Tổ chức sự kiện ngoài trời: Kịch bản, địa điểm, quy trình chi tiết

Tổ chức sự kiện ngoài trời đang dần trở nên cực kỳ phổ biến đặc biệt là trong thời kỳ hội nhập như ngày nay. Các sự kiện ngoài trời được yêu thích không chỉ bởi nó giúp gắn kết mọi người mà còn bởi rất nhiều những giá trị khác mà nó mang lại. Dưới bài viết này VietPower sẽ chia sẻ đến bạn tất tần tật các thông tin hữu ích về việc tổ chức sự kiện ngoài trời: kịch bản, địa điểm, quy trình chi tiết nhất,… bạn nhất định đừng bỏ qua!

Xem thêm: Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 2024

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

Tổ chức sự kiện ngoài trời có thể hiểu là những hoạt động mang tính truyền thông, tập thể, được tổ chức ngoài trời. Những hoạt động này bao gồm các chương trình vui chơi vận động, các sự kiện diễn thuyết, workshop,… điểm chung của chúng đều là kết nối nhiều người lại với nhau, cùng chia sẻ một giá trị nào đó.

Tổ chức sự kiện ngoài trời là các hoạt động của một chương trình diễn ra ngoài trời
Tổ chức sự kiện ngoài trời là các hoạt động của một chương trình diễn ra ngoài trời

Sự kiện ngoài trời thường được yêu thích hơn so với các sự kiện trong nhà bởi nó mang lại sự thoải mái về không gian địa điểm tổ chức. Tuy nhiên tổ chức sự kiện ngoài trời cũng sẽ có nhiều rủi ro hơn so với tổ chức trong nhà. Để tìm hiểu kỹ hơn hãy đọc tiếp thông tin trong bài viết bạn nhé!

Những ưu điểm khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Không phải tự nhiên mà việc tổ chức sự kiện ngoài trời lại được nhiều khách hàng yêu thích đến vậy. Cùng VietPower tìm hiểu những ưu điểm vượt trội của hình thức sự kiện ngoài trời bạn nhé!

1. Không gian thoáng đãng, thoải mái

Ưu điểm đầu tiên của việc tổ chức các chương trình sự kiện ngoài trời đó là không gian tổ chức vô cùng rộng rãi và thoải mái, gần gũi với thiên nhiên. Đây chính là điểm khiến nhiều khách hàng yêu thích của loại hình tổ chức này. Bạn vừa có thể tham gia sự kiện vừa có thể thỏa sức ngắm nhìn khung cảnh thiên nhiên cực đẹp và thư giãn. Điều này mang đến cho khách hàng sự thích thú hơn hẳn.

 Không gian thoáng đãng, thoải mái
Không gian thoáng đãng, thoải mái

2. Sức chứa rộng rãi

Ưu điểm thứ 2 phải kể đến đó chính là sức chứa. Khác với việc tổ chức sự kiện trong nhà phải phụ thuộc vào không gian địa điểm tổ chức để lên danh sách khách mời cho phù hợp thì các chương trình sự kiện ngoài trời luôn có ưu thế về sức chứa. 

Tổ chức sự kiện ngoài trời - Sức chứa rộng rãi
Tổ chức sự kiện ngoài trời – Sức chứa rộng rãi

3. Tự do sáng tạo

Đối với các chương trình sự kiện ngoài trời bạn sẽ có thể thoải mái sáng tạo các hạng mục thiết kế, decor,… mà không lo bị phụ thuộc vào không gian của khu vực tổ chức như các sự kiện trong nhà. Đây chính là cơ hội vô cùng thuận lợi để các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể thoải mái  thể hiện sự sáng tạo của mình trong việc lên thiết kế, lắp đặt các bố cục trang trí của chương trình…

4. Di chuyển thuận tiện và dễ dàng thi công

Các địa điểm trong nhà luôn có các thiết bị cố định như hệ thống đèn, cửa ra vào, tường chắn,… ảnh hưởng đến việc thi công các hạng mục sự kiện. Chưa kể với các phòng trên tầng cao sẽ gây khó khăn và mất thời gian trong việc vận chuyển các trang thiết bị. Ngược lại khi tổ chức ngoài trời bạn sẽ có thể thoải mái thi công mà không lo vướng víu quá nhiều. Xe chở đồ sự kiện và nhân sự cũng có thể đi đến tận nơi diễn ra chương trình.

Di chuyển thuận tiện và dễ dàng thi công
Di chuyển thuận tiện và dễ dàng thi công

Tham khảo ngay: Top 10 địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời lý tưởng

1. Bãi biển

Đây là một điểm khá thú vị để tổ chức các chương trình sự kiện ngoài trời. Địa điểm này luôn được yêu thích không chỉ bởi không gian thoáng mát rộng rãi mà còn bởi khung cảnh thiên nhiên cực kì xinh đẹp. Vừa tham gia chương trình vừa ngắm nhìn những cơn sóng vỗ vào bờ, thực sự sẽ tạo cho bạn một cảm xúc cực kỳ khó quên. Nơi đây thường thích hợp cho các chương trình team building bãi biển, gala ngoài trời, tổ chức tiệc cưới, tiệc kỷ niệm hay các sự kiện ca nhạc,…

Tổ chức sự kiện ngoài trời tại bãi biển
Tổ chức sự kiện ngoài trời tại bãi biển

2. Sân vận động ngoài trời

Đây cũng là một địa điểm khá quen thuộc cho các sự kiện ngoài trời. Với ưu thế về không gian rộng lớn, nơi đây cực kỳ thích hợp cho các sự kiện có quy mô lớn và cần set-up khu vực sân khấu hoành tráng. Các chương trình thường được tổ chức tại sân vận động có thể kể đến như: các concert ca nhạc, chương trình countdown cuối năm, chương trình kick-off,…

Sân vận động ngoài trời
Sân vận động ngoài trời

3. Khu resort

Đây cũng là một địa điểm phổ biến để tổ chức các chương trình sự kiện ngoài trời. Tùy vào diện tích của resort mà các địa điểm sẽ có kích thước sân bãi tổ chức khác nhau. Các địa điểm này thường để tổ chức các hoạt động gắn kết dành cho các đoàn khách lưu trú tại khách sạn, bao gồm các chương trình team building Amazing Race, ngày hội gia đình,..

4. Công viên

Công viên cũng là một trong những địa điểm vô cùng quen thuộc để tổ chức các chương trình sự kiện ngoài trời. Không gian rộng rãi, xanh mát sẽ mang đến cho khách mời nhiều sự thích thú. Tùy thuộc vào sự kiện của bạn và doanh nghiệp mà bạn có thể chọn những công viên có sức chứa và độ rộng khác nhau. Các sự kiện có thể tổ chức tại đây đa dạng từ hội thao, ngày hội gia đình, các hoạt động team building,.. đến các gameshow ca nhạc quy mô lớn.  

Tổ chức sự kiện ngoài trời tại công viên
Tổ chức sự kiện ngoài trời tại công viên

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Kịch bản tổ chức chương trình sự kiện ngoài trời như nào?

Dưới đây là kịch bản tổ chức chương trình sự kiện ngoài trời mà VietPower muốn gửi đến bạn, cùng tham khảo nhé.

Kịch bản tổ chức chương trình Ngày Hội thể thao ngoài trời:

Thời gian tổ chức: 07h00 – 12h00

Thời gianNội dungChi tiết hoạt động 
07h00 – 07h25Welcome– Các thành viên đến khu vực nhà thi đấu.

– Các VĐV ăn sáng tại quầy set-up đồ ăn sáng

– Chụp ảnh trước chương trình

07h25 – 07h30Tập trung– Nhân sự hỗ trợ hướng dẫn khách tập trung theo vị trí đặt biển tên đội
07h30 – 07h45Khai Mạc chương trình– Các VĐV tập chung trước sân khấu chính

– MC giới thiệu chương trình, các thành phần tham gia chương trình

– BLĐ lên phát biểu trước chương trình
– MC phổ biến nội dung hội thao

– Chính thức khai mạc chương trình

07h45 – 08h00Aerobic cổ động

Khởi động

– Biểu diễn tiết mục Aerobic cổ động
– Các VĐV dãn khoảng cách tham gia khởi động trước khi bắt đầu vào phần thi đấu chính

– Nhân sự hướng dẫn tập mẫu đứng trên sân khấu

– Đội aerobic di chuyển lên đầu hàng

08h00 – 08h05Di chuyển– Các VĐV đi theo trọng tài di chuyển về khu vực môn thi đấu của mình
08h05 – 08h35Nghe hướng dẫn,

phổ biến thi đấu

 
8h10 – 10h30Thi đấu thể thaoMôn bắn cung
Môn cầu lông
Môn ném bóng
10h30 – 11h00Hướng dẫn nhảy sạp– Các thành viên tập trung tại khu vực chính, lắng nghe sự hướng dẫn của MC về cách gõ sào theo nhịp, cách nhảy sạp, kỹ thuật nhảy sạp

– Các thành viên có thời gian làm quen với sạp, nhảy thử

11h00 – 11h30Tham gia nhảy sạp– Các đội cử 2 thành viên thay nhau gõ sào. Các thành viên còn lại đăng kí nhảy với nhân sự (đăng ký 1 trong 3 kiểu nhảy để nhận điểm cộng tương ứng)

– Mỗi lần nhảy hoàn thành được cộng điểm

11h30 – 12h00Bế mạc chương trình– MC dẫn dắt và công bố tổng số điểm của các đội, thứ hạng các đội
– MC mời đại diện các đội nhất, nhì, ba lên bục nhận giải

– MC mời đại diện các đội còn lại lên nhận huy chương

– Mời các thành viên lên chụp ảnh tập thể

– MC công bố bế mạc chương trình, mời các đội tự do chụp ảnh lưu niệm sau chương trình

Mời bạn đọc tham khảo: 6 Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện độc đáo mới lạ nhất 2024

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời chi tiết

1. Xây dựng ý tưởng chương trình

Bước đầu tiên trước khi tổ chức một chương trình sự kiện đó chính là lên ý tưởng tổ chức cho chương trình. Đây là bước khởi đầu nhưng cũng chiếm vai trò khá quan trọng. Bởi nó là tiền đề để phát triển cho các bước tiếp theo. Một ý tưởng hay, mới lạ, độc đáo sẽ giúp gây ấn tượng cho khách hàng và giúp ban tổ chức có thêm cảm hứng thú vị trong công việc.

2. Xác định thời gian và chọn địa điểm tổ chức 

Sau khi đã lên ý tưởng và chủ đề của chương trình. Bước tiếp theo sẽ là xác định thời gian và địa điểm tổ chức phù hợp. Địa điểm tổ chức sẽ phụ thuộc vào một số yếu tố như: khoảng cách, sức chứa theo quy mô của chương trình, …. Ban tổ chức sẽ phải đi khảo sát để lựa chọn các chương trình có không gian hợp với chủ đề và ý tưởng chương trình, từ đó chọn được địa điểm thích hợp nhất.

3. Xây dựng kịch bản tổ chức chi tiết

Sau khi đã xác định được các yếu tổ về thời gian và địa điểm thì bước tiếp theo cần làm đó làm lên kịch bản chi tiết cho chương trình. Kịch bản chi tiết này sẽ được xây dựng dựa trên thời gian và địa điểm tổ chức đã được chọn. Các hoạt động sẽ phù hợp với địa điểm và văn hóa của doanh nghiệp. Sau khi lên kịch bản chi tiết, đơn vị tổ chức sẽ gửi cho khách hàng để khách hàng xem và nhận xét về kịch bản. Sau đó đơn vị tổ chức sẽ chỉnh sửa, bổ sung theo yêu cầu đặc biệt từ phía khách hàng.

Xây dựng kịch bản tổ chức chi tiết
Xây dựng kịch bản tổ chức chi tiết

4. Lên quy trình tổ chức sự kiện 

Sau khi 2 bên đã thống nhất được kịch bản tổ chức chương trình, ban tổ chức sẽ bắt đầu lên quy trình cụ thể cho việc tổ chức. Bắt đầu từ việc lên danh sách các hạng mục cần chuẩn bị, thi công. Các hạng mục nào
tốn nhiều thời gian chuẩn bị sẽ được sắp xếp chuẩn bị sớm. Các hạng mục dễ hơn sẽ sắp xếp sau. Sau đó là phân chia nhiệm vụ cho từng nhân sự phụ trách và chịu trách nhiệm trực tiếp. Bạn sẽ phải lên time-line chi tiết từng công việc cần chuẩn bị cho đến khi kết thúc chương trình.

Đừng bỏ lỡ: Top 15 ý tưởng tổ chức sự kiện ấn tượng đột phá 2024

VietPower – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

VietPower có gần 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và team building chuyên nghiệp. Đơn vị đã và đang trở thành một cái tên được nhiều khách hàng và đối tác tin tưởng và lựa chọn cho các sự kiện hàng năm của công ty. Cùng điểm qua một vài những ưu điểm vượt trội của VietPower bạn nhé:

  • Đội ngũ nhân sự trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp, hỗ trợ 24/7
  • Kịch bản mới lạ, sáng tạo, luôn luôn  đổi mới
  • Quy trình làm việc bài bản, chi tiết, tốc độ
  • Hệ thống đồ game đa dạng, chất lượng

Trên đây là những thông tin về quy trình và kịch bản tổ chức sự kiện ngoài trời chi tiết mà VietPower dành riêng cho bạn. Nếu bạn đang cần tìm một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn và báo giá 24/7 bạn nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan

Upload Image...

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0867.12.8688