Quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp

Hội nghị tri ân khách hàng là một trong những hoạt đồng thường niên vô cùng quan trọng đối với mỗi công ty, doanh nghiệp. Đây không chỉ là dịp giúp doanh nghiệp gắn kết các thành viên trong nội bộ công ty mà còn là dịp để tạo dựng niềm tin với các khách hàng, đối tác thân thiết. Vậy làm thế nào để tổ chức được một hội nghị tri ân khách hàng trọn vẹn? Cùng tham khảo ngay bài viết sau đây để nắm rõ quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp nhất 2023 bạn nhé!

Tìm hiểu thêm về: Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Hội nghị tri ân khách hàng là gì?

Hội nghị tri ân khách hàng là một hoạt động vô cùng quan trọng nhằm tri ân tới các khách hàng thân thiết của công ty. Đây là một sự kiện đặc biệt dành cho các khách hàng tiềm năng và thường xuyên sử dụng dịch vụ của công ty. Những khuyến mãi lớn, ưu đãi đầy hấp dẫn và những món quà tặng sẽ được gửi đến các khách hàng để để tri ân họ đã tin tưởng và ủng hộ nhiều lần cho sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có tốt phụ thuộc rất nhiều vào mức tiêu thụ và sử dụng dịch vụ của các khách hàng thân thiết. Chính vì vậy mà bên cạnh việc tổ chức hội nghị tri ân thì các doanh nghiệp cũng cần phải đảm bảo được chất lượng sản phẩm của công ty mình luôn ở mức tốt nhất. Chỉ như vậy mới có thể mang lại sự hài lòng và khiến khách hàng quay trở lại nhiều lần.

Hội nghị tri ân khách hàng thường có rất nhiều các hoạt động khác nhau được diễn ra. Phổ biến nhất là hình thức hội nghị kết hợp với tiệc tối, sau đó là trao tặng khách hàng những món quà ý nghĩa và hấp dẫn đã được công ty chuẩn bị từ trước.

Lý do nên tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Trong bối cảnh xã hội ngày một phát triển như hiện nay, việc chăm chút vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ là vô cùng quan trọng nhưng như vậy vẫn chưa đủ. Bởi có rất nhiều các doanh nghiệp cạnh tranh nhau ngoài kia đều có chất lượng sản phẩm cực tốt, thậm chí là với một mức giá phải chăng hơn. Chính vì vậy, bên cạnh chất lượng sản phẩm, khách hàng cũng để ý nhiều hơn đến thái độ phục vụ, các chế độ đãi ngộ và chăm sóc của các thương hiệu, doanh nghiệp. Và từ đó, các chương trình hội nghị tri ân khách hàng được tổ chức như một sự kiện không thể thiếu hằng năm của mỗi doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do nên tổ chức hội nghị tri ân khách hàng cụ thể nhất hơn mà VietPower muốn chia sẻ đến bạn.

1. Gửi lời tri ân tới các khách hàng

Mục đích đầu tiên của việc tổ chức các chương trình hội nghị tri ân khách hàng đó chính là giúp thay mặt công ty để gửi tới các quý khách hàng thân thiết – những người đã luôn tin tưởng và gắn bó một khoảng thời gian dài với công ty và doanh nghiệp những lời tri ấn, sự biết ơn khi đã nhận được sự ủng hộ và tin tưởng. Đây chính là một hoạt động mang ý nghĩa vô cùng to lớn, giúp cho công ty có thể giữ được sự kết nối của mình đối với các khách hàng.

Tham khảo thêm: Những lời tri ân khách hàng hay, ý nghĩa nhất 2023

2. Tạo niềm tin và sự uy tín trong lòng khách hàng

Việc tổ chức các sự kiện tri ân khách hàng sẽ giúp các khách hàng cảm nhận được sự quan trọng của bản thân cũng như cảm nhận được sự quan tâm, trân mọng mà công ty, doanh nghiệp dành cho họ. Từ đó giúp khách hàng có thêm niềm tin và sẽ tiếp tục gắn bó lâu dài với công ty hơn.

3. Tiếp cận và thu hút thêm các khách hàng tiềm năng

Hội nghị tri ân khách hàng ngoài việc để tri ân các khách hàng thân thiết thì đây cũng là một sự kiện mang tính truyền thông cực kỳ tốt. Qua sự kiện này bạn và doanh nghiệp cũng có thể thu hút được rất nhiều những khách hàng mới đầy tiềm năng. Những khách hàng mới khi họ nhìn vào các sự kiện tri ân khách hàng đó, họ sẽ thấy được rằng công ty rất biết trân trọng khách hàng và sẽ khiến các khách hàng mới tìm hiểu về việc trở thành những khách hàng thân thiết được công ty tri ân. Sẽ có một lượng lớn các khách hàng tiềm năng ngoài kia chưa hề biết đến công ty của bạn và sau khi bị thu hút bởi chương trình hội nghị tri ân này thì chắc chắn thương hiệu và công ty của bạn sẽ có thêm một lượng khách hàng mới để phục vụ, chăm sóc và khiến họ trở thành các khách hàng trung thành lâu năm của công ty.

