Hội thảo khoa học: Kịch bản, Kế hoạch và chi phí trọn gói

Hội thảo khoa học đang dần được quan tâm bởi quy mô tổ chức và tần suất tổ chức. Để một chương trình hội thảo diễn ra thành công, việc lập kế hoạch tổ chức luôn cần tiến hành đầu tiên và cần xây dựng một kịch bản bài bản để mang đến thành công cho hội thảo. Vì vậy, việc xây dựng một bản kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết, Lên một kịch bản hay chuyên nghiệp là rất quan trọng. Hãy đồng hành cùng VietPower xây dựng bản kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết, cũng như xây dựng kịch bản và tìm hiểu về chi phí tổ chức hội thảo khoa học.

Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp 2024

Hội thảo khoa học là gì?

Hội thảo khoa học là một chương trình được tổ chức hàng năm ở những viện nghiên cứu, cơ sở giáo dục và ở các trường đại học. Chương trình hội thoại là tổ chức cuộc họp rộng rãi nhằm để thảo luận, trao đổi quan điểm về những vấn đề khoa học, lý luận, mang tính cấp thiết. 

Tại sao lại cần tổ chức hội thảo khoa học?

Việc tổ chức hội thảo khoa học nhằm mục đích để thảo luận và nghiên cứu những vấn đề khoa học với ý nghĩa lớn lao. Đây là dịp để những người có chuyên môn thâm sâu và kinh nghiệm hội ngộ để chia sẻ, bàn bạc và đưa ra những ý kiến sâu sắc về những chủ đề khoa học.

1. Cung cấp nguồn kiến thức chuyên sâu 

Thông qua việc tổ chức hội thảo khoa học, giúp những đối tượng tham gia sẽ được trang bị kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực mà bạn đang quan tâm. Bởi tính chất của hội thảo khoa học là xoay quanh những vấn đề đang có sức nóng thu hút được dư luận nên sẽ luôn mang lại những kiến thức sâu rộng cho người tham gia. 

Ngoài ra, việc tổ chức hội thảo khoa học giúp những người tham gia sẽ được kích thích, khơi gợi những tư duy mới, những ý tưởng độc đáo cùng các kỹ năng và kiến thức chuyên sâu có trong buổi hội thảo. 

2. Mang lại giá trị cho doanh nghiệp 

Đối với các doanh nghiệp, mục đích chính của tổ chức hội thảo khoa học nhằm tạo cơ hội gặp gỡ, giao lưu với các đối tác, khách hàng nhằm củng cố niềm tin của khách hàng với những sản phẩm, dịch vụ của công ty. Thông qua đó xây dựng sự tín nhiệm trung thành với sản phẩm của khách hàng.

Chương trình hội thảo khoa học là một phương tiện tuyệt vời để đưa doanh nghiệp của bạn đến với khách hàng bởi bạn sẽ được thảo luận trực tiếp với họ về những vấn đề khoa học liên quan đến sản phẩm của bạn và những thắc mắc của khách hàng. 

Kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học thành công

Trong khoảng thời gian gần đây, các chương trình hội thảo được đầu tư, tổ chức nhiều hơn không chỉ ở các cơ sở giáo dục mà còn tại những doanh nghiệp, công ty lớn nhỏ. Những chương trình hội thảo chính là cầu nối giữa các đối tác, khách hàng, tạo điều kiện thúc tiến phát triển trên thị trường kinh doanh của doanh nghiệp. 

Chính vì vậy, việc xây dựng một kế hoạch chi tiết cụ thể là rất cần thiết. Tùy vào từng chủ đề cũng như mục tiêu, ngân sách của mỗi đơn vị mà cách triển khai kế hoạch tổ chức hội nghị khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học sẽ dựa trên các bước như sau:

Bước 1: Xác định chủ đề và yêu cầu của hội thảo khoa học 

Tất cả những hội thảo khoa học đều cần xác định chủ đề thảo luận cũng như mục đích đạt được sau cuộc hội thảo. Với mục đích chính của hội thảo khoa học là gặp gỡ, thảo luận về vấn đề chung và thu hút được sự quan tâm của công chúng. Chính vì vậy, để cuộc hội thảo đi đúng trọng tâm và giải quyết được những ý kiến đang nổi lên cần xác định được chủ đề cũng như những yêu cầu cần giải quyết của hội thảo. Vì tính chất rõ ràng, khoa học nên buổi hội thảo phải tránh sự lan man, dài dòng, lạc chủ đề.

Bước 2: Phác thảo ý tưởng tổ chức

Sau khi đã xác định được chủ đề cũng như yêu cầu cần đạt được của hội thảo, bạn cần lên ý tưởng cho buổi hội thảo. Các ý tưởng tổ chức sẽ được xây dựng dựa trên chủ đề và mục đích hướng đến của buổi hội thảo. Thông thường, buổi hội thảo sẽ diễn ra lần lượt theo trình tự các diễn giả đưa ra quan điểm của mình, đan xen vào đó là những ý kiến khác được đưa ra. Tất cả cùng thảo luận để củng cố lập luận hoặc phản bác, đề xuất những quan điểm phù hợp. 

Bên cạnh những hạng mục quan trọng của buổi hội thảo, nhà tổ chức có thể đan xen những mini game nho nhỏ để tạo sự tương tác giữa khán giả tham gia và các chuyên gia. 

Bước 3: Xây dựng kịch bản tổ chức 

Khi đã lên được ý tưởng tổ chức, bạn cần bắt tay vào xây dựng kịch bản tổ chức. Kịch bản tổ chức hội thảo khoa học cần đảm bảo được tính trang trọng nhưng cũng cần tạo ra một bầu không khí thoải mái và thu hút người nghe. Dô đó, bên cạnh xây dựng một kịch bản tuân theo trình tự các bước và timeline, cũng cần có những ý tưởng xác tạo nhằm khuấy động khán giả.

Bước 4: Lập danh sách diễn giả và khách mời.

Khi đã xác định được chủ đề cũng như vấn đề sẽ được thảo luận trong hội nghị, bạn sẽ cần tìm hiểu và mời những diễn ra có chuyên môn trong lĩnh vực bạn cần tổ chức. Bên cạnh đó, cũng lên danh sách khách mời sẽ tham gia, với những chương trình không xác định khách mời thì bạn cần lập dự đoán số lượng người tham dự. 

Bước 5: Xác định địa điểm và thời điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức sẽ được xác định dựa trên quy mô của buổi hội thảo. Thông thường các buổi hội thảo khoa học sẽ có quy mô vừa và được tổ chức tại các phòng hội nghị của cơ sở giáo dục hoặc doanh nghiệp.  

Việc xác định được thời gian tổ chức hội thoại là cực kỳ quan trọng, vì đây là yếu tố tác động đến chất lượng và quá trình diễn ra của sự kiện. Tùy vào nội dung và đối tượng hướng tới của buổi hội thảo mà xác định được thời gian tổ chức.  

Xem thêm: Top 8 địa điểm tổ chức hội thảo tại Hà Nội

Bước 6: Lập bảng dự trù ngân sách 

Cần lập bản dự trù ngân sách để cân bằng giữa mục tiêu muốn đạt được và khả năng tài chính của bạn. Cần liệt kê chi tiết cụ thể những khoản cần chi tiêu để dễ dàng quản lý chi phí. Khi tổ chức hội thảo, mỗi doanh nghiệp  sẽ có một khoản ngân sách nhất định để chi tiêu cho hội nghị. Để việc chi tiêu cho tổ chức hội thảo phù hợp với nguồn ngân sách được giới hạn, cần có một bản dự trù kinh phí cần bỏ ra.

Bước 7: Tổ chức chương trình hội thảo

Chương trình hội thảo sẽ được tổ chức và diễn ra theo đúng kịch bản đã xây dựng. Bạn cần bố trí nhân sự theo sát trong lúc diễn ra hội thảo, để ngay khi có những phát sinh xảy ra, có thể xử lý nhanh chóng và kịp thời. 

Đồng thời, bạn cũng cần xây dựng những phương án dự phòng cho những tình huống có thể xảy ra, để đảm bảo chất lượng của buổi hội thảo.

Bước 8: Sau khi kết thúc chương trình

Sau khi hội thảo đã diễn ra, bạn cần ghi lại những nội dung quan trọng của cuộc họp. Tổng kết những kết quả đã đạt được và những vấn đề gặp phải cần giải quyết. 

Bên cạnh đó, bạn cũng cần đánh giá những thông tin đã thảo luận trong hội thảo xem có đáp ứng những mục đích đã đề ra hay không. 

