22/06/2024
Kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật chiếm đến 70% sự thành công của một chương trình sự kiện. Từ việc lên ý tưởng, chọn địa điểm cho đến kịch bản, mỗi chi tiết đều đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Bài viết dưới đây, VietPower chia sẻ tới bạn các bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện thành công. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Xem chi tiết: 10 ý tưởng tổ chức sinh nhật độc đáo và đầy bất ngờ
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Mục lục
10 bước lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật
1. Lên ý tưởng tổ chức tiệc sinh nhật
Lên ý tưởng tổ chức tiệc sinh nhật là bước đầu tiên trong kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật. Để thành công, bạn cần lắng nghe và hiểu rõ sở thích, độ tuổi của người chủ tiệc. Đối với trẻ nhỏ, không gian nên mang tính vui tươi, trang trí đáng yêu để thu hút chúng. Ngược lại, với người lớn, sự trang trọng và tinh tế hơn là cần thiết. Bên cạnh đó, bạn cần xác định rõ mục đích của buổi tiệc để phù hợp với ý tưởng tổ chức. Nếu chỉ là không gian thư giãn, sẽ khác so với việc tạo kỷ niệm đặc biệt. Quan trọng là cân nhắc và lựa chọn ý tưởng phù hợp để buổi tiệc trở thành trải nghiệm đáng nhớ.
2. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức
Việc lựa chọn ngày và giờ nên căn cứ vào lịch trình của chủ tiệc. Thường thì buổi tối là lựa chọn phổ biến vì sự thuận tiện cho mọi người tham gia. Đối với địa điểm tổ chức sinh nhật, nếu tiệc dành cho cá nhân và không quá lớn, bạn có thể tổ chức tại nhà. Còn đối với tiệc công ty, lựa chọn nhà hàng hoặc khách sạn thường được ưa chuộng. Đảm bảo không gian đủ cho khách mời và chọn địa điểm thuận tiện giao thông là những yếu tố cần lưu ý.
3. Lập danh sách khách mời
Đầu tiên, bạn cần xác định rõ đối tượng khách mời tương ứng với từng loại tiệc: cá nhân hay công ty. Đối với tiệc cá nhân, khách mời thường là bạn bè, đồng nghiệp và người thân. Trong khi đó, tiệc sinh nhật công ty thường mời các nhân viên, đối tác và khách hàng. Việc gửi thiệp mời qua đường bưu điện, điện thoại, tin nhắn hay email đều là những phương thức hữu ích để tạo sự chuyên nghiệp.
4. Dự trù ngân sách cho bữa tiệc
Bạn cần xác định nguồn tài chính có sẵn và lên danh sách các khoản chi tiêu dự kiến. Các hạng mục bao gồm thực phẩm, đồ uống, trang trí, giải trí và các chi phí khác. Tiếp theo, bạn nên tìm hiểu và so sánh giá cả từ nhiều nhà cung cấp để có kế hoạch chi tiêu hợp lý. Sử dụng kinh nghiệm và gợi ý từ người thân sẽ giúp bạn tính toán chính xác và tránh lãng phí.
Bạn có biết: 10 loại chi phí tổ chức sinh nhật quan trọng hàng đầu hiện nay
5. Lựa chọn loại hình tiệc
Quyết định này phụ thuộc vào quy mô và mục đích của buổi tiệc. Với tiệc sinh nhật nhỏ, tiệc teabreak với các món nhẹ và bánh ngọt là sự lựa chọn phù hợp. Trong khi đó, đối với tiệc lớn hơn, bạn nên cân nhắc bữa tiệc mặn với các món khai vị, món chính, đồ uống và món tráng miệng. Việc lựa chọn thực đơn cũng cần phù hợp với ngân sách đã dự trù và đáp ứng khẩu vị đa dạng của các khách mời.
6. Chọn bánh sinh nhật
Bánh kem không chỉ là điểm nhấn mà còn là linh hồn của buổi tiệc. Tuy nhiên, lựa chọn loại bánh phải phù hợp với đối tượng và phong cách của buổi tiệc. Đối với trẻ em, bánh nên có các hình ảnh hoạt hình đáng yêu để thu hút. Trong khi đó, đối với người lớn, nên chọn những chiếc bánh đơn giản nhưng tinh tế và phong phú về họa tiết trang trí.
7. Checklist các hạng mục và cân đối lại ngân sách
Checklist các hạng mục và cân đối lại ngân sách là bước cần thiết. Bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng từng chi tiết đã lên kế hoạch như thực đơn, trang trí, giải trí và phương tiện vận chuyển. Đảm bảo rằng mọi thứ đều phù hợp với ngân sách đã dự trù và không có chi phí phát sinh.
Nếu tự tổ chức tại nhà, bạn cần tính toán chi tiêu cẩn thận để tránh vượt quá ngân sách. Còn nếu thuê dịch vụ ngoài nhà hàng, việc chọn gói dịch vụ đã định sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát chi phí và tiết kiệm thời gian chuẩn bị. Quản lý chi phí hiệu quả sẽ giúp buổi tiệc thành công mà không lo lắng về tài chính.
8. Lên chương trình, kịch bản tổ chức tiệc sinh nhật
Đây là yếu tố quan trọng để đảm bảo buổi tiệc sinh nhật diễn ra thành công. Bạn cần chi tiết hoá từng hoạt động như lời chào, trò chơi, văn nghệ và thổi nến. Xác định thứ tự và thời gian dự kiến cho mỗi phần để buổi tiệc trôi chảy và hấp dẫn. Đối với các buổi tiệc quy mô lớn và tại những địa điểm sang trọng, việc lên chương trình càng cần thiết để tạo sự chuyên nghiệp. Kịch bản tổ chức sinh nhật đảm bảo mọi hoạt động được tổ chức một cách có trật tự.