4. Giúp quảng bá hình ảnh và thương hiệu công ty

Như đã nói bên trên thì hội nghị tri ân khách hàng sẽ là một hoạt động quảng bá hình ảnh cho doanh nghiệp cực kỳ tốt. Bên cạnh những hoạt động và những món quà gửi đến các khách hàng thì khi tham gia bất kỳ sự kiện nào, những tấm ảnh được chụp tại sự kiện sau khi được chia sẻ trên các nền tảng cũng sẽ trở thành công cụ truyền thông cực hữu ích.
Ngoài ra chính những khách hàng tham dự hội nghị cũng sẽ trở thành người truyền thông và quảng bá gián tiếp cho doanh nghiệp của bạn.

5. Giới thiệu sản phẩm và các dịch vụ mới

Sự kiện hội nghị tri ân khách hàng không chỉ là dịp để bạn và doanh nghiệp gửi lời cảm ơn đến mỗi khách hàng thân thiết mà còn là cơ hội vô cùng tốt để có thể giới thiệu cũng như quảng bá về các sản phẩm mới cũng như dịch vụ mới của công ty bạn. Bạn có thể khéo léo lồng ghép qua các poster, standee có trong chương trình hoặc qua các gameshow,… Ngoài ra cũng có thể sử dụng sản phẩm mới làm quà tặng tri ân cho các khách mời để giới thiệu về dịch vụ của bạn. Như vậy là chỉ cùng một chương trình được diễn ra mà bạn và công ty đã có thể thực hiện được nhiều mục đích khác nhau.

6. Xây dựng chiến lược phát triển sản phẩm

Thông qua các hoạt động tặng quà tri ân hay cho khách trải nghiệm thử các sản phẩm mới và lấy ý kiến, cảm nhận của khách hàng mà bạn và công ty bạn sẽ thu thập được rất nhiều những ý kiến vô cùng đa dạng và thiết thực về các sản phẩm và dịch vụ mới. Từ đó có thể xây dựng được những chiến lược phát triển một cách đúng đắn và phù hợp với khách hàng hơn.

Xem chi tiết: Tri ân khách hàng là gì? Quy trình tri ân khách hàng cuối năm

7. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Việc quan tâm và chăm sóc khách hàng là điều vô cùng cần thiết. Thế nhưng không phải bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể duy trì được việc này. Việc tổ chức các sự kiện tri ân khách hàng thường niên sẽ tạo nên văn hóa quan tâm khách hàng cho doanh nghiệp của bạn. Từ đó tạo được nét riêng cho doanh nghiệp của bạn. Khiến khách hàng ấn tượng và muốn được hợp tác lâu dài với doanh nghiệp của bạn.

Quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp

Để tổ chức được một buổi hội nghị tri ân khách hàng hoàn chỉnh không phải dễ nhưng cũng không quá khó. Dưới đây là quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp mà VietPower muốn giới thiệu đến bạn. Hãy tham khảo để có thể tổ chức được một sự kiện chỉnh chu nhất bạn nhé!

Bước 1: Lên danh sách khách mời tham dự

Trước khi bắt đầu tổ chức bất kỳ một chương trình sự kiện nào, việc đầu tiên cần làm đó chính là lên danh sách khách mời và xác định quy mô của chương trình. Bên cạnh những khách hàng chính như các nhà cung cấp dịch vụ, đại lý, các đối tác,… thì bạn cũng cần mời cả các đơn vị trong giới truyền thông để có thể xây dựng hình ảnh cho thương hiệu của doanh nghiệp một cách tốt nhất. Và việc xác định được số lượng khách mời trước sẽ giúp bạn và doanh nghiệp có thể lên kế hoạch đón tiếp một cách chu đáo và trọn vẹn nhất. Bên cạnh đó thì cũng có thể dễ dàng tìm được các địa điểm tổ chức có sức chứa phù hợp với quy mô của chương trình.

