Tất tần tật thông tin về xin giấy phép tổ chức sự kiện

Giấy phép tổ chức sự kiện là một hạng mục không thể thiếu nếu như bạn muốn tổ chức bất kỳ một sự kiện nào mang tính quy mô và tầm cỡ. Mặc dù chỉ mang tính chất hình thức nhưng nó lại ảnh hưởng rất lớn đến chương trình sự kiện của bạn, thậm chí có thể khiến chương trình bị chậm trễ hoặc hủy bỏ. Chính vì vậy những thông tin về việc xin giấy phép là cực kỳ cần thiết đối với các công ty, doanh nghiệp thường xuyên tổ chức sự kiện. Bài viết dưới đây VietPower sẽ chia sẻ đến bạn tất tần tật các thông tin về xin giấy phép tổ chức sự kiện, cùng tham khảo ngay bạn nhé!

Tại sao phải xin giấy phép tổ chức sự kiện

Đã bao giờ bạn tự hỏi tại sao phải xin giấy phép để tổ chức sự kiện hay chưa? Nhiều người cho rằng việc xin giấy phép tổ chức sự kiện khá phiền phức và rắc rồi, thế nhưng ít ai biết được những lý do đằng sau việc xin giấy phép tổ chức. Hãy cùng VietPower khám phá những lý do tại sao phải xin giấy phép tổ chức sự kiện bạn nhé!

1. Kiểm soát đám đông

Trước hết, việc xin giấy phép tổ chức là một cách để bạn, doanh nghiệp và đơn vị tổ chức thông báo tới các cấp chính quyền có liên quan về việc bạn sẽ tổ chức một sự kiện có sự tập trung của nhiều người. Điều này giúp các cấp chính quyền nằm được thông tin và dễ dàng kiểm soát đám đông trong trường hợp xảy ra những điều không mong muốn. Ngoài ra, đối với những sự kiện mang tính chất quan trọng, hay sự kiện trọng đại cần có thêm các nhân sự bảo an để chương trình được diễn ra một cách thuận tiện nhất.

2. Giảm thiểu các tranh chấp

Việc xin giấy phép cũng giúp bạn giảm thiểu được các tranh chấp không đáng có. Một số vấn đề tranh chấp bạn có thể gặp phải như: tranh chấp địa điểm tổ chức, dịch vụ tổ chức đi kèm,…

3. Được bảo vệ quyền lợi

Giấy phép tổ chức sự kiện có thể xem như một cam kết giúp bạn và chương trình của bạn có thể đảm bảo được diễn ra một cách trọn vẹn nhất. Bạn sẽ được đảm bảo các quyền lợi vốn có mà không lo lắng gặp phải những vấn đề từ ngoại cảnh.

Tham khảo: Bản kế hoạch tổ chức sự kiện từ A – Z giúp chương trình thành công

Các sự kiện cần phải xin giấy phép

Không phải bất cứ sự kiện nào cũng cần phải xin giấy phép. Tùy thuộc vào từng loại hình sự kiện và chương trình thì sẽ được yêu cầu các loại giấy phép khác nhau. Một số những sự kiện và chương trình cần phải xin giấy phép tổ chức khá phổ biến hiện nay đó chính là: các chương trình họp báo, các sự kiện biểu diễn thời trang, các cuộc thi về sắc đẹp, các chương trình ca nhạc quy mô hay các chương trình sự kiện quảng bá sản phẩm,…

Ngoài ra, các chương trình sự kiện mang tính chất cá nhân như: các bữa tiệc sinh nhật, tiệc thôi nôi, các buổi liên hoan, team building hay gala dinner,… thì sẽ không phải xin giấy phép. Các chương trình sự kiện mang tính chất nội bộ của doanh nghiệp, gia đình và không gây ảnh hưởng tới vấn đề an ninh, trật tự của công cộng thì không cần thiết phải xin giấy phép.

Các bước xin giấy phép tổ chức sự kiện

Nhắc đến việc xin giấy tờ nhiều người sẽ cảm thấy chán nản bởi sự phức tạp hay thậm chí là mất nhiều thời gian và công sức. Đối với những người lần đầu xin giấy phép tổ chức sự kiện chắc chắn sẽ không khỏi lúng túng bởi không biết nên bắt đầu từ đâu. Ngay sau đây VietPower sẽ giới thiệu đến bạn các bước xin giấy phép tổ chức cực kỳ đơn giản và đảm bảo thành công. Cùng tham khảo ngay nhé!

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Trước hết, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện theo quy định. Tùy thuộc vào từng loại hình sự kiện và sẽ yêu cầu những loại giấy tờ khác nhau. Một bộ hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức cơ bản sẽ cần những loại giấy tờ như sau:

• 01 đơn đề nghị cấp giấy phép tổ chức theo mẫu hoặc do doanh nghiệp soạn sẵn. Đối với những chương trình sự kiện miễn phí không mở bán vé cần ghi rõ trong đơn là “chương trình không mở bán vé”. Bên cạnh đó, đối với các chương trình có bán vé thì bạn cần nộp kèm theo mẫu vé sẽ bán.
• 02 bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty/ doanh nghiệp và đơn vị tổ chức (mỗi bên gửi hai bản)
• 01 bản hợp đồng được ký giữa đơn vị tổ chức và khách hàng
• 01 bản nội dung, kịch bản của chương trình sự kiện đã có chữ ký và đóng dấu đỏ của doanh nghiệp, đơn vị tổ chức.
• 01 bản giấy ủy quyền của công ty khách hàng dành cho đơn vị tổ chức (đối với những công ty/doanh nghiệp thuê đơn vị tổ chức bên ngoài)
• Hợp đồng thuê địa điểm, không gian tổ chức, được soạn bởi bên cho thuê địa điểm tổ chức. Hợp đồng này sẽ lập tổng cộng thành 04 bản, trong đó có 01 bản nộp lên Cục Tác quyền, 01 bản khác nộp lên Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, 01 bản bên cho thuê địa điểm tổ chức giữ và 01 bản còn lại bên đơn vị tổ chức giữ.

Tùy thuộc vào từng loại hình sự kiện mà bộ hồ sơ nộp lên sẽ khác nhau. Trên đây là những tài liệu cơ bản nhất mà bạn cần chuẩn bị.

Bước 2: Nộp hồ sơ 

Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo yêu cầu bạn sẽ nộp hồ sơ cho đơn vị cơ quan có thẩm quyền để duyệt.

Bước 3: Chờ xét duyệt

Cơ quan có thẩm quyền sau khi nhận hồ sơ sẽ xem xét và giải quyết các hồ sơ. Các trường hợp hồ sơ đầy đủ tài liệu, đáp ứng đúng theo yêu cầu sẽ được tiến hành cấp giấy phép cho đơn vị tổ chức. Trong trường hợp hồ sơ cần bổ sung thêm các giấy tờ bạn sẽ nhận được văn bản thông báo những tài liệu cần bổ sung.

Bước 4: Nhận giấy phép

Sau thời gian chờ xét duyệt nhất định thì bạn sẽ nhận được giấy phép tổ chức gửi từ cơ quan có thẩm quyền.

Vậy là bạn đã hoàn thành quy trình 4 bước để xin giấy phép tổ chức cực kỳ đơn giản và đảm bảo thành công.

Xem thêm: Tổ chức sự kiện cần những gì? Gồm công việc gì?

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

Theo quy định của pháp luật hiện nay, hầu hết các chương trình sự kiện khi tổ chức đều cần phải xin giấy phép tổ chức của các cơ quan có thẩm quyền. Tùy thuộc vào từng loại hình sự kiện thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ tương ứng. Dưới đây là thông tin các cấp quyền hạn trong việc tổ chức các chương trình sự kiện mà bạn cần nắm được để gửi hồ sơ cho chính xác, tránh để mất nhiều thời gian và công sức.

1. Bộ/ sở thông tin truyền thông

Nơi đây tiếp nhận hồ sơ xin giấy phép tổ chức của các loại hình sự kiện mang tính chất truyền thông rộng rãi như: các chương trình họp báo, các buổi công bố, tuyên truyền, các chương trình hoạt động có hình thức khuyến mại…

2. Bộ/ Ban chỉ huy quân sự /Tổng Cục (Cục) An ninh/ Bộ tư lệnh công binh

Bạn cần gửi hồ sơ xin giấy phép tới đây nếu chương trình sự kiện của bạn có bất cứ một hoạt động nào liên quan đến các vật thể bay hoặc các vật thể bay có điều khiển từ xa, ví dụ như flycam, khinh khí cầu, đèn trời, hoạt động bắn pháo hoa,…

3. Sở văn hóa – thể thao và du lịch

Nơi đây cung cấp giấy phép cho hầu hết các loại hình sự kiện tiêu biểu như: các buổi concert ca nhạc, giải trí, các buổi liveshow, sự kiện khánh thành, khai trương, sự kiện thành lập công ty, hay các buổi tiệc cuối năm,…

4. Trung tâm bảo vệ quyền tác giả âm nhạc Việt Nam

Nếu trong chương trình sự kiện của bạn có sử dụng các ca khúc, bản nhạc do các nhạc sĩ sáng tác và đã đăng ký bản quyền thì bạn cần thông qua trung tâm bảo vệ quyền tác giả âm nhạc Việt Nam để xin phép được sử dụng ca khúc trong chương trình.

