17/09/2024
Truyền thông sự kiện là gì? Lập kế hoạch truyền thông sự kiện cần những gì? Để không làm bạn đọc tò mò lâu thêm. VietPower gửi bạn bài viết Hướng dẫn lập kế hoạch truyền thông sự kiện từ A – Z. Cùng tham khảo ở dưới đây nhé!
Mục lục
Truyền thông sự kiện là gì?
Truyền thông sự kiện là một quá trình truyền tải các thông điệp, lan tỏa những thông tin về một chương trình sự kiện đến công chúng. Mục tiêu chính của việc truyền thông sự kiện là thu hút sự chú ý, tạo sự mong đợi cũng như khuyến khích mọi người tham gia sự kiện. Hoạt động này thông thường được sử dụng các công cụ, kênh truyền thông để quảng bá một cách rộng rãi.
Vai trò chính của truyền thông sự kiện là:
- Giúp chương trình sự kiện được nhiều người biết đến, tạo ra độ phủ sóng, ấn tượng tốt.
- Tạo độ thu hút, kêu gọi mọi người tham gia sự kiện. Từ đó tăng số lượng người tham gia và tương tác.
- Xây dựng hình ảnh thương hiệu cho doanh nghiệp một cách hiệu quả.
- Truyền tải thông điệp tích cực, cũng như mục tiêu của sự kiện đến với đối tượng mục tiêu.
- Khuyến khích sự tương tác giữa khách mời và sự kiện thông qua các hoạt động truyền thông.
Các hình thức truyền thông sự kiện
Để tạo ra một chiến dịch truyền thông sự kiện hiệu quả, việc lựa chọn hình thức truyền thông là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số hình thức truyền thông sự kiện mà bạn có thể tham khảo thêm:
1. Truyền thông sự kiện truyền thống (offline)
Các hình thức truyền thống sự kiện truyền thống bao gồm:
- Báo chí: Bạn có thể book bài, phát hành thông cáo báo chí hay tổ chức họp báo để thu hút sự chú ý của cơ quan truyền thông hay các tệp khách hàng tiềm năng.
- Truyền hình: Thông thường sẽ là TVC quảng cáo trên truyền hình hoặc phỏng vấn một đại diện tổ chức sự kiện.
- Radio: Quảng cáo thông qua radio để phát những thông tin về chương trình sự kiện.
- Ấn phẩm: In ấn các poster, banner, tờ rơi,… để quảng bá sự kiện tại các địa điểm công cộng.
- Sự kiện ngoài trời: Tạo các pop-up để quảng bá tại các địa điểm đông người như trên tuyến đường phố, trung tâm thương mại,…
2. Truyền thông sự kiện trực tiếp (online)
Các hình thức truyền thông sự kiện trực tiếp sẽ bao gồm:
- Mạng xã hội: Sử dụng các mạng xã hội để truyền thông vì kênh này sẽ tiếp cận được nhiều người sử dụng. Bạn có thể lựa chọn các kênh phù hợp với mục tiêu của sự kiện. Ví dụ như Facebook, TikTok, Instagram,…. Để tiếp cận hiệu quả, bạn nên tạo sự kiện, đăng bài chạy quảng cáo hay tương tác cùng mọi người.
- Website, blog: Tạo website, blog cho riêng chương trình sự kiện để cung cấp những thông tin chi tiết, cách đăng ký hay những bài viết liên quan.
- Email marketing: Hình thức gửi email sẽ bao gồm lời mời, thông báo nhanh nhất đến các khách hàng tiềm năng, đối tác hoặc các bên liên quan.
- Chạy ads (quảng cáo): Nếu bạn chọn hình thức chạy quảng cáo, chương trình sự kiện của bạn sẽ tiếp cận được đối tượng mục tiêu một cách chính xác nhất. Bạn có thể tham qua các chiến dịch quảng cáo trên facebook ads, google ads,…
- SEO: Tối ưu hóa website để tăng thứ hạng từ khóa tìm kiếm, giúp mọi người dễ dàng tìm thấy thông tin chương trình sự kiện nhanh hơn.
3. Hình thức truyền thông sự kiện khác
Bên cạnh hình thức truyền thông online và offline, bạn cũng có thể tham khảo những hình thức khác cũng hiểu quả không kém như:
- Booking influencer: Booking, hợp tác với những người có sức ảnh hưởng trên mạng xã hội để quảng bá tích cực cho sự kiện.
- Truyền miệng: Khuyến khích mọi người khi tham gia sự kiện chia sẻ các thông tin, hoạt động của chương trình trên các mạng xã hội, tin nhắn hay giới thiệu cho bạn bè qua hình thức truyền miệng.
- PR: Xây dựng mối quan hệ với các cơ quan truyền thông để tổ chức hoạt động PR nhằm tăng độ nhận diện thương hiệu cho sự kiện chương trình.
- Sự kiện kết hợp: Tạo các sự kiện với các hoạt động như hội thảo, triển lãm, workshop,… để thu hút nhiều đối tượng tham gia.
