25/01/2024
Chi phí tổ chức gala dinner là hạng mục quan trọng cần được dự trù tính toán từ trước. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát được ngân sách một cách dễ dàng. Dưới đây là bài viết về Báo giá chi phí tổ chức gala dinner trọn gói tốt nhất. Cùng VietPower tìm hiểu nhé!
Mục lục
Các loại chi phí tổ chức gala dinner
Dưới đây là một số loại chi phí cơ bản trong quá trình tổ chức gala dinner mà bạn cần biết. Qua đó, bạn có thể cân nhắc chi tiêu cho các hạng mục của mình một cách hợp lý.
1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức là hạng mục được ưu tiên cho mỗi chương trình sự kiện không riêng gì gala dinner. Chi phí cho địa điểm thường là số tiền bạn đặt cọc hoặc trả trước cho phía sở hữu địa điểm. Điều này sẽ đảm bảo cho việc giữ chỗ trước. Tránh trường hợp không chọn được địa điểm thích hợp hoặc hết chỗ
Chi phí cho hạng mục thuê địa điểm tổ chức thường chiếm từ 20 – 30% tổng chi phí sự kiện. Mỗi loại hình địa điểm sẽ có mức giá, chi phí thuê khác nhau. Có các loại hình địa điểm mà bạn có thể tham khảo như:
- Nhà hàng.
- Phòng tiệc, tổ chức hội nghị sự kiện trong khách sạn.
- Khu du lịch, resort.
- Ngoài trời: Bãi biển,….
2. Chi phí thiết kế trang trí
Thông thường, chi phí thiết kế trang trí cho gala dinner sẽ chiếm khoảng 10 – 15% tổng chi phí sự kiện. Việc đầu tư cho hạng mục này sẽ dựa vào một số yếu tố để quyết định như:
- Quy mô sự kiện: Nếu gala dinner lớn và số lượng khách mời đông sẽ thường đi đôi với chi phí cao. Đòi hỏi bạn phải sử dụng nhiều vật liệu, công sức để tạo ra hiệu ứng ấn tượng.
- Địa điểm tổ chức: Chi phí thiết kế trang trí cũng phụ thuộc vào địa điểm tổ chức. Nếu địa điểm đã có nền sẵn phù hợp với phong cách chủ đề của gala dinner. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được một phần.
- Ý tưởng trang trí: Để buổi tiệc được ấn tượng và hấp dẫn. Bạn cần có một ý tưởng chủ đề độc đáo xuyên suốt sự kiện, từ đó có thể xác định được chi phí bỏ ra cho hạng mục này.
- Đội ngũ thiết kế, trang trí: Nếu bạn yêu cầu trang trí, thiết kế cần chuyên nghiệp, nhiều họa tiết khó hơn. Chắc chắn chi phí có thể được nâng lên cao hơn.
3. Chi phí các thiết bị hỗ trợ chương trình
Để tổ chức gala dinner một cách thành công và sôi động. Chắc chắn phải cần đến những trợ thủ đắc lực thiết bị hỗ trợ chương trình. Tùy vào địa điểm có sẵn tiện ích này không để bạn có thể sử dụng luôn hoặc đi thuê. Tuy nhiên, tổ chức tại khu vực ngoài trời bạn sẽ phải chuẩn bị nhiều thiết bị hơn. Đồng thời chi phí cũng không hề rẻ.
Các thiết bị hỗ trợ chương trình gala dinner thông thường sẽ bao gồm:
- Sân khấu: Đây là khu vực được khách mời hướng ánh nhìn lên nhiều nhất. Tại đây, mọi người sẽ chụp hình lưu niệm cùng nhau, trao phần thưởng, thưởng thức các tiết mục văn nghệ,… Do đó, đây là hạng mục cần được đầu tư kỹ lưỡng.
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng.
- Màn hình LED/ máy chiếu.