5. Các đơn vị quản lý địa phương

Ngoài ra, một số chương trình sự kiện khác khi tổ chức bạn cũng cần xin giấy phép từ các đơn vị quản lý cục bộ tại địa việc nơi diễn ra chương trình sự kiện. Ví dụ như các sự kiện hội chợ truyền thống, bạn cần xin giấy phép từ ban quản lý địa điểm. Các sự kiện tổ chức tại trường học cần có sự đồng ý của ban giám hiệu nhà trường,…

6. Trật Tự An Toàn Đô Thị

Nếu các hoạt động trong chương trình sự kiện của bạn được tổ chức tại các địa điểm mang tính cộng cộng, tụ tập đông người hoặc neo đầu các phương tiện xe cộ thì bạn cần phải liên hệ trước với cục trật tự và an toàn đô thị.

7. Thủ tướng Chính Phủ/ Thủ trưởng cơ quan/ các cơ quan Trung ương

Ngoài ra, pháp luật cũng quy định rằng đối với sự kiện mang tính chất tầm cỡ quốc tế thì thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sẽ thuộc về các cơ quan sau:

• Thủ tướng Chính phủ: đối với các sự kiện hội nghị, hội thảo quy mô quốc tế cấp cao. Có các thành viên tham dự là những người đứng đầu hay quan chức từ cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các quốc gia tham dự, các sự kiện hội nghị hay những chương trình sự kiện có nội dung liên quan đến vấn đề an ninh chính trị, quốc phòng, quốc gia, các vấn đề tôn giáo, nhân quyền hoặc liên quan đến các bí mật của một quốc gia.
• Thủ trưởng cơ quan Nhà nước ở Trung ương hoặc địa phương: đối với các chương trình hội nghị, các sự kiện mang tính chất quốc tế
• Cơ quan Trung ương: đối với các chương trình sự kiện hội nghị được tổ chức theo quy định của Bộ Chính Trị và Ban Bí thư Trung ương Đảng.

VietPower – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Không chỉ được biết đến với các chương trình Team Building nổi bật, VietPower còn gây ấn tượng với khách hàng bởi nhiều chương trình sự kiện quy mô và hấp dẫn. Với gần 10 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hiện nay, VietPower vẫn đang cung cấp giải pháp cho hàng trăm đối tác và các khách hàng lớn nhỏ trên khắp cả nước. Một trong những điểm giúp VietPower thu hút được nhiều khách hàng nhất đó chính là sự đổi mới trong mỗi kịch bản chương trình sự kiện. Điều này giúp mang đến cho quý khách hàng sự mới mẻ, chất riêng và không “đụng hàng” với bất kỳ doanh nghiệp nào.
Ngoài ra VietPower cũng có đội ngũ nhân sự tư vấn vô cùng nhiệt huyết và chuyên nghiệp. Đội ngũ nhân sự này đều được đào tạo vô cùng bài bản, sẵn sàng phục vụ quý khách hàng 24/7. Ngoài việc cung cấp các dịch vụ sự kiện trọn gói nói chung thì tại VietPower cũng còn cung cấp thêm rất nhiều các dịch vụ hấp dẫn khác như:

• Cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, các chương trình hội thảo, ngày hội gia đình, hội nghị, hội thảo,…
• Cung cấp dịch vụ media chuyên nghiệp, bao gồm: quay chụp chương trình sự kiện, chụp ảnh profile doanh nghiệp, quay TVC, quảng cáo, dựng phim ngắn,…
• Cung cấp trang thiết bị sự kiện, cho thuê đồ game chơi team building cực chất lượng.
• Cung cấp nhân sự sự kiện, MC, ca sĩ, band nhạc, vũ đoàn, PB, PG,…

Trên đây là tất cả những chia sẻ cực chi tiết của VietPower về việc xin giấy phép tổ chức sự kiện. VietPower mong rằng với những chia sẻ hữu ích trên có thể giúp bạn và doanh nghiệp hoàn thiện hơn trong khâu tổ chức của mình.
Nếu bạn cần tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn và hỗ trợ 24/7 bạn nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM