03/10/2022
Khai trương công ty là ngày đánh dấu quan trọng, bước khởi đầu cho hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Đây cũng là cơ hội để truyền thông, quảng cáo rộng rãi đến khách hàng, đối tác những sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đó cung cấp. Hiểu được tầm quan trọng của lễ khai trương, không ít doanh nghiệp, nhà tổ chức còn băn khoăn chưa rõ lễ khai trương công ty cần chuẩn bị những gì. VietPower với hơn 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ chia sẻ chi tiết nhất về khai trương công ty qua bài viết dưới đây.
Tìm hiểu thêm: Quy trình 10 bước tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Khai trương công ty cần chuẩn bị những gì?
Lễ khai trương công ty là một dịp quan trọng để doanh nghiệp giới thiệu và quảng bá hình ảnh của mình với khách hàng và đối tác. Để chuẩn bị cho lễ khai trương công ty, bạn cần lưu ý một số yếu tố sau:
– Chuẩn bị đồ cúng: Tùy thuộc vào văn hóa vùng miền mà chuẩn bị mâm cúng sao cho phù hợp với tín ngưỡng địa phương đó. Mâm đồ cúng trong ngày khai trương doanh nghiệp với mục đích hướng tới sự may mắn thuận lợi trong hoạt động công ty.
– Lựa chọn ngày và thời gian: Chọn ngày và thời gian phù hợp để tổ chức lễ khai trương, thường là vào ngày làm việc trong tuần để thu hút sự quan tâm của khách hàng và đối tác.
– Địa điểm: Xác định địa điểm tổ chức lễ khai trương. Đây có thể là trụ sở công ty, cơ sở sản xuất hoặc một địa điểm khác phù hợp với quy mô và mục tiêu của công ty.
– Mời khách mời và khách hàng: Xác định danh sách khách mời và khách hàng mà bạn muốn mời tham gia lễ khai trương. Gửi thư mời hoặc liên hệ trực tiếp để xác nhận sự tham gia của họ.
– Chương trình và hoạt động: Lên kế hoạch cho chương trình và hoạt động trong lễ khai trương. Điều này có thể bao gồm lễ cắt băng khai trương, phát biểu của các nhân vật quan trọng, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ, trình diễn nghệ thuật, trò chơi và quà tặng.
– Thiết kế và trang trí: Tạo một không gian trưng bày chuyên nghiệp và thu hút cho lễ khai trương. Sử dụng biển hiệu, banner, bảng đèn và hình ảnh công ty để tạo nên không gian đặc trưng cho công ty của bạn.
– Thực đơn và đồ uống: Lựa chọn thực đơn và đồ uống phù hợp với lễ khai trương. Bạn có thể cân nhắc thuê nhà hàng hoặc dịch vụ tiệc để phục vụ thực phẩm và đồ uống cho khách mời.
– Quà tặng và quảng cáo: Chuẩn bị các quà tặng và vật phẩm quảng cáo để trao tặng cho khách mời trong lễ khai trương. Điều này có thể là dụng cụ văn phòng, sản phẩm công ty, vật phẩm quà tặng có in logo công ty, v.v.
– Âm thanh và ánh sáng: Đảm bảo hệ thống âm thanh và ánh sáng hoạt động tốt trong suốt lễ khai trương. Thuê nhân viên chuyên nghiệp để quản lý âm thanh và ánh sáng trong sự kiện.
7 bước tổ chức khai trương công ty chuẩn nhất
1. Xác định thời gian, địa điểm ngày khai trương
Trước khi tổ chức lễ khai trương, việc xem xét ngày và giờ khai trương là rất quan trọng theo quan niệm xưa. Chúng ta cần tìm ngày lành và tháng tốt, cũng như ngày hợp với mệnh chủ của công ty để đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh và buôn bán sẽ gặp nhiều thuận lợi, may mắn. Sau khi chốt được ngày, giờ khai trương, bạn có thể lên kế hoạch cho các bước tiếp theo để đảm bảo chương trình sự kiện khai trương được tổ chức đúng thời gian, thành công.
Khi đã xác định được ngày, giờ khai trương rồi, bạn cần quyết định lựa chọn địa điểm khai trương. Phần lớn sẽ tổ chức khai trương tại trụ sở chính của doanh nghiệp, kho bãi, nhà máy sản xuất hoặc các địa điểm khác phù hợp với quy mô của sự kiện.
2. Lên danh sách khách mời và giấy mời khai trương
Sau khi đã chốt thời gian địa điểm tổ chức , bạn cần lên danh sách khách mời cũng như chuẩn bị giấy mời khai trương.
Trong lễ khai trương, bạn sẽ mời các khách hàng, đối tác và bạn bè của chủ doanh nghiệp tham dự. Trước hết, doanh nghiệp nên xác định những đối tượng muốn mời và lập danh sách khách mời, để đảm bảo in đủ số lượng giấy mời cần thiết. Để đảm bảo tính chuyên nghiệp cũng như thiện chí khi mời, bạn có thể đặt in thiết kế giấy mời hoặc mua tại các cửa hàng chuyên về thiệp mời. Lời mời cần được viết ngắn gọn nhưng đầy đủ về thông tin của lễ khai trương công ty, để tạo ấn tượng tốt và thu hút sự quan tâm của khách mời. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị mẫu thiết kế giấy mời độc đáo, gây chú ý, ngắn gọn và súc tích.
Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị giấy mời, hãy gửi thiệp mời tới khách mời, bạn bè và đối tác kịp thời trước thời gian diễn ra khai trương công ty. Bạn có thể gửi giấy mời trực tiếp tới địa chỉ hoặc gọi điện trực tiếp cho khách và gửi bằng đường bưu điện.
Xem thêm: 20 Mẫu thiệp mời khai trương sự kiện đẹp, ấn tượng nhất 2023
3. Chuẩn bị mâm cúng
Một trong những điều quan trọng nhất khi khai trương công ty là việc chuẩn bị lễ cúng khai trương. Lễ cúng này được coi là sự ra mắt thổ địa và thần linh, nhằm cầu cho công ty có một hành trình thành công và thuận lợi. Do đó, việc chuẩn bị lễ cúng cần được tiến hành đầy đủ và tuân theo quy trình bài bản.
Trong việc chuẩn bị mâm cúng khai trương, không cần phải quá phức tạp, nhưng cần đảm bảo có đủ các thứ sau: hoa, trái cây, hương nến, vàng mã, bánh kẹo, trầu cau, thuốc, rượu và một số món ăn như xôi nếp, gà luộc, lợn quay, chè, v.v…
Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là khi đọc văn khấn, người đọc phải tập trung và thành tâm, tránh lơ đãng hay suy nghĩ linh tinh trong quá trình cúng bái. Điều này đảm bảo sự tôn trọng và tín nhiệm đối với lễ cúng và mang đến sự thiêng liêng và ý nghĩa cho sự khai trương của công ty.
Vì vậy, rất quan trọng để chuẩn bị và thực hiện lễ cúng khai trương công ty một cách đúng quy trình và trân trọng, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển thành công của công ty.
Tham khảo: Bài văn khấn khai trương công ty CHUẨN chi tiết nhất
4. Trang trí – setup địa điểm
Để thu hút khách hàng và đối tác, cũng như tạo dựng hình ảnh ấn tượng tới mọi người, ở khâu trang trí và setup cũng đòi hỏi tính thẩm mỹ và cẩn thận. Trang trí công ty là một công việc quan trọng trong quá trình chuẩn bị cho lễ khai trương. Bạn sẽ cần đầu tư nhiều thời gian và công sức, từ vài tiếng đến cả ngày để sắp xếp bàn ghế, vật dụng trang trí, standee và backdrop khai trương.
Để công ty thật nổi bật trong ngày khai trương, không chỉ cần các băng rôn và lẵng hoa trang trí trước công ty, mà còn cần có hệ thống âm thanh và ánh sáng, những yếu tố không thể thiếu để thu hút khách hàng cũng như người đi đường chú ý đến công ty.
Tùy thuộc vào quy mô và nguồn đầu tư cho lễ khai trương, bạn có thể lựa chọn thiết kế một sân khấu nhỏ, đơn giản với dàn nhạc sống để giao lưu với khách hàng hoặc chọn những bài nhạc sôi động, vui tươi phù hợp với công ty để tăng thêm sự thu hút cho buổi khai trương.
Trang trí công ty phải dựa trên những ý tưởng và chủ đề mà công ty muốn thể hiện. Nó cần phản ánh sự chuyên nghiệp, tinh tế và phù hợp với đối tượng khách hàng mà công ty muốn hướng đến.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
5. Phân công nhân sự chuẩn bị
Để chương trình khai trương công ty diễn ra suôn sẻ, thành công tốt đẹp thì cần phải bố trí nhân sự phù hợp. Cụ thể cần bố trí các nhân sự chính như sau:
– Nhân sự chạy sự kiện chung, chịu trách nhiệm setup âm thanh, ánh sáng và các trang thiết bị trong buổi khai trương.
