Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết nhất 2023

Kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học mang đến cho người làm sự kiện cái nhìn tổng thể về quy trình tổ chức sự kiện hội thảo khoa học. Chính vì thế, kế hoạch tổ chức được ví như sợi dây kết nối toàn bộ một chương trình. Vậy một kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chuyên nghiệp sẽ được xây dựng như thế nào? Hãy cùng VietPower tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé!

Xem ngay: Tổ chức hội thảo là gì? Quy trình tổ chức hội thảo

Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết

Để tổ chức một chương trình hội thảo khoa học chuyên nghiệp, cần chuẩn bị kế hoạch kỹ càng và chỉn chu trong từng hạng mục. Với mỗi tổ chức, cơ sở giáo dục hay doanh nghiệp sẽ có những cách tổ chức hội thảo khoa học khác nhau. Thông thường, để tổ chức hội thảo khoa học chuyên nghiệp nhất, các tổ chức, doanh nghiệp thường lựa chọn liên hệ đơn vị tổ chức sự kiện uy tín bên ngoài. Và mặc dù có đi thuê đơn vị tổ chức sự kiện bên ngoài, doanh nghiệp vẫn cần nắm được khung kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học để thuận tiện cho việc theo dõi, giám sát và bàn bạc các vấn đề với đơn vị tổ chức sự kiện. 

Về cơ bản, một kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học sẽ bao gồm các bước sau đây:

1. Mục đích tổ chức hội thảo 

Đầu tiên, để tổ chức một chương trình hội thảo chuyên nghiệp, cần xác định rõ ràng mục đích tổ chức. Với nhiều tổ chức, cơ sở giáo dục, hội thảo khoa học được tổ chức đơn giản với mục đích như một cuộc gặp gỡ của những chuyên gia đầu ngành trong lĩnh vực để cùng nhau chia sẻ, thảo luận và bày tỏ quan điểm về một chủ đề nào đó. Nhưng bên cạnh đó, nhiều tổ chức cũng tận dụng việc tổ chức hội thảo khoa học để làm hình ảnh, truyền thông thương hiệu, để thu hút giới truyền thông và tăng phạm vi ảnh hưởng đối với công chúng.

Khi đã vạch ra được các mục đích tổ chức cụ thể, ban tổ chức sẽ căn cứ vào đó để xây dựng và triển khai các hoạt động phù hợp để đạt được mục tiêu ban đầu. Kết thúc sự kiện, mục đích đề ra ban đầu này sẽ là tiêu chuẩn để đánh giá lại toàn bộ sự kiện.

2. Khung nội dung chương trình cho hội thảo

Về phần nội dung chính của chương trình hội thảo khoa học, đây là phần quan trọng nhất quyết định sự thành công của một sự kiện hội thảo. Để tổ chức một hội thảo thành công nội dung chương trình phải có sự sáng tạo, mới lạ và thu hút sự chú ý của khán giả.

• Chủ đề

Chủ đề hội thảo khoa học thường gắn với các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp. Bên cạnh đó, chủ đề còn cần phải hấp dẫn, được nhiều người quan tâm để thu hút nhiều hơn khách mời quan tâm đến hội thảo. 

• Timeline tổ chức

Timeline tổ chức hội thảo là một bản sắp xếp các hoạt động sẽ diễn ra trong hội thảo khoa học. Các hoạt động cần được sắp xếp một cách logic để sự kiện diễn ra một cách trơn tru nhất. 

Bên cạnh đó, trong timeline tổ chức hội thảo khoa học, nên ghi chú đầy đủ các bộ phận chịu trách nhiệm các công việc đó và một số công việc cần lưu ý để mọi người dễ dàng nắm bắt. 

• Kịch bản tổ chức

Kịch bản tổ chức sự kiện sẽ được thực hiện tuân thủ theo thứ tự của timeline tổ chức hội nghị. Kịch bản tổ chức chương trình hội thảo khoa học sẽ đơn giản hơn các sự kiện khác. Bởi lẽ, các chương trình hội thảo khoa học đa phần là chia sẻ, tranh luận của các diễn giả và khách mời với nhau về một vấn đề mà tất cả mọi người quan tâm. Và vì thế, trong kịch bản tổ chức sự kiện, MC không cần phải dẫn dắt quá nhiều mà nhường lại phần lớn sân khấu cho diễn giả. 

Tuy nhiên, trong kịch bản tổ chức hội thảo khoa học, lời dẫn MC vẫn phải được chuẩn bị từ trước. Dự vào đó, MC sẽ thay đổi một số câu từ để phù hợp với giọng dẫn của mình. Khi thay đổi câu từ, MC không được phép làm thay đổi nội dung hội thảo. 

• Kịch bản dự phòng

Để phòng tránh các tình huống rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện, ban tổ chức nên có kịch bản dự phòng rủi ro. Trong kịch bản này, các tình huống sẽ được đặt ra và đưa biện pháp để khắc phục từng tình huống. 

Việc có kịch bản dự phòng giúp điều hành sự kiện có thể xử lí các vấn đề một cách nhanh nhất, không làm ảnh hưởng đến tổng thể chương trình hội nghị. 

3. Thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo 

Với thời gian tổ chức sự kiện, lựa chọn ngày phù hợp giúp cho sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp nhất. Khi lựa chọn ngày tổ chức, cần cân nhắc một số yếu tố sau:

• Nên lựa chọn ngày cuối tuần để khách mời dễ dàng sắp xếp thời gian và đến tham dự.
• Xem xét yếu tố thời tiết thật kỹ càng để hạn chế ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.

Với địa điểm tổ chức, khi lựa chọn nên xem xét các yếu tố sau:

• Vị trí
• Không gian tổ chức
• Thiết bị phục vụ 
• Chất lượng dịch vụ
• Thiết bị phục vụ,…

4. Thành phần tham gia hội thảo

• Thành phần ban tổ chức
• Thành phần tham dự

5. Kinh phí tổ chức hội thảo 

Phần kinh phí tổ chức hội thảo khoa học phải được dự trù chi tiết, tỉ mỉ để sát nhất với nguồn kinh phí thực tế. 

Khi lập bảng dự trù kinh phí, bạn nên liệt kê lần lượt các hạng mục cần chi tiêu cho hội nghị, từ hạng mục lớn đến hạng mục nhỏ để tránh bỏ sót. Bên cạnh đó, nên khảo giá các hạng mục cụ thể để kinh phí dự trù sát nhất với giá trị thực tế. Việc này giúp cho hoạt động chi tiêu cho sự kiện thuận lợi và dễ dàng hơn. Trong trường hợp dự trù kinh phí chênh lệch thực tế quá nhiều sẽ ảnh hưởng đến công tác chuẩn bị cho sự kiện. 

6. Chuẩn bị cho tổ chức hội thảo 

Khi chuẩn bị tổ chức hội thảo khoa học, có 2 đầu công việc chính cần phải lên kế hoạch chi tiết như sau:

• Phân công công việc cụ thể

Để hội thảo khoa học diễn ra một cách chuyên nghiệp nhất, ban tổ chức phải phân công công việc cụ thể cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận. Bản phân công công việc sẽ được chuyển đến các trưởng bộ phận để phân công cho các thành viên. Khi đã tiếp nhận công việc, các bộ phận phải trực tiếp chịu trách nhiệm với công việc của mình. Trong trường hợp các bộ phận làm việc hời hợt hoặc chểnh mảng, bộ phận giám sát có quyền nhắc nhở, thậm chí là răn đe để các công việc được hoàn thành, không gây ảnh hưởng đến tổng thể hội nghị. 

• Chuẩn bị các hạng mục

Các hạng mục cần chuẩn bị cho một sự kiện thông thường sẽ bao gồm:

• Vật dụng trang trí sân khấu, khu vực check in, khu vực khách mời,…
• Thiết bị âm thanh, ánh sáng
• Bàn ghế
• Thiết bị quay, chụp…

Ngoài ra, ban tổ chức nên chuẩn bị các thiết bị khắc phục sự cố theo kế hoạch dự phòng để phòng ngừa các tình huống xấu có thể xảy ra khi tổ chức hội thảo.

7. Tổ chức hội thảo 

Toàn bộ chương trình hội thảo khoa học sẽ được diễn ra theo đúng timeline và kế hoạch ban đầu. Lúc này, bộ phận điều hành sẽ điều phối toàn bộ hoạt động của sự kiện để đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru và thuận lợi nhất. Giám sát cũng luôn theo sát các bộ phận, các thành viên trong ban tổ chức để đôn đốc, nhắc nhở mọi người hoàn thành công việc đúng tiến độ được giao. 

Bên cạnh đó, trong quá trình diễn ra hội thảo khoa học, có sẽ xảy ra một số sự cố phát sinh như: mất điện, cháy, thời tiết cực đoan,…Lúc này, điều hành sự kiện sẽ căn cứ vào kế hoạch dự phòng và kinh nghiệm, kỹ năng xử lí tình huống của bản thân để kịp thời đưa ra các quyết định khắc phục sự cố, hạn chế nhất có thể việc gây ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.

8. Kết thúc hội thảo 

Để việc tổ chức hội thảo khoa học chỉn chu, và chuyên nghiệp nhất, ban tổ chức cần xây dựng kế hoạch chi tiết, ngay cả sau khi kết thúc chương trình hội thảo. 

Khi hội thảo kết thúc, các bộ phận nhanh chóng thực hiện các công việc còn sót lại sau sự kiện. Bộ phận lễ tân quay trở lại vị trí cổng sự kiện để tiễn khách ra về, bảo vệ tiếp tục công việc hỗ trợ khách lấy xe. Sau khi khách mời đã ra về hết, hậu cần sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc thu dọn toàn bộ sự kiện để kịp thời bàn giao lại địa điểm theo hợp đồng đã kí trước đó. Trong trường hợp có xảy ra vấn đề liên quan đến địa điểm tổ chức, hai bên sẽ căn cứ theo hợp đồng để đền bù và thanh toán các khoản tiền còn lại.

Tiếp theo, sau khoảng từ 1 – 2 ngày, ban tổ chức nên có một cuộc họp chính thức để báo cáo lại toàn bộ hoạt động, nêu ra điều đã làm được và chưa làm được, từ đó rút kinh nghiệm cho các chương trình tiếp theo. 

VietPower – Công ty tổ chức hội thảo khoa học chuyên nghiệp

Nếu bạn đang tìm đơn vị cho tổ chức sự kiện hội thảo khoa học chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn và báo giá miễn phí.

VietPower tự tin là công ty tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp mà bạn có thể yên tâm lựa chọn cho sự kiện hội nghị của doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân sự nhân sự sự kiện được đào tạo bài bản, đã từng thực chiến tại rất nhiều sự kiện của hàng trăm đối tác, khách hàng trong và ngoài nước (Vietcombank, Canon, BIDV, Samsung…) VietPower cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện hội thảo khoa học chuyên nghiệp nhất với chi phí tốt nhất.

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
• Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
• Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
• Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
• Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Ngoài ra, VietPower còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện khác như: tổ chức gala dinner, team building, ngày hội gia đình, lễ ký kết hợp tác, lễ khai trương, lễ khánh thành,…

Thông tin liên hệ: 

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM