7 đặc điểm của tổ chức sự kiện bạn không thể bỏ qua

Đặc điểm của tổ chức sự kiện đang là chủ đề được nhiều người quan tâm nhất hiện nay. Nếu như bạn muốn tìm hiểu về vấn đề này. Hãy theo chân VietPower tham khảo bài viết 7 đặc điểm của tổ chức sự kiện bạn không thể bỏ qua ở dưới đây!

Giới thiệu về tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là bao gồm các quá trình chuẩn bị, lên kế hoạch và đánh giá các hoạt động. Đồng thời, đảm bảo sự kiện được diễn ra trong một khoảng thời gian, không gian nhất định nhằm một mục tiêu chung. Chủ đích của việc tổ chức sự kiện thường mong muốn truyền đạt thông điệp, thu hút sự quan tâm tới một lượng đối tượng tham gia. Một vài loại hình sự kiện bạn có thể bắt gặp như hội thảo, hội nghị, lễ kỷ niệm, ra mắt sản phẩm mới. concert,… hay bất kỳ hoạt động nào mang tính chất công khai có nhiều người tham gia.

Vai trò của tiệc tổ chức sự kiện bao gồm:

• Tổ chức sự kiện giống công cụ đo lường hiệu quả để truyền tải thông điệp, hình ảnh doanh nghiệp có mục tiêu đến khách mời hay cộng đồng.
• Tạo cơ hội xây dựng mối quan hệ để giao lưu, kết nối giữa các cá nhân và tổ chức với nhau. 
• Sự kiện cũng giúp các doanh nghiệp giới thiệu được sản phẩm, dịch vụ của mình. Tạo ra cơ hội để trải nghiệm trực tiếp cho khách hàng.
• Giúp tăng cường sự nhận biết cũng như ghi nhớ của khách hàng về thương hiệu. 

Các đặc điểm chính của tổ chức sự kiện

Dưới đây là 8 đặc điểm chính của tổ chức sự kiện mà bạn có thể tham khảo:

1. Mục tiêu rõ ràng

Để một sự kiện thành công, việc đầu tiên bạn cần phải xác định mục tiêu một cách cụ thể và rõ ràng. Để có một mục tiêu tốt bạn cần đáp ứng đủ các tiêu chí của mô hình SMART. Trong đó bao gồm:

• Specific (Cụ thể): Nêu mục tiêu rõ ràng và không được dùng từ chung chung.
• Measurable (Đo lường): Đánh giá mức độ đạt được của mục tiêu đặt ra nhờ các chỉ số cụ thể như số lượng khách mời tham gia, mức độ nhận biết thương hiệu,…)
• Achievable (Có thể đạt được): Những mục tiêu phải khả thi và phù hợp với nguồn lực đang có.
• Relevant (Liên quan): Mục tiêu đặt ra cần có liên quan và phù hợp với cách tổ chức sự kiện và chiến lược truyền thông marketing.
• Time-bound (Có thời hạn): Gắn thời gian hoàn thành cụ thể vào mục tiêu để tạo động lực và theo dõi tiến độ được dễ dàng hơn.

Ngoài ra, những mục tiêu của bạn đặt ra cũng cần dựa vào những dữ liệu, phân tích từ thị trường thực tế. Tránh những mục tiêu đặt ra quá cao và không phù hợp với tình hình. Ngoài ra, đặt mục tiêu với những con số sẽ giúp bạn đánh giá mức độ thành công được tốt hơn. Hơn hết, bạn vẫn có thể thay đổi, điều chỉnh mục tiêu để theo tính thiết thực nhưng vẫn đảm bảo hướng tới một mục tiêu chung nhất định. 

Ví dụ về một mục tiêu trong việc tổ chức sự kiện là tăng cường nhận biết cộng đồng về thương hiệu của doanh nghiệp lên 20% trong vòng 3,5 tháng sau sự kiện.

2. Quy trình tổ chức chặt chẽ

Nếu bạn có một quy trình tổ chức chặt chẽ, đây sẽ là yếu tố then chốt để giúp sự kiện diễn ra thành công. Nó giúp mọi hoạt động, chương trình được hiệu quả và tránh được nhiều rủi ro. Trong đó, bạn phải đảm bảo các yếu tố chính trong quy trình tổ chức như:

• Mỗi bước thực hiện đều cần chi tiết, rõ ràng và cụ thể. Mỗi cá nhân cần biết rõ được nhiệm vụ của mình. Mọi hoạt động đều được lên lịch một cách cẩn thận, tránh chồng chéo lên nhau hay bỏ sót.
• Quy trình tổ chức sự kiện cần có sự linh hoạt, thích ứng với những thay đổi bất ngờ. Đồng thời cũng cần có những phương án dự phòng cho những phát sinh có thể xảy ra. 
• Tất cả các khâu hạng mục trong công việc đều cần có liên kết chặt chẽ, mọi người cập nhật được những thông tin mới nhất. Sử dụng các công cụ quản lý để theo dõi tiến độ cũng như quản lý thông tin một cách hiệu quả.
• Đánh giá hiệu quả cho các hoạt động của sự kiện để rút ra những bài học và cần cải thiện cho những sự kiện lần sau.
• Tập trung vào khách hàng, đưa ra những sản phẩm, dịch vụ phù hợp để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

3. Ngân sách và tài chính

Ngân sách và tài chính là điều kiện cần thiết, quan trọng không thể thiếu trong mỗi sự kiện. Nó không chỉ giúp bạn quản lý nguồn chi tiêu hiệu quả mà còn giúp sự kiện diễn ra đúng kế hoạch. Dưới đây là một số yếu tố bạn cần lưu ý của đặc điểm ngân sách, tài chính trong tổ chức sự kiện:

• Phân loại, chia các hạng mục chi phí một cách rõ ràng. Ví dụ như chi phí thuê địa điểm, âm thanh ánh sáng,….
• Mỗi khoản chi phí đều cần có con số dự toán cụ thể.
• Có thể điều chỉnh linh hoạt chi phí vì những thay đổi trong quá trình tổ chức sự kiện.
• Ngân sách cần được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu để mọi người có thể theo dõi và nắm rõ được.
• Nên có một khoản dự phòng để đối phó với những tình huống phát sinh có thể xảy ra.
• Nên lập các bảng biểu để theo dõi chi tiêu thực tế so với dự đoán.

Xem thêm: 9 bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết

4. Quản lý thời gian

Quản lý thời gian là một trong những yếu tố cần lưu ý trong việc tổ chức sự kiện. Vì sự thành công của sự kiện cũng phụ thuộc rất lớn vào việc lên kế hoạch, thực hiện các hạng mục công việc đúng thời hạn. Ví dụ như:

• Nên lập thời gian biểu chi tiết để mỗi giai đoạn sự kiện đều có thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể.
• Luôn khoảng thời gian dự phòng để ứng phó cho mọi tình huống bất ngờ.
• Thời gian biểu có thể được thay đổi tùy thuộc vào tình hình thực tế.
• Bạn nên sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc khi cần thiết, điều này sẽ tối ưu được thời gian hiệu quả hơn.
• Có thể sử dụng các ứng dụng, phần mềm để quản lý thời gian sao cho hợp lý và hiệu quả nhất.

5. Sự sáng tạo và đổi mới

Sự sáng tạo và đổi mới là yếu tố luôn luôn cần trong mỗi tổ chức sự kiện. Việc sáng tạo, đổi mới sẽ giúp sự kiện của bạn được ấn tượng trong mắt người tham gia. Đặc biệt, nó cũng ảnh hưởng tích cực tới sự nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo các chất liệu, đem những ý tưởng mới mẻ lồng vào chủ đề sự kiện. Chính vì vậy, để sự kiện được thành công hơn hãy đảm bảo yếu tố sáng tạo và đổi mới.

6. Tương tác và kết nối với khách hàng

Tương tác, kết nối với khách hàng trong việc tổ chức sự kiện là điều cần thiết và phụ thuộc vào loại hình sự kiện của bạn. Nhờ vào đặc điểm này bạn sẽ dễ dàng giúp khách hàng của mình được tận hưởng vào sự kiện của mình hơn. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý những điều này:

• Nghiên cứu rõ đối tượng, khách mời của mình như sở thích, nhu cầu,…. để tạo ra trải nghiệm phù hợp.
• Tạo ra cơ hội để khách hàng có thể giao lưu, tương tác trực tiếp nhờ vào các hoạt động tương tác, trò chơi. Đặc biệt cần phản hồi nhanh để nhận góp ý từ khách hàng.
• Mang tính trải nghiệm độc đáo, thú vị khó quên cho khách hàng, tạo ra những không gian trải nghiệm đa chiều.
• Bạn có thể khuyến khích khách hàng trở lại với mình nhờ các chương trình khuyến mãi, thu hút khách hàng cho các sự kiện lần tiếp theo.

7. Công nghệ và phương tiện kỹ thuật

Công nghệ và các phương tiện kỹ thuật như “cầu nối” của sự kiện. Giúp nâng cao chất lượng chương trình, tạo ra cho người tham gia những trải nghiệm mới lạ, độc đáo. Ví dụ như ứng dụng các trò chơi tương tác, thực tế ảo VR,… tăng cá nhân hóa trải nghiệm. Điều này cũng giúp cung cấp những dịch vụ hấp dẫn, tạo cảm giác được quan tâm cho người tham gia. Ngoài ra, bạn cũng có thể tăng cường trải nghiệm thị giác và âm thanh. Nhờ vào màn hình LED, hệ thống âm thanh, chiếu sáng, ánh sáng 3D mapping.

8. Đánh giá và phản hồi

Cuối cùng, đánh giá và phản hồi là đặc điểm cuối cùng trong việc tổ chức sự kiện mà bạn cần chú ý đến. Bạn có thể làm khảo sát và hỏi những trải nghiệm của người tham gia. Việc này sẽ cho bạn những nhận xét khách quan nhất. Sau đó, đánh giá đo lường các chỉ số để xem xem mục tiêu có đạt hiệu quả hay không. Từ đó, hãy rút ra kinh nghiệm cho các lần tổ chức sự kiện trong tương lai.

Những yếu tố quyết định sự thành công của tổ chức sự kiện

Để một sự kiện thành công không chỉ dựa vào kết quả của sự chuẩn bị kỹ lưỡng, sáng tạo mà còn kết hợp hài hòa của nhiều yếu tố. Dưới đây là một số yếu tố quyết định cho sự thành công khi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

• Lên ý tưởng độc đáo, sáng tạo: Tạo sự khác biệt nhưng có dấu ấn riêng. Đặc biệt, phải có tính thống nhất cho chủ đề và xuyên suốt gắn với mục tiêu của sự kiện.
• Lập kế hoạch chi tiết: Phân chia công việc, phân bổ chi phí một cách hợp lý. Chọn địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô, tính chất của sự kiện. Đồng thời, phân công nhân sự đảm bảo mỗi người hiểu hết vai trò, trách nhiệm của mình.
• Quản lý rủi ro kịp thời: Dự đoán các rủi ro và đưa ra các phương án để đối phó kịp thời.
• Tương tác với khách hàng: Nghiên cứu những nhu cầu cần thiết của khách hàng. Từ đó mang lại những kỉ niệm đáng nhớ và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.
• Áp dụng tính năng công nghệ: Giúp nâng cao chất lượng chương trình sự kiện. Tạo một không gian sự kiện ấn tượng và phù hợp với chủ đề.
• Quảng bá sự kiện đa kênh để tiếp cận tốt với nhóm đối tượng tiếp cận.
• Đảm bảo có đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp: Có kinh nghiệm, nhiệt huyết và phải có chuyên môn cao. 
• Đánh giá, cải tiến chất lượng: Thu thập ý kiến đóng góp khách hàng. Đánh giá hiệu quả để rút ra bài học kinh nghiệm.

Xem thêm: Tổng hợp kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần biết

Vừa rồi là bài viết về 7 đặc điểm của tổ chức sự kiện bạn không thể bỏ qua được VietPower chia sẻ cho bạn biết. Hy vọng rằng, những kiến thức và thông tin ở trên đã giúp ích được cho bạn. Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết dưới đây. Chúc bạn có một ngày thật vui!

Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện, team building. Hãy liên hệ ngay với VietPower, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7 miễn phí.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.