Tìm hiểu chi tiết: Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết nhất 2024

Kịch bản chương trình hội thảo khoa học

1. Đón tiếp khách mời

Vì là một buổi hội thảo khoa học, nên tính trang trọng luôn được đề cao. Bạn cần sắp xếp đội ngũ nhân sự để đón tiếp những diễn giả và khách mời. Hướng dẫn vị trí ngồi cho từng đối tượng tham gia.

Thời gian đón khách sẽ khoảng từ 30 phút trước khi hội thảo chính thức bắt đầu. Đây là những ấn tượng đầu tiên của khách mời với buổi hội nghị, nên bạn cần đầu tư và để ý khâu quan trọng này. Việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên, bộ phận là điều cần thiết. 

2. Khai mạc chương trình

Thời gian dành cho phần này là 15 phút. MC sẽ lên sân khấu giới thiệu những diễn giả khách mời và thành phần ban tổ chức. Sau đó sẽ nói ra chủ đề và mục đích của buổi hội thảo. Sau đó, để tạo thêm sự thoải mái, vui vẻ cho buổi hội thảo bạn có thể lồng ghép một số tiết mục mở màn, để tạo hứng thú cho người tham dự.

3. Nội dung chính của hội thảo

Sau khi đã khai mạc chương trình cũng như những tiết mục văn nghệ đã diễn ra, chương trình sẽ được diễn ra tuân theo đúng trình tự và timeline đã đề ra trong kịch bản. MC sẽ giới thiệu những thông tin quan trọng sẽ diễn ra trong chương trình sắp tới. 

Tiếp theo, MC sẽ mời những chuyên gia, diễn giả lên sân khấu để bắt đầu thảo luận về nội dung của cuộc hội thảo. Thời gian thích hợp cho nội dung của phần này là dưới 3 tiếng, hoặc nếu nội dung của chương trình đòi hỏi thời lượng dài hơn thì bạn có thể cân đối thời lượng sao cho phù hợp. 

4. Kết thúc chương trình và tiễn khách mời

Sau khi nội dung chính của hội thảo đã diễn ra, sẽ đến phần bế mạc chương trình. Ban tổ chức hoặc MC sẽ bế mạc chương trình, gửi lời cảm ơn đến những chuyên gia, diễn ra và khách mời tham dư. Ở phần này có thể tổ chức những mini game để giao lưu với người tham dự.

Chi phí tổ chức hội thảo khoa học

Chi phí cho một chương trình hội thảo khoa học sẽ linh hoạt và phụ thuộc vào quy mô cũng như những dịch vụ bạn sẽ sử dụng trong buổi hội thảo đó. Một số hạng mục cần có trong một chương trình hội thoại là:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức
• Chi phí setup sân khấu, background
• Chi phí ân thanh, ánh sáng
• Chi phí cho banner, backdrop, thiệp mời
• Chi phí tiệc nhẹ
• Chi phí thuê nhân sự điều hành và tổ chức
• Chi phí thuê MC
• Chi phí quà tặng khách mời
• Chi Phí thuê các đoàn biểu diễn tiết mục văn nghệ

Xem chi tiết: Chi phí tổ chức hội thảo trọn gói chi tiết nhất

VietPower – Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Nếu bạn đang cần tìm một đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp, hãy liên hệ VietPower ngay nhé! Tự hào là một trong những đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không chỉ ở miền Bắc mà trên khắp cả nước. Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện hội thảo chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn và báo giá miễn phí.

VietPower cam kết đem lại giá trị tốt nhất cho khách hàng, là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp mà bạn có thể yên tâm lựa chọn. Sở hữu nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hội nghị, chúng tôi đảm bảo mang đến chất lượng hàng đầu và lấy sự hài lòng của khách hàng làm điều tiên quyết. Với đội ngũ nhân sự năng động và giàu nhiệt huyết, chúng tôi luôn cập nhật xu hướng mới của thị trường để đem đến chương trình với chất lượng tốt nhất, thành công và chuyên nghiệp.

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp và hiện đại
• Đảm bảo đúng quy trình, giám sát chặt chẽ
• Khảo sát, thiết kế thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng

Trên đây là những chia sẻ của VietPower gửi đến bạn, mong rằng những chia sẻ của chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hội thảo khoa học cũng như kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào trong vấn đề tổ chức hội thảo, sự kiện hãy liên hệ ngay với VietPower để nhận được sự tư vấn tốt nhất nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM