Tổ chức Họp Báo là gì? Quy trình tổ chức Họp Báo chuyên nghiệp

Tổ chức họp báo là phương thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để kết nối với truyền thông và cộng đồng với nhiều mục đích khác nhau. Ngày nay phương thức này không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp, cá nhân nhằm tuyên bố, đem đến những thông tin quan trọng của doanh nghiệp, cá nhân đó. Vậy làm sao để tổ chức họp báo chuyên nghiệp? Hãy theo dõi bài viết dưới đây, VietPower sẽ chia sẻ quy trình tổ chức Họp Báo chuyên nghiệp nhất. 

Tổ chức Họp Báo là gì?

Tổ chức họp báo có tên gọi tiếng anh là Press conferences, là phương thức kết nối giữa truyền thông, cộng đồng và doanh nghiệp, cá nhân.

Người điều hành hoặc người lãnh đạo công ty thường sẽ dẫn dắt cuộc họp báo hoặc một nhân viên phụ trách liên lạc với báo chí, truyền thông. Với các nguồn lực hạn chế, đặc biệt là trong giai đoạn lợi nhuận hàng quý hoặc hàng năm, có thể khó thu hút sự chú ý lớn của truyền thông, trừ khi một công ty có một thông cáo thực sự đặc biệt hoặc đáng đưa lên mặt báo.

Các cuộc họp báo được tổ chức bởi các tập đoàn và các doanh nghiệp, chính trị gia và các quan chức chính phủ khác. 

Vai trò của việc tổ chức Họp Báo sự kiện

Chiến dịch marketing hiệu quả: Bất kỳ một event nào đó đều có thể trở thành 1 phương tiện truyền thông tốt, đây được coi là chiến dịch marketing hiệu quả cho các sản phẩm và thương hiệu công ty. Ngày nay với sự hiện diện của báo chí và các phương tiện thông tin đại chúng thì điều này càng hiệu quả cao hơn nữa. Giúp rút ngắn và tiếp cận dễ hơn khoảng cách giữa sản phẩm của doanh nghiệp với người tiêu dùng.

Tăng sự tin tưởng và uy tín đối với khách hàng: Báo chí, truyền thông là một phương tiện thông tin đại chúng rộng rãi được quản lý bởi các cơ quan đoàn thể, chính vì vậy việc thông tin và sản phẩm của doanh nghiệp được đăng tải trên báo chí sẽ tạo sự uy tín và tin cậy trong mắt khách hàng.

Tiếp cận gần hơn tới khách hàng tiềm năng: Qua buổi họp báo thu hút sự chú ý của công chúng, sẽ tạo cơ hội tiếp cận gần hơn tới khách hàng, thu hút sự chú ý là dịp để các đối tác biết đến và hiểu rõ hơn về sản phẩm và thương hiệu của phía doanh nghiệp.

Tạo hiệu ứng lan truyền trên mạng xã hội: Thời đại công nghệ 4.0 giúp thông tin sự kiện của doanh nghiệp được phủ sóng rộng rãi qua các trang mạng xã hội. Từ đó công chúng dễ dàng tiếp cận và cập nhật thông tin nhanh chóng.

Xem thêm: Top 7 kỹ năng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà bạn nên biết

Lựa chọn địa điểm tổ chức Họp Báo phù hợp

Dù bất cứ event quan trọng nào đều cần có không gian được lựa chọn kỹ lưỡng và sắp xếp phù hợp, tạo ấn tượng sâu sắc cho người tham dự. Chính vì vậy, để chọn được vị trí ưng ý, bạn cần dựa theo những tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo đã được VietPower soạn ra. Hãy theo dõi những tiêu chí này nhé!

1. Vị trí di chuyển thuận lợi

Xét đến tiêu chí này, hãy đảm bảo xem xét khoảng cách địa lý của những người tham dự từ địa điểm đó. Nếu khách không thể đi đến địa điểm họp báo dễ dàng thì sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp. Hãy chọn địa điểm ngay trung tâm thành phố, gần các cơ quan, thuận tiện đi lại. hư vậy vừa tạo được thiện cảm với khách mà còn có thể tạo ấn tượng cho kế hoạch hợp tác sau này. Trước khi hoàn tất việc chọn địa điểm thì bạn cần hiểu rõ tình hình giao thông di chuyển cũng như đường đi tới sự kiện ra sao. Với điều này sẽ giúp bạn dễ dàng cân nhắc giữa các địa điểm khác nhau.

2. Bãi đỗ xe

Phần lớn khách tham dự sẽ chọn phương tiện di chuyển là xe ô tô cá nhân hoặc xe cơ quan chính vì vậy địa điểm họp báo cần có dịch vụ gửi xe hộ hoặc bãi đỗ xe sẽ tạo được thiện cảm hơn với khách hàng. Do đó,. Tiêu chí lựa chọn này bạn cũng nên cân nhắc và quan tâm.

3. Sức chứa của không gian

Dựa vào danh sách khách mời tham dự và con số dự trù để chọn địa điểm có sức chứa phù hợp. Như vậy bạn có thể dễ dàng xác định được không gian cần rộng bao nhiêu và cần số lượng bàn ghế ra sao cũng như không gian trưng bày sản phẩm phù hợp, gây ấn tượng cho khách mời.

4. Bố trí và sắp xếp không gian

Tùy vào mục đích của buổi họp báo để bố trí không gian hợp lý. Bạn cần lên ý tưởng sắp xếp chỗ ngồi khách mời, nhân vật chính hay lên phát biểu cần được sắp xếp chỗ để dễ dàng di chuyển. Bố trí khu vực check in chụp ảnh, background họp báo,… một cách hợp lý sao cho toát lên sự sang trọng và chuyên nghiệp, gây ấn tượng cho người tham dự.

5. Mục đích buổi họp báo

Đây sẽ là tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện họp báo. Mỗi một sự kiện sẽ có mục đích và thông điệp cần truyền tải cho khách mời. Và ban tổ chức luôn phải đảm bảo những ai tham dự đều nắm rõ thông điệp ấy thông qua cách trang trí và sự thể hiện nội dung chủ đề xuyên suốt sự kiện. Bạn hãy trình bày mục đích của sự kiện cho bên cho thuê địa điểm tổ chức và họ có thể cung cấp các hội trường đúng theo yêu cầu đặt ra. 

Tham khảo: 10 địa điểm tổ chức họp báo tại Hà Nội

Quy trình tổ chức Họp Báo chuyên nghiệp

Để có được một cuộc họp báo thành công tốt đẹp cũng như thu hút được sự quan tâm của truyền thông báo chú và khách hàng, đối tác, doanh nghiệp cần lên kế hoạch chuẩn bị buổi họp báo một cách chuyên nghiệp và bài bản. Vậy cần chuẩn bị những gì trước buổi họp báo?

1. Chuẩn bị kế hoạch chi tiết

Đây là bước đầu tiên và rất quan trọng, bạn cần lên kế hoạch chi tiết cho các cuộc họp báo là điều đầu tiên mà chúng ta phải có. Ở khâu này thì nhân viên thuộc ban tổ chức sẽ phải biết nắm rõ mục đích và đưa ra các ý tưởng nội dung cụ thể cho từng phần họp báo là gì?

Họp báo có diễn ra suôn sẻ và thành công hay không và cần chuẩn bị thế nào phụ thuộc hoàn toàn ở bước chuẩn bị này.

2. Nội dung họp báo

Một yếu tố quan trọng nữa mà bất cứ cuộc họp báo nào cũng cần có, ảnh hưởng tới sự thành bại của họp báo chính là nội dung tổ chức họp báo. Thông tin mà bạn nêu ra trong họp báo chính là điều mọi người quan tâm và thu hút truyền thông báo chí. Thông tin này sẽ được các nhà báo ghi lại và truyền tải tin báo chí tới cho công chúng. Do vậy, nếu họp báo thiếu thông tin cuốn hút, sự kiến vắng người tham dự, thông cáo báo chí thiếu sự chính xác thì khó có thể đáp ứng được mục tiêu đề ra của buổi họp báo.

3. Địa điểm tổ chức

Địa điểm họp báo ở đâu cũng là một yếu tố quan trọng làm nên thành công. Đây vấn đề đáng được lưu tâm. Một địa điểm phù hợp để tổ chức họp báo cần đáp ứng các yêu cầu về không gian chỗ ngồi để phóng viên và nhà báo tác nghiệp hay ánh sáng, âm thanh để quay phim, chụp ảnh …

4. Danh sách khách mời

Công đoạn tiếp theo cần thực hiện chính là việc lên danh sách khách mời của họp báo tham dự trong họp báo. Lượng khách mời, phóng viên, báo chí cần được ban tổ chức tính toán kỹ để phù hợp với tính chất và quy mô của sự kiện.

5. Tài liệu họp báo

Muốn khách mời và phóng viên, nhà báo nắm bắt sơ bộ các thông tin về sự kiện, tra cứu thông tin thì ban tổ chức cần cung cấp các tài liệu đi kèm giới thiệu về sản phẩm, nhân vật chính, kế hoạch từng phần chương trình trong họp báo.

6. Trao đổi MC hoặc nhân vật chính 

Nhằm mục đích đảm bảo buổi họp báo diễn ra đúng kịch bản, kế hoạch thì nhân vật chính và MC nên tập trung vào các nội dung chính, trọng tâm của buổi họp. MC phải là người có khả năng giao tiếp, biết tạo bầu không khí thoải mái và nhanh nhẹn trong việc xử lý các vấn đề phát sinh.

7. Xin giấy phép tổ chức họp báo

Đây là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp và bài bản. Có rất nhiều sự kiện họp báo vì không xin giấy phép tổ chức mà dẫn tới phải hủy bỏ cả chương trình dù thời gian bắt đầu sự kiện đã đến sát nút.

Tất tần tật thông tin về xin giấy phép tổ chức sự kiện

8. Set up địa điểm và tổng duyệt

Trước, trong và sau khi sự kiện được diễn ra thì ban tổ chức cần kiểm tra kỹ về các khâu kỹ thuật, đón tiếp, an ninh cũng như kỹ năng ứng phó trong buổi họp báo. Khi phát hiện ra sự cố phải kịp thời sửa chữa, khắc phục và có biện pháp xử lý để không ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.

VietPower – Công ty tổ chức Họp Báo sự kiện chuyên nghiệp

Hiện nay, VietPower là đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ trọn gói tổ chức sự kiện, tổ chức họp báo chuyên nghiệp. Với đội ngũ nhân sự có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện, quy trình làm việc chuyên nghiệp, VietPower cam kết đem đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. 

VietPower tự tin là công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam mà bạn hoàn toàn có thể lựa chọn để tổ chức họp báo. Tại đây, chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói và chuyên nghiệp.

Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi đã làm việc trực tiếp với hơn 100 khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước, cam kết mang đến cho khách hàng dịch vụ sự kiện tốt nhất, chuyên nghiệp nhất và uy tín nhất.

Trên đây là một số thông tin về tổ chức họp báo và quy trình chi tiết để bạn có thể tham khảo xây dựng kế hoạch cho sự kiện họp báo sắp tới. Bạn đang tìm kiếm công ty tổ chức họp báo chuyên nghiệp?Liên hệ VietPower ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí và đặt lịch tổ chức sự kiện theo thông tin sau đây:

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.