Tổ chức sinh nhật công ty: Kịch bản, kế hoạch và chi phí

Tổ chức sinh nhật công ty là một hoạt động diễn ra thường niên của mỗi doanh nghiệp. Đây vừa là một sự kiện để tri ân, gắn kết và cũng là một dịp để toàn bộ nhân sự có thể nhìn lại chuỗi hoạt động công ty trong một năm vừa qua. Bài viết dưới đây, VietPower sẽ chia sẻ đến bạn một cách chi tiết nhất về việc tổ chức sinh nhật công ty: kịch bản, kế hoạch và chi phí tổ chức. Bạn nhất định đừng bỏ lỡ!

Tìm hiểu thêm về: Cách tổ chức sinh nhật vui vẻ chuyên nghiệp nhất 2023

Tổ chức sinh nhật công ty là gì?

Tổ chức sinh nhật công ty là hoạt động thường niên của hầu hết các công ty, doanh nghiệp lớn nhỏ. Hoạt động này thường được tổ chức vào tháng thành lập công ty, nhằm mục đích kỷ niệm cũng như chúc mừng tuổi mới của công ty. Bên cạnh đó đây cũng là sự kiện giúp các thành viên trong công ty có dịp nhìn nhận lại các vấn đề trong thời gian vừa qua. Chúc mừng những thành tựu mà công ty đã đạt được, đưa ra mục tiêu phấn đấu trong năm mới.

Hoạt động tổ chức sinh nhật công ty cũng mang lại nhiều ý nghĩa to lớn cho doanh nghiệp như:

• Tri ân cán bộ công nhân viên và các đối tác, khách hàng thân thiết: Đây là dịp để các thành viên có thêm thời gian để giải tỏa và tận hưởng nhiều hơn. Điều này hoàn toàn xứng đáng đối với công sức và các thành viên đã bỏ ra để giúp công ty ngày một phát triển. Việc tri ân các thành viên cũng giúp họ có thiện cảm tốt và gắn bó với công ty hơn. 

• Là dịp để nhìn lại chặng đường phát triển: Tiệc sinh nhật công ty cũng là một cơ hội cực lý tưởng để các thành viên có thể ngồi lại để trò chuyện, chia sẻ và nhìn ngắm những thành quả mà bản thân đã cùng nhau nỗ lực đạt được trong suốt một năm vừa qua. Ngoài ra thì đây cũng là dịp để ban lãnh đạo công ty cùng đưa ra những mục tiêu, định hướng và giải pháp cho công ty trong chặng đường tiếp theo.
• Ý nghĩa truyền thông: Mỗi một bức ảnh được chụp lại trong chương trình sinh nhật công ty đều sẽ trở thành những tư liệu truyền thông tuyệt vời giúp quảng cáo và truyền thông về hình ảnh của công ty. Giúp hình ảnh của công ty được đến gần hơn với nhiều khách hàng, đối tác tiềm năng.

Ý tưởng tổ chức sinh nhật công ty ấn tượng

1. Tiệc sinh nhật concept ngày hội hóa trang

Đây là một trong những ý tưởng tổ chức sinh nhật công ty cực kỳ ấn tượng và nhận được nhiều sự yêu thích của khách hàng. Với concept Ngày Hội Hóa Trang, các thành viên khi đến tham gia tiệc sẽ chuẩn bị cho mình một bộ trang phục thật đặc biệt. Bộ trang phục này thường sẽ mô phỏng theo trang phục của các nhân vật nổi tiếng từ phim ảnh, truyện tranh,… 

Phong cách tiệc sinh nhật này thường được nhiều khách hàng yêu thích bởi sự thú vị và mới lạ của nó. Các thành viên tham dự sẽ cảm thấy bất ngờ và thích thú khi được chiêm ngưỡng trang phục của nhiều thành viên khác. Điều này sẽ làm họ đi từ bất ngờ này đến bất ngờ khác. Giúp tăng thêm niềm vui, sự phấn khởi cho chương trình. Giúp chương trình thành công hơn. 

2. Tiệc sinh nhật Concept Cướp biển

Đây là một concept nghe có vẻ mới lạ nhưng lại được rất nhiều công ty, doanh nghiệp lựa chọn. Để làm theo concept này, các đơn vị tổ chức sẽ chú trọng vào phần trang trí không gian tổ chức. Tất cả các hình ảnh in ấn đều phải dựa trên ý tưởng về chủ đề cướp biển. Ngoài ra còn có khu vực photobooth chụp ảnh, các từ khóa trong chương trình cũng sẽ được làm theo concept cướp biển. Giúp mang đến một không gian y như lạc vào một thế giới cướp biển. Tạo cho du khách nhiều hứng thú.

