Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương chi tiết hấp dẫn nhất 2023

Kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương mang đến cho người làm sự kiện cái nhìn tổng thể về một chương trình, từ đó vận hành sự kiện một cách tốt nhất. Vậy nên, kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương rất quan trọng, được xem là xương sống của một sự kiện. Hiểu được điều đó, ở bài viết này, VietPower gợi ý cho bạn mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp. đọc ngay để hiểu rõ hơn về kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương nhé! 

Mời bạn đọc tham khảo bài Cách tổ chức sự kiện lễ khai trương hấp dẫn nhất

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương chi tiết hấp dẫn

1. Xác định chủ đề sự kiện

Với bất kỳ sự kiện nào, trước khi chuẩn bị công tác tổ chức khác, cần xác định được chủ đề sự kiện. Đối với sự kiện khai trương cũng vậy, cũng cần xác định chủ đề sự kiện ngay từ khâu đầu tiên. 

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện khai trương không quan tâm đến chủ đề sự kiện. Điều đó ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng sự kiện khai trương. Một sự kiện khai trương doanh nghiệp có chủ đề riêng, khác biệt sẽ gây được ấn tượng đối với khách mời. Chủ đề sự kiện khai trương thường gắn liền với văn hóa doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp đang kinh doanh, đặc trưng ngành nghề,…

Do đó, nếu bạn mong muốn tổ chức một sự kiện khai trương chuyên nghiệp, gây được ấn tượng đối với khách mời, hãy xác định chủ đề làm nổi bật được hình ảnh đặc trưng của doanh nghiệp.

2. Xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức

Tổ chức sự kiện khai trương là một sự kiện quan trọng, khởi đầu cho hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Không những thế, doanh nghiệp cũng có thể tận dụng sự kiện khai trương như một cách để quảng bá thương hiệu, hình ảnh doanh nghiệp. Để làm được điều đó, bạn cần xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức chương trình một cách chuyên nghiệp nhất. 

Ý tưởng tổ chức sự kiện khai trương chính là cách bạn đưa ra phương án triển khai các hoạt động tổ chức sự kiện một cách tối ưu nhất, sáng tạo nhất. Trong ý tưởng tổ chức sự kiện, có một số đầu mục bạn phải xác định rõ để chuẩn bị tốt nhất cho sự kiện, bao gồm: concept tổng thể sự kiện, ý tưởng trang trí sự kiện (sân khấu, khu vực đón khách, khu vực check in,…), ý tưởng tổ chức sự kiện,…Ý tưởng tổ chức nên được triển khai rõ ràng, chi tiết, cụ thể để mỗi bộ phận nắm rõ và dễ dàng hơn trong việc triển khai ý tưởng.

Về kịch bản tổ chức sự kiện, đây được xem là linh hồn của sự kiện khai trương. Bạn không thể tổ chức một sự kiện khai trương nếu như không xây dựng được kịch bản chương trình hoàn chỉnh. Hãy sáng tạo kịch bản để vừa thu hút khán giả, nhưng vừa phải bám sát vào chủ đề, ý tưởng sự kiện. Một kịch bản sự kiện khai trương thông thường sẽ được triển khai theo timeline nhất định. Dưới đây là mục thường xuất hiện trong kịch bản chức sự kiện khai trương cơ bản:

•  Đón tiếp khách mời
• Thông báo khách mời ổn định vị trí, chỗ ngồi
• Các tiết mục văn nghệ, giải trí
• Giới thiệu tổng quan doanh nghiệp: tiểu sử thành lập, sản phẩm, ưu đãi…
• MC giới thiệu đại biểu, các vị khách mời
• Đại diện doanh nghiệp lên phát biểu khai mạc chương trình
• Tiến hành cắt băng khai trương và múa lân
• Văn nghệ, mini game và trò chơi bốc thăm trúng thưởng
• Chương trình trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ
• Bế mạc chương trình, chụp ảnh lưu niệm
• Hướng dẫn khách ra về

Ngoài ra, bạn có thể thêm, bớt, sáng tạo thêm cho kịch bản tổ chức sự kiện khai trương của doanh nghiệp bạn.

Khi xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện, bạn nên chuẩn bị phần lời dẫn cụ thể cho MC, đồng thời kèm theo thêm phân công công việc cụ thể để các bộ phận nắm rõ được phần việc của mình, tránh trường hợp đùn đẩy nhau gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Chi tiết tại:  6 Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện hấp dẫn 2022

3. Xây dựng phương án dự phòng rủi ro

Nhiều sự kiện khai trương được tổ chức nhưng chưa chú trọng xây dựng phương án dự phòng rủi ro. Cũng chính vì thế mà khi xảy ra các vấn đề phát sinh, công tác xử lí còn chậm chạp, gây ảnh hưởng đến sự kiện. Những rủi ro có thể gặp phải khi tổ chức sự kiện thường là: ảnh hưởng của thời tiết, mất điện, sự cố âm thanh, ánh sáng,..

Vậy nên, để sự kiện khai trương được tổ chức một cách chuyên nghiệp nhất, bạn cần phải xây dựng phương án dự phòng rủi ro cụ thể bằng cách đề cập, dự đoán những rủi ro có thể xảy ra. Bên cạnh đó, cần phân công đội ngũ chịu trách nhiệm khắc phục rủi ro cho từng vấn đề để đội ngũ giám sát sự kiện nhanh nhạy trong phát hiện vấn đề và nhanh chóng khắc phục vấn đề.

