Tổ chức sự kiện du lịch: Xu hướng thịnh hành mới nhất 2024

Tổ chức sự kiện du lịch được xem là một hoạt động quảng bá sản phẩm văn hóa, du lịch nhằm tôn vinh các giá trị văn hóa dân tộc và kích cầu du lịch. Với những lợi ích mà sự kiện du lịch mang lại, rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp đang thực sự quan tâm đến hoạt động này. Vậy tổ chức sự kiện du lịch thế nào để gây được hiệu ứng trước công chúng? Hãy tham khảo bài viết dưới dây của VietPower để hiểu rõ hơn về Sự kiện du lịch nhé!

Mời bạn đọc: Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện là gì?

Sự kiện (event) được hiểu là một hoạt động có mục đích, có ý nghĩa ở các lĩnh vực khác nhau, tác động trực tiếp đến đời sống tinh thần, kinh tế, xã hội của một hoặc nhiều người. 

Trong hoạt động tổ chức sự kiện, sự kiện được hiểu là hội nghị, hội thảo, chương trình, lễ hội,…có sự tham gia của nhiều người và có sức ảnh hưởng. Trong đời sống xã hội, sự kiện có thể được hiểu là một “khoảnh khắc” quan trọng khiến người ta ấn tượng, ghi nhớ. Sự kiện này thường mang tính chất cá nhân, gia đình: cưới hỏi, sinh nhật,…

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là một quá trình hoàn thành các công việc cần làm cho một sự kiện. Quá trình này bao gồm: Lên ý tưởng sự kiện, chuẩn bị hậu cần sự kiện, xây dựng kịch bản sự kiện, tiến hành và giám sát sự kiện. 

Mỗi sự kiện diễn ra đều mang mục đích và thông điệp thông điệp nhất định. Với doanh nghiệp, sự kiện là hoạt động marketing hiệu quả, giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, văn hóa, thương hiệu. Ngoài ra, một sự kiện được tổ chức thành công sẽ giúp cho doanh nghiệp mang sản phẩm của mình đến gần với khách hàng hơn, từ đó tạo ra nguồn lợi nhuận khổng lồ cho doanh nghiệp.

Sự kiện du lịch là gì?

Trong những năm gần đây, với mong muốn quảng bá du lịch đến nhiều du khách trong nước và quốc tế, hoạt động tổ chức sự kiện du lịch đã dần phát triển và trở thành món ăn tinh thần của du khách khi đến với các địa điểm du lịch. 

Các sự kiện du lịch thường thấy là: hội chợ du lịch, hội nghị du lịch, lễ hội truyền thống, festival,… Những sự kiện này đã mang đến cho du lịch làn gió mới, làm thay đổi hoàn toàn bộ mặt du lịch Việt Nam. Trước đây, nói đến du lịch, người ta chỉ nghĩ đến tham quan, ngắm cảnh. Thế nhưng, sau khi các sự kiện du lịch phát triển, du khách có nhiều sự lựa chọn hơn khi đến điểm du lịch. Du khách có thể vừa tham quan, check in, vừa trải nghiệm các dịch vụ, tiện ích mà sự kiện mang đến. 

Nhận thức được giá trị mà sự kiện du lịch mang lại, các hoạt động sự kiện du lịch đang ngày càng phát triển và hoàn thiện hơn. Ngoài các sự kiện du lịch thường niên của các địa phương, Việt Nam vẫn luôn muốn phát triển văn hóa sự kiện du lịch để quảng bá hình ảnh du lịch Việt đến du khách quốc tế. 

Cuộc thi bắn pháo hoa quốc tế tại Đà Nẵng là một ví dụ điển hình cho sự cố gắng của Việt Nam trong việc nâng cao hình ảnh, vị thế Việt Nam trong mắt bạn bè quốc tế. Sự kiện du lịch này được tổ chức hàng năm tại Đà Nẵng. Mỗi dịp diễn ra sự kiện, Đà Nẵng đã thu hút hàng trăm ngàn lượt khách du lịch, mang lại nguồn lợi nhuận khổng lồ cho ngành du lịch Việt Nam.

