Tất tần tật các vị trí trong tổ chức sự kiện bạn nên biết

Các vị trí trong tổ chức sự kiện rất đa dạng. Mỗi vị trí đều có vai trò riêng đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi nhất. Mỗi cá nhân đều góp phần tạo nên một chương trình đem lại trải nghiệm tích cực nhất cho người tham gia. Sự kết hợp hài hòa giữa các vị trí trong tổ chức sự kiện sẽ là chìa khóa vàng giúp sự kiện diễn ra thành công. Vậy các vị trí trong tổ chức sự kiện có gồm có những vị trí nào. Hãy cùng VietPower tìm hiểu trong bài viết ngay bên dưới đây nhé!

Các vị trí chính trong tổ chức sự kiện

1. Trưởng ban tổ chức (Event Manager)

Trưởng ban tổ chức hay Event Manager là vị trí đầu não trong các vị trí trong tổ chức sự kiện. Vị trí này đóng vai trò chính trong việc điều phối và quản lý toàn bộ công việc của sự kiện. Đây là vị trí quan trọng có trách nhiệm đưa ra những quyết định ảnh hưởng tới sự kiện giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch đã đề ra. Vai trò của trưởng ban tổ chức cơ bản gồm:

• Xây dựng kế hoạch tổng thể gồm lịch trình, ngân sách và thời gian thực hiện công việc.
• Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận. Đồng thời kiểm tra tiến độ công việc và đảm bảo mọi người có thể phối hợp với nhau nhịp nhàng.
• Đưa ra bản dự thảo ngân sách chi tiết đồng thời kiểm soát chi phí phát sinh, đàm phán giá cả với các nhà cung cấp.
• Lên kế hoạch dự đoán và phòng ngừa rủi ro với các vấn đề pháp lý có thể gặp phải và triển khai các biện pháp xử lý.
• Theo dõi các khâu tổ chức và giải quyết ngay những sự cố xảy ra.
• Phân tích hiệu quả của sự kiện theo mục tiêu ban đầu đề ra. Đánh giá tích cực và hạn chế của sự kiện để hoàn thiện công tác tổ chức trong tương lai.

2. Phó ban tổ chức (Assistant Event Manager)

Phó ban tổ chức là bộ phận nắm vai trò hỗ trợ trực tiếp cho trưởng ban tổ chức. Đồng thời họ cũng đảm nhận những nhiệm vụ quan trọng trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Có thể nói, vị trí này sẽ chia sẻ gánh nặng của trưởng ban tổ chức đảm bảo mọi chi tiết của sự kiện được diễn ra chính xác và kịp thời. Vai trò của phó ban tổ chức gồm:

• Theo dõi tiến độ công việc và hoạt động phối hợp giữa các phòng ban. Đồng thời giải quyết các công việc thường ngày giúp cho trưởng ban tổ chức có thể tập trung hoàn thiện các vấn đề chiến lược.
• Khi gặp các vấn đề phát sinh không mong muốn phó ban tổ chức cần nhanh chóng điều chỉnh và tìm cách xử lý để không làm gián đoạn sự kiện.
• Lên lịch làm việc và phân công cho các nhóm để đảm bảo mỗi bộ phận có thể hiểu rõ trách nhiệm cũng như vai trò của mình trong quá trình tổ chức.
• Hỗ trợ đàm phán hợp đồng quản lý dịch vụ từ các nhà cung cấp. Đảm bảo mọi yếu tố phục vụ yêu cầu sự kiện có thể đáp ứng đúng thời hạn.
• Thu thập phản hồi từ khách mời, lập báo cáo tổng kết sự kiện và đưa ra đề xuất cải thiện sự kiện trong tương lai.
• Điều hành sự kiện khi Trưởng ban tổ chức chưa có mặt. Thay mặt trưởng ban ra quyết định và giải quyết các chiến lược liên quan đến sự kiện.

Phó ban tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bao chi tiết của sự kiện được chuẩn bị kỹ càng. Đồng thời đảm bảo chương trình diễn ra mượt mà. Họ còn là bộ phận giúp Trưởng ban tổ chức có thể theo sát các công việc chuẩn bị sự kiện. Đặc biệt là những tình huống phát sinh.