3. Tiệc sinh nhật phong cách chiến binh

Một ý tưởng độc đáo mà chắc chắn bạn và doanh nghiệp của mình sẽ không bị đụng hàng đó chính là concept chiến binh quân đội. Với concept này, tất cả các thành viên tham gia sẽ được mặc trang phục chuẩn quân đội. Trong suốt quá trình tham gia chương trình sẽ gọi nhau là đồng chí. 

Bên cạnh đó thì các hạng thiết kế, trang trí cũng phải dựa trên concept quận đội. Giúp các thành viên có được trải nghiệm thật nhất. Concept này cực thích hợp có các công ty, doanh nghiệp muốn nhân dịp này để rèn luyện tính kỷ luật cho các thành viên của mình. 

4. Tiệc sinh nhật phong cách Hawaii

Bữa tiệc sinh nhật phong cách Hawaii sẽ cực kỳ phù hợp vào thời gian mùa hè và được tổ chức tại một bãi biển xinh đẹp. Tham gia bữa tiệc mang phong cách này, các thành viên sẽ được thỏa sức diện những bộ trang phục nhiều màu sắc, mang đậm hơi hướng ngày hè. 

Các mẫu thiết kế, trang trí trong chương trình cũng sẽ mang nhiều màu sắc, hoa lá rực rỡ hệt như một bữa tiệc mùa hè. Concept này tạo cho du khách sự mới mẻ, thích thú và cảm giác thư giãn cực cao. 

Tham khảo: 20 Ý tưởng trang trí sinh nhật công ty đẹp và ý nghĩa nhất 2023

Kịch bản tổ chức sinh nhật công ty chi tiết

Xem chi tiết: Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện sinh nhật chi tiết hấp dẫn nhất 2023

Kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty chuẩn

Để có thể tổ chức được một chương trình sinh nhật công ty thành công, trước hết bạn cần phải lập kế hoạch tổ chức một cách rõ ràng và chi tiết. Dưới đây là các bước để lập kế hoạch tổ chức sinh nhật công ty cực chuẩn, bạn cùng tham khảo nhé:

Bước 1: Phân công nhiệm vụ

Trước hết bạn cần biết được sẽ có những ai sẽ tham gia vào khâu chuẩn bị, tổ chức cho chương trình sinh nhật lần này. Sau khi nằm được thông tin các nhân sự tham gia, bạn sẽ phân bổ các hạng mục phù hợp với sở trưởng hoặc khả năng của họ. Ví dụ những thành viên có sức khỏe tốt sẽ đảm nhận nhiệm vụ set-up, bài trí các vật dụng nặng, những bạn tỉ mỉ, cẩn thận sẽ đảm nhận các hạng mục trang trí, chuẩn bị quà,…

Bước 2: Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Việc xác định thời gian và địa điểm tổ chức chương trình là hết sức quan trọng. Bởi 2 yếu tố này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến các yếu tố con người, vật chất khác nữa.

Bước 3: Lựa chọn phong cách tổ chức

Dựa vào mục đích, yêu cầu của công ty mà bạn sẽ đưa ra các concept tổ chức phù hợp với công ty và văn hóa doanh nghiệp của mình. Bên cạnh đó bạn cũng có thể cùng nhau bàn luận để chọn ra hình thực tổ chức, các hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình. Ví dụ, nếu bạn muốn tổ chức một buổi tiệc pool party ngày hè cực sôi động thì nên chọn hình thức phục vụ tiệc đứng với nhiều loại đồ uống mát mẻ,..

Bước 4: Khâu trang trí

Sau khi chọn được concept cho chương trình, bạn sẽ bắt đầu tiến hành trang khí không gian tổ chức sao cho mang đậm dấu ấn của concept. Các hạng mục thiết kế, in ấn, thi công trang trí cùng cần được chuẩn bị theo 1 concept nhất định của cả chương trình.

Bước 5: Dự kiến số lượng tiết mục văn nghệ và minigame

Lên list các danh sách tiết mục văn nghệ, game sân khấu sẽ diễn ra trong chương trình để có thể ước lượng được thời gian của bữa tiệc một cách chính xác nhất. Từ đó giúp người điều hành sự kiện kiểm soát được thời gian chương trình một cách tốt nhất. Không làm ảnh hướng đến các vị khách mời và không làm xảy ra các vấn đề phát sinh.

Bước 6: Chuẩn bị các phần thưởng trong chương trình

Hạng mục này tưởng chừng như đơn giản nhưng lại khá quan trọng trong chương trình. Các phần thưởng cần mang lại được giá trị nhất định cho người nhận, nhưng thường lại không được bỏ ra quá nhiều chi phí cho phần này. Chính vì vậy bạn cần cân nhắc cẩn thận để đảm bảo mức chi phí mà vẫn phù hợp.

Bước 7: Dự trù ngân sách

Sau khi hoàn thành hết 6 bước trên thì bước cuối cùng là lập bảng dự trù ngân khách. Tại bước này bạn sẽ phải liệt kê lại tất cả các hạng mục cần chuẩn bị trong chương trình kèm báo giá.

