Tổng hợp kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần biết

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất. Liệu bạn có tò mò? Cùng tham khảo ngay những Tổng hợp kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với VietPower nhé! 

Các yếu tố để tổ chức chương trình sự kiện thành công

Để một tổ chức sự kiện cần rất nhiều yếu tố để tạo nên. Dưới đây là một vài yếu tố quan trọng nhất mà bạn nên tìm hiểu để giúp chương trình của mình được tổ chức thành công:

1. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Đầu tiên, để có một sự kiện thành công bạn cần phải có bản kế hoạch chi tiết và rõ ràng. Trong đó phải đảm bảo các hạng mục như:

• Xác định mục tiêu cho chương trình sự kiện, cũng như sự kiện hướng tới đối tượng nào và bạn cần xác định rõ ràng đối tượng tham gia. 
• Dự trù chi phí ngân sách cho các quỹ chi tiêu cần dùng. Ví dụ như địa điểm, trang trí, MC, quà tặng, hệ thống âm thanh ánh sáng,…
• Lập timeline chi tiết cho từng hoạt động công việc, đảm bảo chương trình sự kiện diễn ra thuận lợi.
• Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô khách mời, tính chất sự kiện cũng như tính thoải mái cho khách mời.
• Lựa chọn đơn vị nhà cung cấp, tài trợ, đơn vị tổ chức sự kiện.

2. Xây dựng concept chủ đề sự kiện

Căn cứ vào mục tiêu, thông điệp và loại hình sự kiện được tổ chức. Bạn sẽ cần xây dựng concept phù hợp cho sự kiện của mình. Nó bao gồm các công việc như lựa chọn hình ảnh đại diện thương hiệu chương trình, slogan ấn tượng,… Việc xây dựng concept sẽ giúp bạn tạo điểm nhấn và thể hiện được điều khác biệt cho chương trình sự kiện. Có thể nói đây là yếu tố cốt lõi để giúp không gian sự kiện của bạn được thống nhất cụ thể.

Ví dụ trong các buổi year end party cuối năm, mong muốn của mọi người thường là kết nối với nhau và lưu giữ lại những thành quả mình đã đạt được. Chính vì vậy, concept cho loại sự kiện này bạn nên chọn các “chất liệu” thể hiện sự ý nghĩa, vinh danh và sang trọng để giúp khách mời cảm thấy ấn tượng, muốn lưu giữ các kỷ niệm đẹp.

3. Quản lý khách mời tham dự

Muốn quản lý khách mời tham dự hiệu quả, bạn cần xác định được đối tượng tham gia. Sau đó, lập danh sách khách mời một cách chính xác và gửi thư mời tối thiểu trước 5 đến 7 ngày. Việc này sẽ giúp khách mời của bạn sắp xếp được công việc để tham gia chương trình sự kiện. Bên cạnh đó, bạn cũng cần chủ động liên hệ xác nhận sự tham gia của khách mời. Từ đó, việc chuẩn bị đội ngũ tiếp đón được chu đáo và chuyên nghiệp hơn.

4. Chuẩn bị nội dung kỹ lưỡng

Bên cạnh việc xây dựng kế hoạch chi tiết, bạn cũng cần chuẩn bị các nội dung cho sự kiện một cách kỹ lưỡng. Trong đó bao gồm:

• Lên kịch bản chi tiết cho chương trình, đồng thời bạn phải đảm bảo được sự hấp dẫn, liên kết các hoạt động.
• Lên kịch bản MC script chi tiết và chọn MC chuyên nghiệp với khả năng dẫn dắt chương trình thu hút, linh hoạt.
• Chuẩn bị các tiết mục biểu diễn phù hợp với đối tượng, chủ đề của chương trình sự kiện.
• Chuẩn bị các phần quà tặng để tri ân khách mời (nếu có).

5. Quản lý các rủi ro

Yếu tố quản lý các rủi ro cũng giúp sự kiện trở nên thành công hơn. Bạn cần lập kế hoạch dự phòng để chuẩn bị cho những tình huống phát sinh có thể xảy ra trong sự kiện của mình. Ví dụ như thiết bị kỹ thuật bị hỏng hóc, điều kiện thời tiết,… Ngoài ra, bạn cũng cần chuẩn bị đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật, ý tế,… để xử lý kịp thời các vấn đề sự cố có thể xảy ra. 

6. Truyền thông sự kiện

Cuối cùng, truyền thông sự kiện là yếu tố mà bạn cần quan tâm và chú ý đến. Hãy xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả, sử dụng đa dạng các kênh truyền thông để quảng bá sự kiện một cách rộng rãi. Bên cạnh đó, bạn cũng nên chụp ảnh, quay video chất lượng để lưu giữ và quảng bá chương trình sự kiện.  

Tổng hợp các kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 

Dưới đây là 9 bước kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất được VietPower tổng hợp gửi đến bạn. Cùng theo dõi ở dưới đây nhé:

1. Xác định mục tiêu sự kiện

Trước hết, xác định mục tiêu sự kiện luôn là bước quan trọng để giúp sự kiện của bạn được tổ chức một cách chuyên nghiệp. Một mục tiêu rõ ràng và cụ thể sẽ định hướng hoạt động trong sự kiện. Từ đó, đánh giá hiệu quả chương trình sau khi sự kiện kết thúc. Các bước xác định mục tiêu chi tiết gồm:

• Xác định loại hình sự kiện: Hội nghị, triển lãm, sự kiện âm nhạc,…
• Xác định mục tiêu chung như tăng nhận diện thương hiệu, xây dựng mối quan hệ khách hàng,…
• Xác định các mục tiêu cụ thể thông qua mô hình SMART.

Ví dụ cho mục tiêu cụ thể như:

Mục tiêu chung: Tăng nhận diện thương hiệu cho sản phẩm mì ăn liền.

Mục tiêu cụ thể: 

• Tăng lượng người biết đến sản phẩm mì ăn liền từ 10% lên 30% trong vòng 2 tháng.
• Tăng số lượng người theo dõi trên TikTok của công ty thêm 500 đến 1.000 lượt sau sự kiện.

2. Lên kế hoạch chi tiết

Kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn kiểm soát mọi khía cạnh công việc, hoạt động trong sự kiện một cách chuyên nghiệp nhất. Bao gồm từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc chương trình. Để lên kế hoạch chi tiết cho chương trình sự kiện, bạn cần thực hiện các công việc như:

• Xác định mục tiêu sự kiện.

• Xác định đối tượng tham gia chương trình.
• Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
• Lên kế hoạch nội dung cho sự kiện bao gồm kịch bản, hạng mục công việc, timeline từng phần hoạt động trong sự kiện.
• Lên ý tưởng, lựa chọn concept và chuẩn bị công tác trang trí sự kiện.
• Chuẩn bị hệ thống âm thanh ánh sáng, kỹ thuật, set up sân khấu cần thiết cho sự kiện.
• Lựa chọn menu đồ ăn phù hợp cho loại hình tổ chức sự kiện và khẩu vị chung của đối tượng tham gia chương trình.
• Quản lý ngân sách, lập bảng dự toán chi tiết cho từng hạng mục chi phí cũng như theo dõi để kiểm soát ngân sách chặt chẽ hơn.
• Lập kế hoạch dự phòng, xử lý các vấn đề phát sinh có thể xảy ra. 
• Đánh giá, rút kinh nghiệm trong những lần tổ chức sự kiện tiếp theo.

3. Chọn địa điểm tổ chức

Để lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, bạn cần đảm bảo các yếu tố như:

• Xem xét các tiêu chí về diện tích không gian, kiểm tra kỹ càng có đủ sức chứa cho quy mô khách mời của chương trình hay không.
• Xác định tính chất loại hình sự kiện để lựa chọn không gian tổ chức ngoài trời hay trong nhà.
• Địa điểm tổ chức cần có bố cục không gian linh hoạt, thiết kế thuận tiện cho các hoạt động dự kiến của chương trình sự kiện. 
• Đảm bảo trang bị các thiết bị, cơ sở vật chất hỗ trợ sự kiện với chất lượng tốt.
• Địa điểm cần có bãi đỗ xe rộng rãi và thoải mái.
• Vị trí địa lý của điểm tổ chức cần thuận tiện, dễ dàng tìm kiếm và di chuyển.

4. Xây dựng kịch bản sự kiện

Kịch bản được ví như “linh hồn” của chương trình sự kiện. Nó giúp định hình toàn bộ diễn biến, trải nghiệm các hoạt động của khách mời. Nếu như lên kịch bản một cách chi tiết, logic và cuốn hút sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ. Để có kịch bản chi tiết, bạn cần:

• Xác định và hiểu rõ mục tiêu sự kiện.
• Hiểu rõ nhu cầu, sở thích của khách mời để lựa chọn nội dung phù hợp.
• Lựa chọn chủ đề độc đáo, sáng tạo để thống nhất các hoạt động xoay quanh trong kịch bản một cách chỉn chu.
• Xây dựng cấu trúc viết kịch bản rõ ràng gồm phần mở đầu, nội dung chính và phần kết thúc.
• Chi tiết hóa từng phần và xác định thời gian cho các hạng mục.
• Lập các kịch bản dự phòng cho những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.
• Hãy sáng tạo, thử nghiệm những ý tưởng mới lạ cho kịch bản sự kiện của bạn được hấp dẫn hơn.

Xem chi tiết: Các mẫu kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất 2024

5. Kinh nghiệm quản lý khách mời

Để làm tốt công việc quản lý khách mời, bạn có thể tham khảo một số kinh nghiệm được gợi ý ở dưới đây:

• Lập danh sách khách mời cụ thể, đầy đủ các thông tin cần thiết.
• Phân loại các khách mời theo tiêu chí riêng như khách hàng, khách VIP, đối tác,… để có thể đón tiếp phù hợp.
• Gửi thư mời và xác nhân sự tham gia của mọi người.
• Chuẩn bị đội ngũ nhân sự đón tiếp khách mời một cách chuyên nghiệp, thân thiện,
• Chuẩn bị các bảng chỉ dẫn rõ ràng để khách mời có thể tìm thấy các khu vực khác nhau trong sự kiện.
• Luôn cập nhật danh sách khách mời và hỗ trợ họ kịp thời.
• Xử lý các tình huống phát sinh nhanh chóng.
• Sử dụng các phần mềm quản lý, check in sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian quản lý khách mời đáng kể.
• Luôn gửi lời cảm ơn đến những người tham gia sự kiện. Điều này sẽ khiến các khách mời có ấn tượng tốt hơn.

6. Quản lý và điều phối sự kiện

Tiếp đến về quản lý và điều phối sự kiện. Đây là quá trình phức tạp và đòi hỏi nhân sự chạy sự kiện có kinh nghiệm, linh hoạt xử lý công việc cũng như chú ý đến các chi tiết nhỏ. Bạn cần sắp xếp các hạng mục công việc một cách khoa học, sẵn sàng giải quyết các vấn đề phát sinh. Đồng thời cũng cần có kỹ năng làm việc nhóm để đạt được mục tiêu chung của sự kiện.

7. Kiểm soát rủi ro và khắc phục sự cố

Kiểm soát rủi ro và khắc phục sự cố là điều linh hoạt mà nhân sự nào khi chạy sự kiện cũng cần nắm chắc. Vì bạn sẽ không biết được những rủi ro, sự cố bất ngờ có thể xảy ra. Ví dụ như rủi ro về thời gian, tài chính, kỹ thuật, an toàn, nhân sự,… Luôn lập các phương án dự phòng và kiểm tra công việc tổng duyệt sự kiện một cách kỹ càng. Điều này sẽ giúp bạn giảm thiểu thời gian khắc phục sự cố hơn.

8. Công tác truyền thông sự kiện

Đối với công tác truyền thông sự kiện, bạn cần làm là thu hút sự chú ý của công chúng trong việc truyền thông quảng bá sự kiện. Để làm được điều đó, bạn cần:

• Xác định mục tiêu truyền thông rõ ràng và cụ thể.
• Xác định đối tượng mục tiêu.
• Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp cho đối tượng mục tiêu.
• Xây dựng thông điệp truyền thông một cách sáng tạo và độc đáo.
• Lên kế hoạch chi tiết gồm thời gian lên bài, đánh giá hiệu quả công việc,…
• Hãy tạo những yếu tố bất ngờ hay tạo cảm giác fomo, khan hiếm để thu hút mọi người tập trung vào sự kiện hơn.

9. Đánh giá và rút kinh nghiệm sau sự kiện

Cuối cùng, đánh giá và rút kinh nghiệm sau sự kiện. Công việc này bạn nên lấy những đánh giá, chia sẻ của khách mời sau khi tham gia sự kiện. Hoặc lấy những chỉ số so sánh với các mục tiêu đã đề ra. Việc này sẽ giúp bạn đánh giá tốt hơn cho chương trình sự kiện của mình. Đồng thời, biết được những công việc làm tốt hay chưa làm tốt để rút ra những kinh nghiệm cho các chương trình sự kiện lần sau.

Trên đây là bài viết về Tổng hợp kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần biết được VietPower chia sẻ cho bạn biết. Hy vọng rằng với những kinh nghiệm được chia sẻ ở trên đã giúp ích được cho bạn. Cảm ơn bạn vẫn còn theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn có một tuần mới tràn đầy năng lượng!

Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện, team building. Hãy liên hệ với VietPower ngay hôm nay. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho bạn 24/7 miễn phí. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.