Gợi ý: Bản kế hoạch tổ chức sự kiện từ A-Z giúp chương trình thành công

Vai trò của sự kiện và tổ chức sự kiện

1. Gây được ấn tượng với khách hàng

Khi tổ chức chương trình sự kiện, mục đích đầu tiên của doanh nghiệp là gây được ấn tượng với khách hàng. Kinh doanh là một cuộc chơi sòng phẳng, và thị trường là món mồi ngon mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng muốn có được. Muốn bán được hàng trước tiên phải tạo cho khách hàng ấn tượng tốt. Và tất nhiên, để nhanh chóng gây được ấn tượng với khách hàng, thì tổ chức sự kiện là hoạt động được ưu tiên hàng đầu. 

Mỗi khách hàng khi quyết định mua sản phẩm, sử dụng sản phẩm, họ thường có xu hướng tìm hiểu kỹ về sản phẩm, về doanh nghiệp trực tiếp sản xuất ra sản phẩm đó. Tổ chức chương trình sự kiện chính là cách để mang sản phẩm đến gần với khách hàng hơn, cho họ những trải nghiệm đầu tiên về sản phẩm, dịch vụ, từ đó tạo được lòng tin, sự tín nhiệm của khách hàng. 

Tuy nhiên, để một sự kiện thu hút được khách hàng đến và trải nghiệm, doanh nghiệp phải linh hoạt, sáng tạo trong các hoạt động sự kiện. Điều đó sẽ giúp cho khách hàng luôn có trải nghiệm mới lạ, vui vẻ khi đến với sự kiện. 

2. Thu hút khách hàng tiềm năng

Khi một sự kiện doanh nghiệp được tổ chức, có thể là sự kiện ra mắt sản phẩm mới, sẽ có nhiều người mong muốn được đến và trải nghiệm sản phẩm. Những người này có thể là khách hàng đã sử dụng các sản phẩm khác của doanh nghiệp, hoặc có thể là những người chưa từng biết đến các sản phẩm của doanh nghiệp bạn. Lúc này, sự kiện được tổ chức ra như một chiếc cầu mới kết nối doanh nghiệp đến các khách hàng tiềm năng mới. 

Bạn có biết: Du lịch team building là gì? Quy trình tổ chức du lịch team building

3. Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp

Sự kiện là cơ hội tuyệt vời nhất để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, văn hóa, sản phẩm đến với công chúng. Nói cách khác, đây là hoạt động truyền thông thương hiệu cực kỳ hiệu quả mà hầu hết các doanh nghiệp vẫn đang áp dụng. 

Với mỗi sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức, luôn có sự kết hợp quảng bá thương hiệu doanh nghiệp, khẳng định độ uy tín và trách nhiệm của doanh nghiệp. Vậy nên, sự kiện hội nghị, hội thảo kết nối đối tác, khách hàng tiềm năng càng xuất hiện nhiều hơn tại các doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng thường xuyên tận dụng các sự kiện thường niên của công ty như một cách quảng bá thương hiệu doanh nghiệp hiệu quả. Có thể thấy, tại tiệc year end party hay chương trình chào xuân, doanh nghiệp luôn kết hợp tri ân, kết nối khách hàng, đối tác. Sự kết hợp này mang đến cho khách hàng trải nghiệm thú vị, tạo không gian thoải mái cho khách hàng mà vẫn lồng ghép mang hình ảnh, văn hóa doanh nghiệp đến gần hơn với công chúng. 

4. Khẳng định vị thế doanh nghiệp

Với những doanh nghiệp lớn hơn, việc tổ chức chương trình sự kiện không chỉ đơn giản là hoạt động quảng bá hình ảnh doanh nghiệp, gây ấn tượng với khách hàng mà là một cách để doanh nghiệp khẳng định vị thế của mình trên thị trường. 

Khi đã có một vị trí nhất định tại thị trường, khách hàng sẽ tin tưởng và sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp. Tuy nhiên, những doanh nghiệp này vẫn tổ chức các sự kiện nhằm tạo hiệu ứng đóng khung tâm lí người dùng. Đây được hiểu là cách mà các doanh nghiệp vẫn đang làm để liên tục định vị vị thế doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng. Thành ngữ có câu “Xa mặt cách lòng”. Áp dụng vào marketing thương hiệu, nếu doanh nghiệp không liên tục xuất hiện, không có những chiến dịch marketing khẳng định giá trị thương hiệu mang lại, khách hàng sẽ nhanh chóng quên đi. 

Do đó, tổ chức chương trình sự kiện xem là hoạt động marketing hiệu quả để doanh nghiệp tiếp tục khẳng định vị thế trên thị trường và trong tâm trí khách hàng.

Kịch bản tổ chức sự kiện du lịch độc đáo 

Để sự kiện du lịch tạo được tiếng vang lớn và trở thành thương hiệu du lịch thì kịch bản tổ chức sự kiện phải độc đáo. Vì thế, khi xây dựng kịch bản, bạn cần chú ý một số điều sau: 

1. Xây dựng kịch bản phù hợp với chủ đề, mục đích sự kiện

Chủ đề chương trình phải được xác định trước khi xây dựng kịch bản chương trình. Bởi mỗi doanh nghiệp, mỗi địa điểm du lịch đều có đặc điểm đặc trưng khác nhau. Do đó, chủ đề chương trình vừa phải độc đáo, vừa phải thể hiện được những nét đặc trưng vốn có của địa điểm du lịch (văn hóa, con người,…) và doanh nghiệp tổ chức sự kiện du lịch đó. 

Ngoài ra, sự kiện du lịch được chia ra nhiều loại hình nhằm các mục đích khác nhau. Một kịch bản sự kiện hội chợ truyền thống không thể giống với kịch bản lễ hội festival. 

Vậy bên, để có một kịch bản độc đáo, việc đầu tiên và cũng là quan trọng nhất cần phải chú ý, đó là xây dựng kịch bản phù hợp với chủ đề, mục đích sự kiện.

2. Xây dựng kịch bản phù hợp với ngân sách 

Ngân sách tổ chức quyết định quy mô sự kiện, quy mô sự kiện lại ảnh hưởng đến xây dựng kịch bản sự kiện. Với mỗi đầu mục công việc luôn có sự kiện hết với nhau. Đối với sự kiện du lịch, quy mô sự kiện thường ở mức vừa phải đến lớn. Một kịch bản có hoành tráng đến đâu nhưng không đủ kinh phí thực hiện thì cũng phải kịch bản độc đáo. Và vì thế, kịch bản sự kiện du lịch cũng phải xây dựng phù hợp với quy mô tổ chức, phù hợp với ngân sách hiện có cho việc tổ chức sự kiện. 

Tham khảo: Các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết từ A – Z

3. Xây dựng kịch bản đảm bảo kết cấu cơ bản 

Kết cấu cơ bản của một kịch bản sự kiện nói chung và sự kiện du lịch nói riêng luôn phải đảm bảo đủ 3 phần: mở đầu, nội dung chính và kết thúc. Đây là kết cấu cơ bản cần có khi tổ chức sự kiện. Nếu thiếu đi 1 trong 3 phần, chương trình sẽ không đầy đủ và được cho là thiếu chuyên nghiệp. 

Do đó, trước khi xây dựng một kịch bản hay, độc đáo, hãy viết ra khung xương cơ bản cần có của một sự kiện để đảm bảo cấu trúc sự kiện. 

4. Xây dựng kịch bản sáng tạo và mới lạ

Nếu muốn kịch bản sự kiện du lịch của bạn độc đáo, không thể không quan tâm đến yếu tố mới lạ và sáng tạo. Bạn không thể lặp lại một chương trình có nội dung giống hệt nhau qua nhiều năm được, như thế sẽ gây ra sự nhàm chán và tất nhiên sẽ không có yếu tố nào độc đáo nữa. Không một ai muốn xem một chương trình đã cũ nhiều lần, không ai muốn đến một sự kiện nhàm chán. Chính vì điều đó, phải luôn sáng tạo, phải tạo ra những điều “khác đi” để thu hút sự chú ý, để gây được ấn tượng với du khách. 

Khung kịch bản tổ chức khai mạc sự kiện du lịch 

Tiếp đón khách mời: Trước thời gian diễn ra sự kiện 30 phút đến 1 tiếng, ban tổ chức phải bố trí lễ tân đón tiếp và hướng dẫn khách mời vào khu vực tổ chức lễ khai mạc, ổn định chỗ ngồi 

Chương trình biểu diễn mở đầu lễ khai mạc: Khi tổ chức khai mạc sự kiện du lịch, ban tổ chức thường sắp xếp tiết mục văn nghệ đầu tiên nhằm mục đích gây ấn tượng ban đầu, đồng thời như một lời thông báo bắt đầu sự kiện. Những tiết mục mở đầu thường khá hoành tráng, có thời gian từ 5-10 phút.

MC tuyên bố lý do tổ chức sự kiện: Thời gian dành cho tuyên bố lý do từ 3-5 phút. Tại mục này, MC sẽ tuyên bố các vấn đề như sau:

• Nhắc lại mục đích tổ chức chương trình sự kiện 
• Nêu được tinh thần sự kiện 
• Chúc cho sự kiện thành công tốt đẹp

Giới thiệu đại biểu: Khi giới thiệu đại biểu, cần chú ý sắp xếp giới thiệu đại biểu từ cấp cao đến các cấp nhỏ hơn, từ đại biểu khách mời đến đại biểu chủ nhà. Đây là cách thể hiện sự tôn trọng đối với các đại biểu tham dự sự kiện.

Phát biểu khai mạc (Lãnh đạo ban ngành): MC sẽ trực tiếp mời lãnh đạo ban ngành lên sân khấu để trực tiếp phát biểu khai mạc sự kiện du lịch.

Ban tổ chức phát biểu, giới thiệu các hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện du lịch

Các đồng chí lãnh đạo và các đại biểu tiến hành cắt băng khai mạc sự kiện

Biểu diễn nghệ thuật kết thúc lễ khai mạc

Vietpower – Công ty tổ chức sự kiện uy tín chuyên nghiệp 

VietPower tự tin là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chất lượng nhất tại Việt Nam hiện nay. Với đội ngũ nhân viên sự kiện được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp, VietPower đã được nhiều doanh nghiệp nhỏ trong và ngoài nước lựa chọn để tổ chức sự kiện du lịch. Hơn 5 năm hoạt động trong lĩnh vực sự kiện, VietPower cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện du lịch tốt nhất, chuyên nghiệp nhất và uy tín nhất. 

Ngoài dịch vụ tổ chức sự kiện du lịch, VietPower cung cấp rất nhiều dịch vụ tổ chức sự kiện như: tổ chức hội nghị, hội thảo, team building, ngày hội gia đình, khai trương, khánh thành,…

Thông qua những thông tin về tổ chức sự kiện du lịch và kịch bản tổ chức chi tiết ở trên của VietPower, hy vọng rằng bạn đã có thể xây dựng ý tưởng và kịch bản tổ chức sự kiện dành riêng cho doanh nghiệp của mình. Liên hệ VietPower ngay để được tư vấn chi tiết, báo giá miễn phí về chương trình sự kiện du lịch của bạn.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.