3. Chuyên viên marketing sự kiện (Event Marketing Specialist)

Chuyên viên marketing sự kiện có trách nhiệm tạo ra chiến lược tiếp thị hiệu quả nhằm quảng bá sự kiện. Việc quảng bá sự kiện rộng lớn sẽ giúp thu hút khách mời. Đồng thời xây dựng nên hình ảnh tích cực nhất về sự kiện trong mắt công chúng. Vai trò của vị trí này không chỉ tập trung vào quá trình tiếp cận đối tượng mục tiêu mà còn giúp nâng cao giá trị của thương hiệu. Đảm bảo mọi hoạt động truyền thông diễn ra hoàn hảo.

Event Marketing Specialist là mắt xích quan trọng giúp cho xây dựng và duy trì sự quan tâm của công chúng với sự kiện. Đội ngũ nhân sự sử dụng các chiến lượng sáng tạo với nội dung chất lượng và kỹ thuật để thúc đẩy độ nhận diện thương hiệu. Thu hút đối tượng mục tiêu và đảm bảo sự kiện có thể được quảng bá một cách hiệu quả.

4. Chuyên viên logistics (Logistics Coordinator)

Chuyên viên logistics là một trong các vị trí trong tổ chức sự kiện. Đây là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý các khâu hậu cần đảm bảo sự kiện diễn ra đúng tiến độ, suôn sẻ và đạt được các yêu cầu về mặt tổ chức. Vai trò của họ là điều phối các hoạt động vận chuyển. Đồng thời quản lý trang thiết bị và sắp xếp các yếu tố tại địa điểm tổ chức đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi sự kiện diễn ra.

Chuyên viên logistics đóng vai trò sống còn trong hoạt động hậu cần. Đảm bảo mọi khâu của sự kiện đều được chuẩn bị chu đáo. Các hoạt động bao gồm lắp đặt, vận chuyển đến quản lý trang thiết bị và giải quyết sự cố. Họ cũng là người giúp sự kiện có thể diễn ra mượt mà và đúng kế hoạch đảm bảo các yếu tố hậu cần và kỹ thuật để hoàn thành chính xác và kịp thời.

5. Chuyên viên nội dung (Content Specialist)

Chuyên viên nội dung cũng là một trong các vị trí trong tổ chức sự kiện. Họ là bộ phận chịu trách nhiệm tạo và quản lý tất cả nội dung liên quan trong sự kiện. Họ còn xây dựng thông điệp và tạo ra những tài liệu cũng như nội dung truyền thông để quảng bá và giới thiệu sự kiện. Họ cũng đảm bảo rằng nội dung được truyền tải một cách chuyên nghiệp mà hiệu quả nhất. Tất cả những khía cạnh cũng như nội dung của sự kiện để truyền tải thông điệp chính hỗ trợ việc truyền thông sự kiện.

6. Nhân viên truyền thông (Public Relations Officer)

Nhân viên truyền thông trong tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng trong hoạt động xây dựng và duy trì hình ảnh tích cực của sự kiện và doanh nghiệp. Hoặc tổ chức với công chúng và đối tác cũng như giới truyền thông. Họ cũng là người chịu trách nhiệm truyền tải những thông điệp của sự kiện theo cách chuyên nghiệp nhất. Họ cũng là người quản lý quan hệ với báo chí và xử lý những vấn đề liên quan tới giới truyền thông.

Vị trí nhân viên truyền thông trong sự kiện đóng vai trò không thể thiếu trong việc bảo vệ và duy trì hình ảnh của sự kiện. Đồng thời xử lý những vấn đề của báo chí và truyền thông. Họ đảm bảo rằng mọi thông tin của sự kiện sẽ được truyền tải một cách chuyên nghiệp và tích cực nhất. Từ đó cũng làm tăng cường độ nhận diện thương hiệu và quan tâm từ công chúng.

7. Chuyên viên kỹ thuật (Technical Specialist)

Chuyên viên kỹ thuật là một trong số các vị trí trong tổ chức sự kiện tổ chức sự kiện đóng vai trò then chốt trong hoạt động quản lý và đảm bảo các yếu tố kỹ thuật của sự kiện. Các hoạt động kỹ thuật của sự kiện có hoạt động mượt mà hay không là do các chuyên viên kỹ thuật điều phối. Họ có trách nhiệm về các hệ thống ánh sáng, âm thanh, trình chiếu công nghệ thông tin và các hạng mục kỹ thuật khác.

Chuyên viên kỹ thuật đảm bảo sự kiện hoạt động trơn tru trên phương diện kỹ thuật. Họ cần chuẩn bị tất cả từ khâu chuẩn bị vận hành cho tới xử lý sự cố. Họ cũng là người đảm bảo các yếu tố công nghệ liên quan hoạt động chuyên nghiệp.

8. MC hoặc người dẫn chương trình (Master of Ceremony)

MC sự kiện được biết tới là người dẫn chương trình. Đây là người có vai trò quan trọng trong hoạt động tổ chức sự kiện. MC chịu trách nhiệm kết nối các phần trong chương trình với nhau. Đồng thời hướng dẫn và giữ cho các khán giả tập trung vào những nội dung chính. Tạo nên bầu không khí mới mẻ cho sự kiện. MC không chỉ là người kết nối với những phần trong chương trình. Họ còn giúp giữ được sự quan tâm của khán giả. Từ đó góp phần vào sự thành công của sự kiện.

Các vị trí hỗ trợ trong tổ chức sự kiện

1. Tình nguyện viên (Volunteers)

Tình nguyện viên là cũng là một trong số những vị trí trong tổ chức sự kiện. Họ là người tham gia hỗ trợ tổ chức sự kiện. Mặc dù không phải là nhân viên chính thức nhưng họ cũng có vai trò quan trọng. Họ hỗ trợ xử lý những câu việc hậu cần và tổ chức. Đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất. Các tình nguyện viên thường phụ trách những công việc khác nhau. Từ việc hỗ trợ khán giả tới chuẩn bị thiết bị. Họ thường là người trực tiếp tương tác với khách mời tham gia sự kiện.

Tình nguyện viên là phần không thể thiếu giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công. Họ không chỉ đóng góp về mặt nhân lực mà còn mang lại không khí nhiệt huyết, tích cực cho toàn bộ chương trình.

2. Nhân viên phục vụ (Service Staff)

Nhân viên phục vụ cũng là một vị trí trong tổ chức sự kiện. Họ là người chịu trách nhiệm trong hoạt động cung cấp dịch vụ trực tiếp cho các khách mời tham dự. Đảm bảo mọi nhu cầu của họ được đáp ứng một cách hiệu quả và nhanh chóng. Vai trò của nhân viên phục vụ vô cùng quan trong. Đặc biệt trong việc tạo ra trải nghiệm cho khách mời tham dự. Từ khâu tiếp đón đến phục vụ thức ăn và đồ uống. Nhân viên phục vụ là phần không thể thiếu trong sự kiện. Họ cũng góp phần giúp sự kiện diễn ra thành công.

Xem thêm: 9 bước lập bảng dự trù kinh tổ chức sự kiện chi tiết

Lưu ý khi xây dựng các vị trí trong tổ chức sự kiện

• Mỗi vị trí trong tổ chức sự kiện nhất là những vị trí quan trọng đầu não thì cần những người có kỹ năng và kinh nghiệm để đảm nhận. Chính vì thế, hãy lựa chọn những người đã có kinh nghiệm cho những vị trí đó.
• Xác định rõ trách nhiệm và vai trò của các vị trí để phân bổ công việc phù hợp.
• Luôn duy trì liên lạc giữa các bộ phận để mọi thông tin về sự kiện đều được nắm rõ.
• Khuyến khích sự phối hợp và hợp tác lẫn nhau giữa các phòng ban.
• Đảm bảo các vị trí trong tổ chức sự kiện đều có đủ số lượng nhân sự phục vụ. Nếu thiếu sẽ dẫn tới tình trạng chậm tiến độ thi công.
• Quản lý nguồn ngân sách tránh tình trạng vượt quá giới hạn ngân sách dự trì.
• Lên timeline chi tiết để phân bổ và quản lý thời gian cho hợp lý.
• Dự đoán sự cố và rủi ro có thể gặp phải.
• Ghi nhận thành tích của mọi người đồng thời chấn chỉnh các hạng mục làm sai ngay để tránh ảnh hưởng tới sự kiện.

Có thể bạn sẽ cần: Tổng hợp kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà bạn cần biết

Trên đây là chi tiết về các vị trí trong tổ chức sự kiện. Hy vọng với những chia sẻ của VietPower bạn sẽ hiểu hơn về các vị trí cũng như công việc của nó. Nếu bạn cần đơn vị tổ chức sự kiện hoặc tư vấn tổ chức sự kiện. Hãy để lại thông tin hoặc liên hệ hotline VietPower để được tư vấn ngay hôm nay.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.