càng cao. 

7. Chi phí mời diễn giả

Diễn giả là người có chuyên môn, có tầm ảnh hưởng trong lĩnh vực liên quan trực tiếp đến chủ đề hội thảo. Diễn giả càng nổi tiếng, càng có tầm ảnh hưởng càng thu hút được sự quan tâm của nhiều đối tượng công chúng đến với sự kiện. Và cũng chính vì thế, chi phí cho việc mời diễn giả phụ thuộc rất nhiều vào sức ảnh hưởng của họ trong lĩnh vực. 

8. Chi phí đặt tiệc 

Tại các sự kiện hội thảo có thời gian tổ chức ngắn, ban tổ chức thường setup tiệc nhẹ teabreak. Còn đối với sự kiện hội thảo có thời gian tổ chức kéo dài nhiều buổi, sẽ thường có tiệc mặn cho khách mời.

Chi phí đặt tiệc sẽ phụ thuộc vào từng loại tiệc menu tiệc. Thông thường, tại địa điểm tổ chức hội thảo sẽ cung cấp luôn dịch vụ tiệc. Khi thuê địa điểm, bạn nên cân nhắc cả yếu tố này để tối ưu chi phí tổ chức. 

Chi phí báo giá tổ chức hội thảo

9. Chi phí quản lí sự kiện

Khi bạn thuê đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ theo sát mọi quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện, đảm bảo cho sự kiện diễn ra hoành tráng và chuyên nghiệp nhất. Do đó, việc chi trả khoản chi phí quản lí cho các đơn vị tổ chức sự kiện là điều dĩ nhiên. Khoản chi phí này sẽ được thỏa thuận và quy định rõ trong hợp đồng.

10. Chi phí phát sinh

Trong quá trình chuẩn bị cho hội thảo, sẽ có những hạng mục phát sinh cần chi không nằm trong bảng chi phí dự trù ban đầu. Do đó, tại bảng báo giá hay dự trù kinh phí, luôn phải đi kèm một khoản chi phí phát sinh. Chi phí phát sinh còn phụ thuộc vào quy mô sự kiện. Quy mô sự kiện hội thảo càng lớn, chi phí phát sinh sẽ càng lớn. 

Khoản chi phí phát sinh này sẽ dùng để mua sắm các thiết bị còn thiếu hoặc để khắc phục các tình huống rủi ro phát sinh trong khi tổ chức sự kiện. 

Bảng báo giá chi phí tổ chức hội thảo trọn gói

STT Hạng Mục Nội dung
1 Địa điểm Tùy vào nguồn kinh phí và số lượng người tham dự để lựa chọn địa điểm phù hợp: khách sạn, trung tâm hội nghị, quán cà phê,..
2 Nhân sự Bao gồm: MC, điều hành, giám sát, kỹ thuật, lễ tân, phục vụ,…Số lượng và giá cả phụ thuộc vào quy mô sự kiện và nguồn kinh phí
3 Thiết bị âm thanh – ánh sáng Bao gồm: thiết bị, kỹ thuật viên
4 Thuê, mua sắm thiết bị sự kiện Vật dụng trang trí, máy chiếu, sân khấu, cổng sự kiện, bàn ghế, backdrop. standee,…
5 Media Bao gồm: thiết bị và nhân sự vận hành
6 Mời diễn giả Chi phí phụ thuộc vào mức độ nổi tiếng của diễn giả
7 Tiệc Bao gồm: tiệc mặn, tiệc teabreak
8 Chi phí quản lí Thông thường bằng 10% chi phí tổ chức sự kiện
9 Chi phí phát sinh Để sử dụng trong các trường hợp phát sinh trong khi tổ chức sự kiện

Chi phí tổ chức một sự kiện hội thảo phụ thuộc nhiều vào quy mô, tính chất của sự kiện đó. Vậy nên, bạn nên liên hệ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, cung cấp cho họ các thông tin cơ bản về chương trình để nhận được báo giá cụ thể và chi tiết nhất. 

Báo giá tổ chức sự kiện hội thảo của mỗi đơn vị tổ chức sự kiện cũng sẽ khác nhau bởi chất lượng thiết bị, chất lượng nhân sự của mỗi đơn vị sẽ khác nhau. Do đó, liên hệ và hỏi rõ các hạng mục từ đơn vị tổ chức sự kiện là cách thích hợp nhất để nhất để nhận được bảng báo giá sát nhất với sự kiện của bạn. 

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

VietPower – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Nếu bạn đang tìm đơn vị cho tổ chức sự kiện hội thảo chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn, hỗ trợ và báo giá miễn phí.

VietPower tự tin là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp mà bạn có thể yên tâm lựa chọn cho sự kiện hội thảo cho tổ chức,doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân sự nhân sự sự kiện được đào tạo bài bản, đã từng tổ chức rất nhiều sự kiện cho hàng trăm đối tác, khách hàng trong và ngoài nước (Vietcombank, Canon, BIDV, Samsung…) VietPower cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện hội thảo chuyên nghiệp nhất với chi phí tốt nhất.

  • Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
  • Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
  • Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
  • Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
  • Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Ngoài ra, VietPower còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện khác như: tổ chức gala dinner, team building, ngày hội gia đình, lễ ký kết hợp tác, lễ khai trương, lễ khánh thành,…

Thông tin liên hệ: 

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: 137A4 KĐT Mới Đại Kim – Hoàng Mai – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0867.12.8688