Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức Gala Dinner chi tiết

Kế hoạch tổ chức Gala Dinner là điều cần thực sự thiết khi bạn bắt đầu có dự định tổ chức một chương trình Gala Dinner bất kỳ. Vậy làm thế nào để lên được một kế hoạch tổ chức Gala Dinner hoàn chỉnh nhất? Cùng theo dõi ngày bài viết dưới đây để được VietPower hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức Gala Dinner chi tiết nhất bạn nhé!

Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp thành công

Lên kế hoạch tổ chức Gala Dinner cần yếu tố gì?

Để lên được bất cứ kế hoạch tổ chức một chương trình sự kiện lớn nhỏ nào, bạn cùng cần phải quan tâm đến một số những yếu tố như sau:

1. Quy mô, số lượng khách mời tham gia

Số lượng khách mời ảnh hưởng rất lớn đến việc tổ chức một chương trình Gala Dinner. Chính vì vậy, để lên được một kế hoạch tổ chức Gala Dinner hoàn chỉnh thì trước hết bạn cần nắm được chính xác số lượng thành viên cũng như khách mời sẽ tham gia chương trình. Từ đó lựa chọn không gian, địa điểm tổ chức và chuẩn bị các dịch vụ cho hợp lý.

2. Mục đích chương trình

Sau khi xác định được quy mô chương trình thì yếu tố tiếp theo bạn cần quan tâm đó chính là mục đích của chương trình muốn hướng đến. Các chương trình Gala Dinner thường tổ chức với các mục đích như tri ân khách hàng, Gala Dinner tổng kết cuối năm, tiệc Gala Dinner kỷ niệm thành lập công ty hay chỉ đơn thuần là một bữa tiệc Gala để các thành viên giao lưu, gắn kết với nhau hơn.

3. Thời gian

Yếu tố cần quan tâm tiếp theo đó chính là thời gian tổ chức. Thường các bữa tiệc Gala Dinner sẽ được tổ chức vào buổi tối với khung giờ từ 18h30 cho đến 22h00. Tuy nhiên cũng có những đơn vị muốn tổ chức sớm hơn và kết thúc muộn hơn khung giờ này. Chính vì vậy mà bạn nên nắm được chính xác thời gian tổ chức để có thể lựa chọn địa điểm tổ chức cho phù hợp.

4. Địa điểm

Bên cạnh yếu tố thời gian thì địa điểm tổ chức cũng là một yếu tố vô cùng quan trọng. Địa điểm tổ chức chương trình Gala Dinner sẽ được lựa chọn dựa trên những yếu tố đã nêu trên. Bạn cần lựa chọn một địa điểm phù hợp với mục đích tổ chức. Đối với các bữa tiệc trang trọng nên chọn những địa điểm lịch sự và hiện đại. Đối với những bữa tiệc nội bộ không mấy câu nệ thì bạn có thể vô tư chọn những địa điểm bình dân, ấm cúng khác.

Bên cạnh đó, không gian bữa tiệc phải phù hợp với quy mô khách mới tham gia. Bạn không nên chọn địa điểm có không gian quá rộng hoặc quá sát với số lượng khách mời. Ngoài ra, khi chọn địa điểm tổ chức bạn cũng nên quan tâm đến vấn đề thời gian mở cửa của địa điểm đó. Nếu thời gian tổ chức Gala bên bạn kết thúc muộn, nên lưu ý chọn những địa điểm có giờ đóng cửa muộn, tránh để ảnh hưởng đến chương trình.

Bạn đã hiểu rõ về: Gala Dinner là gì? Ý nghĩa và các chương trình Gala Dinner thường gặp

Hướng dẫn lên kế hoạch tổ chức Gala Dinner

Dưới đây là các bước để lên kế hoạch tổ chức Gala Dinner cực đơn giản mà lại đạt hiểu quả cao. Cùng tham khảo ngay bạn nhé!

1. Xác định mục đích chương trình

Trước hết bạn cần nắm được mục đích khi tổ chức một chương trình Gala Dinner mởi nó sẽ ảnh hưởng nhiều đến các bước chuẩn bị tiếp theo.

2. Lên sườn ý tưởng cho chương trình

Sau khi bạn nắm được mục đích sơ bộ cho chương trình. Điều tiếp theo bạn cần làm đó là lên sườn ý tưởng cho chương trình. Việc chọn cho chương trình của bạn một concept tổ chức mới lạ và độc đáo sẽ giúp gây được ấn tượng với các khách mời tham gia. Ngoài ra nó cũng gây sự thích thú đối với chính nhân sự công ty, giúp các thành viên chú tâm hơn trong quá trình tham gia chương trình.

Đừng bỏ lỡ: 10 Ý tưởng tổ chức chương trình Gala Dinner hấp dẫn nhất

3. Xác định quy mô chương trình

Bạn cần nắm được chính xác quy mô chương trình để có thể lên được kịch bản một cách chi tiết. Và từ số lượng khách mời mà bạn sẽ lựa chọn địa điểm và các dịch vụ khác một cách phù hợp nhất. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm các chi phí trong khâu tổ chức.

4. Khảo sát địa điểm tổ chức

Khảo sát địa điểm là một bước quan trọng trong chu trình lên kế hoạch tổ chức một chương trình Gala Dinner. Việc khảo sát thực tế các địa điểm tổ chức sẽ giúp bạn chọn lựa được các địa điểm phù hợp với nhu cầu cũng như ý tưởng của chương trình hơn. Ngoài ra khi đến trực tiếp địa điểm, bạn cũng sẽ được check trước các dịch vụ của địa điểm. Đồng thời chắc chắn được rằng địa điểm tổ chức này đã đáp ứng được tất cả những nhu cầu của bạn.

Tham khảo: Những địa điểm tổ chức Gala Dinner tại Hà Nội ấn tượng nhất

5. Lên kịch bản chương trình

Sau khi xác định được không gian, địa điểm tổ chức, bạn sẽ phải lên một kịch bản chương trình trọn gói. Kịch bản này sẽ bao gồm thông tin đầy đủ từ thời gian tổ chức, các hoạt động, trò chơi, những tiết mục,.. sẽ diễn ra trong chương trình. Kịch bản càng đầy đủ và chi tiết thì khi tổ chức sẽ càng thuận lợi và dễ dàng.

6. Lập bảng kế hoạch dự trù chi phí

Song song với việc lên kịch bản thì bạn cũng cần lập một bảng kế hoạch dự trù chi phí cho chương trình. Bảng dự trù này sẽ bao gồm tất tần tật các hạng mục từ nhỏ tới lớn sẽ được sử dụng trong chương trình. Tất cả sẽ được ghi đầy đủ thông tin từ thông số kỹ thuật, kích thước, màu sắc cho đến giá cả. Từ đó bạn sẽ có một bảng chi phí dự trù có tất cả các hạng mục và cả chương trình. Khi nhìn vào bảng dự trù này bạn sẽ nắm được các thông tin chi tiết về chi phí.

7. Lựa chọn đối tác và các nhà cung cấp dịch vụ

Dựa vào bảng dự trù các chi phí đã tạo bên trên mà bạn có thể cân nhắc lựa chọn các đối tác và nhà cung cấp dịch vụ sao cho phù hợp để mức chi phí không bị vượt quá mức dự trù. Nếu một hạng mục dịch vụ có nhiều mức giá khác nhau, bạn cần cân nhắc dựa vào quy mô chương trình, khả năng thanh toán để lựa chọn gói giá cho phù hợp. Bằng cách đó sẽ giúp bạn tránh lấy các dịch vụ quá cao gây vượt mức dự trù và tránh lấy các dịch vụ quá thấp mà không đảm bảo được chất lượng.

Bạn đang tìm đơn vị tổ chức gala dinner cho doanh nghiệp? Xem ngay: Top 15 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội

VietPower – Công ty tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp

Không chỉ được biết đến với các chương trình Team Building nổi bật, VietPower còn gây ấn tượng với khách hàng bởi nhiều chương trình Gala Dinner hấp dẫn. Với gần 10 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Gala Dinner chuyên nghiệp, hằng nay, VietPower vẫn đang cung cấp giải pháp cho hàng trăm đối tác và các khách hàng lớn nhỏ trên khắp cả nước.

Một trong những điểm giúp VietPower thu hút được nhiều khách hàng nhất đó chính là sự đổi mới trong mỗi kịch bản chương trình Gala Dinner. Điều này giúp mang đến cho quý khách hàng sự mới mẻ, chất riêng và không “đụng hàng” với bất kỳ doanh nghiệp nào.
Ngoài ra VietPower cũng có đội ngũ nhân sự tư vấn vô cùng nhiệt huyết và chuyên nghiệp. Đội ngũ nhân sự này đều được đào tạo vô cùng bài bản, sẵn sàng phục vụ quý khách hàng 24/7.

Ngoài việc cung cấp các dịch vụ tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp thì tại VietPower cũng còn cung cấp thêm rất nhiều các dịch vụ hấp dẫn khác như:

• Cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, các chương trình hội thảo, ngày hội gia đình, hội nghị, hội thảo,…
• Cung cấp dịch vụ media chuyên nghiệp, bao gồm: quay chụp chương trình sự kiện, chụp ảnh profile doanh nghiệp, quay TVC, quảng cáo, dựng phim ngắn,…
• Cung cấp trang thiết bị sự kiện, cho thuê đồ game chơi team building cực chất lượng
• Cung cấp nhân sự sự kiện, MC, ca sĩ, band nhạc, vũ đoàn, PB, PG,…