Các đặc điểm của tổ chức sự kiện mà bạn cần phải biết

Đặc điểm của tổ chức sự kiện là vấn đề luôn thu hút được sự quan tâm của mọi người, đặc biệt là các công ty, doanh nghiệp đang có ý định tổ chức sự kiện. Bởi trước khi tổ chức một sự kiện, cần phải hiểu được các đặc điểm của tổ chức sự kiện thì mới có cơ sở để triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện. Hiểu được điều đó, ở bài viết này, VietPower sẽ chia sẻ đến bạn các đặc điểm của tổ chức sự kiện, để bạn có cái nhìn bao quát hơn trước khi tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp.

Bạn đã biết về: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Các đặc điểm của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện được hiểu là quá trình hoàn thành các công việc cần thiết trong một khoảng thời gian nhất định và một không gian cụ thể nhằm mục đích truyền tải thông điệp đến người tham gia sự kiện và công chúng. Các công việc của một sự kiện bao gồm: xác định chủ đề sự kiện, lập kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố cần thiết trong sự kiện, tổ chức sự kiện,….Thông qua đây, có thể xác định được các đặc điểm cơ bản trong tổ chức sự kiện như sau:

Đặc điểm của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một công cụ marketing hiệu quả

Để tổ chức sự kiện trở thành công cụ marketing hiệu quả, doanh nghiệp nên để hoạt động tổ chức sự kiện là một phần của kế hoạch marketing. Khi nằm trong kế hoạch marketing cụ thể, sự kiện sẽ được xác định mục tiêu cụ thể, xây dựng một cách chi tiết nhằm mục đích marketing. Việc xác định mục tiêu và xây dựng kế hoạch cụ thể là công việc không thể thiếu khi muốn tổ chức một sự kiện, giúp cho doanh nghiệp có cơ sở để triển khai sự kiện và đánh giá hiệu quả sau sự kiện. 

Thực tế, có thể thấy các doanh nghiệp hiện nay khi tổ chức sự kiện đều làm công tác truyền thông rất tốt. Các sự kiện của doanh nghiệp thường được kết hợp với hoạt động kết nối khách hàng, ngay cả các hoạt động nội bộ doanh nghiệp. Với hướng đi này, doanh nghiệp muốn tăng mức độ nhận diện thương hiệu và truyền thông hiệu quả cho sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp. 

Trước khi sự kiện diễn ra, bộ phận truyền thông đã phải làm công tác truyền thông cho sự kiện, để đông đảo công chúng biết đến sự kiện. Tại sự kiện, doanh nghiệp thường kết hợp tri ân khách hàng, hoạt động trải nghiệm sản phẩm hoặc kết hợp các chương trình khuyến mãi để tăng sự chú ý của khách hàng đến sự kiện. Đây là hoạt động marketing hiệu quả, không chỉ giúp doanh nghiệp bán được hàng mà còn tăng sức ảnh hưởng của thương hiệu đối với khách hàng.

Ngoài ra, khi sự kiện kết thúc, tại các trang mạng xã hội của doanh nghiệp, phương tiện truyền thông đại chúng vẫn đưa tin về sự kiện để tiếp tục lan tỏa thông điệp sự kiện đến nhiều người hơn. Sự kiện càng thành công, càng có sức lan tỏa lớn. 

Đặc điểm của tổ chức sự kiện 1

Mời bạn đọc: Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết hấp dẫn nhất 2021

Không thể áp dụng một ý tưởng vào nhiều chương trình sự kiện

Đặc thù của tổ chức sự kiện là mỗi sự kiện sẽ có ý tưởng tổ chức khác nhau, không thể áp dụng một ý tưởng vào nhiều chương trình sự kiện. Mỗi sự kiện sẽ có một đối tượng và mục tiêu khác nhau, nhằm truyền tải những thông điệp khác nhau. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện cũng mong muốn sự kiện đó mang màu sắc riêng nhằm mục đích gây được ấn tượng riêng với khán giả. Do đó, áp dụng ý tưởng sự kiện này vào sự kiện khác sẽ không thể truyền tải được đầy đủ thông điệp, trong nhiều trường hợp sẽ khiến khán giả thấy sự kiện thiếu chuyên nghiệp, nhàm chán.

Đặc điểm của tổ chức sự kiện 2

Tham khảo: 10+ Ý tưởng tổ chức sự kiện sáng tạo hấp dẫn nhất 2021

Yếu tố con người là quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện

Trong tổ chức sự kiện, yếu tố con người đóng vai trò quan trọng và máy móc khó có thể thay thế con người. Bởi lẽ, tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao đòi hỏi nhân sự phục vụ sự kiện phải có chuyên môn phù hợp mới có thể hoàn thành được các công việc. Lễ tân sự kiện không thể thay MC để dẫn chương trình, đội ngũ an ninh không thể điều chỉnh âm thanh – ánh sáng thay kỹ thuật viên. 

Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện còn là sự kết hợp của nhiều công việc khác nhau vào cùng một thời điểm diễn ra sự kiện. Do đó, những người làm công tác tổ chức sự kiện phải có sự hợp tác một cách nhịp nhàng và đồng bộ giữa các bộ phận. Sự phối hợp này phải được diễn ra xuyên suốt từ lúc xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện cho đến khi kết thúc sự kiện nhằm duy trì sự liên kết, đảm bảo đúng quy trình và tiến độ sự kiện.

Tổ chức sự kiện không phải công cụ toàn năng

Tổ chức sự kiện là công cụ marketing hiệu quả nhưng không phải là công cụ toàn năng. Bởi tổ chức sự kiện chỉ là một phần (nhỏ) trong một chiến dịch marketing tổng thể. Ngoài tổ chức sự kiện, doanh nghiệp phải kết hợp các hoạt động marketing khác để đẩy doanh số, để truyền thông cho hình ảnh, văn hóa doanh nghiệp. Hoạt động tổ chức sự kiện chỉ nên là bước đệm vững chắc để doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các hoạt động khác của chiến dịch truyền thông hoặc là bước ngoặt để điều hướng khách hàng đến hành vi mua hàng. Vậy nên, tổ chức sự kiện là một phần quan trọng trong chiến dịch truyền thông, nhưng không phải công cụ toàn năng. Do đó, ngoài tập trung toàn lực vào sự kiện, doanh nghiệp phải cân bằng với những hoạt động khác để kế hoạch marketing mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.

Đặc điểm của tổ chức sự kiện 3

Chi phí tổ chức sự kiện chiếm phần lớn trong chiến dịch truyền thông

Trong trường hợp kinh phí cho chiến dịch truyền thông hạn chế, bạn nên cân nhắc việc tổ chức sự kiện. Tổ chức sự kiện gồm rất nhiều công việc và đòi hỏi rất nhiều công sức và cả chất xám, do đó chi phí để tổ chức một sự kiện không phải là một con số nhỏ. Nếu doanh nghiệp của bạn có tiềm lực kinh tế mạnh, mong muốn có một sự “bùng nổ” trong chiến dịch truyền thông, tổ chức sự kiện là một phương án phù hợp và mang lại hiệu ứng rất tốt cho chiến dịch. 

Vậy nên, trước khi muốn tổ chức một sự kiện nào đó, hãy xác định quy mô tổ chức sự kiện, dự trù các khoản kinh phí cần bỏ ra khi tổ chức sự kiện để cân nhắc một cách hợp lí. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong việc này, hãy liên hệ các đơn vị tổ chức sự kiện để tham khảo chi phí tổ chức một sự kiện. Các đơn vị tổ chức sự kiện thường sẽ đưa ra nhiều gói dịch vụ tổ chức sự kiện, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí tổ chức sự kiện. Thông qua đó, bạn có thể đưa ra quyết định chính xác hơn về hoạt động tổ chức sự kiện trong chiến dịch truyền thông.

Có thể bạn quan tâm: Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì?

VietPower – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

VietPower được biết đến là Công ty tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu Việt Nam. Tại đây, chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, bao gồm: xây dựng kế hoạch, kịch bản tổ chức sự kiện cụ thể, cho thuê thiết bị sự kiện, cung cấp nhân sự cho sự kiện, vận hành sự kiện…

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Vietpower đã làm việc trực tiếp với hơn 100 khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước, cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện Gala dinner tốt nhất, chuyên nghiệp nhất và uy tín nhất. 

  • Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
  • Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
  • Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
  • Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
  • Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Với dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, VietPower cung cấp rất nhiều dịch vụ tổ chức sự kiện như: tổ chức hội nghị, hội thảo; khai trương, Year and party, team building, ngày hội gia đình,…

Liên hệ VietPower ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí và đặt lịch tổ chức sự kiện nhé.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0867.12.8688