Các bước lập kế hoạch truyền thông sự kiện
Nếu như bạn chưa biết lập kế hoạch truyền thông sự kiện bắt đầu từ đâu. Bạn có thể tham khảo các bước chi tiết lập kế hoạch truyền thông sự kiện ở dưới đây:
1. Xác định mục truyền thông sự kiện
Để xác định chính xác mục tiêu truyền thông sự kiện, bạn cần phân loại rõ ràng 2 mục tiêu sau đây:
- Mục tiêu tổng quan: Những điều bạn muốn đạt được thông qua sự kiện. Ví dụ như tăng độ nhận biết thương hiệu, thu hút các khách hàng tiềm năng,…
- Mục tiêu truyền thông: Những điều bạn mong muốn truyền đạt thông điệp gì đến với đối tượng tham gia sự kiện.
Mỗi mục tiêu sẽ cho bạn một kế hoạch truyền thông sự kiện khau nhau. Tuy nhiên, để thống nhất được mục tiêu chung bạn cần sử dụng mô hình SMART để đo lường hiệu quả công việc. Cũng như đánh giá sự thành công của chương trình sự kiện nằm trong bao nhiêu phần trăm.
2. Xác định đối tượng mục tiêu truyền thông
Sau khi xác định được mục tiêu, việc bạn cần làm tiếp theo là xác định đối tượng mục tiêu truyền thông. Đặt ra câu hỏi tệp đối tượng nào là người bạn muốn tiếp cận trong sự kiện? Từ đó sẽ tìm hiểu các đặc điểm, hành vi, sở thích,… của các đối tượng mục tiêu nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, bạn có thể chia các đối tượng thành những nhóm nhỏ để lập những chiến lược truyền thông phù hợp chương trình sự kiện.
3. Lựa chọn sự kiện truyền thông
Dựa vào mục tiêu và đối tượng bạn sẽ có những lựa chọn kênh truyền thông phù hợp. Hãy phân tích các ưu nhược điểm của từng kênh, điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn trước khi quyết định lựa chọn. Bên cạnh đó, bạn có thể kết hợp nhiều kênh để tạo ra hiệu ứng lan tỏa, tiếp cận được nhiều đối tượng mục tiêu hơn. Tuy nhiên, trong quá trình tìm hiểu và phân tích bạn nên ưu tiên các kênh mà đối tượng mục tiêu cho chương trình sự kiện của mình thường xuyên sử dụng.
4. Sắp xếp timeline truyền thông
Bước thứ tư sẽ là công việc sắp xếp timeline truyền thông. Việc này sẽ giúp bạn xác định các thời điểm bắt đầu và kết thúc cho mỗi hoạt động truyền thống. Bên cạnh đó, bạn cũng cần đảm bảo được tính liên tục. Trong đó, những hoạt động truyền thông cần được kết nối một cách logic với nhau. Đồng thời, đây là việc quan trọng và cần thiết để giúp bạn thực hiện kế hoạch truyền thông sự kiện một cách thuận lợi.
5. Dự trù ngân sách cho kế hoạch truyền thông sự kiện
Bạn cần dự trù ngân sách cho kế hoạch truyền thông sự kiện một cách cụ thể và rõ ràng. Bạn nên xác định tổng ngân sách thông qua các mục tiêu, quy mô của sự kiện. Cùng với đó, đưa ra những con số bạn cần đạt được với năng lực tài chính của mình. Điều này sẽ giúp bạn phân bổ ngân sách cho từng hoạt động, cân đối các kênh truyền thông được hiệu quả hơn. Một kế hoạch ngân sách càng cụ thể, chi tiết sẽ giúp bạn được duyệt chi nhanh hơn.
6. Đánh giá, đo lường sự kiện
Bước cuối cùng, bạn cần xác định những chỉ số KPI mà mục tiêu truyền thông sự kiện đã đề ra. Những điều này sẽ bao gồm người tham gia, doanh số,… Bạn có thể sử dụng các các công cụ ngoài để đo lường tốt hơn như facebook insights hoặc google analytics. Cuối cùng, dựa vào các kết quả đánh giá để điều chỉnh cho những kế hoạch truyền thông lần sau sao cho phù hợp.