Gợi ý cho bạn: 15 mẫu thiệp mời hội nghị khách hàng đẹp sang trọng

Bước 2: Xác định thời gian tổ chức

Lựa chọn thời gian tổ chức cũng là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng. Bạn nên lựa chọn thời điểm tổ chức phù hợp để đa số mọi người đều có thể dễ dàng tham gia. Thông thường, các doanh nghiệp thường chọn thời gian tổ chức vào những ngày cuối tuần với khung giờ từ 14h cho đến 16h chiều để tổ chức sự kiện. Đây cũng được xem là khoảng thời gian có tỷ lệ khách mời tham dự khá cao.

Bước 3: Tìm kiếm địa điểm tổ chức hội nghị tri ân

Không gian tổ chức chiếm một vai trò cực kỳ quan trọng để tạo nên thành công của một chương trình hội nghị. Bạn nên ưu tiên lựa chọn những địa điểm phù hợp với quy mô khách mời, không rộng quá và cũng không quá nhỏ. Ngoài ra địa điểm tổ chức nên có vị trí thuận tiện cho việc di chuyển, dễ tìm kiếm và ưu tiên ở những vị trí gần trung tâm nhất. Ngoài ra bạn cũng nên lựa chọn những địa điểm có phong cách bày trí chuyên nghiệp và đa dạng để có thể dễ dàng trong việc setup theo concept chủ đề yêu thích. Bên cạnh đó, khi lựa chọn địa điểm tổ chức, bạn cũng cần quan tâm đến các dịch vụ đi kèm như hệ thống trang thiết bị âm thanh ánh sáng, màn LED, hay cả các yếu tố an ninh, bãi đỗ xe,… để có thể mang đến cho các khách mời những trải nghiệm tốt nhất.

Tham khảo thêm:

• Trung tâm tổ chức hội nghị tại Hà Nội
• Trung tâm tổ chức hội nghị tại TpHCM

Bước 4: Xây dựng kịch bản tổ chức chương trình

Để buổi hội nghị tri ân được diễn ra một cách trọn vẹn và thành công nhất thì điều cơ bản và cần thiết nhất mà bạn cần làm đó chính là xây dựng một kịch bản chương trình một cách rõ ràng và càng chi tiết càng tốt. Một kịch bản được chuẩn bị một cách cụ thể sẽ đảm bảo cho mọi hạng mục trong chương trình sẽ được chuẩn bị đầy đủ và đúng tiến độ của nó. Ngoài ra, bạn cũng có thể dễ dàng dự đoán trước được những tình huống phát sinh sẽ xảy ra và đưa ra những biện pháp phòng tránh một cách hiệu quả nhất.
Để xây dựng được một kịch bản hoàn chỉnh, bạn cần nắm được đầy đủ các thông tin của chương trình như sau:

• Chủ đề chương trình
• Số lượng khách mời
• Thời gian, địa điểm tổ chức
• Mục đích chương trình

Các hạng mục tổ chức trong chương trình cần được xây dựng một cách đồng bộ để mang lại nhiều dấu ấn cho khách hàng. Ngoài ra, đối với các sự kiện tổ chức thường niên như hội nghị tri ân thì bạn cần chú trọng việc đổi mới concept và ý tưởng kịch bản, tránh việc lên các kịch bản đi theo lối mòn bởi sẽ tạo sự nhàm chán cho các khách mời tham dự. Trong kịch bản hội nghị khách hàng, bạn cũng cần tạo ra những khoảnh khắc quan trọng (gọi là key moment) để tạo được điểm nhấn cho cả sự kiện. Và hãy đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra trong chương trình phải thật sự đặc sắc, phù hợp với chủ đề của sự kiện và quan trọng là phải có tính khả thi cao.

Bước 5: Tổ chức chương trình

Trong khâu tổ chức chương trình, có thể chia ra làm các bước nhỏ như sau:

1. Đón khách

Hoạt động đón khách tưởng chừng như đơn giản nhưng lại chiếm một vai trò cực kỳ quan trọng trong cả chương trình. Bởi đây chính là khoảnh khắc có thể để lại ấn tượng sâu sắc nhất trong lòng các khách mời tham dự chương trình. Nếu hoạt động đón khách diễn ra một cách chu đáo sẽ khiến khách mời có thiện cảm bước đầu về cả sự kiện của bạn. Chính vì vậy các nhân sự đón tiếp khách cần được lựa chọn và hướng dẫn một cách bài bản nhất để có thể mang đến sự chu đáo và chuyên nghiệp cho cả chương trình.

2. Hướng dẫn khách vào bàn

Sau khi lễ tân đón khách ở khu vực sảnh chờ, bạn cần bố trí thêm nhân sự hướng dẫn khách vào khu vực chính của chương trình. Việc này sẽ giúp khách mời trách việc phải lúng túng khi không biết nên đi đâu và làm gì. Chỉ một hành động nhỏ nhưng sẽ ghi điểm rất tốt trong mắt các khách mời.

