Hội nghị khách hàng là gì? Các bước tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng là một sự kiện thường niên được tổ chức hàng năm của các doanh nghiệp. Sự kiện này là cơ hội để doanh nghiệp phát triển mối quan hệ thân thiết với khách hàng, đối tác và quảng bá sản phẩm, hình ảnh doanh nghiệp. Do đó, hội nghị khách được xem là sự kiện quan trọng của doanh nghiệp. Vậy hội nghị khách hàng là gì và được tổ chức như thế nào? Hãy cùng VietPower tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Tham khảo ngay: Tổ chức hội nghị là gì? Cách hình thức tổ chức hội nghị

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Hội nghị khách hàng là gì? 

Hội nghị khách hàng được biết đến là sự kiện của các doanh nghiệp, được tổ chức nhằm mục đích gửi lời cảm ơn đến khách hàng, đối tác chiến lược của doanh nghiệp sau khoảng thời gian hợp tác cùng phát triển. Tại hội nghị khách hàng, doanh nghiệp thường hay kết hợp các hoạt động ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới và quảng bá hình ảnh doanh nghiệp để tiếp tục khẳng định vị thế và tạo được lòng tin của khách hàng đối với doanh nghiệp. 

Hội nghị khách hàng

Khi tổ chức hội nghị khách hàng, doanh nghiệp còn mong muốn thiết lập mối quan hệ thân thiết với khách hàng, đối tác, từ đó giữ chân khách hàng đối tác ở lại và hợp tác lâu dài với doanh nghiệp.

Với các doanh nghiệp, hội nghị khách hàng được xem là bộ mặt của doanh nghiệp và được đầu tư rất kỹ lưỡng. Vì thế, khi tổ chức hội nghị khách hàng, các doanh nghiệp thường lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp bên ngoài để có một hội nghị khách hàng chuyên nghiệp và ấn tượng nhất. 

Ý nghĩa của Hội nghị khách hàng 

1. Đối với doanh nghiệp

Với doanh nghiệp, hội nghị khách hàng mang đến rất nhiều ý nghĩa quan trọng. Đây là dịp quan trọng để doanh nghiệp thể hiện sự chu đáo, chân thành và cả sự chuyên nghiệp. 

  • Thứ nhất, hội nghị khách hàng là dịp để doanh nghiệp gửi lời tri ân, lời cảm ơn chân thành đến đối tác, khách hàng sau khoảng thời gian đồng hành và hợp tác cùng nhau. Trong quá trình hợp tác cùng nhau, chắc chắn rằng sẽ có những lúc hai bên chưa hòa hợp, có những quan điểm chưa đồng nhất. Vì thế, hội nghị khách hàng là lúc mà cả doanh nghiệp và khách hàng bỏ lại các mối bận tâm công việc, cùng trò chuyện để hiểu nhau hơn. Tại hội nghị, doanh nghiệp sẽ đón tiếp khách mời thật trang trọng, tặng cho họ những phần quà nhỏ và mời dùng tiệc để thay cho lời cảm ơn chân thành. 
  • Thứ hai, hội nghị khách hàng là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Khi tổ chức hội nghị, doanh nghiệp thường kết hợp tri ân khách hàng với hoạt động ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp. Việc này giúp cho sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp được giới thiệu trực tiếp đến đối tượng khách hàng tiềm năng có mặt ngay tại hội nghị. Đây được xem là chiến lược marketing hiệu quả và được các doanh nghiệp ưa chuộng. 
  • Thứ ba, tăng độ phủ của thương hiệu. Tại hội nghị khách hàng, luôn có một vị trí check in sự kiện. Khi khách hàng chụp ảnh và đăng tải lên mạng xã hội, khách hàng đã vô tình giúp cho thương hiệu tiếp cận đến nhiều người hơn. Hơn thế, trong các chương trình hội nghị, doanh nghiệp luôn có một đội ngũ media chụp ảnh, quay phim sự kiện. Những hình ảnh và video này sẽ được đăng tải trên website, mạng xã hội, giúp cho sự kiện lan tỏa hơn. 

2. Đối với khách hàng, đối tác

Hội nghị khách hàng không chỉ có ý nghĩa với doanh nghiệp mà còn mang lại cho khách hàng nhiều cơ hội. 

  • Thứ nhất, hội nghị khách hàng của doanh nghiệp là cơ hội để đối tác, khách hàng có cơ hội để tiếp xúc gần hơn với doanh nghiệp, với các sản phẩm, dịch vụ mình đang sử dụng. Việc này giúp cho khách hàng hiểu hơn về sản phẩm của doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định tiếp tục hợp tác, sử dụng sản phẩm trong những năm tiếp theo hoặc kết thúc hợp đồng. 
  • Thứ hai, tại hội nghị khách hàng của doanh nghiệp, khách hàng được tiếp xúc với nhiều khách hàng khác, từ đó mở rộng, phát triển các mối quan hệ trong xã hội. 
  • Thứ ba, hội nghị khách hàng của doanh nghiệp thường đi kèm với giới thiệu và mở bán sản phẩm mới với giá ưu đãi. Đây là cơ hội để khách hàng trở thành những người đầu tiên được trải nghiệm sản phẩm với giá thành tốt nhất.
  • Thứ tư, tại hội nghị khách hàng, doanh nghiệp hay tổ chức vòng quay may mắn. Giải thưởng của phần chương trình này rất lớn. Vì thế, khách hàng đến tham dự hội nghị khách hàng là cho mình cơ hội để nhận được các phần quà hấp dẫn. 

Hội nghị khách hàng 1

Kịch bản tổ chức Hội nghị khách hàng 

Kịch bản hội nghị khách hàng sẽ được sáng tạo và linh hoạt tùy theo chủ đề, quy mô và yêu cầu của sự kiện. Tuy nhiên, về cơ bản, một kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng sẽ được triển khai dựa theo 4 phần chính sau đây:

1. Đón tiếp khách mời

Đón tiếp khách mời thường diễn ra trong khoảng thời gian từ 15 phút đến 30 phút. Tại phần này, ban tổ chức sẽ bố trí đội ngũ bảo vệ để hướng dẫn, hỗ trợ khách để xe. Bên cạnh đó, đội ngũ lễ tân làm công tác đón tiếp khách mời, cài hoa và hướng dẫn khách di chuyển vào khu vực check in của sự kiện. 

Ngoài ra, phía bên trong sự kiện, kỹ thuật có thể phát những video về doanh nghiệp, MC cũng liên tục nhắc nhở khách hàng nhanh chóng check in và ổn định chỗ ngồi để chuẩn bị bắt đầu chương trình.

Đón tiếp khách mời là phần rất nhỏ trước khi bắt đầu chương trình nhưng rất quan trọng đối với một hội nghị khách hàng và thường được chú trọng và đưa vào trong kịch bản chương trình. 

2. Khai mạc sự kiện

Bắt đầu các chương trình hội nghị thường là các tiết mục văn nghệ. Bởi lẽ, mặc dù MC đã liên tục yêu cầu khách mời nhanh chóng ổn định vị trí nhưng có nhiều khách hàng đến muộn vẫn đang còn tranh thủ check in hoặc chưa kịp di chuyển vào chỗ ngồi. Vì thế, sắp xếp tiết mục văn nghệ ngay đầu chương trình như một cách để thu hút sự chú ý của khách mời về phía sân khấu và “nhắc nhở” khách rằng sự kiện đã chính thức bắt đầu. 

Ngay sau khi tiết mục đầu tiên kết thúc, MC sẽ tuyên bố lí do tổ chức sự kiện, đồng thời giới thiệu đại biểu và các thành phần tham dự hội nghị. 

Khai mạc sự kiện thường diễn ra rất nhanh, trong khoảng thời gian từ 10 – 15 phút.

3. Nội dung chính

Khoảng thời gian dành cho phần này là 1 – 1,5 tiếng. Đây là phần quan trọng nhất của một hội nghị khách hàng. Mở đầu cho phần này, đại diện của công ty sẽ có lời phát biểu để cảm ơn khách hàng, đối tác đã đồng hành cùng doanh nghiệp trong khoảng thời gian vừa qua và hy vọng sẽ tiếp tục được khách hàng tin tưởng và ủng hộ trong khoảng thời gian sắp tới. 

Sau khi đại diện doanh nghiệp phát biểu, sẽ có một khách hàng phát biểu, chia sẻ về trải nghiệm của khách hàng sau khoảng thời gian đồng hành cùng doanh nghiệp. Phần chia sẻ này của khách hàng khá quan trọng và có thể dùng để làm tư liệu quảng bá cho sản phẩm, dịch vụ của công ty trên các nền tảng số. 

Tiếp theo chương trình, đại diện doanh nghiệp sẽ tuyên bố khai tiệc và cùng nhau nâng ly để chúc mừng. Trong khoảng thời gian diễn ra tiệc liên hoan, người làm kịch bản nên lồng ghép các nội dung có tính giải trí như: văn nghệ, vui chơi có thưởng, vòng quay may mắn,… Với phần nội dung này, bạn có thể triển khai như sau:

  • Khai tiệc
  • Văn nghệ
  • Trò chơi gắn kết
  • Bốc thăm trúng thưởng

Lưu ý: Đây chỉ là gợi ý về các phần nên có khi xây dựng kịch bản cho hội nghị khách hàng. Trên thực tế, bạn có thể thoải mái sáng tạo, thêm hoặc bớt các nội dung để phù hợp với hội nghị khách hàng của doanh nghiệp. 

4. Kết thúc

Kết thúc sự kiện tri ân khách hàng, đừng quên gửi tặng khách hàng phần quà nhỏ để cảm ơn họ đã đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt thời gian vừa qua và hướng dẫn khách hàng ra về. 

Sau khi khách mời đã ra về hết, hậu cần sẽ nhanh chóng thu dọn đồ đạc, dọn dẹp vệ sinh sự kiện và bàn giao lại cho đơn vị tổ chức sự kiện.

Hội nghị khách hàng 2

Có thể bạn quan tâm: Mẫu quyết định tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

Địa điểm tổ chức Hội nghị khách hàng 

1. Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng tại Hà Nội

  • Khách sạn Pullman Hanoi 

Địa chỉ: 40 Cát Linh, Quận Đống Đa, Hà Nội: 

Khách sạn Pullman Hanoi là một trong những khách sạn 5 sao nổi tiếng tọa lạc tại trung tâm thành phố Hà Nội. Với vị trí đắc địa này, đây là địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng khá phù hợp, thuận tiện cho việc di chuyển, đi lại của khách hàng. 

Pullman Hanoi sở hữu hệ thống 10 phòng họp với tổng diện tích hơn 1500m2. Bên cạnh đó, phòng Đại tiệc Văn Miếu có diện tích lớn nhất, lên đến 586 m2. Với không gian rộng rãi và thoáng mát, khách sạn Pullman Hanoi hoàn toàn có thể đáp ứng các sự kiện hội nghị có sức chứa lên đến 400 khách. 

Ngoài ra, các phòng họp tại đây còn được trang bị hệ thống thiết bị hiện đại, có khả năng tự động hóa cao, đảm bảo mang đến cho cho các doanh nghiệp hội nghị khách hàng chuyên nghiệp.

  • Khách sạn Daewoo Hà Nội

Địa chỉ: Số 360 P. Kim Mã, Ngọc Khánh, Ba Đình, Hà Nội

Khách sạn Daewoo Hà Nội được thiết kế với 13 phòng dành cho sự kiện và hội nghị, gồm 1 phòng Đại tiệc và 12 phòng chức năng. 

Phòng Đại tiệc có diện tích khá lớn, với sức chứa lên đến 500 khách cùng một lúc. Không gian phòng được thiết kế theo phong cách cổ điển sang trọng. Tại đây, khách hàng cũng có thể thay đổi và trang trí phòng theo sở thích để phù hợp với chủ đề sự kiện. 

Các phòng chức năng được xây dựng với nhiều diện tích khác nhau, có thể phục vụ các hội nghị có số lượng từ 30 – 80 khách. Ngoài ra, tại sảnh tầng 1 còn được trang bị  đầy đủ tiện ích như: dịch vụ photocopy, chuyển phát nhanh, máy tính có trang bị internet,… phục vụ cho các hoạt động hội nghị.  

Hội nghị khách hàng 3

2. Địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng tại Hồ Chí Minh

  • Trung Tâm Hội Nghị White Palace

Địa chỉ: 194 Hoàng Văn Thụ, Phường 9, Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh

Trung Tâm Hội Nghị White Palace thuộc một trong những địa điểm tổ chức sự kiện nổi tiếng tại Hồ Chí Minh. Trung Tâm Hội Nghị White Palace được thiết kế với khu vực sảnh lớn với điểm nhấn chính là mái vòm vòng cung trắng muốt mang đường nét chuyển động nhiều tầng, 03 đại sảnh đa năng và 04 phòng họp cao cấp.

Ngoài ra, Trung Tâm Hội Nghị White Palace còn sở hữu không gian khá rộng và thoáng với diện tích sử dụng hơn 6000m2, sức chứa lên đến 3000 khách cùng một lúc, có khả năng đáp ứng đa dạng các loại hình sự kiện. Ngoài ra, Trung Tâm Hội Nghị White Palace cũng được trang bị hệ thống trang thiết bị hiện đại, chất lượng dịch vụ đẳng cấp, yến tiệc hoàn hảo, sẵn sàng phục vụ các chương trình hội nghị khách hàng.

  • Trung tâm hội nghị hội thảo sự kiện Crystal 

MerPerle Crystal Palace là một trung tâm tổ chức hội nghị đẳng cấp quốc tế tại TP. Hồ Chí Minh chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp đẳng cấp hàng đầu Việt Nam.

Hiện tại, trung tâm hội nghị tiệc cưới Crystal Palace có 4 phòng lớn chuyên phục vụ sự kiện, bao gồm: Classic, Galaxy, Royal, Diamond. Các phòng có diện tích dao động từ 400m2 đến 600m2, được thiết kế theo các phong cách riêng biệt. Khách hàng có thể lựa chọn phòng có thiết kế phù hợp với hội nghị khách hàng của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, tại các phòng, Crystal Palace đều trang bị thiết bị âm thanh – ánh sáng hiện đại, có khả năng tự động hóa cao để phục vụ cho các sự kiện. Đội ngũ nhân viên của MerPerle Crystal Palace là những người có nhiều kinh nghiệm trong phục vụ tiệc, biết lắng nghe và trợ khách hàng, đảm bảo mang đến hội nghị – hội thảo trọn vẹn nhất.

Các bước tổ chức Hội nghị khách hàng chuyên nghiệp 

Bước 1: Xác định chủ đề, mục tiêu sự kiện

Chủ đề và mục tiêu sự kiện là công việc đầu tiên bạn cần phải làm khi muốn tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. 

Chủ đề sự kiện thường sẽ gắn liền với các đặc điểm nổi bật của công ty. Điều này giúp cho sự kiện tạo được sự khác biệt, dễ dàng hơn trong gây ấn tượng đầu tiên với khách mời. 

Bên cạnh đó, bạn cũng cần xác định mục tiêu sự kiện. Bạn nên liệt kê ra các mục tiêu cần hướng tới khi tổ chức sự kiện và triển khai các công việc nhằm hướng đến các mục tiêu này. Với mục tiêu này, khi kết thúc hội nghị, có thể dùng nó để đánh giá về thành công, những điều chưa làm được khi tổ chức hội nghị, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm.

Bước 2: Xây dựng ý tưởng, kịch bản hội nghị

Dựa vào mục tiêu và chủ đề sự kiện như đã xác định ban đầu, bạn sẽ sáng tạo ý tưởng tổ chức độc đáo và kịch bản hội nghị để thu hút, gây ấn tượng với khách mời. 

Ý tưởng tổ chức phải phù hợp với phong cách doanh nghiệp và mục tiêu sự kiện. Thông thường, các sự kiện hội nghị khách hàng thường được tổ chức kết hợp với ra mắt, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp; kết hợp tiệc liên hoan; kết hợp year end party,…

Về kịch bản chương trình, ban tổ chức thường dựa theo timeline chương trình để xây dựng kịch bản. Kịch bản sự kiện sẽ bao gồm: kịch bản tổng quan, kịch bản dẫn MC và kịch bản dự phòng. 

Bước 3: Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Thời gian, địa điểm tổ chức cần được xác định càng sớm càng tốt để mọi công tác chuẩn bị cho sự kiện được diễn ra kịp thời nhất. 

Về thời gian tổ chức hội nghị khách hàng, doanh nghiệp nên chọn những ngày cuối tuần để khách mời có thể sắp xếp công việc và đến tham dự sự kiện. 

Về địa điểm tổ chức, khi lựa chọn, nên lựa chọn địa điểm tiện cho việc đi lại, di chuyển của khách hàng. Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức phải có không gian phù hợp với quy mô sự kiện, chất lượng thiết bị sự kiện tốt và hỗ trợ khách hàng nhiệt tình. 

Bước 4: Danh sách khách mời

Với danh sách khách mời, cần được xây dựng và rà soát kỹ càng để không bỏ sót khách mời quan trọng. Khi đã rà soát lại và bổ sung đầy đủ khách mời, doanh nghiệp sẽ bắt đầu in thư mời và triển khai công tác gửi thư mời đến từng người. 

Về việc gửi thư mời, phải có kế hoạch và phương án cụ thể để đảm bảo thư mời được gửi đến khách từ 1-3 ngày trước khi diễn ra sự kiện. Nếu có thể, hãy gửi thư mời tận tay khách hàng để thể hiện thành ý của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong trường hợp không thể trao tận tay, thư mời có thể gửi qua email, gửi qua SMS hoặc qua inbox trên mạng xã hội. 

Bước 5: Dự trù kinh phí

Đây là khâu quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến công tác chuẩn bị cho hội nghị. Thông thường, mỗi doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện đều có một khoản ngân sách cho sự kiện. Với khoản ngân sách này, người chịu trách nhiệm tổ chức hội nghị sẽ phải tạo checklist chi phí tổ chức hội nghị khách hàng sao cho phù hợp với nguồn ngân sách của doanh nghiệp. 

Khi dự trù kinh phí, nên check giá các hạng mục trong checklist để dự trù kinh phí sát nhất với chi phí thực tế. Chi phí dự trù càng chi tiết, cẩn thận thì sẽ càng nhanh được duyệt. Trong trường hợp bạn không có thời gian để check giá từng hạng mục, hãy thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để họ thay bạn làm điều đó. Họ là những người có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động tổ chức sự kiện, vì thế bảng dự trù kinh phí thường sẽ không có sự chênh lệch hoặc chênh lệch với một con số rất nhỏ so với thực tế. 

Xem ngay: Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói chi tiết nhất

Hội nghị khách hàng 4

Bước 6: Chuẩn bị cho sự kiện

Với bảng kinh phí dự trù đã được xây dựng cụ thể, chi tiết, các công tác chuẩn bị cho sự kiện nhanh chóng được triển khai. Trước sự kiện khoảng 3 – 5 ngày, việc mua sắm, thuê thiết bị cho hội nghị khách hàng phải được chuẩn bị đầy đủ. Trước sự kiện 1 ngày, công tác trang trí cho hội nghị sẽ được triển khai: trang trí không gian, trang trí sân khấu,…

Nếu cẩn thận hơn, ban tổ chức có thể chạy thử chương trình. Khi chạy thử, nếu có xảy ra vấn đề gì, ban tổ chức sẽ có thời gian để khắc phục, không để xảy ra trong sự kiện chính thức. 

Bước 7: Tổ chức hội nghị

Khi tổ chức hội nghị, điều hành sự kiện phải theo sát timeline và phân công công việc để vận hành mọi hoạt động chuẩn bị cho sự kiện được chỉn chu và chuyên nghiệp nhất. Giám sát sự kiện cũng phải để ý mọi hoạt động của các cá nhân, các bộ phận để đôn đốc mọi người làm tốt công việc của mình. 

Trong trường hợp có xảy ra các vấn đề phát sinh, điều hành sự kiện sẽ nhanh chóng điều phối các bộ phận để kịp thời xử lí các tình huống, đảm bảo không ảnh hưởng đến tổng thể sự kiện. 

Hội nghị khách hàng 5

Chi tiết tại: Quy trình các bước tổ chức hội nghị khách hàng hiệu quả

Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688

VietPower – Đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

Nếu bạn đang tìm đơn vị cho tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn và báo giá miễn phí.

VietPower tự tin là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp mà bạn có thể yên tâm lựa chọn cho sự kiện hội nghị của doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân sự nhân sự sự kiện được đào tạo bài bản, đã từng thực chiến tại rất nhiều sự kiện của hàng trăm đối tác, khách hàng trong và ngoài nước (Vietcombank, Canon, BIDV, Samsung…) VietPower cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất với chi phí tốt nhất.

  • Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
  • Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
  • Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
  • Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
  • Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.

Tham khảo: Top 10 công ty tổ chức sự kiện

Ngoài ra, VietPower còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện như: tổ chức gala dinner, team building, ngày hội gia đình, lễ ký kết hợp tác, lễ khai trương, lễ khánh thành,…

Thông tin liên hệ: 

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Bài viết liên quan

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0867.12.8688