Tham khảo: Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Dưới đây là mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện cơ bản được minh họa để bạn có thể tham khảo thêm:
| Hoạt động | Kênh truyền thông | Thời gian | Chi phí dự kiến |
Giai đoạn: Trước sự kiện | |||
| Tạo sự kiện trên facebook | Từ 2 đến 3 tuần trước sự kiện. | ~ 500.000 VNĐ | |
| Gửi thư mời qua email | Email marketing | 1 tuần trước khi sự kiện diễn ra. | – |
| Phát hành các thông cáo báo chí | Báo chí, PR | Từ 1 đến 2 tuần trước khi sự kiện diễn ra | ~ 2.000.0000 đến 5.000.000 VNĐ (Tùy vào kênh báo khác nhau) |
Giai đoạn: Trong sự kiện | |||
| Livestream sự kiện trực tiếp | Facebook, Tiktok | Trong suốt sự kiện diễn ra | – |
| Tổ chức những hoạt động tương tác | Tại sự kiện | Trong suốt sự kiện diễn ra | – |
Giai đoạn 3: Sau sự kiện | |||
| Tổng hợp các hình ảnh, video sau sự kiện | Mạng xã hội (facebook, instagram,…) | Từ 1 ngày đến 1 tuần sau sự kiện được diễn ra. | – |
| Gửi email cảm ơn khách mời tham dự | Email marketing | Từ 3 ngày đến 1 tuần sau sự kiện được diễn ra. | – |
Công cụ hỗ trợ truyền thông sự kiện
Dưới đây là bảng tổng hợp công cụ hỗ trợ truyền thông sự kiện mà bạn có thể tìm hiểu và tham khảo. Những công cụ hỗ trợ này có thể trở thành “trợ thủ đắc lực” cho bạn:
| Thể loại | Công cụ | Công dụng |
| Quản lý dự án | Asana Trello Basecamp | – Lên kế hoạch. – Theo dõi tiến độ. – Phân công công việc dễ dàng. – Cộng tác với thành viên hiệu quả. |
| Smartsheet Monday | Quản lý dự án linh hoạt bằng cách tạo biểu đồ, bảng tính, báo cáo một cách chi tiết. | |
| Thiết kế | Canva Adobe photoshop illustrator | Tạo các ấn phẩm truyền thông như banner, poster, video,… |
| Crello Visme | Sử dụng thiết kế trực tiếp từ các mẫu có sẵn. | |
| Quản lý nội dung | Google drive Dropbox | Lưu trữ, chia sẻ những hình ảnh, video,…. liên quan đến chương trình sự kiện. |
| ContentCal | Lên lịch đăng bài trên các nền tảng mạng xã hội tự động và linh hoạt. | |
| Phân tích | Google Analytics | Đo lường các website, blog sự kiện một cách hiệu quả. |
| Facebook insights, instagram insights,… | Đo lường lượt tương tác trên những nền tảng mạng xã hội. | |
| Google tag manager | Theo dõi chuyển đổi, hành vi của người dùng. | |
| Tạo sự kiện | Eventbrite Meetup | Tạo các sự kiện online, offline hay quản lý đăng ký và vé tham dự. |
| Landing page | Unbounce Leadpages | Tạo các landing page chuyên nghiệp, thu thập thông tin của khách hàng. |
| Email marketing | Mailchimp Constant contact | – Tạo, gửi các chiến dịch email marketing. – Xây dựng danh sách email. |
| ConvertKit | Tự động hóa các quy trình email marketing. | |
| Livestream sự kiện | Facebook live, youtube live, tiktok live,… | Phát trực tiếp sự kiện thông qua các kênh mạng xã hội toàn cầu. |
| Zoom, google meet | Các cuộc họp trực tuyến. | |
| Tạo video | Adobe premiere pro Animoto | Tạo các video sự kiện, highlight,… |
| InShot Capcut | Dễ dàng chỉnh sửa các video trên điện thoại một cách chính xác. | |
| Khảo sát | Google forms Typeform | Tạo các bảng khảo sát để thu thập các ý kiến phản hồi từ khách hàng. |
| Chatbot | ManyChat Chatfuel | Tạo chatbot trên các kênh mạng xã hội để bạn có thể tương tác với khách hàng một cách dễ dàng. |
Lợi ích của truyền thông hiệu quả trong sự kiện
Truyền thông sự kiện đóng vai trò quan trọng cho việc đảm bảo sự thành công của sự kiện. Khi truyền thông có kế hoạch và chuyên nghiệp, nó sẽ mang lại nhiều lợi ích đáng kể như:
- Giúp tiếp cận được một lượng đối tượng mục tiêu hiện tại và tiềm năng.
- Cải thiện hình ảnh thương hiệu tích cực, truyền tải thông điệp rõ ràng và tiềm năng.
- Khơi gợi sự tò mò, mong muốn sự tham gia sự kiện và thu hút được nhiều người quan tâm về chương trình sự kiện.
- Tạo cơ hội giao lưu, xây dựng một cộng đồng có cùng sở thích và thu thập những ý kiến phản hồi từ khách mời để cải thiện chương trình sự kiện lần sau.
- Đạt được mục tiêu kinh doanh, tăng doanh số cũng như tạo cơ hội hợp tác với những đối tác tiềm năng. Cải thiện số ROI thông qua đo lường từ các chỉ số KPI.
- Củng cố vị thế trên thị trường, khẳng định vị thế của thương hiệu thông qua việc tổ chức sự kiện.
- Thu hút sự quan tâm của truyền thông và công chúng.
Tìm hiểu thêm: Truyền thông sau sự kiện là gì?
Trên đây là bài viết về của VietPower Hướng dẫn lập kế hoạch truyền thông sự kiện từ A – Z. Hy vọng rằng, những thông tin trên sẽ giúp ích được cho bạn. Cảm ơn bạn đã dành thời gian quý báu của mình để theo dõi bài viết đến đây. Chúc bạn có một ngày vui vẻ!
Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện, team building. Hãy nhanh tay liên hệ với VietPower để được hỗ trợ, tư vấn miễn phí!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building. Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
