10 bước tổ chức sự kiện ngoài trời thành công chi tiết nhất

Tổ chức sự kiện ngoài trời, thay đổi không gian tổ chức để thổi một luồng không khí tươi mới vào sự kiện của bạn đồng thời tạo sự thu hút, cảm xúc mới lạ cho người tham dự. Tuy nhiên, để tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp, thành công và ý nghĩa, VIETPOWER sẽ chia sẻ đến bạn những thông tin bổ ích và cần thiết dưới đây.

► Tìm hiểu rõ về: Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

Tổ chức sự kiện ngoài trời là hoạt động sự kiện được tổ chức tại không gian ngoài trời với đa dạng phong cách để làm kỷ niệm hoặc mục đích truyền thông. 

Tổ chức sự kiện ngoài trời

Việc tổ chức sự kiện ngoài trời mang đến một không gian rộng rãi, thoải mái tạo nên sự khác biệt khi sự kiện chỉ bó buộc trong một căn phòng với không gian chật hẹp.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời 

Để đảm bảo tổ chức sự kiện ngoài trời được thành công, có một số điều bạn cần phải chú ý khi tổ chức sự kiện.

Xem xét yếu tố thời tiết

Vì sự kiện được tổ chức tại không gian ngoài trời nên yếu tố thời tiết ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng sự kiện. Khi chọn ngày tổ chức sự kiện, ban tổ chức nên xem xét, tính toán và dự đoán kỹ lưỡng về thời tiết. Tuy nhiên, thời tiết chỉ có thể dự báo, không thể chắc chắn. Do đó, ban tổ chức vẫn cần chuẩn bị các phương án đề phòng thời tiết bất thường có thể xảy đến (mưa, dông,…) để kịp thời ứng phó.

Đảm bảo vệ sinh sự kiện

Tại các không gian sự kiện mở, vấn đề vệ sinh sự kiện rất cần được chú ý, nhất là các sự kiện có tổ chức tiệc ăn uống hoặc các lễ hội ẩm thực. Khi đó, ban tổ chức cần thuê đơn vị bên ngoài vệ sinh sự kiện, hoặc bố trí thùng rác tại các vị trí hợp lí. Sau khi kết thúc sự kiện, phải đội dọn dẹp, tập kết rác, không gây ô nhiễm môi trường.

Bên cạnh đó, ban tổ chức cũng nên có lời nhắc nhở với khách mời để giữ vệ sinh không gian sự kiện. Với đối tượng khách mời vẫn cố tình không tuân thủ, ban tổ chức có thể mời ra ngoài khu vực tổ chức sự kiện.

Đảm bảo an ninh sự kiện

Với mỗi sự kiện, ban tổ chức nên bố trí đội ngũ bảo vệ để làm công tác đảm bảo an ninh cho sự kiện. Khi sự kiện được tổ chức ở không gian ngoài trời, rất khó để kiểm soát người ra, vào sự kiện. Trong trường hợp người lạ trà trộn vào sự kiện, trộm cắp hoặc gây mất an ninh trật tự, hình ảnh của sự kiện sẽ bị xấu đi rất nhiều trong mắt khách mời. 

Vậy nên, đội ngũ bảo vệ sự kiện rất quan trọng, giúp cho khách mời yên tâm hơn khi tham gia sự kiện.

Kịch bản tổ chức sự kiện ngoài trời

Kịch bản tổ chức sự kiện là một yếu tố quan trọng trong việc tổ chức sự kiện ngoài trời, muốn sự kiện thành công cần có kịch bản chi tiết: nội dung kịch bản, công việc cần thực hiện, nhân sự phụ trách… sau đó tiến hành tập duyệt trước khi diễn ra.

► Xem ngay: 6+ Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện hấp dẫn

Tổ chức sự kiện ngoài trời 2

STT Nội dung chính
1 Đại diện doanh nghiệp phát biểu, khen thưởng đến phòng ban, nhân viên và giao lưu.
2 Văn nghệ, gameshow có thưởng tạo không khí vui vẻ, để tạo điểm nhấn cho chương trình có thể mời các nghệ sĩ nổi tiếng tham gia.
3 Khách mời dùng tiệc: đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, thực đơn đa dạng…

Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời 

1. Xác định chủ đề sự kiện 

Với bất kỳ sự kiện nào, khi tổ chức đều phải xác định được chủ đề chính của sự kiện. Mỗi doanh nghiệp khác nhau khi tổ chức sự kiện sẽ muốn thể hiện chủ đề của riêng họ. Chủ đề sự kiện thường gắn liền với hình ảnh đặc trưng, văn hóa nội bộ doanh nghiệp. 

Khi đã xác định được chủ đề sự kiện, tất cả các hoạt động khác của sự kiện phải xoay quanh việc làm nổi bật chủ đề.

2. Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện ngoài trời

Khi đã xác định được chủ đề sự kiện, việc tiếp theo cần làm trong quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời là xây dựng ý tưởng. Để có một ý tưởng độc đáo, thường sẽ có một cuộc họp để mọi người brainstorm, cùng nhau xây dựng, đưa ra ý kiến và thống nhất thành ý tưởng hay nhất và phù hợp nhất. 

Ý tưởng càng mới lạ, càng độc đáo càng gây được ấn tượng trong tâm trí khách mời. Ngoài ra, khi có một ý tưởng sự kiện hay cũng tạo nguồn năng lượng tích cực cho những người làm chương trình, tạo cho họ cảm hứng, động lực để nhanh chóng hoàn thành các công việc chuẩn bị cho sự kiện. 

3. Xác định thời gian tổ chức sự kiện ngoài trời

Thời gian tổ chức sự kiện phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. 

  •  Loại hình sự kiện: tùy vào loại hình sự kiện khác nhau mà có khoảng thời gian tổ chức phù hợp. Ví dụ, tổ chức tiệc Year end party, thời gian phù hợp là vào buổi tối, từ 18h – 22h.
  • Ngày đẹp theo ngũ hành: Theo truyền thống văn hóa Việt Nam, người ta hay chọn ngày giờ đẹp để tổ chức các sự kiện quan trọng để đảm bảo cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, thuận lợi. 
  • Ngày có thời tiết đẹp: như đã nói ở trên, yếu tố thời tiết ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng tiệc ngoài trời. Do đó, khi chọn ngày tổ chức sự kiện, phải xem xét kỹ yếu tố thời tiết.

4. Xác định địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời đang còn khá mới mẻ, vậy nên nhiều người vẫn còn băn khoăn về các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phù hợp. Không gian sự kiện ngoài trời khá đa dạng và phong phú. Dưới đây là một vài tiêu chí bạn cần quan tâm để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phù hợp:

  • Địa điểm đó có phù hợp với tính chất bữa tiệc không?
  • Diện tích không gian tổ chức sự kiện là bao nhiêu? Chứa được bao nhiêu khách?
  • Khách mời của sự kiện là ai?
  • An ninh tại địa điểm này thế nào?
  • Có chỗ để xe cho sự kiện không?
  • Có thuận lợi cho đi lại, di chuyển của khách mời không?

Ngoài ra, khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cũng nên chọn địa điểm đủ khả năng cung cấp, thuê thiết bị sự kiện để công tác chuẩn bị cho sự kiện dễ dàng và thuận lợi hơn.

5. Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện ngoài trời

Kịch bản tổ chức sự kiện trước nhất phải phù hợp và làm nổi bật được chủ đề sự kiện. Bên cạnh đó, kịch bản chương trình khi được xây dựng cũng phải rõ ràng, mạch lạc, đầy đủ thông tin như: thời gian sự kiện, lời dẫn MC, đạo cụ, hiệu ứng âm thanh, ánh sáng,… để MC và những người làm sự kiện nắm rõ được nội dung, từ đó điều hành sự kiện một cách tốt nhất.

6. Lên danh sách khách mời

Trước các sự kiện, ban tổ chức cần lên danh sách khách mời cụ thể. Việc lên danh sách khách mời là một cách để xác định được quy mô sự kiện, từ đó lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Ngoài ra, xác định danh sách khách mời từ sớm giúp ban tổ chức có nhiều thời gian hơn để rà soát lại, bổ sung khách mời nếu cần thiết. 

7. Dự trù kinh phí 

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện ngoài trời trong một số trường hợp sẽ phức tạp và nhiều hạng mục hơn tổ chức sự kiện trong nhà. Do đó, khi lập bảng dự trù kinh phí, bạn nên liệt kê lần lượt các hạng mục cần chi tiêu cho sự kiện, từ hạng mục lớn đến hạng mục nhỏ để không bỏ sót. Bên cạnh đó, cần xác định chính xác (gần chính xác) giá trị thực tế để hoạt động chi tiêu cho sự kiện thuận lợi và dễ dàng hơn. Trong trường hợp dự trù kinh phí chênh lệch thực tế quá nhiều sẽ ảnh hưởng đến công tác chuẩn bị cho sự kiện. 

8. Chuẩn bị sự kiện

Sau khi đã có dự trù kinh phí, việc tiếp theo là bắt đầu vào chuẩn bị cho sự kiện. Quá trình này bao gồm: mua sắm, vật dụng cần thiết, thuê địa điểm, thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng, trang trí sân khấu,…Trong quá trình này, ban tổ chức luôn cử ra đội ngũ giám sát để đảm bảo tiến độ công việc và tránh phát sinh các sự cố ngoài ý muốn.

9. Tổng duyệt chương trình

Nhiều đơn vị khi tổ chức sự kiện thường bỏ qua bước này và nghĩ rằng đây là công việc khá thừa thãi, tốn thời gian. Tuy nhiên, việc tổng duyệt chương trình rất quan trọng. Sự kiện càng lớn, càng cần phải tổng duyệt kỹ càng.

Tổng duyệt là hoạt động chạy thử chương trình. Việc này nhằm mục đích chỉnh sửa lại những phần chưa hợp lí của sự kiện và khắc phục tình huống phát sinh.

10. Tổ chức sự kiện

Trong thời gian diễn ra sự kiện, đội ngũ giám sát sự kiện vẫn luôn phải theo sát kịch bản, timeline sự kiện. Trong trường hợp có xảy ra tình huống phát sinh, cần nhanh chóng khắc phục sự cố để không làm ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.

Ngoài ra, tại sự kiện, nên bố trí đội ngũ hỗ trợ sự kiện, sẵn sàng hỗ trợ khách mời khi cần thiết. Đây là điều mà nhiều sự kiện chưa quan tâm đến, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách khi đến với sự kiện.

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

1. Địa điểm và thời gian tổ chức

  • Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phải phù hợp với nội dung, quy mô sự kiện, di chuyển thuận tiện, an ninh tốt và phù hợp với yêu cầu khách hàng
  • Thời gian tổ chức sự kiện ngoài trời nên chọn vào ngày nghỉ cuối tuần, ngày lễ đảm bảo khách mời có thể tham gia nhiều nhất có thể
cách Tổ chức sự kiện ngoài trời

2. Tình hình thời tiết 

Vì sự kiện được tổ chức ngoài trời nên khi lựa chọn ngày tổ chức cần cân nhắc đến yếu tố thời tiết. Tránh thời tiết xấu, mưa bão ảnh hưởng đến thành công của sự kiện.

3. Truyền thông cho sự kiện: 

  • Gửi thư mời giấy hoặc qua email kèm theo thông điệp dễ nhớ đến khách mời
  • Quảng cáo sự kiện bằng các phương tiện thông tin đại chúng: báo giấy, tạp chí, mạng xã hội…

4. Vấn đề pháp lý

 VIETPOWER sẽ giúp bạn về các thủ tục về giấy phép tổ chức sự kiện ngoài đảm bảo hoàn tất trước ngày tổ chức, để sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất. 

5. Trang thiết bị tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện rất dễ bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như địa điểm, thời tiết… vậy nên đòi hỏi những trang thiết bị chuyên dụng, an toàn. VIETPOWER cung cấp hệ thống sân khấu, âm thanh ánh sáng, giàn giáo, bạt, bàn ghế sự kiện ngoài trời đảm bảo chất lượng kỹ thuật tạo nên trải nghiệm tốt nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời.

Xem ngay dịch vụ cung cấp của VietPower:

VietPower – Đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời

Vietpower được biết đến là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu Việt Nam. Tại đây, chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói và chuyên nghiệp. 

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Vietpower đã làm việc trực tiếp với hơn 100 khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước, cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện tốt nhất, chuyên nghiệp nhất và uy tín nhất. 

Đội ngũ nhân tự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm 

Tại Vietpower, tất cả các nhân sự sự kiện đều được đào tạo bài bản, thường xuyên về chuyên môn, nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Mỗi nhân sự tại mỗi vị trí khác nhau sẽ được đào tạo bởi các chuyên gia đầu ngành của lĩnh vực này.

Vì thế, để nói về chất lượng nhân sự, Vietpower luôn cam kết sự chuyên nghiệp.

Hệ thống thiết bị tổ chức sự kiện hiện đại

Đối với các sự kiện tổ chức ngoài trời, tại Vietpower cung cấp trọn gói, đầy đủ các thiết bị phông bạt, rào chắn,.. cực kì chắc chắn. Trong trường hợp có xảy ra hiện tượng thời tiết không như ý muốn (mưa, dông,…), những thiết bị này sẽ vẫn đảm bảo để sự kiện diễn ra bình thường mà không bị ảnh hưởng quá nhiều bởi thời tiết.

Bên cạnh đó, các thiết bị âm thanh, ánh sáng cũng được cung cấp đầy đủ, chuyên nghiệp. Vietpower luôn sẵn sàng các thiết bị công suất lớn đảm bảo mang đến cho sự kiện ngoài trời chất lượng âm thanh, ánh sáng tốt nhất.

Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ

Trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, từ khâu lên ý tưởng cho đến khi sự kiện kết thúc, sự kiện của bạn sẽ luôn được Vietpower giám sát chặt chẽ, đảm bảo không để ra các sai sót hay phát sinh các vấn đề ngoài ý muốn. Nếu có xảy ra rủi ro không thể lường trước trong quá trình tổ chức, đội ngũ giám sát của Vietpower cũng sẽ nhanh chóng khắc phục, đảm bảo cho sự kiện diễn ra một cách tốt nhất có thể.

Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng

Trước khi thiết kế sự kiện, đội ngũ kỹ thuật của Vietpower sẽ khảo sát địa điểm thực tế để hạn chế sai sót khi thi công. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự của Vietpower cũng làm việc với khách hàng để chốt được ý tưởng thiết kế sự kiện vừa phù hợp với yêu cầu của khách, vừa đảm bảo tính thẩm mỹ cho sự kiện

Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7

Khách hàng khi quan tâm, sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện tại Vietpower sẽ được nhân viên tư vấn và hỗ trợ nhiệt tình 24/7. Khách hàng có thể gọi điện trực tiếp vào số hotline hoặc inbox qua fanpage facebook, qua zalo để nhận được hỗ trợ nhanh nhất từ đội ngũ tư vấn viên Vietpower.

Trong suốt quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ của Vietpower, luôn có một nhân viên làm nhiệm vụ đồng hành cùng khách hàng, làm việc trực tiếp với khách hàng và giải quyết các vấn đề có liên quan. 

Ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời, Vietpower còn cung cấp rất nhiều dịch vụ tổ chức sự kiện khác.

Liên hệ Vietpower ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí và đặt lịch tổ chức sự kiện nhé.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà Sông Hồng – 2 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0867.12.8688