- Loa, micro,…
4. Chi phí thực đơn
Chi phí đồ ăn thức uống cho gala dinner thường chiếm từ 40 – 50% tổng ngân sách sự kiện. Điều này cũng phụ thuộc vào quy mô, địa điểm tổ chức và sự đầu tư của ban tổ chức. Do đó, chi phí có thể dao động ở mức khác nhau. Đồng thời, tùy vào yêu cầu đặc biệt như các món ăn cao cấp, chi phí này sẽ tăng lên.
5. Chi phí media quay chụp
Một bữa tiệc gala dinner không thể thiếu được đội ngũ media quay chụp. Họ có nhiệm vụ lưu giữ lại những khoảnh khắc đáng nhớ. Đồng thời bạn có thể lấy những hình ảnh, video này để quảng bá truyền thông thương hiệu tích cực. Hoặc có thể làm tư liệu văn hóa doanh nghiệp.
6. Chi phí nhân sự chạy sự kiện
Nhân sự chạy sự kiện là những người hậu cần đứng đằng sau phụ trách điều khiển chương trình theo đúng kịch bản. Chi phí cho hạng mục này sẽ chiếm từ 3 – 4% cho tổng chi phí sự kiện. Thông thường một sự kiện gala dinner sẽ có đầy đủ các nhân sự chủ chốt như sau:
- MC gala dinner.
- Nhân sự hỗ trợ.
- Điều hành chương trình.
- Nhân sự kỹ thuật.
- Vũ đoàn, DJ, PG,…
7. Chi phí quà tặng trong đêm gala dinner
Chi phí quà tặng trong đêm gala dinner sẽ được linh hoạt thay đổi theo yêu cầu của doanh nghiệp. Điều này dựa vào yếu tố:
- Loại hình quà tặng: bằng khen, chứng nhận, cúp kỷ niệm, quà tặng cao cấp,…
- Số lượng người tham gia.
- Chất lượng của quà tặng cũng ảnh hưởng đến chi phí tổng thể.
8. Chi phí dự trù phát sinh
Qua những hạng mục chi phí bạn vừa tìm hiểu ở trên, bạn nên để ra một khoản để có thể dự trù kinh phí. Vì trong một sự kiện bạn không thể biết trước sẽ có những gì đang xảy ra trong tủ quần áo của mình.
Báo giá tổ chức gala dinner trọn gói
VietPower là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cùng trang bị tân tiến nhất. Với mức chi phí hợp lý và luôn đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng. VietPower tự tin cung cấp dịch vụ tổ chức gala dinner với chất lượng tốt nhất. Đồng thời, bạn cũng có thể tham khảo chi phí tổ chức gala dinner ở dưới đây:
| STT | Hạng mục | Đơn vị | Giá tiền |
| 1 | Địa điểm tổ chức | Tùy vào địa điểm khác nhau | |
| 2 | Âm thanh ánh sáng | Từ 7 triệu | |
| 3 | Backdrop | m2 | Từ 200.000VNĐ |
| 4 | Standee | m2 | Tùy vào kích thước |
| 5 | Đồ ăn cho tiệc | Lượng khách | Tùy vào số lượng khách mời. |
| 6 | MC gala dinner | Người | |
| 7 | Media | Gói | Liên hệ |
| 8 | PG, vũ đoàn,.. | Người | Tùy vào nhu cầu của khách hàng. |
| 9 | Quà tặng, phần thưởng | Người |
Cách tiết kiệm chi phí tổ chức gala dinner
Với các công ty, doanh nghiệp có ngân sách thấp bạn cần phải lê kế hoạch thật rõ ràng và chi tiết. Từ đó, bạn mới có thể tổ chức gala dinner vừa ấn tượng vừa tiết kiệm. Cùng kinh nghiệm của VietPower, chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn một số cách để tiết kiệm chi phí khi tổ chức tiệc gala dinner như sau:
1. Lựa chọn địa điểm tốt
Hãy tìm các địa điểm tổ chức sự kiện tốt với giá cả hợp lý. Đồng thời những địa điểm có sẵn trang thiết bị tiện nghi như: âm thanh ánh sáng, máy chiếu,… sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản.
Đồng thời bạn cũng cũng có thể cân nhắc “mặc cả” giá thuê địa điểm. Điều này giúp bạn thuê được địa điểm điểm phù hợp với doanh nghiệp mình. Ngoài ra, việc bạn đặt chỗ từ trước cũng giúp giảm bớt chi phí.
2. Tối ưu trang trí
Sử dụng các vật liệu trang trí có giá cả phải chăng nhưng vẫn đảm bảo gây được ấn tượng. Đồng thời, bạn cũng có thể tham khảo trang trí gala dinner bằng đèn led, hoa giả thay vì hoa tươi….
3. Tối giản thực đơn
Lựa chọn các món ăn đơn giản, phù hợp với ngân sách sự kiện. Giới hạn số lượng món ăn và tối ưu hóa việc sử dụng nguyên liệu để giảm chi phí thực phẩm. Tránh sử dụng nhiều các thực phẩm, đồ ăn thức uống có thương hiệu đắt tiền.
4. Hợp tác với các nhà cung cấp
Hợp tác với các nhà cung cấp sẽ giúp bạn đàm phán giá cả, tìm hiểu các gói ưu đãi từ nhà cung ứng dịch vụ. Ví dụ như: nhà hàng, trang phục, địa điểm tổ chức,… Có thể yêu cầu các nhà cung cấp giảm giá hoặc tạo ra các gói giá trị cho sự kiện của bạn.
5. Tận dụng nguồn tài trợ
Bạn có thể cân nhắc liên hệ với công ty, doanh nghiệp tiềm năng tài trợ cho sự kiện gala dinner của bạn. Đồng thời, họ còn cung cấp hỗ trợ tài chính, dịch vụ miễn phí trong trao đổi quảng cáo tiếp thị.
6. Áp dụng kỹ thuật số có sẵn
Bạn có thể sử dụng các công dụng trực tuyến để đăng ký, gửi thông báo, quản lý thông tin liên quan đến sự kiện. Điều này sẽ giúp giảm chi phí in ấn cũng như vận chuyển.
7. Theo dõi ngân sách sát sao
Đặt mục tiêu ngân sách cụ thể cho sự kiện. Đồng thời theo dõi sát sao các khoản chi tiêu cho các hạng mục. Đảm bảo rằng, sự kiện đáp ứng được mục tiêu và mong đợi của bạn.
VietPower – Công ty tổ chức gala dinner chuyên nghiệp
Hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng như gala dinner. VietPower đã trở thành người đồng hành đáng tin cậy cho nhiều sự kiện lớn, nhỏ của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Ví dụ điển hình như: Viettel, VPBank, Masan, TH TrueMilk, Kinh Đô,…
Tại VietPower, chúng tôi còn cung cấp các nhiều sự kiện hấp dẫn khác như:
- Tổ chức team building.
- Tổ chức hội nghị, hội thảo.
- Tổ chức tiệc tất niên.
- Tổ chức festival doanh nghiệp.
- Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập doanh nghiệp.
- Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới…
Cùng với đó, VietPower tự tin mang đến cho khách hàng những dịch vụ chất lượng tốt nhất:
- Đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm trong nghề.
- Sở hữu nhân sự sự kiện linh hoạt từ MC, PG, ca sĩ,..
- Xây dựng kịch bản tổ chức sáng tạo, độc lạ.
- Báo giá gala dinner hợp với ngân sách của khách hàng.
- Trang thiết bị sự kiện đầy đủ.
- Quy trình setup sự kiện kỹ càng.
- Tư vấn hỗ trợ nhanh 24/7.
Vừa rồi là bài viết về Báo giá chi phí tổ chức gala dinner trọn gói tốt nhất. Hy vọng rằng, những thông tin trên được VietPower chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn cân đối chi phí cho chương trình gala dinner. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc bạn có một ngày tốt lành. Nếu bạn đang muốn tìm đơn vị tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với VietPower theo liên hệ dưới đây nhé!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.
Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
