Hướng dẫn áp dụng 5W1H trong tổ chức sự kiện thành công

5W1H trong tổ chức sự kiện là công cụ hữu ích giúp bạn có cái nhìn tổng quan về sự kiện của mình. Đồng thời giúp các công việc trong quy trình tổ chức sự kiện được thực hiện suôn sẻ. Nếu chưa biết rõ về 5W1H, hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây. VietPower sẽ giải đáp cho bạn biết về 5w1h là gì? Cách áp dụng 5W1H để tổ chức sự kiện thành công.

Khái niệm “5W1H” trong tổ chức sự kiện

“5W1H” là cách viết tắt bao gồm các từ “What, when, who, where, why, how”. Đây được coi là tư duy, phương pháp giúp bạn hoạch định kế hoạch, mục tiêu cho dự án cụ thể. Đồng thời cũng giúp tạo ra những ý tưởng mới hay tìm các giải pháp cho nhiều vấn đề khác nhau. Thông thường, 5W1H được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực marketing. Tuy nhiên, trong lĩnh vực tổ chức sự kiện mô hình 5W1H cũng được sử dụng với các tính năng tương tự, được xem là sáng tạo khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. 

Dưới đây là từng nhân tố cụ thể mô hình 5W1H trong tổ chức sự kiện mà bạn có thể tìm hiểu thêm:

1. What (Sự kiện là gì?)

Chữ cái W đầu tiên sẽ là What, nhân tố này giúp bạn đặt ra những câu hỏi để hiểu hơn sự kiện là gì? Ví dụ, một công ty đang cho ra sản phẩm mới. Với ví dụ này, bạn có thể xác định qua các hỏi như sản phẩm mới ở đây là gì? Loại hình tổ chức sự kiện là gì? hay Concept để tạo chủ đề chính cho sự kiện là gì? Trong trường hợp đã nêu ví dụ ở trên, bạn có thể lựa chọn loại hình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới cho sản phẩm phấn mắt với concept mùa hè rạng rỡ. 

2. Why (Tại sao phải tổ chức sự kiện? Mục đích)

Why là nhân tố giúp bạn trả lời được mục đích của sự kiện hay tại sao phải tổ chức sự kiện này. Khi trả lời được bạn sẽ định hướng dễ dàng khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Thường mục đích của các sự kiện sẽ hướng đến như xây dựng thương hiệu, tăng doanh số,…. Ngoài ra, nhờ vào nhân tố Why cũng giúp bạn xác định được thông điệp được truyền tải trong sự kiện.

Tham khảo: 7 mục đích của tổ chức sự kiện mà bạn cần 

3. Who (Ai tham gia sự kiện?)

Nhân tố thứ 3 trong mô hình 5W1H sẽ là Who, có nghĩa là ai? Khi tổ chức sự kiện, chắc chắn bạn sẽ phải xác định rõ ràng đối tượng tham gia sự kiện. Đối tượng tham gia là những ai? Độ tuổi bao nhiêu? Tính cách, sở thích,… của họ là gì? Điều này sẽ giúp bạn xây dựng tệp khách mời rõ ràng cho các phương án tổ chức sự kiện. Đồng thời, nhờ vào cách xác định đối tượng tham gia sự kiện chi tiết bạn có thể truyền tải thông điệp một cách hiệu quả hơn bao giờ hết.

4. When (Khi nào tổ chức sự kiện?)

When (Khi nào hay khi nào tổ chức sự kiện?) là nhân tố thứ 4 trong mô hình 5W1H. Với nhân tố này, bạn sẽ xác định được sự kiện của mình được tổ chức vào thời điểm nào. Lựa chọn thời gian phù hợp cho loại hình sự kiện của mình. Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý một số điểm như:

• Thời gian tổ chức cần báo sớm để các đối tượng tham gia của bạn dễ dàng sắp xếp tham dự.
• Thời gian tổ chức sự kiện cần phải thuận lợi cho khách mời.
• Không nên trùng thời gian tổ chức với sự kiện lớn khác.
• Nếu tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần kiểm tra kỹ càng thời tiết để lựa chọn thời gian hợp lý.

5. Where (Tổ chức sự kiện ở đâu?)

Chữ W thứ 4 trong mô hình 5W1H là Where (ở đâu). Đây là yếu tố giúp bạn xác định sự kiện được tổ chức ở đâu. Đồng thời đây cũng được coi là bước quan trọng trong việc tổ chức sự kiện. Chính vì vậy, bạn cần phải cẩn thận trong bước lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Các địa điểm cần thể hiện được sự tiện ích thông qua quy mô, tình trạng giao thông,… hay bãi gửi xe. 

Thông thường, địa điểm tổ chức sự kiện sẽ được tổ chức tại các nơi như trung tâm tổ chức sự kiện, nhà hàng, khách sạn,… hay các không gian ngoài trời. Bên cạnh đó, để lựa chọn được địa điểm, bạn cần xác định ngân sách và cân nhắc thật kỹ trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức chương trình sự kiện.

6. How (Cách thức tổ chức sự kiện như thế nào?)

Một chữ H cuối cùng trong mô hình 5W1H sẽ là How (như thế nào). Đây là yếu tố để bạn xác định được quy trình tổ chức sự kiện sẽ diễn ra và làm như thế nào cho chuyên nghiệp, chuẩn chỉ. Một quy trình tổ chức, chuẩn bị và thực hiện sự kiện có rất nhiều bước.

Ví dụ như lên kế hoạch, xây dựng kịch bản, thiết kế không gian tổ chức, quản lý ngân sách hay quảng bá sự kiện và nhiều hạng mục công việc khác. Nếu bạn lên kế hoạch tổ chức sự kiện càng kỹ càng, chi tiết thì sự kiện của bạn sẽ có tỉ lệ thành công cao hơn. Đặc biệt có khả năng để lại ấn tượng sâu sắc cho khách mời hiệu quả hơn nữa.

Lợi ích của 5W1H trong tổ chức sự kiện

Việc áp dụng mô hình 5W1H trong tổ chức sự kiện sẽ mang lại rất nhiều lợi ích khác nhau. Dưới đây là một số lợi ích mà VietPower tổng hợp lại giúp bạn, cùng tham khảo ở dưới đây nhé:

1. Tăng tính rõ ràng, cụ thể

Mỗi thành tố trong mô hình 5W1H sẽ giúp kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn được tăng tính rõ ràng, cụ thể hơn. Bao gồm:

• Xác định rõ ràng mục tiêu, hình thức, thông điệp và nội dung của chương trình sự kiện. 
• Xác định thời gian diễn ra sự kiện cũng như thời gian chuẩn bị các hạng mục công việc trong chương trình.
• Xác định địa điểm tổ chức và bố trí không gian sao cho phù hợp với chủ đề của sự kiện.
• Xác định đối tượng khách mời cho sự kiện cũng như nhắm đến đối tượng mục tiêu mà thương hiệu muốn hướng tới.
• Xác định mục đích, giá trị mang lại khi tổ chức sự kiện.
• Xác định cách thức, phương pháp hay kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chi tiết và rõ ràng.

2. Cải thiện trình lên kế hoạch

Khi bạn sử dụng mô hình phương pháp 5W1H, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn về toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Điều này giúp bạn không bỏ sót bất kỳ một chi tiết nào. Cũng như dễ dàng phân công công việc cho các nhân sự. Hơn hết, nhờ 6 nhân tố này bạn có thể sắp xếp kế hoạch một cách logic hơn, tìm ra hướng triển khai dễ dàng nhanh chóng.

3. Tối ưu hóa nguồn lực 

Lợi ích tiếp theo mà bạn cần biết đó là tối ưu hóa nguồn lực. Mô hình này giúp bạn xác định được nguồn lực cần thiết bao gồm nhân lực, tài chính hay vật chất. Ngoài ra, lên kế hoạch tổ chức sự kiện dựa vào 5W1H sẽ để bạn sử dụng nguồn lực hiệu quả nhất. Đồng thời, tránh lãng phí thời gian, tiền bạc không cần thiết.

4. Giảm thiểu mức độ rủi ro

Bằng cách ứng dụng 5W1H vào tổ chức sự kiện, bạn có thể dựa đoán, phòng tránh những rủi ro có thể xảy ra. Bên cạnh đó, có những phương án xử lý kịp thời trong trường hợp không may xảy ra.

5. Tăng tính hiệu quả cho sự kiện

Lợi ích cuối cùng khi sử dụng 5W1H trong tổ chức sự kiện là tăng tính hiệu quả cho sự kiện. Giúp bạn tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp, hiệu quả. Đảm bảo kế hoạch diễn ra như timeline cũng như đạt được các mục tiêu đề ra trước đó. 

Cách áp dụng 5W1H vào từng giai đoạn tổ chức sự kiện

5W1H là một mô hình hữu ích giúp bạn lên kế hoạch, tổ chức sự kiện một cách có hệ thống và hiệu quả hơn. Cùng tìm hiểu cách áp dụng mô hình 5W1H vào từng giai đoạn của quá trình tổ chức sự kiện ở dưới đây nhé!

1. Giai đoạn lên ý tưởng, lập kế hoạch

• Why: Xác định mục tiêu của sự kiện là gì? Sự kiện sẽ truyền tải thông điệp gì cho doanh nghiệp và mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
• What: Nội dung, hoạt động chính của sự kiện này gồm có những gì? 
• When: Thời gian tổ chức sự kiện là khi nào? Chuẩn bị sự kiện trong bao lâu và có sự kiện nào tổ chức trùng thời gian này không?
• Where: Địa điểm tổ chức sự kiện tại đâu? Không gian địa điểm có phù hợp với quy mô khách mời hay không?
• Who: Đối tượng tham gia sự kiện này là những ai? Ai sẽ là diễn giả, khách mời đặc biệt,… cho chương trình này?
• How: Làm thế nào để truyền đạt thông điệp của sự kiện một cách dễ dàng? Cách để thu hút khách mời tham gia hay tổ chức hoạt động chương trình một cách trơn tru.

2. Giai đoạn chuẩn bị 

• Why: Tại sao chọn nhà cung cấp dịch vụ, tài trợ này? Tại sao cần đầu tự vào các hạng mục công việc này? Ví dụ như trang trí thiết kế.
• What: Cần chuẩn bị gì cho sự kiện? Những dụng cụ nào cần thiết hay cần mua thêm?
• When: Các công việc cần thực hiện khi nào? Deadline công việc nào cần phải hoàn thành trước.
• Where: Các thiết bị hỗ trợ sự kiện cần được đặt ở đâu? Nhân sự chạy sự kiện sẽ hỗ trợ tại khu vực nào?
• Who: Ai sẽ là người phụ trách hạng mục công việc hay ai là người liên hệ với bên cung cấp dịch vụ và tài trợ?
• How: Làm thế nào để các hạng mục công việc được thực hiện theo đúng tiến độ timeline công việc? Làm sao để phối hợp với các nhà cung cấp một cách thuận lợi nhất?

3. Giai đoạn diễn ra sự kiện

• Why: Thường chỉ các sự cố không mong muốn có thể xảy ra trong sự kiện. Ví dụ như tại sao sự cố này xảy ra hay tại sao khách mời không tham gia hoạt động này.
• What: Có những hoạt động nào đang được diễn ra trong sự kiện. Có vấn đề nào xảy ra không?
• When: Khi nào hoạt động này kết thúc hay bao giờ chuyển được sang các hoạt động tiếp theo?
• Where: Khách mời sẽ tập trung tại đâu và các vật dụng tổ chức sự kiện cần di chuyển chỗ nào?
• Who: Ai sẽ là những người xử lý tình huống sự cố xảy ra hoặc ai hỗ trợ các khách mời trong lúc diễn ra sự kiện.
• How: Làm thế nào để đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ.

4. Giai đoạn đánh giá

• Why: Tại sao sự kiện này lại thành công/ thất bại? Những yếu tố ảnh hưởng đến kết quả của sự kiện.
• What: Có những điều kiện nào giúp chương trình sự kiện được diễn ra tốt hay những điều chưa tốt.
• When: Khi nào bắt đầu thời gian cho khách hàng đánh giá hoặc khi nào thực hiện các thay đổi ấy.
• Where: Người tham gia đánh giá sẽ đánh giá ở đâu?
• Who: Ai sẽ là những tham gia đánh giá hay là người đưa các phương pháp cải thiện chương trình sự kiện.
• How: Cuối cùng, làm thế nào để thu thập thông tin đánh giá một cách tốt nhất. Hoặc làm thế nào để ứng dụng 5WH vào phân tích dữ liệu?.

Lưu ý khi sử dụng 5W1H trong tổ chức sự kiện

Bên cạnh những lợi ích mô hình 5W1H mang lại cho tổ chức sự kiện. Dưới đây là một vài lưu ý khi bạn áp dụng:

• Cần trả lời đầy đủ cho từng nhân tố. Ví dụ như trả lời cho When, bạn cần ghi rõ giờ bắt đầu và kết thúc của hoạt động sự kiện. Đừng chỉ ghi chung chung, điều này sẽ khiến quy trình làm việc của bạn không được hiệu quả.
• Cố gắng sử dụng các số liệu cụ thể để giúp đo lường chính xác nhất. Ví dụ như số lượng dự kiến khách mời khoảng 1.000 người, thay vì trả lời có nhiều khách mời đến tham gia.
• Luôn linh hoạt trong quá trình thực hiện để phù hợp với tình hình thực tế.
• Lập các kế hoạch dự phòng cho những tình huống xấu có thể xảy ra.
• Thường xuyên đánh giá lại kế hoạch để đảm bảo phù hợp với mục tiêu và các nguồn lực.
• Nên sử dụng các phần mềm quản lý để theo dõi tiến độ, liệt kê chi tiết các thông tin trong mô hình 5W1H một cách rõ ràng.

Vừa rồi là bài viết được VietPower giải đáp cho bạn biết về 5W1H là gì? Cách áp dụng 5W1H để tổ chức sự kiện thành công. Hy vọng rằng, những thông tin ở trên đã giúp ích được nhiều cho bạn. Cảm ơn bạn đã dành thời gian quý báu của mình theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn có một ngày vui vẻ và hạnh phúc.

Nếu như có nhu cầu về tổ chức sự kiện, team building. Hãy liên hệ với VietPower theo thông tin ở dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn cho bạn nhiệt tình 24/7.

Xem thêm: Truyền thông sau sự kiện là gì? Cách lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.