Quy trình tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp thành công 10/10

Tổ chức gala dinner gần như đã trở nên vô cùng phổ biến tại mỗi công ty, doanh nghiệp. Các chương trình gala dinner không chỉ được tổ chức trong những dịp đặc biệt như: tổng kết năm, dịp sinh nhật công ty,… mà ngày nay nó còn được tổ chức kết hợp trong lịch trình của các chương trình du lịch thường niên. Vậy làm cách nào để có thể tổ chức một buổi gala dinner thành công nhất? Cùng theo chân VietPower để tìm hiểu về quy trình tổ chức Gala dinner chuyên nghiệp thành công 10/10 bạn nhé!

Tìm hiểu thêm: Gala Dinner là gì? Ý nghĩa của việc tổ chức Gala Dinner

Tại sao nên tổ chức Gala Dinner?

Bên cạnh các hoạt động phổ biến như du lịch, team building, thì gala dinner cũng mang lại rất nhiều giá trị cho các doanh nghiệp. Để trả lời câu hỏi tại sao nên tổ chức gala dinner, VietPower đã đưa ra 5 gạch đầu dòng chính để nêu nên những giá trị mà một chương trình gala dinner mang lại.

1. Tạo không gian gắn kết

Các chương trình gala dinner luôn là dịp để các cá nhân có nhiều cơ hội trò chuyện, chia sẻ với nhau hơn. Bên cạnh đó, trong các chương trình gala dinner cũng thường có nhiều hoạt động gameshow vui nhộn giúp các thành viên thêm hiểu nhau hơn, gắn kết các thành viên lại với nhau.

2. Truyền tải văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp luôn được khéo léo đưa vào chương trình thông qua những hình ảnh quảng bá, những hoạt động giao lưu và cả kịch bản, lời dẫn của MC chương trình. Chính bởi vậy mà khi tham gia chương trình gala dinner, các thành viên sẽ được tiếp xúc gần hơn  đến văn hóa của doanh nghiệp một cách cực kỳ thoải mái. 

3. Tạo lòng tin nhân sự công ty

Chương trình gala dinner cũng là dịp để các doanh nghiệp xây dựng lòng tin, lòng tự hào cho chính nhân viên của mình. Thông qua chương trình gala dinner, các thành viên sẽ được nhìn lại hành trình phát triển của công ty, nhìn lại những thành tựu mà công ty đã đạt được. Điều này giúp cho nhân sự công ty có thêm sự tin tưởng và niềm tự hào đối với công ty.

4. Củng cố các mối quan hệ

Các chương trình gala dinner tri ân khách hàng là dịp để doanh nghiệp bày tỏ lòng biết ơn đối với các khách hàng thân thiết trong suốt những thời gian qua. Chính việc được mời tham dự các chương trình tri ân như vậy giúp khách hàng thấy được sự quan tâm đặc biệt của doanh nghiệp với bản thân mình. Từ đó cũng giúp tạo thêm lòng tin, sự tin tưởng, và yêu quý của khách hàng đối với công ty/ doanh nghiệp của bạn.

5. Tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ

Bên cạnh tất cả những mục đích sâu xa khác thì điều mà chúng ta dễ nhìn thấy nhất đó chính là các chương trình gala dinner luôn đem lại những khoảnh khắc cực đáng nhớ cho bạn. Bạn sẽ được thưởng thức những tiết mục quan trọng, được tham gia các trò chơi vui nhộn trên sân khấu, được cùng nhau trò chuyện, chia sẻ, gắn kết,… chính những điều này sẽ giúp bạn tạo nên những kỷ niệm đẹp và khó quên.

