18/09/2024
Yêu cầu của tổ chức sự kiện có phải chỉ cần dựa vào những hạng mục cơ bản để tạo nên sự thành công cho một sự kiện ? Hay sẽ cần có sự liên kết của nhiều yếu tố tạo thành mới có thể thực hiện trọn vẹn buổi lễ? Để giải đáp thắc mắc của các bạn, VietPower sẽ chia sẻ top 6 yêu cầu quan trọng trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ngay tại bài viết dưới đây.
Xem ngay: Tổng hợp kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần biết
Mục lục
1. Yêu cầu cơ bản của tổ chức sự kiện
Mục tiêu của sự kiện
Trước khi tổ chức sự kiện, các bạn cần nắm bắt được mục đích của tổ chức sự kiện sẽ liên quan đến vấn đề gì. Là sự kiện giới thiệu sản phẩm mới, thành lập công ty hay hội nghị, hội thảo. Từ đó xác định được các hướng đi tiếp theo và tìm kiếm các hoạt động cụ thể liên quan để khai thác cho sự kiện của mình.
Ngân sách dự trù
Ngân sách dự trù nắm vai trò thiết yếu trong yêu cầu của tổ chức sự kiện. Khi nắm bắt được mục tiêu của sự kiện, các bạn sẽ có những cách phân bổ ngân sách sao cho hợp lý nhất. Nên đầu tư vào những hoạt động, yếu tố nào và các phần khác có thể linh hoạt ngân sách ra sao. Chúng sẽ giúp các bạn tập trung được vào những hoạt động quan trọng để đạt hiệu quả tốt nhất.
Địa điểm và thời gian tổ chức
Lựa chọn địa điểm là một yếu tố quan trọng và cần nhiều thời gian tìm hiểu. Những địa điểm có giao thông an toàn, tuyển đường lưu thông tốt và dễ tiếp cận sẽ thu hút được sự tham gia đông đảo của người tham gia. Địa điểm cần phải có không gian thoáng mát, rộng rãi và phù hợp với chủ đề của sự kiện. Từ đó đem đến cho khách hàng cảm giác thoải mái và tận hưởng bữa tiệc.
Ngoài ra, thời gian tổ chức bữa tiệc nên cần sự lựa chọn kỹ càng. Cần tránh những ngày tổ chức trùng với các sự kiện lớn hay các ngày lễ. Nên xác định thời gian tổ chức sự kiện sớm để có thời gian chuẩn bị lên ý tưởng, trang trí và quảng bá cho buổi lễ.
Xây dựng chương trình
Công tác xây dựng chương trình cho sự kiện cần phải được làm kỹ lưỡng và cẩn thận. Bởi chúng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới danh tiếng và độ phủ sóng của doanh nghiệp. Nếu chương trình của các bạn được thiết kế chỉn chu các nội dung, hoạt động và khách mời hấp dẫn sẽ dễ dàng thu hút được khách hàng nhiều hơn.
Xây dựng chương trình còn giúp các bạn căn chỉnh được thời gian buổi sự kiện sao cho phù hợp nhất. Một chương trình phù hợp sẽ dễ dàng quảng bá, đo lường hiệu quả và giảm bớt được rủi ro không đáng có.
2. Yêu cầu về nhân sự và quản lý
Đối với người quản lý phụ trách bữa tiệc cần là người có khả năng quan sát tốt và quản lý nhân sự một cách thành thục và hiệu quả. Trong một bữa tiệc, người quản lý cần phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên. Ngoài ra cần là người đem lại sự ăn ý và chuyên nghiệp trong khi làm việc. Nếu có vấn đề phát sinh cần phải giải quyết nhanh chóng và không ảnh hưởng quá nhiều tới buổi lễ. Một người quản lý tốt và dày dặn kinh nghiệm sẽ mang đến bữa tiệc hoàn hảo và thành công hơn.
Nhân sự là người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, vậy nên họ cần có khả năng giao tiếp rõ ràng, mạch lạc. Luôn giữ trạng thái vui vẻ và sẵn sàng giúp đỡ khách hàng khi họ có yêu cầu. Họ phải là những người kiến thức, kinh nghiệm và có tinh thần trách nhiệm cao đối với công việc.
3. Yêu cầu kỹ thuật và trang thiết bị
Có thể nói yếu tố liên quan đến kỹ thuật và trang thiết bị là những yêu cầu của tổ chức sự kiện cần chú tâm và lưu ý. Kỹ thuật và trang thiết bị phải được đảm bảo cung cấp đầy đủ và có chất lượng tốt. Từ đó giúp mang đến những trải nghiệm tốt cho khách hàng. Việc kiểm soát và chuẩn bị các trang thiết bị kỹ lưỡng sẽ giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình sự kiện diễn ra.
Hãy nên chọn các kỹ thuật và thiết bị hiện đại, thiết kế lắp đặt hợp lý để bữa tiệc sinh động và hấp dẫn người xem. Ngoài ra chúng còn giúp thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và thái độ tôn trọng đối với người tham gia.
Việc lắp đặt và kiểm tra kỹ thuật cần phải được chắc chắn để đảm bảo sự an toàn cho toàn bộ khách mời và đội ngũ tham gia sự kiện.
4. Yêu cầu về an ninh và y tế
Hệ thống đội an ninh và y tế cần phải được thiết lập chặt chẽ và luôn có mặt trong suốt buổi lễ. Để bảo đảm quyền riêng tư, an toàn cho bữa tiệc nói chung và cá nhân khách mời tham gia bữa tiệc nói riêng. Đội an ninh nên làm việc nghiêm túc và phát huy tác dụng khi phát hiện những trường hợp gây ảnh hưởng tới bữa tiệc. Cần có những biện pháp ngăn chặn và bảo vệ sự an toàn cho khách mời khi có những trường hợp xấu xảy ra. Ngoài ra đội an ninh còn có trách nhiệm bảo vệ tài sản cho toàn bộ sự kiện và người tham gia.
Đội y tế sẽ cần phải có mặt ngay lập tức khi có những trường hợp rủi ro xảy ra. Luôn theo dõi và bám sát tình hình của người tham dự. Từ đó có những cách giải quyết giúp khắc phục hậu quả và làm giảm những ảnh hưởng tiêu cực tới buổi lễ.
Yếu tố an ninh và y tế được thực hiện tốt và đảm bảo sẽ gây ấn tượng rất lớn cho khách hàng về độ uy tín, trách nhiệm và chuyên nghiệp của một tổ chức.
5. Yêu cầu về truyền thông và quảng bá sự kiện
Để sự kiện tiếp cận và thu hút tới nhiều người hơn thì chúng ta cần phải truyền thông và quảng bá về sự kiện đó. Hiện nay có rất nhiều phương tiện giúp đưa thông tin tiếp cận hiệu quả tới khách hàng. Và điều các bạn cần là phải lựa chọn chúng sao cho thuận tiện và phù hợp nhất cho công ty và xu hướng hiện nay.
Không nên sử dụng tràn lan và quá nhiều phương thức truyền thông để quảng bá mà nên dành sự đầu tư tập trung vào một số phương thức mang lại hiệu quả. Có thể kể đến như mạng xã hội, banner, hay bài viết PR,… Sau khi đã chọn được phương thức truyền thông cần triển khai và chọn lọc những nội dung để đem đến cho người đọc. Bài viết cần hấp dẫn, thu hút và nổi bật để kích người người xem tham gia sự kiện.
Việc lựa chọn phương thức và nội dung phù hợp sẽ giúp tiếp cận tới đúng đối tượng khách hàng. Độ phủ sóng tốt và phổ biến sẽ giúp tạo dựng thương hiệu và các mối quan hệ với khách hàng và đối tác. Ngoài ra còn giúp các bạn có thể theo dõi hoạt động quảng bá và đánh giá hiệu quả về chúng.
6. Yêu cầu về quản lý rủi ro
Yêu cầu của tổ chức sự kiện còn liên quan tới vấn đề quản lý rủi ro. Các rủi ro không thể tránh khỏi có thể kể đến như thời tiết, tài chính hay sức khỏe. Đây là những trường hợp chúng ta không thể biết trước nhưng lại có những dấu hiệu để phát hiện ra. Và để quản lý rủi ro thì điều cần nhất đó chính là các bạn cần phải có sự đánh giá vấn đề và đưa ra cách giải quyết nhanh chóng và kịp thời.
Để đảm bảo quản lý rủi ro tốt thì các bạn nên theo dõi sát sao quá trình lên kế hoạch và triển khai sự kiện. Sau đó nhận diện và ứng phó với chúng một cách nhanh chóng, không để ảnh hưởng quá nhiều tới buổi lễ.
Rủi ro là điều không thể tránh khỏi vậy nên để quản lý chúng chỉ có cách các bạn đào tạo đội ngũ nhân sự nhạy bén hơn với các tình huống. Và luôn trang bị sẵn những giải pháp để khắc phục chúng.
Bài viết liên quan:
Để tổ chức được những sự kiện chuyên nghiệp và thành công các bạn cần chú ý tới những yêu cầu của tổ chức sự kiện mà VietPower đã chia sẻ tại bài viết phía trên. Hy vọng các bạn sẽ tham khảo và có được những thông tin hữu ích để tổ chức được những sự kiện thành công và tốt đẹp. Chúc các bạn thành công !
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building. Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