4. Chọn ngày tốt tổ chức sự kiện khai trương

Theo quan niệm của người phương Đông, khi chuẩn bị tổ chức bất kì sự kiện quan trọng nào cũng đều phải xem ngày và chọn ngày phù hợp với tuổi của chủ doanh nghiệp. Với sự kiện khai trương, ngày tốt, phù hợp mang đến khởi đầu mới thuận lợi, may mắn sẽ mang đến những điều tốt đẹp cho hoạt động kinh doanh sau này. Các ngày được xem là tốt theo ngũ hành để tổ chức sự kiện khai trương như: ngày Tốc Hỷ (ngày tốt ứng với các con số là 03, 06 và 09), ngày Đại cát (ngày tốt lành, mang lại nhiều điều cát lợi, may mắn cho gia chủ), ngày Đại an (ngày mang lại sự yên ổn, thành công và thịnh vượng kéo dài). Đồng thời, bạn cũng nên tránh tổ chức vào ngày: Tam Nương, Xích Khẩu, Không Vong. Đây là những ngày xấu và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc làm ăn sau này của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên ưu tiên lựa chọn những ngày có thời tiết đẹp, những ngày cuối tuần để khách mời dễ dàng sắp xếp thời gian và đến tham gia sự kiện, trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ.

5. Truyền thông cho sự kiện

Hoạt động truyền thông cho sự kiện khai trương bao gồm việc lên danh sách và gửi giấy mời tham gia sự kiện đến khách mời, đồng thời triển khai các hoạt động marketing, quảng bá để công chúng và khách hàng tiềm năng biết nhiều hơn đến sự kiện khai trương. 

Để hoạt động truyền thông diễn ra hiệu quả, bạn cần xây dựng kế hoạch và thời gian cụ thể cho từng công việc.

Đối lên danh sách khách mời, công việc này triển khai càng sớm càng tốt. Khi đã có danh sách khách mời cụ thể, những người chịu trách nhiệm công việc này sẽ phải rà soát lại toàn bộ để hạn chế tình trạng bỏ sót khách mời quan trọng, gây ảnh hưởng đến danh tiếng sự kiện khai trương. Danh sách khách mời đã đầy đủ, việc tiếp theo chính là gửi giấy mời đến những người có tên trong danh sách. Công việc này đòi hỏi phải tỉ mỉ, cẩn thận để không bỏ sót khách mời.

Về hoạt động marketing cho sự kiện khai trương, tùy theo quy mô sự kiện mà triển khai kế hoạch khác nhau. Với hoạt động này, nên xây dựng plan cụ thể, với 3 giai đoạn: trước sự kiện, trong sự kiện, sau sự kiện để dễ dàng hơn trong việc triển khai.

• Trước sự kiện: Thông tin về ngày tổ chức sự kiện, về khách mời sự kiện, về các chương trình ưu đãi trong dịp khai trương. Ở giai đoạn này, bạn có thể triển khai truyền thông trên nền tảng số thông qua: website, fanpage, chạy quảng cáo GDN trên các mặt báo điện tử,…kết hợp truyền thông offline: sử dụng tờ rơi, tờ gấp, standee,…
• Trong sự kiện: để sự kiện khai trương thu hút được sự quan tâm đông đảo của công chúng, bạn có thể sử dụng KOLs check in tại sự kiện. Ngoài ra, bạn có thể livestream sự kiện trên mạng xã hội.
• Sau sự kiện: khi sự kiện kết thúc, bạn có thể đăng tải video highlight sự kiện trên các trang mạng xã hội, website doanh nghiệp. Cùng với đó, đừng quên có bài viết cảm ơn mọi người đã đến tham dự sự kiện.

6. Chuẩn bị lễ cúng khai trương

Lễ cúng khai trương là một nghi lễ không thể thiếu khi tổ chức một sự kiện khai trương. Khi bắt đầu hoạt động làm ăn, kinh doanh, người ta đều mong cầu kinh doanh thuận lợi, gặp nhiều may mắn, phát tài phát lộc. Lễ cúng trong ngày khai trương chính là lòng thành của chủ doanh nghiệp dâng lên cho thần linh, ông bà tổ tiên và mong cầu được chứng giám, phù hộ. Lễ vật có thể ít, có thể nhiều tùy thuộc vào điều kiện kinh tế của mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh lễ vật dâng lên, bạn cũng cần chuẩn bị văn khấn khai trương chu đáo để cầu bình an, như ý, thịnh vượng. 

7. Tổ chức sự kiện khai trương

Dựa vào kịch bản và phân công công việc đã được xây dựng trước đó, mỗi nhân sự nhanh chóng vào vị trí và chuẩn bị cho sự kiện. Giám sát sự kiện sẽ phải luôn sát sao công việc của tất cả mọi người để nắm bắt tình hình, động viên, thúc đẩy tinh thần để mọi người làm việc có hiệu quả. Đồng thời, thông qua giám sát, người điều hành sự kiện có thể kiểm soát tốt tiến độ công việc, từ đó mang đến sự kiện hoành tráng, chuyên nghiệp.

Tham khảo ngay: Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết hấp dẫn nhất 2022

VietPower – Công ty tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp

Với hơn 5 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower đã tổ chức hàng ngàn sự kiện khai trương doanh nghiệp, khai trương hệ thống cửa hàng, khai trương showroom, khai trương spa…Chính vì thế, VietPower tự tin mang đến cho quý khách hàng một lễ khai trương thành công và ấn tượng:

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
• Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
• Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
• Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
• Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Tham khảo: Top 10 công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội

Trên đây là mẫu kế hoạch tổ chức lễ khai trương mà VIETPOWER muốn chia sẻ với các doanh nghiệp. Hy vọng rằng những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn tổ chức lễ khai trương thành công, hoành tráng với chi phí hợp lý nhất.

Nếu có bất cứ thắc mắc, khó khăn trong quá trình tổ chức lễ khai trương, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn nhanh nhất!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM