Hội nghị khách hàng là gì? Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng là một sự kiện được nhiều công ty, doanh nghiệp ngày nay chú trọng tổ chức. Hình thức này giúp thúc đẩy mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp tốt đẹp hơn. Vậy bạn đã biết rõ về Hội nghị khách hàng là gì và quy trình tổ chức hội nghị khách hàng chưa? Cùng VietPower tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé! 

Xem ngay: Tổ chức hội nghị là gì? Quy trình tổ chức tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị khách hàng là hình thức sự kiện được tổ chức nhằm gặp gỡ, trao đổi thông tin và tương tác trực tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng. Đây cũng gọi là một phương thức tri ân khách hàng hiệu quả đến những khách hàng thân thiết ủng hộ sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp suốt thời gian qua. 

Đồng thời qua buổi hội nghị, doanh nghiệp có thể tạo sự gắn kết, củng cố niềm tin cho khách hàng của mình hơn. Hội nghị khách hàng sẽ phù hợp với những doanh nghiệp có đối tượng khách hàng, đối tác lớn nhất định. Do đó, sự kiện này cần được chuẩn bị từ sớm để thể hiện sự chỉn chu, chuyên nghiệp và hoàn thiện nhất.

Hoạt động chính của hội nghị khách hàng thường sẽ có những hạng mục sau:

  • Buổi diễn thuyết hay thuyết trình.
  • Gửi lời cảm ơn đến các khách hàng thân thiết.
  • Quảng bá sản phẩm, dịch vụ.
  • Giao lưu chia sẻ với khách hàng, trao đổi ý kiến. Những đóng góp của khách hàng sẽ giúp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp được cải thiện tốt hơn.
  • Hoạt động trò chơi, trao thưởng, quà tặng,…
Hội nghị khách hàng là gì?
Hội nghị khách hàng là hình thức sự kiện được tổ chức nhằm gặp gỡ, trao đổi thông tin và tương tác trực tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng

Mục đích của hội nghị khách hàng

Mục đích chính của hội nghị khách hàng là tạo mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng của mình. Tuy nhiên nó cũng mang nhiều mục đích phụ khác. Để bạn có thể thấy rõ hơn. Dưới đây là một số mục đích cụ thể khi tổ chức hội nghị khách hàng mà bạn nên biết:

  • Thể hiện sự tri ân đến khách hàng. Đồng thời chăm sóc, quan tâm và tôn trọng mối quan hệ hai bên.
  • Đây là dịp để doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới đến khách hàng. Cung cấp những thông tin, cập nhật chi tiết về sản phẩm, dịch vụ của mình.
  • Hội nghị khách hàng còn giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng. Tạo sự tin tưởng và tính trung thành gần như tuyệt đối.
  • Tạo cơ hội cho khách hàng gặp gỡ, trao đổi lẫn nhau cũng như với đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.
  • Sự kiện này cũng là cơ hội để khách hàng phản hồi, đưa ra ý kiến. Từ đó, góp ý để doanh nghiệp có thể cải thiện sản phẩm, dịch vụ của mình. 
  • Cuối cùng những hoạt động trao tặng giải thưởng sẽ tạo ra không khí vui vẻ, thoải mái và gần gũi giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Mục đích của hội nghị khách hàng
Tạo cơ hội cho khách hàng gặp gỡ, trao đổi lẫn nhau cũng như với đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp

Các loại hình hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng cũng được chia thành nhiều hình thức khác nhau tùy vào mục tiêu của sự kiện. VietPower đã tổng hợp và gửi bạn một số loại hình cơ bản của hội nghị khách hàng ở dưới đây:

1. Hội nghị tri ân khách hàng

Hội nghị tri ân khách hàng mang tới thông điệp rõ ràng nhất là cảm ơn đến các khách hàng đã tin tưởng, ủng hộ lựa chọn sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Nó cũng là buổi gặp mặt giúp công ty duy trì khách hàng trung thành. Đồng thời thu hút thêm những khách hàng tiềm năng mới. Ngoài ra cũng là cơ hội nâng cao hình ảnh, sản phẩm thương hiệu của doanh nghiệp mình.

Các loại hình hội nghị khách hàng
Hội nghị tri ân khách hàng

2. Hội nghị tổng kết cuối năm

Với hình thức hội nghị tổng kết cuối năm, khách mời sẽ là CBCNV trong công ty cùng những khách hàng, đối tác thân thiết. Sự kiện này được tổ chức thường niên nhằm thông báo kết quả kinh doanh, kế hoạch dự định trong các năm tiếp theo. Điều này cho khách hàng thấy được, họ là một phần quan trọng của doanh nghiệp trong việc phát triển và xây dựng hoàn thiện doanh nghiệp.

Các loại hình hội nghị khách hàng
Hội nghị tổng kết cuối năm

3. Hội nghị ra mắt sản phẩm mới

Hội nghị ra mắt sản phẩm mới là cách để doanh nghiệp tạo sự đánh dấu ra đời của một sản phẩm, dịch vụ mới. Đây là cách để khách hàng đón nhận dịch vụ, sản phẩm mới dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, ghi nhận những nỗ lực của toàn bộ nhân viên công ty trong quá trình thực hiện ra “đứa con tinh thần”. Từ đó tiếp cận đến những khách hàng tiềm năng. Tăng hiệu quả trong kinh doanh và mang tới giải pháp truyền thông hiệu quả.

Các loại hình hội nghị khách hàng
Hội nghị ra mắt sản phẩm mới

Xem thêm: Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới: tư vấn, quy trình và kế hoạch

4. Hội nghị bán hàng

Việc xây dựng niềm tin và mối quan hệ giữa người bán và người mua vô cùng quan trọng trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì vậy, những hội nghị bán hàng đã không còn xa lạ với khách hàng hay doanh nghiệp hiện nay. Để có một sự kiện hội nghị khách hàng diễn ra suôn sẻ và thành công. Hoạt động trong chương trình sự kiện phải đặc sắc, thu hút được sự chú ý của khách hàng.

Các loại hình hội nghị khách hàng
Hội nghị bán hàng

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Để giúp bạn có cái nhìn tổng quan và rõ ràng khi tổ chức một hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. Dưới đây là quy trình tổ chức hội nghị khách hàng được VietPower chia sẻ đến bạn:

1. Xác định mục tiêu và ngân sách

Bước đầu tiên trong mọi chương trình sự kiện, bạn cần phải xác định mục tiêu của hội nghị. Bạn có thể đặt mục tiêu của hội nghị như giới thiệu sản phẩm mới của doanh nghiệp được khách hàng đón nhận, phản hồi tốt.

Sau đó hãy xác định ngân sách của doanh nghiệp bạn dành cho hội nghị. Việc này sẽ giúp bạn quản lý chi phí tổ chức sự kiện một cách hiệu quả và dễ dàng hơn. Đồng thời cũng tránh được những khoản phát sinh không mong muốn. Dựa trên ngân sách bạn có hãy liệt kê những hạng mục chi phí theo thứ tự ưu tiên. Ví dụ như chi phí thuê địa điểm, banner, backdrop, MC sự kiện,… 

2. Lựa chọn địa điểm và thời gian

Đối với sự kiện hội khách hàng, khung giờ thích hợp nên diễn ra vào những ngày cuối tuần và bắt đầu sau 17h00. Khoảng thời gian này thích hợp cho mọi người, không vướng bận nhiều công việc mà có thể sắp xếp thời gian tham gia hội nghị. Đồng thời, về địa điểm nên chọn nơi rộng rãi vừa đủ với quy mô khách mời. Bạn có thể tham khảo qua những phòng hội nghị của khách sạn hay các trung tâm nghội nghị.

3. Lên danh sách khách mời và gửi thư mời

Việc lên danh sách khách mời là yếu tố quan trọng và không thể thiếu trong khâu tổ chức hội nghị. Bạn cần phải lên danh sách những thông tin chi tiết về khách hàng của doanh nghiệp. Sau đó, hãy tiến hành bước gửi thư mời trước thời gian tổ chức.

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng
Xác định mục tiêu và ngân sách

4. Chuẩn bị nội dung chương trình

Nội dung của chương trình sẽ cần có ý tưởng mới lạ và kịch bản phải được xây dựng dựa trên mục tiêu của sự kiện. Đồng thời phải có sự thống nhất, mạch lạc và suôn sẻ để có sức hấp dẫn đối với khách hàng tham dự. Thông thường, lựa chọn các dịch vụ tổ chức hội nghị sẽ giúp bạn đỡ mất thời gian công sức hơn.

5. Sắp xếp trang thiết bị và hậu cần

Việc sắp xếp trang thiết bị, hậu cần sẽ giúp việc chuẩn bị tổ chức hội nghị được kiểm tra cẩn thận và chi tiết nhất có thể. Không những thế, nó còn giúp trong các việc dự phòng xấu, không may xảy ra. Từ đó, hình thành việc sử ký nhanh chóng và hợp lý nhất có thể.

6. Tiến hành hội nghị và theo dõi phản hồi

Đến bước chạy sự kiện, hãy theo dõi phản hồi từ khách hàng. Đội ngũ nhân sự chăm sóc sẽ hỗ trợ khách mời trong sự kiện. Ngoài ra, cũng cần đảm bảo mọi thứ được chu toàn trước khi diễn ra hội nghị trước 10 phút.

7. Đánh giá kết quả và rút kinh nghiệm

Sau khi sự kiện hội nghị kết thúc, bạn có thể xin phản hồi hoặc đánh giá từ phía khách mời của mình. Những phản hồi sẽ giúp bạn rút ra được những kinh nghiệm quý báu cho các dự kiện lần sau. Dựa vào đó, bạn có thể tự đo lường sự thành công của sự kiện.

Quy trình tổ chức hội nghị khách hàng
Chuẩn bị nội dung chương trình

Xem ngay:  10 bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng ấn tượng nhất

Các hoạt động thường diễn ra trong hội nghị khách hàng

Một số hoạt động chính thường diễn ra trong hội nghị khách hàng mà bạn nên biết gồm:

  • Thuyết trình, trao đổi thông tin: Cung cấp những thông tin mới nhất về sản phẩm, dịch vụ. Hoặc chính sách hay chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp đến khách hàng.
  • Kết nối, mở rộng mối quan hệ: Tạo cơ hội cho khách hàng gặp gỡ, trao đổi và kết nối với nhau. Cũng như với đội ngũ của doanh nghiệp.
  • Hoạt động trao thưởng quà tặng: Tạo không khí nhộn nhịp, gần gũi cũng như tạo niềm vui cho khách hàng.
  • Phản hồi, chia sẻ kiến thức: Cho phép khách hàng phản hồi, đưa ra ý kiến. Những góp ý của khách hàng sẽ cải thiện dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp trong tương lai.
  • Xây dựng niềm tin, mối quan hệ chặt chẽ: Sự kiện sẽ củng cố niềm tin của khách hàng vào sản phẩm, dịch vụ của mình. Cũng như thắt chặt mối quan hệ với doanh nghiệp trong tương lai.
Các hoạt động thường diễn ra trong hội nghị khách hàng
Hoạt động trao thưởng quà tặng: Tạo không khí nhộn nhịp, gần gũi cũng như tạo niềm vui cho khách hàng

Xem chi tiết: Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói chi tiết nhất

Lợi ích của việc tổ chức hội nghị khách hàng

Qua những thông tin vừa tìm hiểu được ở trên, bạn có thể rút ra rất nhiều lợi ích cho việc tổ chức hội nghị khách hàng:

  • Cải thiện mối quan hệ với khách hàng tích cực và tốt đẹp hơn.
  • Củng cố niềm tin cho khách hàng.
  • Nắm bắt được nhu cầu của khách hàng. Điều chỉnh sản phẩm/dịch vụ phù hợp với từng đối tượng khách hàng hơn.
  • Thu hút, tiếp cận những khách hàng mới tiềm năng.
  • Cơ hội để quảng bá hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.
  • Tăng giá trị của doanh nghiệp trên thị trường.
  • Cơ hội để khách hàng hiểu hơn về những khó khăn mà doanh nghiệp đã gặp phải, cũng như thấu hiểu hơn cho doanh nghiệp.
Lợi ích của việc tổ chức hội nghị khách hàng
Cải thiện mối quan hệ với khách hàng tích cực và tốt đẹp hơn

VietPower – Đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

Nếu bạn đang tìm một đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp từ A đến Z. Chắc chắn không thể bỏ qua VietPower. Hơn 10 năm kinh nghiệm trong nghề, chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân sự sáng tạo mang đến cho khách hàng một sự kiện hội nghị hoành tráng nhất. Tỉ mỉ từ bước lên ý tưởng, xây dựng kịch bản đến cung cấp trang thiết bị công nghệ cho sự kiện. VietPower sẽ khiến khách hàng của bạn để lại ấn tượng sâu sắc nhất. 

Để tổ chức một sự kiện thành công không chỉ dựa vào bản kế hoạch chi tiết suốt chương trình. Sự thành công còn dựa vào đơn vị tổ chức mà bạn đang đặt niềm tin vào. Với VietPower luôn cam kết mang đến cho các khách hàng những trải nghiệm thú vị và đáng nhớ nhất. Vì vậy, không tự nhiên mà rất nhiều doanh nghiệp lớn như: Viettel, Masan, TH TrueMilk, Vietcombank. Tìm đến và lựa chọn VietPower làm bạn đồng hành cho sự kiện của doanh nghiệp. 

VietPower - Đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp
VietPower – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Bài viết trên đã giải đáp cho bạn biết về Hội nghị khách hàng là gì? Hy vọng rằng, những thông tin mà VietPower chia sẻ sẽ giúp ích được cho bạn. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy nhấc máy liên hệ với VietPower để được chúng tôi tư vấn 24/7. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan

Upload Image...

Chủ đề quan tâm

Đăng ký tư vấn

""
1
Họ và tên*your full name
Số điện thoại*your full name
Nội dungmore details
0 /
Previous
Next
Tư vấn ngay 0867.12.8688