Xem thêm: Top 21 quà tặng tri ân khách hàng độc đáo ấn tượng nhất 2023

3. Diễn ra sự kiện

Các hoạt động chính trong chương trình sẽ diễn ra theo đúng kịch bản và timeline đã chuẩn bị. Các nhân sự phụ trách sẽ kết hợp với MC chương trình để dẫn dắt khách đi theo kịch bản có sẵn. Ngoài ra các nhân sự cũng cần quan sát để tránh các vấn đề phát sinh sẽ xảy ra.

4. Khai tiệc, dùng tiệc

Thực đơn chương trình sẽ phụ thuộc vào ngân sách cũng như quy mô mà công ty muốn tổ chức. Bạn nên chọn những thực đơn không chỉ đảm bảo về mặt thẩm mỹ mà còn phải đảm bảo về cả mặt hương vị và dinh dưỡng. Trong quá trình khách mời thưởng thức tiệc, nên kết hợp việc biểu diễn một số các tiết mục văn nghệ để làm bữa tiệc thêm sôi động và hấp dẫn.

5. Gameshow

Phần gameshow sân khấu có thể được xem là hoạt động được các khách mời mong chờ nhất trong buổi hội nghị tri ân khách hàng. Bạn nên lựa chọn các trò chơi phù hợp với chủ đề cũng như văn hóa doanh nghiệp. Ngoài ra cũng có thể ưu tiên những trò chơi có thể lồng ghép những ý nghĩa và công ty muốn gửi gắm. MC dẫn dắt trò chơi cũng phải là những MC chuyên nghiệp, có kinh nghiệm và thật linh hoạt trong khâu tổ chức, tạo sự hài hước và dí dỏm để tạo sự thích thú cho khách hàng.
Các phần quà cho chương trình gameshow bạn có thể chọn các sản phẩm, dịch vụ của công ty hoặc lựa chọn việc in logo thương hiệu công ty trên bao bì để có thể kết hợp quảng bá và truyền thông cho công ty, doanh nghiệp của bạn một cách tốt nhất.

Xem thêm: Top 10 trò chơi tổ chức sự kiện hay vui nhộn nhất 2023

6. Tiễn khách

Cũng như phần đón khách thì hoạt động tiễn khách cũng cần được chăm chút kỹ lưỡng. Bạn không thể để hoạt động này ảnh hưởng đến ấn tượng tốt của khách mời trong toàn bộ chương trình. Nên có thêm các phần quà kỷ niệm hoặc tri ân để tạm biệt khách hàng. Như vậy sẽ giúp khách hàng thích thú và niềm nở hơn.

VietPower – Công ty tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Bên cạnh việc tổ chức các chương trình team building thì các buổi hội nghị tri ân khách hàng cũng được xem là thế mạnh của VietPower. Công ty tổ chức sự kiện VietPower luôn hiểu được tầm quan trọng của các buổi hội nghị ân khách hàng đối với bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào. Chính vì vậy mà ngay từ khâu chuẩn bị các hạng mục sự kiện đã luôn được VietPower chuẩn bị kỹ lưỡng và cân nhắc, giám sát thật cẩn thận. Nhằm mang đến sự hài lòng tuyệt đối cho mọi khách hàng sử dụng dịch vụ.
Ngoài ra, tại VietPower cũng còn cung cấp thêm nhiều dịch vụ sự kiện khác như:

• Tổ chức sự kiện khai trương, lễ khánh thành, họp báo, hội nghị, hội thảo,…
• Tổ chức các chương trình team building, gala dinner, hoạt động vui chơi gắn kết,…
• Cung cấp dịch vụ media chuyên nghiệp, trọn gói
• Cung cấp nhân sự sự kiện
• Cung cấp trang thiết bị sự kiện

VietPower luôn biết ơn khi trở thành đơn vị nhận được nhiều sự ưu tiên và tin tưởng của các khách hàng và đối tác qua mỗi năm. Trở thành đơn vị để nhiều doanh nghiệp gửi gắm tổ chức các sự kiện quan trọng khắp cả nước.

Trên đây là tất cả những chia sẻ cực chi tiết của VietPower về việc tổ chức hội nghị tri ân khách hàng. VietPower mong rằng với những thông tin hữu ích trên có thể giúp bạn tổ chức được một buổi hội nghị tri ân khách hàng thật thành công.
Nếu bạn cần tìm đơn vị tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp và uy tín, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với VietPower để được hỗ trợ và tư vấn 24/7 bạn nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Website: https://viet-power.vn

Trụ sở chính: 137A4 KĐT Mới Đại Kim – Hoàng Mai – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM