Tổ chức hội thảo trực tuyến là gì? Lợi ích của việc tổ chức hội thảo trực tuyến

Tổ chức hội thảo trực tuyến được xem là giải pháp tối ưu đối với các tổ chức, doanh nghiệp, khi mà dịch bệnh vẫn đang diễn biến phức tạp tại Việt Nam và trên toàn thế giới. Vậy bạn đã biết hội nghị trực tuyến giúp ích gì cho doanh nghiệp và cần chuẩn bị thiết bị gì khi tổ chức hội nghị trực tuyến chưa? Hãy cùng VietPower tìm hiểu về hội thảo trực tuyến thông qua bài viết dưới đây nhé!

Xem ngay: Tổ chức hội thảo là gì? Quy trình tổ chức hội thảo

Tổ chức hội thảo trực tuyến là gì?

Hội thảo trực tuyến hay còn gọi là webinar là một chương trình hội thảo được tổ chức theo hình thức phát trực tiếp trên website hoặc livestream trên nền tảng mạng xã hội. Hình thức tổ chức hội thảo trực tuyến có thể giới hạn người tham gia hoặc mở rộng với đại đa số đối tượng. Người tham gia có thể kết nối, trực tiếp tương tác, chia sẻ dữ liệu qua lại. 

Hiện nay, hình thức tổ chức hội thảo trực tuyến đang ngày càng trở nên phổ biến và trở thành sự lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp. Các hội thảo trực tuyến phổ biến tại các doanh nghiệp phải kể đến như: Hội thảo trực tuyến để đào tạo nhân viên, các cuộc họp khẩn, hội thảo bàn luận về các vấn đề của doanh nghiệp, hội thảo hoặc đơn giản là hội thảo quảng bá sản phẩm mới. 

Tổ chức hội thảo trực tuyến

Lợi ích của việc tổ chức hội thảo trực tuyến

Không mất quá nhiều thời gian chuẩn bị 

Với các sự kiện hội thảo được tổ chức trực tuyến, không mất quá nhiều thời gian để chuẩn bị. Bởi lẽ, với một chương trình hội thảo được tổ chức trực tiếp, ekip sẽ mất nhiều thời gian hơn để mua sắm, chuẩn bị, trang trí không gian sự kiện, setup khu vực check in, đón tiếp khách mời, … Còn với sự kiện hội thảo trực tuyến, những công việc đó dường như không xuất hiện. Việc của những người trong ban tổ chức là chuẩn bị nội dung và setup các thiết bị hỗ trợ cần thiết cho sự kiện. 

Tuy nhiên, với hội thảo trực tuyến, để sự kiện diễn ra trơn tru và chuyên nghiệp, yêu cầu những người làm công tác vận hành máy móc phải có kỹ năng và chuyên môn cao. 

Tiết kiệm chi phí tổ chức

So với chương trình hội thảo được tổ chức offline, hội thảo trực tuyến giúp tiết kiệm lên đến ⅔ nguồn chi phí cho doanh nghiệp. Khi tổ chức hội thảo trực tuyến, doanh nghiệp sẽ không phải bỏ chi phí để thuê địa điểm. Đây là khoản chi phí khá lớn, chiếm đến 40% chi phí tổ chức sự kiện thông thường. Do đó, việc không cần thuê địa điểm đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một phần khá lớn chi phí tổ chức. 

Bên cạnh đó, việc tổ chức hội thảo trực tuyến còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm các chi phí khác như: Chi phí đón tiếp khách mời, chi phí trang trí sự kiện, chi phí thuê, mua sắm các trang thiết bị cần thiết cho sự kiện, ….

Gạt bỏ giới hạn về vị trí địa lí

Với sự kiện hội thảo trực tuyến, khách mời có thể đang ngồi tại nhà nhưng vẫn có thể tham gia tương tác trực tiếp với hội thảo. Với hội thảo trực tuyến, dù bạn đang ở đâu, chỉ cần có kết nối internet là có thể tham gia và tương tác với sự kiện. Từ đó, khách mời có thể tiết kiệm được khoảng thời gian di chuyển từ nhà đến địa điểm tổ chức và tận dụng để làm các công việc khác.

Hạn chế sự lây lan của dịch bệnh

Cho đến thời điểm hiện tại, dịch bệnh covid – 19 đã có chiều hướng thuyên giảm nhưng vẫn đang còn diễn biến khá phức tạp với hàng nghìn ca nhiễm trên cả nước mỗi ngày. Tại các tỉnh, thành phố lớn, hầu hết người dân đã tiêm từ 1 – 2 mũi vacxin. Tuy nhiên, trên thực tế, những người đã tiêm 2 mũi vacxin vẫn có thể nhiễm covid – 19 bình thường. Và để hạn chế sự lây lan của dịch bệnh cũng như để bảo vệ sức khỏe của mọi người, việc tổ chức hội thảo được chuyển qua hình thức trực tuyến là thực sự cần thiết. 

Khi tổ chức hội thảo trực tuyến, mọi người vẫn có thể tham gia, vẫn có thể tương tác trực tiếp với nhau mà không cần phải tập trung đông người hay tiếp xúc trực tiếp. Do đó, tổ chức hội nghị trực tuyến vừa vẫn truyền tải được thông tin, vừa góp phần bảo vệ sức khỏe cộng đồng.

Cần chuẩn bị thiết bị gì khi tổ chức hội thảo trực tuyến?

1. Laptop/PC

Laptop/PC là thiết bị không thể thiếu khi tổ chức hội thảo trực tuyến. Trong hội thảo trực tuyến, Laptop/PC thường được sử dụng để trình chiếu, hoặc để cài đặt các phần mềm cần thiết phục vụ cho hội nghị. Laptop/PC sẽ kết nối với hầu hết các thiết bị cần thiết, như bộ não của một sự kiện hội thảo. Laptop/Pc dùng cho sự kiện thường là các thiết bị có cấu hình tốt để các phần mềm trên máy tính có thể hoạt động trơn tru nhất. 

2. Camera ghi hình cho hội thảo 

Với các sự kiện hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp, thiết bị ghi hình thường là máy quay, máy ảnh chuyên dụng. Khi sử dụng thiết bị chuyên dụng, hình ảnh được ghi lại sẽ sắc nét hơn, từ đó mang đến cho khách mời trải nghiệm tốt nhất khi tham gia sự kiện. Với những hội thảo nhỏ, mang tính chất nội bộ và thành phần tham gia dưới 5 người, camera ghi hình có thể tận dụng camera máy tính, điện thoại để tương tác với nhau. 

3. Màn hình TV, màn hình LED hoặc màn hình chiếu 

Đây là các thiết bị trình chiếu thường xuyên sử dụng tại các hội nghị. Thiết bị này sẽ kết nối với máy tính và truyền hình ảnh từ máy tính sang một màn hình lớn hơn. Tùy vào quy mô hội thảo online mà thiết bị trình chiếu sẽ là tivi, màn hình led hoặc máy chiếu. Để hội thảo diễn ra suôn sẻ, cần kiểm tra kỹ đường truyền kết nối giữa các thiết bị. tránh để xảy ra lỗi kỹ thuật do kết nối bị gián đoạn. 

Tổ chức hội thảo trực tuyến

4. Phần mềm xử lý âm thanh, hình ảnh

Trong quá trình diễn ra sự kiện hội thảo, để âm thanh và hình ảnh được truyền đi nhanh nhất và chất lượng nhất, ban tổ chức phải sử dụng các phần mềm để xử lí âm thanh, hình ảnh. Với các hội thảo trực tuyến có quy mô và sức lan tỏa lớn, việc xử lí âm thanh và hình ảnh càng phải chú trọng.

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê nhân sự chuyên xử lí âm, thanh, hình ảnh tại các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Bởi lẽ, đây là công việc rất khó, đòi hỏi phải có kỹ thuật, chuyên môn mới có thể thực hiện được. 

5. Micro, codec và một số thiết bị khác đi kèm 

Micro sử dụng trong hội nghị trực tuyến thường là micro cài áo. Với tính nhỏ gọn và tiện dụng, micro này hoàn toàn có thể đáp ứng về chất lượng âm thanh cho một hội thảo trực tuyến. 

Bên cạnh đó, khi tổ chức hội nghị trực tuyến,  không thể thiếu codec (một thiết bị điện tử kỹ thuật số hoặc máy tính dựa trên ứng dụng phần mềm hỗ trợ việc nén và giải nén của một dòng dữ liệu âm thanh kỹ thuật số) để âm thanh truyền tải qua nền tảng số được tốt nhất. 

Một số thiết bị đi kèm cần thiết khác bao gồm: Thiết bị lioa, loa, hệ thống giám sát in – ear,…

6. Đường truyền Internet

Đường truyền internet là thứ cuối cùng và cũng là quan trọng nhất đối với một sự kiện hội thảo trực tuyến. Bởi lẽ, internet chính là điều kiện để kết nối sự kiện với khách mời. Do đó, khi đã chuẩn bị đầy đủ tất cả các thiết bị cần thiết, ban tổ chức phải kiểm tra đường truyền internet. Đường truyền internet có ổn định thì việc tương tác giữa hội thảo và khách mời mới có thể diễn ra một cách tốt nhất. 

Trong trường hợp đường truyền có vấn đề, ban tổ chức phải nhanh chóng có biện pháp khắc phục để sự kiện được bắt đầu đúng với thời gian theo kế hoạch tổ chức. 

VietPower – Đơn vị tổ chức hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp

Nếu bạn đang tìm đơn vị cho tổ chức sự kiện hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn và báo giá miễn phí.

VietPower tự tin là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp mà bạn có thể yên tâm lựa chọn cho sự kiện hội thảo trực tuyến cho doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân sự nhân sự sự kiện được đào tạo bài bản, đã từng thực chiến tại rất nhiều sự kiện của hàng trăm đối tác, khách hàng trong và ngoài nước (Vietcombank, Canon, BIDV, Samsung…) VietPower cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp nhất với chi phí tốt nhất.

  • Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
  • Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
  • Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
  • Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
  • Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Tham khảo: Top 10 Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Ngoài ra, VietPower còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện khác như: tổ chức gala dinner, team building, ngày hội gia đình, lễ ký kết hợp tác, lễ khai trương, lễ khánh thành,…

Thông tin liên hệ: 

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: 137A4 KĐT Mới Đại Kim – Hoàng Mai – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0867.12.8688