Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương ấn tượng chi tiết 2024

Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương là một hạng mục quan trọng không thể thiếu nếu bạn muốn chương trình khai trương của bạn chỉn chu và thành công nhất. Bản kế hoạch khai trương của bạn càng chi tiết sẽ càng giúp chương trình của bạn được chuẩn bị dễ dàng hơn, chính vì vậy bạn hãy thật chăm chút nó bản kế hoạch của mình. Bài viết dưới đây, VietPower có chia sẻ đến bạn bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương ấn tượng chi tiết 2024, cùng tham khảo ngay nhé!

Tìm hiểu thêm: Quy trình 10 bước tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp

Checklist các hạng mục chuẩn bị tổ chức lễ khai trương

Hoạt động checklist các hạng mục cần để chuẩn bị cho việc tổ chức chương trình khai trương là việc cực kỳ quan trọng. Nó giúp bạn có thể nằm rõ được các hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình, từ kích thước, số lượng cho đến chi phí sẽ phải bỏ ra,… Ngoài ra checklist các hạng mục sẽ giúp bạn kiểm soát được số lượng các hạng mục vào đạo cụ, tránh việc thiếu sót trong khâu chuẩn bị.
Dưới đây là các hạng mục cần chuẩn bị để tổ chức lễ khai trương một cách trọn vẹn nhất, cùng tham khảo ngay nhé!

1. Các hạng mục trang trí

Các hạng mục trang trí trong một sự kiện khai trương là cực kỳ quan trọng và cần phải được chuẩn bị một cách kỹ càng trước khi chương trình diễn ra. Việc trang trí tưởng như đơn giản nhưng lại tốn khá nhiều thời gian chuẩn bị và cũng đòi hỏi người trang trí phải thật sự có gu thẩm mỹ để có thể tạo nên một không gian ấn tượng và đẹp mắt để thu hút mọi người.
Các hạng mục trang trí trong một chương trình khai trương thường bao gồm:

• Cổng chào: có thể sử dụng cổng hơi hoặc cổng bong bóng, tuỳ vào sở thích cũng như quy mô khách hàng
• Hoa tươi: hoa để bàn, hoa lãng
• Standee, băng rôn, poster, phướn
• Sân khấu, backdrop, thảm đỏ
• Bàn ghế khai trương
• Bóng bay

Tất cả những hạng mục trên đều hướng tới mục đích giúp địa điểm khai trương trở nên nổi bật và lung linh hơn. Dựa vào từng chương trình mà bạn có thể chuẩn bị số lượng và kích thước của các hạng mục trang trí khác nhau, sao cho phù hợp với quy mô và ngân sách. Ngoài ra cũng có thể sử dụng thêm nhiều hạng mục khác nên bạn thích.

2. Lễ cúng khai trương

Lễ cúng khai trương cũng là một trong những hạng mục quan trọng bậc nhất khi tổ chức một chương trình sự kiện khai trương. Lễ cúng khai trương được biết đến là một nghi thức khá lâu đời của ông cha ta. Nghi thức này nhằm thể hiện sự thành tâm, biết ơn và nguyện cầu cho cửa hàng sẽ gặp nhiều thuận lợi, may mắn.
Một mâm cúng khai trương không thể chuẩn bị một cách xuề xòa, qua loa mà cần chuẩn bị thật chu đáo để có thể chứa trọn vẹn ý nghĩa, để dâng đến thần linh, mong được phù hộ cho cửa hàng buôn may, bán đắt.

Tham khảo thêm: Mâm cúng khai trương đầy đủ chi tiết nhất 2024

3. Ngày giờ khai trương

Để chọn được ngày tốt nhất cho dịp khai trương và tránh được những ngày xấu, ngày kỵ thì bạn nên dành thời gian đi xem ngày để chọn ngày khai trương tốt. Thường người ta sẽ chọn những ngày đẹp hợp mệnh với chủ cửa hàng hoặc chủ dự án.
Bên cạnh ngày tổ chức thì giờ tổ chức cũng cần được lựa chọn cần thẩn để tiến hành những nghi thức quan trọng như lễ cúng, cắt băng khánh thành,…

4. Bộ cắt băng khai trương

Trong ngày khai trương không thể thiếu hoạt động cắt băng khai trương. Chính vì vậy mà bộ cắt băng khai trương cũng là một hạng mục bạn không thể bỏ qua. Cần chuẩn bị một bộ cắt băng khai trương thật đẹp mắt cho sự kiện khai trương bao gồm: dải băng cắt, kéo vàng, bông vải, khay đựng kéo, khăn phủ khay,… tất cả các hạng mục nên lựa chọn màu đỏ để tượng trưng cho sự may mắn, tài lộc.

Ở đây có: Cho thuê băng khánh thành khai trương giá tốt tại Hà Nội

5. Nghệ sĩ biểu diễn múa lân sư rồng

Trong buổi lễ khai trương có thể sẽ có rất nhiều các tiết mục văn nghệ khác nhau phù thuộc vào quy mô cùng như nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, tiết mục biểu diễn múa lân sư rồng có thể xem là hạng mục văn nghệ không thể không có đối với một chương trình khai trương. Đoàn lân sư rồng khai trương mang đến ý nghĩa vô cùng quan trọng trong ngày tổ chức khai trương. Nó thể hiện giá trị văn hóa truyền thống và biểu đạt cả sự may mắn, cũng như thuận lợi và việc làm ăn phát đạt cho doanh nghiệp.

Múa lân – sư – rồng cũng là tiết mục vô cùng độc đáo, ấn tượng và luôn tạo được sự thu hút cho người xem. Điều này cũng góp phần làm chương trình khai trương của bạn trở nên chỉnh chu hơn rất nhiều.

6. Người dẫn chương trình khai trương (MC)

MC hay người dẫn chương trình cũng là một hạng mục vô cùng quan trọng mà đơn vị tổ chức cần chuẩn bị sớm. Bạn không thể hoàn thiện bất kỳ chương trình nào nếu thiếu đi người dẫn chương trình. Bởi MC vẫn luôn được coi là linh hồn của sự kiện và chiếm vai trò vô cùng quan trọng trong việc kết nối, dẫn dắt và tạo bầu không khí vui vẻ trong suốt chương trình. Khi lựa chọn MC cho lễ khai trương, bạn nên lựa chọn và đánh giá dựa trên nhiều tiêu chí để có thể lựa chọn được người phù hợp với chương trình khai trương của bạn nhất.

Xem ngay: Kịch bản lời dẫn MC khai trương ấn tượng thu hút

7. Nhân sự sự kiện

Nhân sự sự kiện bao gồm các nhân sự hỗ trợ, thi công, setup toàn bộ trường trình. Đây phải là những nhân sự có nhiều kinh nghiệm và am hiểu trong khâu tổ chức. Ngoài ra, đội ngũ lễ tân và PG cũng là cần thiết và sẽ hỗ rất nhiều cho chương trình trong khâu checkin, chào đón khách mời hay cài hoa cho khách và hướng dẫn khách hàng chụp ảnh lưu niệm, tham gia các hoạt động.

Trong chương trình thì đội ngũ PG, lễ tân cũng sẽ hỗ trợ bưng bộ cắt băng khai trương lên sân khấu để các vị đại biểu có thể thực hiện nghi thức cắt băng khai trương này. Và ở cuối chương trình thì cũng chính đội ngũ PG, lễ tân này sẽ thay mặt đơn vị gửi lời chào và tiễn khách mời ra về, kèm theo đó là phát quà tặng tri ân tới từng khách hàng đến tham gia sự kiện khai trương.

6. Quay phim, chụp ảnh sự kiện

Thông thường đối với những chương trình sự kiện khai trương đều có thêm dịch vụ quay phim chụp ảnh sự kiện bởi đây luôn là những tư liệu truyền thông cực kỳ tốt. Ngoài ra các doanh nghiệp cũng luôn muốn được lưu lại những khoảnh khắc trọng đại và mang nhiều niềm vui như một sự kiện khai trương. Những hình ảnh, video trong chương trình sẽ được chia sẻ rộng rãi để quảng bá tới những đối tác và khách hàng tiềm năng mới. Mặt khác thì những hình ảnh và video này cũng sẽ có thể được dùng làm tư liệu để doanh nghiệp đánh dấu quá trình phát triển cũng thêm vào hồ sơ năng lực, tuyển dụng.

Có thể bạn sẽ cần: Quy trình 7 bước khai trương công ty chuyên nghiệp 

Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương chi tiết

Dưới đây là bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương chi tiết mà VietPower muốn giới thiệu đến bạn. Cùng đọc và tham khảo ngay nhé!

1. Về địa điểm, thời gian và quy mô lễ khai trương

Điều đầu tiên mà bạn cần phải chuẩn bị trong kế hoạch khai trương đó chính là xác định địa điểm, thời gian tổ chức và quy mô tổ chức của lễ khai trương. Thường địa điểm tổ chức khai trương được lựa chọn chính tại cửa hàng, văn phòng mới để các khách mời và khách hàng có thể tiện quan sát và trải nghiệm các dịch vụ.

Thời gian tổ chức và bắt đầu các hoạt động quan trọng thường được lựa chọn vô cùng kỹ lưỡng. Bạn cũng có thể đi xem ngày để cho thể chọn được các ngày, giờ đẹp, phù hợp với chủ cửa hàng. Điều này cũng giúp mang thêm nhiều may mắn cho buổi khai trương và tránh được các ngày xấu, ngày đại kỵ.

2. Chủ đề, concept cho sự kiện

Một chương trình sự kiện khai trương có chủ đề riêng biệt và được lựa chọn theo một concept độc đáo, khác biệt chắc chắn sẽ gây được nhiều ấn tượng cho các khách mời tham dự và thậm chí cả những khách qua đường. Do đó, các doanh nghiệp cần xác định rõ ràng được chủ đề mà mình sẽ hướng tới cho buổi sự kiện. Điều này cũng giúp doanh nghiệp làm nổi bật các thương hiệu và sản phẩm của bên mình. Chủ đề của lễ khai trương được lựa chọn cần gắn liền với văn hóa công ty, liên quan đến các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đang kinh doanh.

Đừng bỏ lỡ: Top 5 ý tưởng tổ chức khai trương thịnh hành nhất hiện nay

3. Kịch bản chương trình khai trương

Kịch bản lễ khai trương nên được xây dựng một cách thật sáng tạo, phân công các công việc một cách cụ thể cho các bộ phận có liên quan và cùng nhau triển khai theo timeline đã dự kiến. Các hạng mục trong kịch bản khai trương thường bao gồm:

• Nhân sự PG đón tiếp khách mời tới tham dự chương trình
• MC ra thông báo cho các khách mời ổn định vị trí
• Các chương trình văn nghệ biểu diễn mở màn chương trình
• Giới thiệu tổng quan về công ty/ doanh nghiệp: từ lịch sử hình thành, tên thương hiệu, loại hình sản phẩm và dịch vụ kinh doanh,…
• MC sẽ giới thiệu các quý đại biểu và khách mời có mặt trong chương trình.

• Đại diện ban lãnh đạo của công ty lên phát biểu, bắt đầu khai mạc chương trình.
• Nghi thức cắt băng khai trương và biểu diễn tiết mục múa lân.

• Biểu diễn tiếp các tiết mục văn nghệ khác và tổ chức thêm các trò chơi như bốc thăm trúng thưởng.
• Khách mời trải nghiệm các sản phẩm và dịch vụ của công ty tại chi nhánh mới.
• Bế mạc chương trình, lễ tân hướng dẫn khách mời chụp ảnh lưu niệm sau chương trình.
• Lễ tân tặng quà lưu niệm và hướng dẫn khách mời ra về.

Tham khảo thêm: Mẫu kịch bản khai trương cửa hàng ấn tượng chuyên nghiệp nhất

4. Các phương án dự phòng

Để sự kiện khai trương được diễn ra một cách chuyên nghiệp và ít sai sót nhất thì bạn cần có kế hoạch chuẩn bị cho những rủi ro có thể xảy ra trong chương trình. Và từ đó xây dựng các phương án dự phòng cụ thể. Những rủi ro thường gặp nhất khi tổ chức các buổi lễ khai trương đó chính là bị mất điện, ảnh hưởng từ thời tiết, và các sự cố kỹ thuật khác …

5. Kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Kế hoạch truyền thông hiệu quả có thể được triển khai theo 3 giai đoạn như sau:

• Giai đoạn trước sự kiện: Các doanh nghiệp có thể lựa chọn việc thực hiện truyền thông qua các fanpage, mạng xã hội, website,… ngoài ra cũng có thể áp dụng hình thức phát tờ rơi hay dựng các standee, poster… quảng bá về ngày diễn ra buổi khai trương. Đừng quên kèm theo các thông tin về các chương trình ưu đãi để khách hàng có thể tìm đến.

• Giai đoạn trong sự kiện: Công ty hoặc doanh nghiệp có thể mời các KOLs có sức ảnh hưởng đến sự kiện khai trương để check in hoặc livestream trên các nền tảng mạng xã hội nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của công chúng. Lưu ý, bạn nên lựa chọn các KOLs có liên quan đến ngành nghề hoặc sản phẩm, lĩnh vực mà bạn kinh doanh.

• Giai đoạn sau sự kiện: Tại giai đoạn này, doanh nghiệp có thể truyền thông nhiều về chương trình bằng việc đăng tải các video và hình ảnh của chương trình sự kiện đã diễn ra lên các phương tiện truyền thông với các nội dung như cảm ơn khách hàng, cảm ơn đại biểu, khách mời,…

6. Chuẩn bị lễ cúng cho buổi khai trương

Lễ cúng khai trương dường như là một nghi lễ không thể thiếu trong bất kì một sự kiện khai trương cửa hàng hay dự án nào đó. Bạn có thể chuẩn bị các lễ vật trên bàn cúng phụ thuộc vào nhu cầu và điều kiện kinh tế. Ngoài ra, đừng quên chuẩn bị thêm bài văn khấn để cầu xin sự bình an và may mắn cũng như thể hiện lòng thành của chủ doanh nghiệp đối với các vị thần linh và ông bà tổ tiên.

7. Tổ chức sự kiện khai trương

Đội ngũ nhân sự tổ chức chương trình sẽ dựa vào kịch bản tổ chức chi tiết để chuẩn bị cho các công tác thi công và setup chương trình như đã được phân công tại sự kiện. Các bộ phận giám sát chương trình cũng sẽ phải luôn nắm bắt tình hình và giám sát quá trình hoàn thành công việc của các nhân sự. Ngoài ra cũng cần động viên các nhân sự và kiểm soát chặt chẽ tiến độ công việc của từng bộ phận để có thể mang đến một chương trình sự kiện khai trương thật hoành tráng, chuyên nghiệp và ý nghĩa.

Tham khảo: Các loại chi phí tổ chức khai trương quan trọng nhất hiện nay

VietPower – Đơn vị tổ chức khai trương chuyên nghiệp

Bên cạnh việc tổ chức các chương trình team building thì các buổi lễ khai trương cũng được xem là thế mạnh của VietPower. VietPower luôn hiểu được tầm quan trọng của các sự kiện khai trương đối với bất kỳ một dự án hay doanh nghiệp nào. Chính vì vậy mà ngay từ khâu chuẩn bị các hạng mục sự kiện đã luôn được VietPower chuẩn bị kỹ lưỡng và cân nhắc, giám sát thật cẩn thận. Ngoài ra, tại VietPower cũng còn cung cấp thêm nhiều dịch vụ sự kiện khác như:

• Tổ chức sự kiện khai trương, lễ khánh thành, họp báo, hội nghị, hội thảo,…
• Tổ chức các chương trình team building, gala, hoạt động vui chơi gắn kết,…
• Cung cấp dịch vụ media chuyên nghiệp, trọn gói
• Cung cấp nhân sự sự kiện
• Cung cấp trang thiết bị sự kiện

Trên đây là tất cả những chia sẻ cực chi tiết của VietPower về bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương. VietPower mong rằng với những thông tin hữu ích trên có thể giúp bạn tổ chức được một buổi lễ khai trương thật thành công. Nếu bạn cần tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với VietPower để được hỗ trợ và tư vấn 24/7 bạn nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.