9. Trang trí không gian
Dựa trên ý tưởng ban đầu, bạn cần chọn các phụ kiện trang trí phù hợp. Vật liệu trang trí như bóng bay, backdrop, đèn lồng, hoa tươi hay tranh ảnh,… Điều này giúp tạo sự đồng nhất và thu hút ánh nhìn của khách mời. Ngoài ra, cần phối hợp màu sắc và thiết kế sao cho hài hòa và thích hợp với không gian tổ chức. Việc trang trí khéo léo sẽ làm nổi bật không gian và làm cho buổi tiệc sinh nhật trở nên đặc biệt và đáng nhớ.
10. Thử nghiệm chương trình
Đối với tiệc sinh nhật có quy mô lớn thì bước này là không thể thiếu trong kế hoạch. Bằng việc thực hiện các mục hoạt động dự kiến trong chương trình, bạn có thể đánh giá và điều chỉnh để tối ưu hóa sự kiện. Qua đó, bạn có thể phát hiện và khắc phục các vấn đề có thể xảy ra, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra, thử nghiệm còn giúp các thành viên trong ban tổ chức nắm rõ vai trò và tương tác để chuẩn bị tốt nhất cho buổi tiệc. Việc chuẩn bị kỹ càng sẽ mang đến trải nghiệm sinh nhật đáng nhớ cho khách mời.
Tìm hiểu thêm: Cách tổ chức sinh nhật công ty thành công chi tiết
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật
Để tổ chức chương trình sinh nhật thì không thể thiếu đi kế hoạch. Một kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật hoàn hảo sẽ giúp chương trình diễn ra suôn sẻ. Dưới đây, chúng tôi chia sẻ đến bạn mẫu kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật công ty:
| STT | Thời gian | Hạng mục | Chi tiết | Phụ trách | Ghi chú |
| 1 | 15 phút | Đón khách và ổn định | – MC tiến hành thông báo toàn thể khách mời tham gia chương trình – Đội ngũ PG sẽ hỗ trợ khách mời check in và hướng dẫn vào chỗ ngồi – Khách mời chụp hình, checkin với backdrop đã trang trí. | – MC – Đội ngũ PG và nhân sự Media. | – Mở nhạc nền nhẹ nhàng chúc mừng sinh nhật. |
| 2 | 10 phút | Mở màn buổi tiệc | – MC là người khai mạc buổi tiệc và dẫn dắt đến tiết mục văn nghệ mở màn – Tiết mục múa hát,… | MC và đội văn nghệ | |
| 3 | 10 phút | Phát biểu từ ban giám đốc | – MC giới thiệu đại diện ban lãnh đạo lên phát biểu – Ban lãnh đạo gửi lời chào, nêu lý do và ý nghĩa của buổi tiệc này – Đại diện ban lãnh đạo gửi lời chúc đến toàn thể nhân viên và thông kháo chính thức mai mạc buổi tiệc. | Ban lãnh đạo công ty | – Ánh sáng tập trung vào BLĐ – Nhạc nền lúc BLĐ bước lên sân khấu. |
| 4 | 10 phút | Nghi thức cắt bánh mừng sinh nhật | – MC mời ban lãnh đạo côn ty lên sân khấu tiến hành nghi thức cắt bánh sinh nhật. | – Hậu cần đẩy xe bánh ra giữa sân khấu. | – Chuẩn bị bánh kem sẵn bên cánh gà – Phát nhạc chúc mừng sinh nhật. |
| 5 | 15 phút | Tặng quà | – MC đọc danh sách nhân viên có thành tích xuất sắc và mời lên sân khấu nhận thưởng – Mời đại diện BLĐ lên sân khấu tiến hành tặng quà | – Hậu cần chuẩn bị quà bên cánh gà | – Nhạc trao thưởng – Ánh sáng follow theo từng người lên sân khấu. |
| 6 | 30 phút | Khai tiệc | – MC mời ban lãnh đạo lên sân khấu tiến hành nâng ly rượu thông báo chính thức thức khai tiệc – MC mời mọi người dùng tiệc và chúc mọi người ăn ngon miệng. | – Hậu cần chuẩn bị champagne và ly | – Nhạc nhẹ nhàng |
| 7 | 20 phút | Văn nghệ | – Các tiết mục văn nghệ do nhân viên công ty chuẩn bị | – MC và đội văn nghệ công ty | |
| 8 | 30 phút | Trò chơi, giao lưu | – MC khuấy động chương trình bằng các trò chơi đã được chuẩn bị từ trước – Người chiến thắng sẽ nhận phần quà từ BTC | – MC và đội ngũ hậu cần | – Âm nhạc sôi động |
| 9 | 10 phút | Bế mạc | – MC là người thông báo chương trình kết thúc. Gửi lời cảm ơn và chúc sức khỏe đến tất cả mọi người tham dự – Mời khách mời lên sân khấu tiến hành chụp ảnh chung. | – MC và đội ngũ media chụp ảnh |
Trên đây, là 10 bước lên kế hoạch tổ chức tổ tiệc sinh nhật chi tiết nhất. Hy vọng những chia sẻ trên của VietPower sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về kế hoạch. Chắc chắn sẽ giúp bạn có cho mình một kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật hoàn hảo nhất. Nếu bạn còn thắc mắc hay cần tư vấn tổ chức tiệc sinh nhật. Hãy để VietPower giúp bạn tạo nên sự ấn tượng trong buổi tiệc sinh nhật. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và báo giá nhé!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building. Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