Điều này giúp bạn nắm được chi tiết mức chi phí cần bỏ ra cho các hạng mục sự kiện. Từ đó giúp lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp với mức chi phí công ty có thể bỏ ra. Giúp giảm thiểu sự phát sinh về chi phí.

Xem ngay: Cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật ý nghĩa nhất 2023

Chi phí tổ chức sinh nhật công ty trọn gói

1. Chi phí địa điểm tổ chức

Đây là một trong những chi phí cố định không thể thiếu để tổ chức một chương trình sinh nhật công ty. Bạn cần chọn một địa điểm có sức chứa phù hợp với số lượng khách bởi chi phí thuê địa điểm sẽ phụ thuộc vào diện tích, không gian của phòng tiệc. Ngoài ra cũng nên ưu tiên những địa điểm có khoảng cách gần, vị trí thuận tiện và có bãi đỗ xe rộng rãi.

2. Chi phí nhân sự

Một chương trình sinh nhật công ty được tổ chức thường cần những nhân sự như sau: 

• MC chính (người dẫn chương trình): đầy là người không thể thiếu cho bất kì một chương trình sự kiện nào. Chi phí thuê 01 MC tiếng việt còn phụ thuộc vào thời gian diễn ra chương trình. Thường sẽ giao động ở mức 3.000.000 vnđ cho đến 7.000.000 vnđ/ chương trình

• Điều hành sự kiện: chi phí cho 1 nhân sự điều hành sự kiện giao động từ 1.000.000 vnđ – 2.000.000 vnđ/ sự kiện
• Nhân sự hỗ trợ sự kiện: chi phí cho 1 nhân sự hỗ trợ giao động từ 600.000 – 1.000.000 vnđ
• PG,PB,…

3. Chi phí tiệc

Chi phí này sẽ phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng dịch vụ của từng đối tượng khách. Ngoài ra cũng sẽ ảnh hưởng vào giá thực đơn của tùy từng nhà hàng, khách sạn. Hiện nay mức ăn tiệc tối thiểu trong các nhà hàng bình dân giao động từ 250.000 vnđ/khách và trong các trung tâm sự kiện, khách sạn giao động từ 450.000 vnđ/ khách chưa bao gồm đồ uống.

4. Chi phí trang thiết bị sự kiện

Thường trong một chương trình sinh nhật cơ bản sẽ bao gồm các thiết bị như: âm thanh, ánh sáng, sân khấu, pháo điện, pháo khói, backdrop, màn hình led,…

Các chi phí này sẽ phụ thuộc vào quy mô chương trình và nhu cầu, mức chi trả của khách hàng.

5. Chi phí trang trí

Phần chi phí này không bắt buộc nhưng vẫn được nhiều công ty đề cao. Các hạng mục trang trí có thể bao gồm như: Photobooth chụp ảnh, trang trí cổng, sân khấu,… Chi phí thiết kế, in ấn banner, hashtag chụp ảnh,..

6. Chi phí khác

Một số chi phí khác có thể có trong chương trình bao gồm như:

• Bánh sinh nhật
• Pháo phụt, pháo điện,…
• Band nhạc, vũ đoàn
• Quà tặng cho khách mời,…

Xem chi tiết: Chi phí tổ chức sự kiện sinh nhật công ty trọn gói tốt nhất 2023

VietPower – Đơn vị tổ chức sinh nhật công ty chuyên nghiệp

VietPower không còn là cái tên quá xa lạ đối với nhiều khách hàng và đối tác trong cả nước. Không chỉ được biết đến là một đơn vị chuyên tổ chức team building uy tín, VietPower còn được biết đến rộng rãi là một đơn vị tổ chức sinh nhật công ty chuyên nghiệp. Hằng năm, VietPower đều nhận được nhiều sự tin tưởng của các khách hàng và đối tác thân thiết, gửi gắm sự kiện quan trọng nhất của công ty cho VietPower. Cho đến nay VietPower đã và đang cung cấp giải pháp cho hàng trăm công ty lớn nhỏ không chỉ riêng khu vực miền bắc và còn khắp cả nước. 

Bên cạnh đó, VietPower cũng cung cấp thêm nhiều dịch vụ khác như:

• Tổ chức chương trình sự kiện trọn gói
• Cho thuê trang thiết bị sự kiện, đồ game team building
• Cho thuê nhân sự sự kiện
• Cung cấp dịch vụ media chuyên nghiệp

Trên đây là tất cả những thông tin chia sẻ cực chi tiết của VietPower về việc tổ chức sinh nhật công ty. VietPower mong rằng với những thông tin trên có thể giúp bạn tổ chức được một chương trình sinh nhật thành công.

Nếu bạn cần tìm đơn vị tổ chức tiệc sinh nhật công ty chuyên nghiệp, uy tín, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với VietPower để được nhận tư vấn và hỗ trợ 24/7 bạn nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM