Quy trình 10 bước tổ chức họp lớp chuyên nghiệp nhất

Tổ chức họp lớp là một sự kiện thường nên đáng mong đợi, khi những người học cùng nhau trải qua thời học sinh, sinh viên có dịp sum vầy. Đây là cơ hội quý giá để bạn bè tái ngộ, duy trì tình bạn, trao đổi về cuộc sống và sức khỏe. Cùng nhau lắng nghe những câu chuyện mới nhất về nhau và ôn lại những kỷ niệm đẹp ngày xưa, khi còn trẻ trung. Tại buổi gặp mặt này, có thể tổ chức những hoạt động thú vị hoặc thậm chí một chuyến đi chơi, dã ngoại. Qua bài viết, VietPower xin gửi tới bạn quy trình tổ chức buổi họp lớp chuyên nghiệp nhất. 

Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Lợi ích của việc tổ chức họp lớp

Tổ chức họp lớp không chỉ đơn giản là một sự kiện gặp mặt mà còn mang nhiều ý nghĩa tinh thần và giá trị kỷ niệm, tạo nên những kết nối đáng giá trong suốt cuộc đời.

1. Gắn kết tình bạn

Trong cuộc sống hiện nay, đối diện với cuộc sống bận rộn, những người bạn từng cùng nhau trải qua những kỉ niệm đáng nhớ thường xa cách nhau. Tuy nhiên, khi họp lớp được tổ chức, những khoảnh khắc lại ùa về và cảm giác được của những năm tháng học sinh, sinh viên sẽ trở nên sống động hơn bao giờ hết. Điều này giúp tạo nên một không gian đặc biệt để mọi người cùng nhau chia sẻ, kể lại những câu chuyện hài hước và tình bạn thời học trò. Bên cạnh đó, đây là dịp để những bạn bè xa nhau có dịp đoàn tụ ngồi lại chia sẻ câu chuyện và gắn kết hơn. 

2. Tạo cơ hội gặp lại bạn bè

Sau khi tốt nghiệp, nhiều người đã phải rời xa những người thân, gia đình và bạn bè để theo đuổi công việc hoặc học tập ở nơi xa. Điều này dẫn đến việc không liên hệ thường xuyên với nhau và họp lớp đóng vai trò quan trọng trong việc khơi dậy những tình bạn đáng quý và gắn kết lại những mối quan hệ thời học sinh, sinh viên. Khi bạn cùng nhau quay trở lại trong buổi họp lớp, không chỉ có cơ hội để trò chuyện và tâm sự với bạn bè. 

3. Kết nối mạng lưới xã hội

Trong buổi họp lớp, bạn sẽ có cơ hội gặp gỡ những người bạn cũ đang có sự nghiệp phát triển và công việc ổn định. Họ có thể là người thành công trong lĩnh vực của họ và sở hữu những kinh nghiệm nhất định. Những câu chuyện thành công của họ không chỉ truyền cảm hứng mà còn để lại bài học quý giá cho bạn. Họ có thể chia sẻ những kinh nghiệm trong sự nghiệp, đưa ra lời khuyên và hỗ trợ bạn xây dựng và phát triển sự nghiệp riêng mình.

Bên cạnh đó, buổi gặp mặt này cũng có người làm việc trong cùng lĩnh vực hoặc ngành nghề. Điều này mở rộng mạng lưới công việc của bạn và mang lại cơ hội hợp tác trong tương lai. Ngoài ra đây còn là cơ hội để bạn tiếp cận những thông tin mới nhất trong lĩnh vực, cũng như cơ hội tham gia vào các dự án và hoạt động chung. 

4. Cập nhật tình hình

Sau một khoảng thời gian xa cách, mỗi người trong nhóm đều có những trải nghiệm riêng, với cuộc sống và công việc của mình. Khi gặp lại nhau, mọi người có cơ hội chia sẻ những điều xảy ra trong cuộc sống của họ và lắng nghe những điều mới mẻ của nhau. Mỗi  người đều đi qua những cột mốc quan trọng trong cuộc sống và sự nghiệp và thông qua buổi họp lớp có thể chia đến với người khác và cổ vũ họ.

Những thành tựu và thành công của bạn bè trở thành nguồn cảm hứng cho thành viên có mặt tại buổi ngày hôm đó. Ngoài ra, đây cũng là thời điểm tốt để xem xét và nhân nhắc về những thay đổi trong cuộc sống. Có thể một số người đã thay đổi bản thân mình từ sở thích, mục tiêu hay lựa chọn ngành nghề. Tại đây sẽ tạo cơ hội để cùng nhau chia sẻ những suy nghĩ và kế hoạch tương lai của mỗi người. Đồng thời có cơ hội hỗ trợ và gợi ý về những bước tiếp theo trong cuộc sống. 

5. Tạo niềm vui và thư giãn

Trong buổi họp lớp, những người bạn cũ đã từng chia sẻ những kỷ niệm và khoảng thời gian đáng nhớ cùng nhau. Khi gặp nhau, câu chuyện hài hước và kỷ niệm vui tươi lại ùa về. Qua đó, giúp tạo ra bầu không khí vui vẻ và cảm giác thoải mái trong nhóm, giúp mọi người cảm thấy thư giãn và tận hưởng cùng nhau.

Bên cạnh còn có cơ hội tham gia vào các hoạt động thú vị và vui nhộn. Các trò chơi, hoạt động nhóm khác nhau tạo niềm vui và sự hứng thú cho mọi người. Không chỉ có những hoạt động chung, những cuộc trò chuyện và tâm sự với bạn bè cũng là giây phút thư giãn. Cùng nhau thảo luận về cuộc sống hiện tại, những mục tiêu và ước mơ, hay đơn giản là chỉ là trò chuyện vui vẻ. 

6. Gợi nhớ kỷ niệm thời học sinh, sinh viên

Mỗi cuộc họp lớp là một hành trình quay trở về tuổi trẻ, khi cảm giác hồi tưởng bùng cháy trong mỗi con người. Khi nhìn vào những gương mặt thân quen, chúng ta sẽ nhận ra sự thay đổi trong cách suy nghĩ, hành động và trưởng thành của mỗi cá nhân. Những câu chuyện dở khóc dở cười, những trò đùa và tiết mục dở hơi một thời khiến chúng ta cười thả ga. Và thấu hiểu rằng, thời gian trôi qua không mai phờ tình cảm bạn bè, mà ngược lại còn làm tăng thêm giá trị về tình bạn ấy. 

Xem chi tiết: Lên kế hoạch họp lớp chi tiết từ A – Z

Quy trình 10 bước tổ chức họp lớp

Thông thường, phụ thuộc vào từng nhóm bạn bè sẽ có cách thức tổ chức họp lớp khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản phải theo trình tự đầy đủ để tạo ra buổi họp lớp thật chất lượng. Sau đây, VietPower xin gửi tới bạn quy trình tổ chức họp lớp chuẩn nhất:

1. Thành lập ban tổ chức

Công việc bầu ban tổ chức là bước quan trọng đầu tiên và có ý nghĩa đặc biệt trong tổ chức họp lớp. Ban tổ chức sẽ đảm nhiệm lên kế hoạch chi tiết cho buổi họp, bao gồm chương trình, thời gian và địa điểm diễn ra. Họ sẽ phải xây dựng nội dung hấp dẫn và phù hợp, nhằm gợi nhớ kỷ niệm và tạo sự gắn kết giữa các thành viên. Ngoài ra, ban tổ chức cũng phải chịu trách nhiệm về hậu cần, bao gồm việc tìm kiếm nhà tài trợ, quản lý ngân quỹ và thiết lập các hoạt động liên quan.

Một vai trò quan trọng khác của ban tổ chức là liên lạc và giao tiếp với các thành viên. Họ phải đảm bảo rằng thông tin về buổi họp lớp được thông báo một cách chính xác và đầy đủ, để tất cả thành viên đều có thể tham gia. Để đảm nhận tốt vai trò này, họ cần có tinh thần cầu tiến, sáng tạo và khả năng quản lý tốt. 

2. Lập danh sách thành viên tham gia

Để lập danh sách các thành viên tham gia, ban tổ chức cần phải tiến hành liên hệ và thu thập thông tin từ các thành viên lớp. Hiện nay, với tốc độ phát triển nhanh việc thu thập thông tin trở nên dễ dàng hơn, có thể liên hệ qua facebook, các cuộc gọi,…. để thu thập đầy đủ thông về các thành viên đó.

Việc lập danh sách cũng giúp ban tổ chức nắm bắt được số lượng thành viên và nơi ở hiện tại, xem ai ở xa và không thể đến được sự kiện. Điều này sẽ hỗ trợ cho việc kiểm soát tốt ngân sách, tránh lãng phí và điều chỉnh các hoạt động. Bên cạnh cũng giúp xác định thời gian gửi thiệp mời tham gia sớm để họ thu xếp công việc sớm và có thời gian tham gia. 

Ngoài danh sách thành viên, việc tính số giáo viên cần mời cũng là một yếu tố không thể bỏ qua. Giáo viên đóng vai trò quan trọng trong sự trưởng thành của chúng ta và việc mời họ tham gia sẽ mang ý nghĩa sâu sắc. Ban tổ chức cần xác định và liên hệ với giáo viên một các chu đáo để đảm bảo họ có thể tham. 

3. Xác định thời gian và địa điểm

Đây là công việc quan trọng trong quá trình lên kế hoạch tổ chức họp lớp. Để đảm bảo số lượng thành viên tham gia đông đủ nhất, nên xem xét và chọn lựa thời gian phù hợp. Công việc này phụ thuộc vào lịch trình của mỗi thành viên tham gia. Nên lưu ý các dịp lễ, kỳ nghỉ và các sự kiện khác có thể làm ảnh hưởng đến sự tham gia của các thành viên. Một lựa chọn thông minh là chọn khoảng thời gian mọi người được nghỉ dài khoảng 2-5 ngày, như các ngày cuối tuần hoặc ngày nghỉ lễ kéo dài. Điều này giúp đảm bảo mọi người có thời gian rảnh để tham gia và không gặp khó khăn trong việc sắp xếp lịch trình.

Ngoài ra, cũng có thể lựa chọn thời điểm vào các dịp kỷ niệm như ngày thành lập trường, ngày thành lập khoa và các dịp kỷ niệm khác liên quan đến học tập. Bằng cách này, mọi người cũng có thể sắp xếp thời gian tham gia một thể. 

Xem thêm: Top 30 địa điểm tổ chức họp lớp tại Hà Nội chất lượng

4. Dự kiến ngân sách tổ chức

Dự kiến ngân sách tổ chức là một bước quan trọng giúp đảm bảo sự kiện họp lớp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Ngân sách cần phải xác định trước và phân chia rõ ràng cho các hoạt động và chi tiêu trong buổi lễ gặp mặt. Để lập dự kiến ngân sách, ban tổ chức cần xem xét các chi phí cơ bản như: 

• Chi phí đặt chỗ và địa điểm tổ chức: Bao gồm tiền thuê không gian, phòng họp, nhà hàng hoặc các cơ sở tổ chức sự kiện. 
• Chi phí thiết kế, in ấn và thiệp mời: Bao gồm tiền in, tiền thiết kế nội dung
• Chi phí đồng phục và phụ kiện: Tiền sản xuất áo đồng phục, phụ kiện liên quan đến chủ đề sự kiện.
• Chi phí ẩm thực và thức uống: Chi phí đặt tiệc và tiền dịch vụ
• Chi phí trang trí, âm thanh và ánh sáng tại địa điểm tổ chức
• Chi phí quà tặng

Ngoài ra, ban tổ chức cần dự trù một khoảng tiền dự phòng để đối phó với các tình huống bất ngờ không lường trước.

5. Phân công công việc 

Có thể chia thành 3 nhóm phụ trách công việc chính như sau:

• Nhóm lên ý tưởng: Nhóm này có nhiệm vụ tạo ra các ý tưởng sáng tạo và phù hợp, Họ sẽ thống nhất chủ đề, lên kế hoạch hoạt động và đề xuất các hoạt động.
• Nhóm hậu cần: Nhóm này chịu trách nhiệm về các công việc hậu cần và tổ chức sự kiện. Điều này bao gồm đặt đõ và thuê địa điểm tổ chức. Chuẩn bị và trang trí không gian đó, đồng phục, quà tặng, đặt tiệc ăn uống. 
• Nhóm điều hành: Nhóm này nhiệm vụ điều phối và điều hành hoạt động trong suốt buổi họp lớp. Chịu trách nhiệm điều phối lịch trình, đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng theo kế hoạch.

Qua việc phân công theo nhóm, ban tổ chức có thể tận dụng tối đa tài năng và năng lực của mỗi thành viên. Đảm bảo mọi khâu của buổi họp lớp được triển khai một cách chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả cao.

6. Lên ý tưởng và chủ đề họp lớp

Sau khi đã bầu được ban tổ chức, việc lên ý tưởng và chủ đề cho sự kiện họp lớp là công việc tiếp theo để tạo ra một buổi gặp mặt đầy ý nghĩa. Có nhiều cách để tạo ra các ý tưởng và chủ đề thú vị phù hợp với lớp. Có thể lựa chọn các chủ đề liên quan đến kỷ niệm lớp. Có thể dựa vào những sự kiện đặc biệt trước đây, như kỷ niệm 5 năm, 10 năm hay thậm chí 20 năm để làm chủ đề. Điều này giúp các thành viên hồi tưởng và ôn lại những kỷ niệm đáng nhớ, gắn kết tình cảm bạn bè năm xưa.

Bên cạnh đó, cũng có thể lựa chọn các chủ đề khác như liên quan đến thầy cô, trường lớp… Đây là cách tri ân và tưởng nhớ những người đã dành tâm huyết dạy dỗ, đồng hành cùng mọi người trong quãng thời gian dài. Ngoài ra, để tăng thêm sự kết nối với các thành viên có thể thiết kế áo đồng phục và slogan thể hiện lên chủ đề của sự kiện này. Đây là một ý tưởng tuyệt vời và giúp tăng tinh thần đoàn kết, tự hào khi tham dự buổi họp lớp.

Tham khảo: Top 15 ý tưởng tổ chức sự kiện ấn tượng đột phá mới 2024

7. Xây dựng kịch bản 

Một sự kiện có diễn ra thành công hay không đều phụ thuộc vào một kịch bản. Nếu kịch bản không chất lượng ảnh hưởng đến công tác tổ chức và để lại ấn tượng không tốt với người tham gia. Vì vậy, với tổ chức buổi họp lớp cũng vậy, cần phải có bản kế hoạch chuyên nghiệp và hấp dẫn người tham dự:

7.1. Chuẩn bị chương trình

Bao gồm các hoạt động trang trí địa điểm tổ chức như trang trí sân khấu, treo banner, băng rôn, khẩu hiệu và hình ảnh gợi nhớ về thời học sinh, sinh viên. Kiểm tra hệ thống âm thanh xem có đảm bảo chất lượng chưa. Tiến hành sắp xếp bàn ghế, bố trí các loại đồ ăn nhẹ, nước uống. Kiểm tra lại các đạo cụ cho các hoạt động. 

7.2. Diễn biến chính

Đầu tiên sẽ về trường cũ thăm lại ngôi trường đã từng học và các thầy cô nơi đây cùng nhau ôn lại kỷ niệm. Sau đó di chuyển đến địa điểm tổ chức để tham gia vào buổi gặp mặt. Tiến hành triển khai chương trình: MC hoặc đại diện thành viên lớp phát biểu lý do, gửi lời cảm ơn đến tất cả mọi người tham gia sự kiện này.

Tiếp theo, mọi người cùng nhau xem lại video, hình ảnh thời còn ngồi trên ghế nhà trường và những khoảnh khắc đáng nhớ của các thành viên. Đây là hoạt động gợi nhớ về các kỷ niệm và thúc đẩy bầu không khí. Sau đó mọi người cùng nhau thưởng thức bữa tiệc, nhâm nhi đồ uống và tâm sự câu chuyện sau một quãng thời gian xa cách. Sau đó cùng nhau tham gia vào các trò chơi vui nhộn, mang tính giải trí. 

7.3. Kết thúc

Sau khi mà mọi người tham gia các trò chơi và nhận được những phần quà tặng đến với tất cả mọi người. Đây là lúc từng thành viên phát biểu cảm nhận, những suy nghĩ của mình về buổi ngày hôm nay. Bên cạnh đó, mọi người có thể cùng nhau đồng ca hát cả bài hát để gắn kết thêm mọi người. Cuối cùng kết thúc chương trình, gửi lời chào tạm biệt và hẹn gặp lại mọi người trong các sự kiện tiếp theo.

Kịch bản trên cung cấp một cái nhìn tổng quan về diễn biến buổi họp lớp. Tuy nhiên, ban tổ chức cần linh hoạt và kịch tính với mọi tình huống để tạo ra một buổi gặp mặt đáng nhớ và ý nghĩa. Nếu bạn chưa xây dựng được kịch bản chi tiết hãy liên hệ ngay với VietPower để được cung cấp kịch bản phù hợp nhất với mục tiêu của bạn. 

Tham khảo: 6 Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện độc đáo mới lạ nhất 2024

8. Thông báo 

Đây là bước gửi thông báo tới các thành viên để biết về sự kiện họp lớp. Có thể thiết kế thiệp mời rồi gửi tới tất cả thành viên trong lớp. Tuy nhiên, hình thức này khá tốn kém, không phù hợp với ngân sách ít. Các thể thiết kế thiệp mời online chung rồi gửi qua internet, mạng xã hội của tất cả thành viên để họ biết và sắp xếp lịch trình tham gia sự kiện. Các này thì tiết kiệm được một khoản chi phí và giúp phân bổ ngân sách hợp lý hơn.

Ngoài ra có thể sử dụng hình thức gọi điện trực tiếp để thông báo về buổi họp lớp để tránh một số thành viên họ quên cập nhật thông tin ở các trang mạng xã hội. Sẽ đảm bảo được tất các thành viên đều nhận được thông tin và không bị bỏ sót ai. Qua đó các thành viên có thể xác nhận tham gia được hay không với ban tổ chức, để họ biết và sắp xếp hợp lý. 

9. Chuẩn bị cho sự kiện

Sau khi xác nhận được số lượng thành viên tham gia, tiến hành đặt địa điểm và đặt tiệc cho buổi họp lớp. Đội ngũ hậu cần tiến hành tạo vật dụng trang trí để trang trí không gian và kiểm tra hệ thống âm thanh địa điểm đó đã đạt yêu cầu hay chưa. Cùng với đó tiến hành in ấn áo đồng phục để phát cho mọi người. Sau khi trang trí xong kiểm tra lại một thể xem có đạt yêu cầu chưa và chỉnh sửa và bổ sung sao cho hợp lý nhất. Đảm bảo sự chỉn chu để mọi người tham gia một cách thoải mái nhất. 

Xem thêm: Tổ chức sự kiện cần những gì? Gồm công việc gì?

10. Tận hưởng buổi họp lớp

Sau khi đã chuẩn ổn thỏa tất cả mọi thứ và chờ mọi người có mặt đông đủ và bắt đầu triển khai sự kiện. bên cạnh đó, cần phải có phương án dự phòng để đảm bảo cho các rủi ro không gây ảnh hưởng đến buổi họp lớp này, Đây là lúc mọi người đoàn tụ lại chia sẻ câu chuyện trong những năm qua và lắng nghe câu chuyện của bạn bè. Và cùng nhau thưởng thức ẩm thực và các hoạt động vui nhộn của sự kiện. 

Bạn có biết: Tổng hợp 10+ bước lên kế hoạch tổ chức họp lớp chi tiết

Các hoạt động chương trình tổ chức họp lớp

Các hoạt động trong buổi họp lớp đòi hỏi tính tổ chức và tạo cơ hội để các thành viên gắn kết, thư giãn và ôn lại những kỷ niệm thời học sinh, sinh viên. Dưới đây là một số hoạt động có thể có trong chương trình họp lớp:

• Thăm trường và thầy cô giáo cũ: Đây là dịp tái hiện lại các kỷ niệm học sinh, sinh viên và thể hiện lòng biết ơn với các thầy cô đã dạy dỗ và hướng dẫn mình suốt năm tháng theo học tại đây. 
• Xem lại những kỷ niệm đáng nhớ của thời học trò: Đây là hoạt động đầy ý nghĩa giúp gợi nhớ về kỷ niệm mà có thể bị lãng quên hoặc phai mờ. Khi xem lại hình ảnh và video ấy các ký ức lại ùa về mang lại bầu không khí cho buổi họp lớp. 
• Dự tiệc: Cùng nhau chia sẻ vè những trải nghiệm của bản thân sau quãng thời gian xa cách và lắng nghe câu chuyện của người khác. Qua đó giúp kích thúc và gắn kết hơn trong buổi họp lớp.  
• Tham gia vào các trò chơi vui nhộn: Những trò chơi mang tính hài hước, gây tiếng cười cho mọi người chắc chắn là phương tiện gắn kết các thành viên lại với nhau một các nhanh nhất. 

Các chi phí tổ chức họp lớp

Để tổ chức một buổi họp lớp hiệu quả, cần thực hiện các bước chuẩn bị và tính kỹ lưỡng các chi phí liên quan. Đầu tiên, cần tham khảo proposal, đề xuất ý tưởng và quy mô của buổi họp lớp. Tiếp theo, tạo danh sách chi tiết về các hạng mục cần chuẩn bị, từ địa điểm, trang trí không gian, thiết bị âm thanh, ánh sáng, ẩm thực,… Nên dự trù một khoản tiền dự phòng, thông thường sẽ khoảng 5 – 10% tổng ngân sách, để khắc phục những sự cố. 

Tham khảo thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất tại Hà Nội

Trên đây là bài viết cung cấp thông tin chi tiết về các bước tổ chức buổi họp lớp thành công nhất. VietPower hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn và giúp bạn hiểu rõ hơn về công tác chuẩn bị cho buổi họp lớp.

Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị sự kiện chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong việc tổ chức họp lớp thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Đội ngũ nhân viên VietPower sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho bạn 24/7. 

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.