Tổ chức sự kiện du lịch chuyên nghiệp: Hướng dẫn từ A-Z

Tổ chức sự kiện du lịch là một trong những xu hướng phổ biến được nhiều quan tâm và tham gia. Nếu như bạn chưa biết cách tổ chức sao cho cuốn hút. Hãy tham khảo ngay bài viết tổ chức sự kiện du lịch chuyên nghiệp: Hướng dẫn từ A đến Z do VietPower chia sẻ ở dưới đây nhé!

Tổ chức sự kiện du lịch là gì?

Tổ chức sự kiện du lịch là hoạt động quy trình có quy mô và mục tiêu rõ ràng. Nhằm tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ cho du khách du lịch trong nước và quốc tế. Đây cũng được coi là cách hiệu quả để quảng bá hình ảnh, sản phẩm du lịch và giúp kích cầu cho ngành du lịch phát triển. Để tổ chức sự kiện du lịch, bạn cần phải lên ý tưởng, xây dựng kịch bản chi tiết, chuẩn bị các công tác hậu cần và những hạng mục công việc khác liên quan. Tùy vào loại hình sự kiện du lịch khác nhau mà ý nghĩa, thông điệp được truyền tải một cách dễ hiểu nhất đến cho khách hàng.

Thông thường, mục tiêu của việc tổ chức sự kiện du lịch sẽ tập trung ở các yếu tố như:

• Quảng bá hình ảnh địa điểm du lịch, nét đặc sắc về văn hóa, thiên nhiên, ẩm thực,….
• Tạo ra những trải nghiệm độc đáo, khuyến khích du lịch tạo sự thu hút cho du khách đến khám phá và tham quan các địa danh.
• Xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực cho doanh nghiệp, các tổ chức du lịch.
• Tạo cơ hội hợp tác với các doanh nghiệp trong ngành du lịch và các mối quan hệ kinh doanh.

Quy trình tổ chức sự kiện du lịch

Muốn tổ chức sự kiện du lịch chuyên nghiệp và thành công. Bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng từ quy trình tổ chức. Nếu như bạn vẫn còn chưa biết quy trình tổ chức sự kiện ra sao. Dưới đây là 9 bước quy trình tổ chức sự kiện du lịch tổng quan nhất để bạn có thể tham khảo thêm:

1. Xác định mục tiêu, đối tượng tham gia

Trước hết, bạn cần xác định mục tiêu chính của việc tổ chức sự kiện du lịch. Bạn mong muốn sự kiện này đạt được những điều gì? Ví dụ như quảng bá hình ảnh địa điểm du lịch hay tạo dựng hình ảnh thương hiệu, giá trị văn hóa cho công ty, doanh nghiệp. Để mục tiêu của bạn bám sát và hiệu quả hơn, bạn có thể nghiên cứu mô hình SMART để xác định mục tiêu một cách tốt nhất. Sau đó, hãy xác định đối tượng tham gia. Ai sẽ là nhóm đối tượng chính cho sự kiện du lịch này. Có thể là du khách nội địa hoặc quốc tế,….

2. Lựa chọn ý tưởng, chủ đề

Để sự kiện du lịch được tổ chức thành công, bạn cần lựa chọn những ý tưởng sáng tạo, độc đáo mang tính trải nghiệm cao để thu hút được nhiều sự chú ý. Bên cạnh đó, việc chọn chủ đề cũng cần phù hợp với mục tiêu, đối tượng. Điều này sẽ giúp tạo điểm nhấn cho sự kiện du lịch. Bạn có thể mang những chất liệu văn hóa đặc trưng của vùng miền để lồng ghép vào sự kiện mang tính chất du lịch này.

3. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức là công việc quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện du lịch. Vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của chương trình sự kiện. Do đó, hay chọn ngày đẹp, phù hợp với tệp khách mời và hơn hết tránh trùng các sự kiện lớn diễn ra cùng ngày. Còn về địa điểm, bạn cần chọn những nơi có không gian vừa đủ để chứa toàn bộ khách mời. Mang đến cho họ cảm giác thoải mái, thuận tiện di chuyển và đáp ứng những yêu cầu cơ bản về cơ sở vật chất tại địa điểm tổ chức.

4. Lập kế hoạch tổ chức chi tiết

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là yếu tố cần và quan trọng để bạn điều hành sự kiện một cách trơn tru, chuyên nghiệp. Một bản kế hoạch chi tiết sẽ có rất nhiều hạng mục. Tuy nhiên, bạn cần chú ý 3 hạng mục này nhất:

• Ngân sách tổ chức: Dự trù chi phí cho từng hạng mục, điều này sẽ giúp kiểm soát ngân sách một cách dễ dàng hơn.
• Lịch trình: Hãy lập một kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động. Đảm bảo rằng những hạng mục công việc được liên kết, logic với nhau.
• Danh sách khách mời: Xây dựng danh sách khách mời chi tiết, rõ ràng từ sớm. Điều này sẽ giúp bạn gửi lời mới sớm và khách mời của bạn có thể sắp xếp được thời gian tham gia.

5. Tìm đối tác, nhà tài trợ

Để sự kiện du lịch không đặt nặng vấn đề ngân sách, chi tiêu quá nhiều. Bạn có thể tìm các đối tác, nhà tài trợ để hỗ trợ chương trình. Đối với các nhà đối tác, bạn có thể tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ như âm thanh, ánh sáng, ẩm thực, trang trí không gian, sân khấu,… Tiếp theo, bạn có thể tìm kiếm các nhà tài trợ để hỗ trợ tài chính, chi phí hay các nguồn lực khác.

6. Quảng bá truyền thông

Tiếp theo bạn cần thực hiện các chiến dịch quảng bá truyền thống để sự kiện du lịch của mình có nhiều người biết đến hơn. Chính vì vậy bạn có thể sử dụng đa kênh truyền thông sau sự kiện. Ví dụ như mạng xã hội, báo chí, website,…. là những kênh phù hợp nhất hiện tại. Ngoài ra, bạn có thể hợp tác với các đơn vị du lịch, nhà hàng hay khách sạn để quảng bá sự kiện của mình một cách rộng rãi. 

Mời bạn đọc: Hướng dẫn lập kế hoạch truyền thông sự kiện từ A – Z

7. Quản lý đội ngũ nhân sự

Muốn thực hiện tổ chức sự kiện du lịch thành công. Điều lưu ý bạn nên cân nhắc là cần phải quản lý tốt đội ngũ nhân sự. Hãy sàng lọc và tuyển chọn đội ngũ nhân sự chạy sự kiện chuyên nghiệp, có chuyên môn. Từ đó phân chia công việc rõ ràng cho từng bộ phận, cá nhân. Họ sẽ có trách nhiệm thực hiện các công việc được giao và đảm bảo sự kiện du lịch sẽ diễn ra tốt đẹp.

8. Thực hiện chương trình sự kiện du lịch

Khi đến bước thực hiện chương trình, trước hết hãy đảm bảo buổi tổng duyệt được diễn ra thuận lợi. Việc này sẽ giúp bạn bao quát chương trình, tìm ra lỗ hổng để chỉnh sửa kịp thời. Trong quá trình diễn ra sự kiện, bạn cần giám sát chặt chẽ các hoạt động, hạng mục công việc được thực hiện. Ngoài ra cũng cần linh hoạt giải quyết các vấn đề nếu có sự cố phát sinh xảy ra.

9. Đánh giá sự kiện du lịch 

Hãy thu thập các dữ liệu, phản hồi hay khảo sát từ khách hàng. Sau đó, đánh giá và đo lường hiệu quả so với mục tiêu đề ra trong chương trình. Qua đó bạn mới có thể rút ra được kinh nghiệm, những gì làm tốt và những gì làm chưa tốt để khắc phục cho các sự kiện sau này.

Các loại hình sự kiện du lịch phổ biến

Các sự kiện du lịch không chỉ đơn thuần là buổi lễ, sự kiện thông thường. Nó còn là trải nghiệm về văn hoá, xã hội,…. để thu hút khách du lịch. Do đó có rất nhiều loại hình sự kiện mà bạn có thể tham khảo, lựa chọn tổ chức. Dưới đây là một vài loại hình sự kiện du lịch phổ biến mà bạn có thể tham khảo:

1. Sự kiện du lịch truyền thống

• Sự kiện về các lễ hội dân gian: Sự kiện, lễ hội mang tính đặc trưng của mỗi vùng miền. Nó có thể gắn liền với lịch sử. Ví dụ như lễ hội chùa Hương, lễ hội Huế.
• Sự kiện lễ hội ẩm thực: Tập trung vào các ẩm thực, đồ ăn đặc sản. Bạn có thể tổ chức hoạt động cuộc thi nấu ăn.
• Sự kiện du lịch triển lãm: Triển lãm về tranh, điêu khắc,…. các hoạ tiết về đặc điểm vùng miền khác nhau. 

2. Sự kiện du lịch kết hợp

• Sự kiện du lịch kết hợp team building: Vừa giúp mọi người được nghỉ dưỡng, vừa được tham gia các hoạt động gắn kết tình thần đồng đội của team building hấp dẫn.
• Sự kiện du lịch kết hợp lễ hội âm nhạc: Bạn có thể tham gia các show âm nhạc kết hợp tour du lịch. Đây có thể là loại hình mới nhưng đang dần được phổ biến vì tính tiện lợi có một không hai của loại hình này.

3. Sự kiện du lịch văn hoá

• Triển lãm văn hoá: Sự kiện tập trung vào con người, văn hoá, lịch sử về con người của một vùng đất. 
• Sự kiện du lịch nghệ thuật đương đại: Trưng bày các biểu tượng nghệ thuật của đường phố mỗi nơi. 

4. Sự kiện du lịch hợp nhất

• Du lịch trải nghiệm: Tham gia vào các hoạt động tại chính địa phương bạn đi du lịch, học hỏi thêm nhiều kỹ năng bổ ích cho bản thân.
• Du lịch mạo hiểm cho những người ưa khám phá, thực hiện các thử thách khó nhằn.
• Du lịch nghỉ dưỡng.

5. Sự kiện du lịch đặc thù

• Du lịch tâm linh, thăm quan các nơi linh thiêng như chùa, miếu, đền.
• Du lịch sinh thái khám phá thiên nhiên.
• Du lịch nông nghiệp, khám phá cuộc sống nông dân.

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện du lịch

Để tổ chức sự kiện du lịch một cách chuyên nghiệp và thành công sao cho kỹ lưỡng nhất. Dưới đây là một vài lưu ý khi bạn tổ chức sự kiện du lịch:

• Lên kế hoạch tổ chức các chi tiết, rõ ràng và luôn linh hoạt tạo kế hoạch dự phòng để giải quyết các vấn đề nếu có phát sinh xảy ra. 
• Tìm hiểu các nét văn hoá tại địa phương, nơi diễn ra sự kiện để tránh những sai sót đáng tiếc có thể xảy ra. 
• Chọn địa điểm tổ chức sự kiện du lịch phù hợp với quy mô, thuận lợi cho việc tổ chức cũng như khách mời di chuyển.
• Quảng bá, truyền thông một cách hiệu quả. Từ đó, thu hút du khách hay khách mời tham gia dễ dàng hơn.
• Quản lý ngân sách chặt chẽ, phân bổ ngân sách cho từng hạng mục. Tránh làm hao tổn ngân sách vào những mục không cần thiết.
• Đảm bảo công tác an toàn, an ninh và chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm (nếu có).
• Tuân thủ các điều kiện của pháp luật khi tổ chức sự kiện du lịch.
• Chăm sóc khách hàng một cách chu đáo, nhanh chóng giải quyết các vấn đề cho khách hàng.

Xu hướng tổ chức sự kiện du lịch hiện nay

Để giúp bạn nắm trọn xu hướng tổ chức sự kiện du lịch hiện nay. Hãy cùng VietPower tham khảo một vào xu hướng nổi bật khi tổ chức sự kiện du lịch hiện nay nhé:

1. Tăng tính trải nghiệm cho sự kiện

• Du lịch trải nghiệm: Tập trung tạo ra nhiều hoạt động trải nghiệm cho du khách. Ví dụ như khám phá địa điểm du lịch mà ít người biết đến,….
• Kết hợp team building, tăng tính xây dựng đoàn kết cho đội nhóm.
• Tổ chức tour du lịch ẩm thực, khám phá các món ăn của địa phương.

2. Sự kiện du lịch áp dụng công nghệ

• Sử dụng công nghệ như AR, VR,… để tăng những trải nghiệm độc đáo cho du khách tham gia sự kiện.
• Tích hợp các ứng dụng điện thoại để hỗ trợ người tham gia sự kiện một cách thuận lợi.

3. Sự kiện du lịch có tính cá nhân hoá

• Tạo ra các gói dịch vụ, hoạt động phù hợp. Điều này giúp bám sát vào nhu cầu, sở thích của khách hàng.
• Cá nhân hóa trải nghiệm khi tham gia sự kiện, tạo kỷ niệm đáng nhớ.

4. Sự kiện kết hợp

• Kết hợp với nhiều yếu tố như văn hoá, ẩm thực, thể thao, nghệ thuật,… để tạo ra một chương trình sự kiện du lịch độc đáo và cuốn hút người tham gia.
• Hợp tác với nhiều đối tác doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn tổ chức được các sự kiện cho quy mô lớn và chuyên nghiệp hơn.

Vừa rồi là bài viết về tổ chức sự kiện du lịch chuyên nghiệp: Hướng dẫn từ A đến Z do VietPower chia sẻ tới bạn. Mong rằng, những thông tin vừa rồi đã giúp ích đến bạn. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết đến đây. Chúc bạn có một ngày tốt lành!

Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ với VietPower để được hỗ trợ tư vấn 24/7.

Xem thêm: Top 10 công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội chuyên nghiệp nhất

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.