Cách tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp nhất 2023

Tổ chức sự kiện ngoài trời sở hữu những ưu điểm tuyệt vời. Nó mang lại cho khách mời sự hứng thú cũng như sự mới lạ so với tổ chức sự kiện trong phòng. Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công không phải là điều dễ dàng. Có rất nhiều bạn phải lưu tâm như yếu tố thời tiết, yếu tố setup không gian… Vậy làm thế nào để tổ chức sự kiện ngoài trời chuyện nghiệp nhất hãy theo dõi bài viết  ngay bên dưới đây của Vietpower nhé!

Xem thêm: Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất 2022

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Có nên tổ chức sự kiện ngoài trời?

Nếu tổ chức sự kiện trong nhà khiến cho không gian bị bó hẹp cũng như gây ra cảm giác ngột ngạt thì tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ giúp giải quyết vấn đề này. Khi tổ chức ngoài trời trong thời tiết đẹp thì chắc chắn tất cả các khách mời đều sẽ cảm thấy dễ chịu bởi không gian ngoài trời thoáng đãng và không bị bó hẹp trong không gian. Điều này cũng giúp cho những  người tham gia cảm thấy ít mệt mỏi, bí bách hơn so với các sự kiện trong nhà. 

Có nên tổ chức sự kiện ngoài trời?

Không chỉ có vậy trong không gian ngoài trời ban tổ chức sự kiện có thể tùy ý linh hoạt trong việc tổ chức các trò chơi tập thể hay điều chỉnh setup cơ sở vật chất cho phù hợp với số người tham dự. Hơn thế nữa, các sự kiện trong nhà thường sẽ tốn chi phí hơn so với tổ chức sự kiện ngoài trời. 

Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội

1. My Retreat Đại Lải Hamatra

Sở hữu không gian rộng lớn lên đến 22 ha, My Retreat Đại Lải Hamatra là một trong những địa điểm lý tưởng để tổ chức các chương trình sự kiện ngoài trời. Ở đây có hai khu vực sân cỏ rộng lớn có view hoàng hôn vô cực bên cạnh là khu rừng thông bạt ngàn xanh mát sẽ tạo nên cảm giác mới lạ cho sự kiện của bạn.

Không chỉ vậy ở trước các khu nhà nghỉ dưỡng cũng có các khoảng sân để có thể tổ chức các sự kiện tối đa 30 người. Thời tiết mát mẻ của những rừng thông cùng không gian xanh mướt chắc chắn sẽ là địa điểm tổ chức lý tưởng nhất dành cho bạn. 

Địa chỉ: Ngõ 14, Đường Hoàng Hoa Thám, Xã Ngọc Thanh, TX Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc 

Fanpage: https://www.facebook.com/myretreatvn.dailai 

2. Trung tâm hội nghị quốc gia

Là một trong ba trung tâm hội nghị lớn nhất Đông Nam Á. Trung tâm Hội nghị quốc gia là nơi tổ chức sự kiện ngoài trời cực sang trọng và hoành tráng. Nơi đây thường xuyên diễn ra các sự kiện mang tầm cỡ quốc gia và quốc tế. Ngoài khu vực tòa chính là nơi tổ chức các sự kiện trong nhà thì trung tâm hội nghị này cũng có các khu vực tổ chức sự kiện trong nhà bao gồm: Quảng trường nước diện tích 10.000 m2, khuôn viên cây xanh có diện tích 9400 m2. Đội ngũ chuyên viên tư vấn, phụ trách và  nhân viên phục vụ tại đây rất chuyên nghiệp, hầu hết là có nhiều năm kinh nghiệm, có tầm nhìn xa về tổ chức chương trình sự kiện ngoài trời. Vì vậy, luôn đảm bảo chương trình diễn ra một cách hoàn hảo và thành công nhất.

3. Calidas Gardium – Keangnam Landmark 72

Tổ hợp tòa nhà Keangnam Landmark 72 là tòa nhà cao nhất Hà Nội. Nơi đây gồm có nhà ở, văn phòng, trung tâm thương mại,…Không gian sang xịn đi kèm với những dịch vụ cao cấp không gian tuyệt đẹp rộng rãi khu vườn mang tên Calidas Gardium với sức chứa lên tới 1000 khách. Khu vườn này nằm liền kề với khu bể bơi ngoài trời vậy nên nếu muốn tổ chức các hình thức tiêc ngoài trời như pool party cũng có thể tổ chức được luôn bạn nhé. 

Gardium được coi là một địa điểm hoàn hảo cho những cặp đôi tổ chức ngày cưới hạnh phúc hoặc các sự kiện chiêu đãi của doanh nghiệp , tiệc liên hoan cùng gia đình và bạn bè.

4. Khách sạn 5 sao Deawoo

Khách sạn Daewoo là một trong những khách sạn 5 sao có không gian sang trọng bậc nhất tại Hà Nội. Sở hữu lối kiến trúc hiện đại kết hợp khéo léo với văn hóa phương Đông. Đây là địa điểm đẹp được rất nhiều đơn vị chọn làm nơi tổ chức tiệc ngoài trời. Nằm cạnh bể bơi với không gian ngoài trời lên tới 1000 m2 với sức chứa lên đến 1500 khách. Các sự kiện thích hợp để tổ chức tại đây gồm có tiệc chiêu đãi, lễ kỷ niệm, pool party,…

5. Khách sạn 5 sao JW Marriot

Đây cũng là một trong những khách sạn 5 thuộc top những khách sạn lớn nhất tại Hà Nội. Nằm ở vị trí không quá nhiều cư dân qua lại vậy nên cực kỳ thoáng đáng và rất thuận tiện cho việc đi lại. Không chỉ có không gian tổ chức sự kiện trong phòng mà tại đây cũng có không gian lý tưởng cho tổ chức tiệc ngoài trời đó là khuôn viên sân vườn ở bên hồ phía sau sảnh chính. Sức chứa tối đa ngoài trời khoảng 550 khách. Đặc biệt ở đây có đồi giả, bạn có thể tận dụng trang trí làm sao phù hợp với concept sự kiện.

Kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời

1. Xây dựng ý tưởng và chủ đề sự kiện

Bất kể sự kiện nào khi tiến hành tổ chức thì việc đầu tiên phải làm đều là lên ý tưởng và chủ đề cho sự kiện đó. Ý tưởng và chủ đề chính là chìa khóa để bạn lên kế hoạch cho các bước tiếp theo. Sự kiện khác nhau sẽ có những yêu cầu khác nhau. Chính vì thế, cần phải xây dựng ý tưởng riêng cho các chương trình để phù hợp với yêu cầu về bài trí sân khấu và không gian tổ chức… Ý tưởng mới lạ sẽ tạo nên sự ấn tượng cho khách mời tham dự. Khi ý tưởng tổ chức đã được lên cũng là lúc bạn cần tiến hành xây dựng chủ đề cho chương trình này. Ý tưởng và chủ đề chính là linh hồn và diện mạo của sự kiện. Ý tưởng kết hợp hoàn hảo với chủ đề sẽ góp phần to lớn cho sự thành công của sự kiện. 

2. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Sau khi xây dựng được ý tưởng và chủ đề của sự kiện bạn sẽ tiếp tục phải lựa chọn thời gian và địa điểm để thực tế hóa nó. Thời gian tổ chức sự kiện nên phù hợp với mục đích tổ chức. Hiểu đơn giản là nếu chương trình sự kiện của bạn là khai trương thì nên chọn buổi sáng, buổi tiệc tất niên nên chọn thời gian tổ chức vào buổi tối hoặc những ngày cuối tuần để khách mời có thời gian thoải mái,… Địa điểm tổ chức cho các sự kiện ngoài trời cần phải được cân nhắc để tạo sự thoải mái nhất cho khách mời tham dự cũng như đảm bảo an toàn cho họ.

3. Xây dựng kịch bản tổ chức 

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện. Trong kịch bản sẽ gồm có những công việc quan trọng mà bạn cần phải chuẩn bị, nhân lực và thiết bị cho các khâu. Đồng thời bạn cũng cần phải xây dựng được một bảng phân công công việc một cách rõ ràng nhất cho cụ thể từng nhân viên để kiểm soát hết được những công việc mà họ làm. 

  • Lên danh sách khách mời

Lên danh sách khách mời là công đoạn mà bạn nhất định không thể nào bỏ lỡ khi tổ chức sự kiện bởi khi lên danh sách khách mời bạn sẽ xác định được có bao nhiêu khách mời sẽ tham dự, đối tượng tham dự như thế nào để từ đây chọn địa điểm tổ chức và thay đổi chủ đề cho phù hợp. 

  • Dự trù kinh phí tổ chức

Dự trù kinh phí tổ chức trước để biết  những khoản cần chi cho sự kiện gồm những khoản nào. Nếu như chỉ được tổ chức sự kiện với một khoản tiền nhất định thì bạn nên chia khoản tiền đó ra thành các khoản nhỏ hơn, cân đối ngân sách hợp lý nhất để tổ chức.

  • Trao đổi với đối tác, khách hàng để nhận phản hồi

Sau khi đã có bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện bạn cần phải trao đổi bản kế hoạch với khách hàng để xem họ có đồng ý với bản kế hoạch mà bạn đưa ra hay không có muốn sửa đổi gì không. Nếu như khách hàng họ đồng ý với những kế hoạch mà bạn đã đề ra thì hãy bắt tay vào chuẩn bị cho sự kiện ngay thôi. 

4. Quy trình tổ chức sự kiện. 

  • Chuẩn bị sự kiện

Trong quy trình tổ chức đây được coi như khâu thực tế hóa những ý tưởng, kế hoạch trên giấy thành hiện thực. Các bộ phận sẽ thực hiện nhiệm vụ theo những gì đã được phân công. Lúc này những công việc mà bạn cần thực hiện bao gồm: trang trí tổ chức sự kiện, thiết lập hệ thống âm thanh ánh sáng, gửi thiệp mời đến khách mời. 

  • Tổng duyệt chương trình

Sau khi đã hoàn tất setup sự kiện phần tổng duyệt sẽ diễn ra, chương trình sẽ được chạy thử trước để đảm bảo rằng tất cả mọi thứ đều hoạt động tốt. Chạy thử chương trình để giải quyết kịp thời những vấn đề trục trặc tránh khi chương trình chạy chính thức gặp vấn đề.

  • Đón Tiếp Khách Mời

Đón tiếp  khách mời là khâu quan trọng để gây ấn tượng với các khách mời. Đây như lời chào đầu tiên dành cho họ khi họ tới sự kiện. Chính vì thế, cần có một đội lễ tân đẹp, nhiệt tình để đón khách và tiếp khách, hướng dẫn họ vào vị trí thích hợp. 

  • Chạy chương trình 

Mặc dù đã chuẩn bị kỹ lưỡng những trong suốt quá trình diễn ra vẫn cần tập trung kiểm tra từng khâu một cho đến khi chương trình kết thúc. Nhất là các vị trí điều khiển sự kiện cần thực hiện chương trình đúng như kế hoạch ban đầu. 

  • Kết thúc chương trình 

Sau khi chương trình kết thúc, vẫn cần một đội lễ tân mang nhiệm vụ đưa tiễn và gửi lời cảm ơn tới các khách mời tham dự. Bên cạnh đó cũng cần chuẩn bị những món quà nhỏ thay lời tri ân tới họ  vì đã dành chút thời gian tới tham dự sự kiện. 

Vietpower – Tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp

Với kinh nghiệm nhiều năm tổ chức các chương trình sự kiện, Vietpower tự tin trở thành đơn vị uy tín nhất tổ chức sự kiện ngoài trời. Sở hữu đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp với kinh nghiệm phong phú. Họ có thể giải quyết hết các vấn đề có thể xảy ra trong chương trình. Đây là chìa khóa cốt lõi giúp cho các chương trình trở nên thành công hơn. Không chỉ có thế, đội ngũ nhân sự của Vietpower luôn luôn cố gắng sáng tạo để các chương trình của khách hàng trở nên mới mẻ và đặc hơn tuy nhiên lại không làm khác với  những yêu cầu của khách hàng. Ngoài yếu tố con người, Vietpower còn sở hữu hệ thống thiết bị tổ chức sự kiện cực phong phú, hiện đại. Các thiết bị được sử dụng luôn được đảm bảo đúng tiêu chuẩn, an toàn cho sự kiện. Thiết bị âm thanh, ánh sáng luôn đảm bảo chất lượng sẽ giúp truyền tải tốt hơn những nội dung của chương trình tới người tham dự. Khi khách mời tham dự sự kiện, Vietpower sẽ bố trí bộ phận nhân sự hỗ trợ để đảm bảo an toàn cho khách mời và giải quyết kịp thời những rủi ro.  

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Ngoài tổ chức các chương trình sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp, Vietpower còn là đơn vị tổ chức các chương trình teambuilding và cho thuê các thiết bị sự kiện. Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện hãy liên hệ ngay với chúng tôi. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0867.12.8688