– PG, Lễ tân – nhiệm vụ của những người này là tiếp khách, pha trà, ổn định chỗ ngồi cho khách mời và nâng khay cắt băng khai trương.
– Người cắt băng khánh thành – có thể là khách mời hoặc người trong công ty.
– MC dẫn chương trình – người có nhiệm vụ định hướng và thông báo các chương trình.
– Người nổi tiếng – với mục đích là thu hút người tham gia và tạo truyền thông sự kiện.
– Photographer – lưu giữ lại những khoảnh khắc tuyệt vời của ngày khai trương.
– Nhân sự chịu trách nhiệm các tiết mục văn nghệ, chịu trách nhiệm về ca sĩ, người mẫu giới thiệu sản phẩm, đội múa lân,…
6. Lên kịch bản cho sự kiện khai trương
Kịch bản sự kiện khai trương là thành phần quan trọng góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện. Để xây dựng một kịch bản chuẩn, bạn cần chuẩn bị những kế hoạch sau:
– Đón tiếp khách mời và ổn định chỗ ngồi cho khách mời cũng như những người tham gia khác.
– Chuẩn bị lễ khai mạc, phát biểu của đại diện công ty.
– Cắt băng khánh thành, chúc mừng công ty được thành lập
– Các tiết mục văn nghệ, giải trí chào mừng lễ khai trương, múa lân múa rồng mừng thành lập công ty.
– Cảm ơn đại biểu đến tham dự chương trình khai trương.
– Mời khách tham quan công ty.
– Tiệc mặn, tiệc ngọt sau tham quan công ty.
– Bế mạc buổi lễ.
7. Chiến dịch truyền thông và marketing khai trương
Để tạo hiệu ứng tốt và đạt được mục tiêu lễ khai trương thành công, một chiến dịch truyền thông và marketing là không thể thiếu. Bạn có thể tạo các chiến dịch truyền thông đăng thông tin về lễ khai trương qua các nền tảng mạng xã cũng như các sản phẩm của công ty thông qua các bài viết, hình ảnh và video hấp dẫn. Hoặc thông qua báo chí và các phương tiện truyền thông khác nhằm quảng bá sự kiện lễ khai trương và công ty. Xây dựng mối quan hệ với các phóng viên, biên tập viên và nhà báo để đảm bảo sự xuất hiện của công ty trong các bài viết, bản tin và phỏng vấn.
Tạo các ưu đãi đặc biệt cho khách mời và người tiêu dùng đầu tiên. Cung cấp các gói ưu đãi, giảm giá hoặc quà tặng đặc biệt cho những người tham gia buổi lễ khai trương hoặc là khách hàng tiềm năng.
Những chiến dịch truyền thông và marketing này sẽ giúp công ty tạo sự chú ý, tăng khả năng tiếp cận với khách hàng tiềm năng và định hình hình ảnh của công ty trong mắt công chúng. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp bạn chuẩn bị cho buổi lễ khai trương thành công và quảng bá các sản phẩm của công ty một cách hiệu quả.
Gợi ý cho bạn: 50 lời chúc mừng khai trương hay và ý nghĩa nhất 2023
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
VietPower – Công ty tổ chức khai trương công ty chuyên nghiệp
VietPower là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm. Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện như hội thảo, hội nghị, triển lãm, lễ khai trương, gala dinner, team building,… với đội ngũ nhân sự trẻ trung, sáng tạo, năng động cùng hệ thống trang thiết bị tiên phong, hiện đại.
VietPower đảm bảo sự thành công của sự kiện với kinh nghiệm dày dặn cùng quy trình bài bản như: lựa chọn địa điểm, thiết kế và trang trí không gian, chọn lựa các đối tác liên quan, chuẩn bị kỹ lưỡng chương trình, đảm bảo sự thu hút của sự kiện đến từ khách mời và phương tiện truyền thông. Điều này giúp cho các sự kiện được VietPower tổ chức đều mang lại hiệu quả cao cho khách hàng của mình.
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, am hiểu về các xu hướng mới nhất trong ngành tổ chức sự kiện và có kinh nghiệm làm việc với nhiều khách hàng, VietPower đang trở thành một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam.
Liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn ý tưởng tổ chức sự kiện khai trương công ty hay nhất!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