Yếu tố quan trọng khi tổ chức Gala Dinner

1. Mục đích hướng đến

Mục đích khi tổ chức chương trình gala dinner là một yếu tố vô cùng quan trọng. Nó quyết định cách bạn tổ chức, lên ý tưởng và cả những giá trị mà chương trình có thể đem lại. Chính vì vậy trước khi bắt đầu vào khâu tổ chức, bạn cần xác định rõ mục đích của chương trình lần này là gì? Gắn kết nội bộ, tri ân các khách hàng thân thiết hay để chúc mừng một thành tựu nào đó công ty,…

2. Ý tưởng concept

Sau khi xác định được mục tiêu của chương trình, bạn sẽ phải bắt đầu lên ý tưởng tổ chức và lựa chọn các concept vừa phù hợp vừa mới lạ, độc đáo. Ý tưởng concept này sẽ được thể hiện xuyên suốt trong cả chương trình. Một ý tưởng hay và độc đáo sẽ giúp khách mời tham dự cảm thấy hứng thú và ấn tượng hơn, giúp góp phần tạo nên sự thành công cho cả chương trình. 

Xem ngay: 10 Ý tưởng tổ chức chương trình Gala Dinner hấp dẫn nhất

3. Địa điểm phù hợp

Một yếu tố quan trọng tiếp theo khi tổ chức gala dinner đó chính là địa điểm tổ chức. Vậy làm thế nào để chọn được một địa điểm tổ chức gala dinner phù hợp? Trước hết bạn cần phải nắm được tổng số thành viên tham dự và tổng số khách mời có mặt trong chương trình. Từ đó lựa chọn một địa điểm có sức chứa tương đương hoặc rộng hơn một chút. Bạn không nên chọn những địa điểm có sức chứa quá lớn so với quy mô của khách, như vậy vừa tốn thêm chi phí thuê địa điểm vừa khiến không gian tổ chức bị loãng.

Gợi ý cho bạn: Những địa điểm tổ chức gala dinner ngoài trời đẹp nhất

4. Đơn vị tổ chức uy tín

Một yếu tố quan trọng nữa mà bạn cần lưu ý đó chính là đơn vị tổ chức. Để có thể yên tâm gửi gắm toàn bộ chương trình thì bạn cần phải tìm cho mình một đơn vị tổ chức thật chuyên nghiệp và uy tín. 

Hiện nay có rất nhiều các công ty sự kiện cung cấp dịch vụ tổ chức các chương trình Gala Dinner. Để chọn một đơn vị tốt cần quan tâm đến:

• Kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực
• Quy mô đơn vị
• Hồ sơ năng lực của công ty/ đơn vị đó
• Các chương trình và đơn vị đó đã tổ chức
• Các đối tác, khách hàng thân thiết của đơn vị đó là ai

Quy trình tổ chức Gala Dinner thành công 10/10

1. Xác định mục đích tổ chức chương trình

Bất cứ chương trình nào trước khi được tổ chức cũng cần phải xác định được mục đích tổ chức của chương trình. Sở dĩ cần xác định mục đích như vậy là để bạn có thể lựa chọn hình thức gala dinner cho phù hợp.

2. Lên chủ đề, ý tưởng cho chương trình

Sau khi nắm được mục đích của của chương trình, bạn sẽ phải chọn hình thức gala mà mình cần tổ chức. Sau đó tiếp tục xây dựng ý và chủ đề chương trình sao cho chủ đề đó có thể làm nổi bật mục đích mà bạn muốn hướng tới. Đặc biệt chủ đề chương trình phải có tính mới mẻ, độc lạ để có thể tạo sự thích thú cho các khách mời. Tuy nhiên vẫn mang nét văn hóa của doanh nghiệp/ công ty.

3. Lựa chọn địa điểm, không gian tổ chức

Để lựa chọn được địa điểm, không gian tổ chức phù hợp bạn cần xác định được quy mô của chương trình để chọn nơi tổ chức phù hợp. Ngoài ra bạn cũng cần phải quan tâm đến các yếu tố khác để chọn địa điểm như: chất lượng dịch vụ, cơ sở vật chất, khoảng cách của địa điểm,…

Một địa điểm phù hợp sẽ giúp chương trình gây được ấn tượng tốt trong lòng mỗi khách mời.

4. Lên kịch bản chương trình, bảng dự trù chi phí

Sau khi đã có được ý tưởng và chủ đề của chương trình. Bạn sẽ phải xây dựng kịch bản dựa vào ý tưởng đó. Kịch bản sẽ bao gồm timeline của các hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình. 

Ngoài ra bạn cũng phải lên song song một bảng dự trù chi phí bao gồm tất cả các hạng mục lớn nhỏ nằm trong kịch bản chương trình đã lên. Mỗi hạng mục đều có đầy đủ các thông tin từ cách thức thực hiện cho đến mức chi phí. Điều này sẽ giúp bạn trách thiếu sót trong khâu tổ chức và cũng giúp bạn có thể kiểm soát được kinh phí tổ chức của cả chương trình.

Tham khảo ngay: Mẫu kịch bản chương trình Gala Dinner hấp dẫn chi tiết

5. Thi công các hạng mục cần thiết

Sau khi lên được kịch bản chi tiết cho chương trình và danh sách các đầu mục cần chuẩn bị, bạn sẽ phải tiến hành vào việc chuẩn bị tất cả các hạng mục cần có của chương trình. Đối với những hạng mục cần nhiều thời gian, bạn nên ưu tiên chuẩn bị sớm. Như vậy sẽ trách việc bị gấp rút về sau. Mỗi hạng mục nên được phân chia cho các nhân sự hỗ trợ và chịu trách nhiệm để tránh sai sót.

6. Tổ chức chương trình

Chương trình sẽ được diễn ra dưới sự hỗ trợ của điều hành dự kiện và các nhân sự sự kiện. Các hạng mục thi công chuẩn bị trong chương trình phải được hoàn thành trước thời gian diễn ra chương trình và phải được nghiệm thu chi tiết.

Trong quá trình diễn ra chương trình, các nhân sự phải quan sát để xử lý kịp thời những vấn đề nằm ngoài kịch bản, đảm bảo mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng.

VietPower – Công ty tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp

Là một trong top những công ty tổ chức sự kiện nhận được nhiều sự tin tưởng và ưu ái của khách hàng, VietPower đang dần khẳng định được vị thể của mình trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nói chung và tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp nói riêng.

VietPower gây ấn tượng với khách hàng bởi đội ngũ nhân sự vô cùng chuyên nghiệp. Bên cạnh đó là phong thái làm việc bài bản, tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình. Bên cạnh đó, với gần 10 năm trong lĩnh vực tổ chức gala dinner, VietPower tự tin có thể mang đến cho bạn những dịch vụ tốt trên mong đợi.

Ngoài việc tổ chức các chương trình gala dinner cho các công ty, doanh nghiệp, tại VietPower cũng cung cấp thêm rất nhiều các dịch vụ khác như:

• Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, bao gồm: hội nghị, hội thảo, team building, ngày hội thể thao, giải chạy, ngày hội gia đình, lễ ra mắt sản phẩm,…
• Cung cấp dịch vụ media chuyên nghiệp: quay chụp các chương trình sự kiện, chụp profile cá nhân, doanh nghiệp, quay TVC quảng cáo,…
• Cho thuê trang thiết bị sự kiện, đồ game team building chất lượng, giá tốt
• Cung cấp nhân sự sự kiện: MC, ca sĩ, vũ đoàn, band nhạc, PG, PB,…

VietPower luôn mong muốn được đưa đến quý khách hàng những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất. Không chỉ qua các chương trình lớn mà cả những dịch vụ nhỏ nhất.

Trên đây là tất cả những thông tin vô cùng chi tiết về tổ chức gala dinner mà VietPower muốn chia sẻ đến bạn. VietPower hi vọng rằng với những thông tin hữu ích trên có thể giúp bạn tổ chức được một chương trình gala dinner thành công như ý.

Nếu bạn cần tìm một đơn vị tổ chức gala dinner chuyên nghiệp và uy tín, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với VietPower để được hỗ trợ và tư vấn 24/7 bạn nhé! 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM