Tổ chức liên hoan cuối năm: Quy trình, Kế hoạch và chi phí trọn gói

Tổ chức liên hoan cuối năm là một hoạt động diễn ra thường niên của mỗi công ty, doanh nghiệp. Đây là dịp để các thành viên trong công ty cùng nhau nhìn lại chặng đường 1 năm vừa qua. Bên cạnh đó cũng là thời điểm để gắn kết nhân sự. Việc tổ chức liên hoan cuối năm: quy trình, kế hoạch và chi phí trọn gói,… sẽ được VietPower chia sẻ chi tiết đến bạn qua bài viết dưới đây, đừng bỏ qua bạn nhé!

Tìm hiểu thêm: Tổ chức tiệc tất niên cuối năm ý nghĩa cho công ty

Tổ chức liên hoan cuối năm cần chuẩn bị những gì?

Bữa tiệc liên hoan cuối năm có thể được xem như là một bữa tiệc trọng đại và lớn nhất nhìn trong năm của một công ty. Chính vì vậy mà trước khi tổ chức liên hoan cuối năm, bạn cần phải chuẩn bị thật kỹ càng để bữa tiệc được diễn ra một cách suôn sẻ nhất. Dưới đây là một số những đầu mục mà bạn cần chuẩn bị trước mỗi sự kiện liên hoan cuối năm.

1. Lên danh sách khách mời trong chương trình

Điều đầu tiên mà bạn cần chuẩn bị đó chính là danh sách khách mời. Bởi số lượng khách mời tham gia ảnh hưởng rất nhiều đến việc tổ chức toàn bộ chương trình. Số lượng khách mời sẽ quyết định số lượng bàn tiệc, quy mô phòng tiệc, địa điểm tổ chức. Ngoài ra còn ảnh hưởng đến số lượng in ấn thiệp mời, chuẩn bị quà tặng,… Chính vì vậy danh sách khách mời nên được chuẩn bị đầu tiên.

Ngoài ra thì trong danh sách khách mời bạn cũng cần note thông tin của những khách mời đặc biệt, khách VIP để có thể chu đáo hơn trong quá trình đón tiếp.

2. Lên ý tưởng cho chương trình

Điều thứ hai mà bạn cần chuẩn bị đó chính là phác họa ý tưởng đặc biệt cho chương trình tất niên. Để tạo được sự khác biệt giữa các năm và tránh cho các khách mời cảm thấy nhàm chán. Ý tưởng chương trình tất niên phải thể hiện được chủ đề, mục đích của của doanh nghiệp, bên cạnh đó cũng mang lại cảm giác mới mẻ, tạo được nhiều ấn tượng cho khách mời.

3. Chọn địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức phù hợp cũng là yếu tố vô cùng quan trọng mà bạn cần xác định trước khi tổ chức liên hoan cuối năm cho công ty. Địa điểm được lựa chọn cần xác định dựa trên các yếu tố sau:

• Khoảng cách: thời gian di chuyển
• Vị trí: có dễ tìm hay không
• Thời gian hoạt động: khung giờ mở cửa
• Sức chứa: phù hợp với số lượng khách mời tham dự
• Chất lượng dịch vụ
• Mức giá
• Các yếu tổ khác: khu vực để xe, phong cách trang trí, các dịch vụ đi kèm,…

Xem ngay: Top 30 địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội sang trọng nhất 2024

4. Lên Ngân sách tổ chức

Ngân sách tổ chức cũng là một yếu tố cần chuẩn bị trước khi tổ chức liên hoan cuối năm. Chuẩn bị ở đây tức là việc bạn sẽ phải lên công tác dự trù mức chi phí sẽ phải bỏ ra cho chương trình. Bên cạnh đó là dự trù khả năng chi trả của doanh nghiệp. Ngân sách tổ chức sẽ ảnh hưởng đến quy mô và độ hoành tráng của chương trình. Chính vì vậy bạn cần lên dự trù chi phí thật chi tiết và rõ ràng phần này.

Kế hoạch tổ chức liên hoan cuối năm

Để chương trình liên hoan cuối năm của công ty thật thành công thì công đoạn lên kế hoạch tổ chức là cực kỳ quan trọng. Vậy để lên được một kế hoạch tổ chức liên hoan cuối năm hoàn chỉnh thì cần làm những gì? Cùng tham khảo ngay những ý chính dưới đây của VietPower để xây dựng cho công ty và doanh nghiệp một kế hoặc thật ấn tượng bạn nhé!

1. Xác định mục đích chương trình

Việc xác định được mục đích tổ chức của buổi liên hoan cuối năm là vô cùng quan trọng. Điều này giúp bạn có thể định hướng và xây dựng được một kịch bản với nội dung phù hợp và đạt được hiệu quả tốt nhất cho chương trình. Tùy vào từng công ty sẽ có những mục đích xây dựng khác nhau. Một số những mục đích của chương trình tất niên cuối năm thường gặp như:

• Tri ân các cán bộ công nhân viên trong công ty
• Định hướng phát triển và nếu mục tiêu phát triển trong năm mới
• Tri ân với đối tác và các khách hàng thân thiết, quan trọng
• Là dịp để vui chơi, xả stress và liên hoan tổng kết cuối năm của công ty.

2. Xác định thời gian tổ chức chương trình

Thời gian tổ chức tiệc tất niên công ty thường sẽ rơi vào thời những ngày cuối tuần để các thành viên có thể sắp xếp được thời gian tham gia một cách đầy đủ. Nếu theo lịch âm lịch thì các chương trình tất niên thường sẽ được tổ chức vào giai đoạn từ ngày 15/12 cho đến trước thời gian nghỉ Tết. Chính vì vậy mà vào thời điểm này thường xảy ra tình trạng “cháy địa điểm” tổ chức, dẫn đến việc chi phí địa điểm cao, và khó tìm địa điểm như ý. Bạn nên có kế hoạch cho buổi tất niên từ sớm để có để đặt giữ chỗ từ các nhà hàng từ trước, tránh làm ảnh hưởng đến kế hoạch tổ chức của công ty.

3. Lên danh sách khách mời tham dự

Lên danh sách các khách mời dự định sẽ tham gia chương trình sẽ giúp bạn kiểm soát số lượng khách một cách tốt hơn. Từ đó bạn cũng có thể nằm được số lượng dịch vụ cần cung cấp trong chương trình, tránh việc thừa hoặc thiếu hụt các dịch vụ so với thực thế. Điều này sẽ ảnh hưởng đến ấn tượng của khách mời với doanh nghiệp của bạn. Ngoài ra, bạn cùng cần phân chia các khách mời thành nhiều nhóm khác nhau.

Dưới đây là các bước cơ bản để lên danh sách khách mời cho một sự kiện tất niên, bao gồm:

Bước 1: Xác định số lượng và thành phần khách mời tham dự

Các thành phần khách mời có mặt trong chương trình tiệc tất niên có thể gồm: Các cán bộ công nhân viên trực thuộc công ty, người thân của cán bộ nhân viên, các khách hàng, đối tác hoặc các cơ quan truyền thông…

Bước 2: Phân loại danh sách khách mời

Các khách mời sẽ được phân loại như sau:

• Danh sách khách mời là nhân sự nội bộ công ty
• Danh sách các khách mời VIP
• Danh sách các khách mời chính thức
• Danh sách các khách mời dự bị

Mỗi danh sách khách mời đều bao gồm đầy đủ các thông tin đi kèm của từng khách, bao gồm:

• Họ và tên khách mời
• Chức vụ, bộ phận làm việc và đơn vị công tác của khách mời
• Các thông tin liên hệ: Số điện thoại, địa chỉ email

Gợi ý cho cho bạn: Top 10 mẫu thiệp mời tất niên đẹp độc đáo nhất 2024

4. Hình thành chủ đề và ý tưởng thực hiện

Chủ đề của buổi tiệc tất niên sẽ phải là một câu nói hoặc một cụm từ ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn bao hàm được đầy đủ nội dung và những ý nghĩa hay thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền đạt tới tất cả thành viên có mặt trong chương trình. Chủ đề chương trình thường được in trên backdrop hoặc chiếu qua màn hình LED. Đây thường cũng là cơ sở để lên kế hoạch tổ chức cũng như ý tưởng và kịch bản chi tiết của buổi tiệc tất niên.

5. Lựa chọn địa điểm tổ chức chương trình

Căn cứ vào ý tưởng tổ chức và chủ đề của chương trình mà bạn có thể lựa chọn một địa điểm tổ chức tiệc tất niên thật phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, bạn vẫn nên có 2 phương án về địa điểm trở nên để có thể linh hoạt thay đổi trong trường hợp có vấn đề phát sinh xảy ra. Dưới đây là một số những lưu ý để bạn có thể lựa chọn địa điểm một cách tốt nhất, bao gồm:

• Vị trí: Ưu tiên những địa điểm dễ tìm kiếm, thuận tiện cho việc di chuyển. Trường hợp nếu địa điểm cách xa trung tâm thành phố thì bạn nên tính phương án đưa đón các khách mời đến tham dự chương trình.
• Không gian: Không gian của địa điểm cần phải phù hợp với tính chất của sự kiện. Ngoài ra cũng phải đảm bảo được sức chứa sao cho đủ số lượng khách mời tham dự và các hoạt động trong chương trình được diễn ra một cách thoải mái nhất. Nên tránh đặt địa điểm quá rộng sẽ khiến không khí chương trình bị loãng và cũng không nên đặt quá nhỏ khiến chương trình bị chật và người tham gia sẽ cảm thấy không thoải mái.
• Đặt tiệc: Tùy vào sở thích và nhu cầu của doanh nghiệp để lựa chọn các loại ăn tiệc khác nhau như tiệc buffet hoặc ăn theo set menu. Tuy nhiên dù là theo hình thức phục vụ tiệc nào thì vẫn phải đảm bảo được thực đơn phải gồm đầy đủ các món như: Khai vị, món ăn chính, món tráng miệng và nước uống.
• Các tiện ích đi kèm: Bạn cũng cần quan tâm đến các dịch vụ đi kèm tại địa điểm như: không gian của bãi đỗ xe, hệ thống trang thiết bị âm thanh, ánh sáng tại phòng tiệc,…

• Chất lượng phục vụ: Đây cũng là điều mà bạn cần quan tâm bởi thái độ của nhân viên sẽ ảnh hưởng trực tiếp đế trải nghiệm và ấn tượng của khách mời đối với doanh nghiệp của bạn.
• Chi phí: Mức chi phí thuê địa điểm, chi phí đặt tiệc và phí phục vụ, đồ uống tại địa điểm tổ chức cũng là tiêu chí mà bạn cần lưu ý để không ảnh hưởng đến mức chi phí tổ chức chương trình.

6. Xây dựng kịch bản chương trình chi tiết

Kịch bản chương trình tất niên cho công ty phải được xây dựng dựa trên chủ đề, ý tưởng của chương trình. Một số hoạt động thường có trong một chương trình tất niên cuối năm công ty như:

• Biểu diễn văn nghệ: Chương trình nên có thêm các tiết mục văn nghệ để giúp chương trình trở nên sôi động, thú vị hơn. Bên cạnh đó cũng thu hút được sự quan tâm của các khách mời. Việc biểu diễn các tiết mục văn nghệ đặc sắc cũng giúp chương trình của bạn trở nên chuyên nghiệp và chỉnh chu hơn.
• Mini game sân khấu: Các trò chơi trên sân khấu được dẫn dắt bởi MC của chương trình, giúp gắn kết và tạo không khí vui vẻ cho chương trình
• Hoạt động vinh danh, khen thưởng: đây sẽ là món quà tinh thần mang ý nghĩa động viên chia sẻ đối với các thành viên trong công ty.
• Trình chiếu video tổng kết một năm hoạt động của công ty: giúp các thành viên nhìn lại một cách tổng quát nhất quá trình phát triển của công ty trong một năm vừa rồi, những cơ hội, thách thức gặp phải, đồng thời cũng đưa ra hướng phát triển trong năm tiếp theo.
• Hoạt động bốc thăm trúng thưởng: đây là một hoạt động mang ý nghĩa may mắn và tạo niềm bui cho nhân viên

7. Lên ngân sách dự trù cho chương trình

Một bản kế hoạch tổ chức sự kiện tiệc tất niên hoàn chỉnh sẽ không thể thiếu được bảng dự trù chi phí tổ chức. Bảng dự trù chi phí này cần phải bao gồm tất cả các hạng mục lớn nhỏ, mỗi hạng mục đều đi kèm chi phí và các thông tin chi tiết đi kèm như số lượng, kích thước, chất liệu, màu sắc,… Một số hạng mục tiêu biểu trong một chương trình tiệc tất niên bao gồm:

• Chi phí thuê địa điểm tổ chức, chi phí dịch vụ tiệc ăn uống tại địa điểm
• Chi phí thuê các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn LED, photobooth chụp ảnh,…
• Chi phí cho nhân sự chương trình: lễ tân, MC, PG, nghệ sĩ biểu diễn, nhân sự setup, dàn dựng,…
• Chi phí thiết kế, in ấn các hạng mục backdrop, thiệp mời, banner,…
• Chi phí dịch vụ quay phim, chụp ảnh xuyên suốt chương trình
• Chi phí cho các trò chơi, quà tặng trong chương trình
• Chi phí vận chuyển, đi lại
• Các chi phí dự phòng

Quy trình tổ chức liên hoan cuối năm

Bước 1. Lên ý tưởng tổ chức chương trình

Ý tưởng tổ chức chương trình là yếu tố vô cùng quan trọng trong việc tổ chức tất cả các bữa tiệc không riêng gì tiệc cuối năm. Để có một buổi tiệc liên hoan cuối năm thật thành công và có thể tạo được nhiều ấn tượng đối với toàn thể người tham gia thì các doanh nghiệp cần phải chọn được ý tưởng thật hoàn hảo và độc đáo. Ý tưởng cho bữa tiệc liên hoan cuối năm hay những chủ đề Year-end Party đều có rất nhiều, thế nhưng việc đổi mới và sáng tạo theo từng năm để tạo được sự mới mẻ cho chương trình và tránh gây sự nhàm chán, không hứng thú cho các khách mời và thực sự cần thiết. Tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo rằng các ý tưởng đó vẫn phải làm nổi bật được văn hóa vốn có của doanh nghiệp.

Bước 2. Lập bảng dự trù kinh phí tổ chức

Thường các công ty, doanh nghiệp sẽ đưa ra trước một con số cụ thể về ngân sách để tổ chức buổi tiệc liên hoan cuối năm cho mình. Và từ đó các thành viên sẽ phải tìm và đưa ra các phương án phù hợp trong suốt quá trình lên kế hoạch và chuẩn bị. Việc dự trù trước mức kinh phí như vậy là việc làm cực kỳ quan trọng và nó cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới các hoạt động khác trong quá trình chuẩn bị, đặc biệt là khâu lựa chọn địa điểm cũng như ước lượng số lượng khách mời và các chi phí liên quan khác. Bên cạnh đó thì cũng có nhiều đơn vị thường sẽ lên ý tưởng sơ bộ trước sau đó mời lên ngân sách sự trù. Cả hai cách này đều được, tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích của công ty, doanh nghiệp.

Ngoài ra, bảng dự trù kinh phí tổ chức cần được thể hiện một cách thật chi tiết. Có đầy đủ các thông tin của từng hạng mục phải chuẩn bị như số lượng, kích thước, chất liệu,…Các thông tin này được liệt kê càng chi tiết sẽ càng giúp việc chuẩn bị trở nên dễ dàng và hiệu quả.

Xem chi tiết: Các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết từ A – Z

Bước 3. Chọn địa điểm tổ chức tiệc liên hoan cuối năm

Địa điểm tổ chức tiệc liên hoan cuối năm vừa có thể là không gian ngoài trời và cũng có thể là trong hội trường. Điều này sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của công ty. Nếu bạn muốn một bữa tiệc với không gian riêng tư và ấm cúng thì lựa chọn tổ chức trong phòng hội trường và vô cùng hợp lý. Đây sẽ là không gian lý tưởng để các thành viên có thể trò chuyện và nhìn lại chặng đường một năm đã qua. Đồng thời cũng là thời cơ để khen thưởng và tuyên bố về những kế hoạch và mục tiêu hoạt động trong năm tới.

Với những bữa tiệc tổ chức tại không gian ngoài trời thì thường hướng đến các hoạt động vui nhộn, các thử thách có thể gắn kết mọi người lại với nhau. Thường các địa điểm thích hợp có thể kể đến như các sân vận động ngoài trời, các khu du lịch sinh thái, bãi biển, sân bóng hay cũng có thể là trên sân thượng của khách sạn… Các công ty cần xác định rõ trước ý tưởng, chủ đề để lựa chọn địa điểm tổ chức sao cho phù hợp với tính chất tiệc và mức ngân sách dự trù.

Bước 4. Lên danh sách khách mời

Số lượng khách mời sẽ ảnh hưởng đến quy mô của toàn bộ bữa tiệc. Ngoài ra nó cũng ảnh hưởng và liên quan trực tiếp đến các hoạt động khác trong chương trình như việc lựa chọn địa điểm và không gian tổ chức, lựa chọn các phụ kiện và nội thất trang trí, lựa chọn chủ đề của cả bữa tiệc. Chính vì vậy, để đạt được hiệu quả tổ chức tốt nhất cũng như thành công trong một buổi tiệc tất niên cuối năm hoành tráng thì bạn và doanh nghiệp cần phải lên được danh sách khách mời cụ thể, đồng thời chuẩn bị hoặc ước lượng được số lượng người tham dự để có thể có công tác chuẩn bị mọi thứ một cách chu đáo nhất.

Ngoài ra, danh sách khách mời cũng phải được phân loại thành nhiều đối tượng khách mời khác nhau để công ty dễ dàng chuẩn bị và sắp xếp vị trí tại khu vực tổ chức tiệc. Thư mời dự tiệc cũng cần được gửi sớm để khách mời có thời gian xác nhận và cân nhắc lời mời. Bên cạnh đó cũng có khách mời thời gian để họ có thể chuẩn bị bữa tiệc tất niên một cách chu đáo và khiến mọi người tham gia đều ấn tượng.

Bước 5. Lên danh sách các hạng mục có trong chương trình

Việc tạo lên danh sách các hạng mục cần có trong chương trình và việc rất cần thiết. Bởi các hạng mục cần được liệt kê cẩn thận như vậy sẽ giúp bên tổ chức dễ nắm bắt các hoạt động và tránh tạo ra những sai sót không đáng có. Ngoài ra khi lên danh sách như vậy đơn vị tổ chức cũng dễ dàng tính được ngân sách phải bỏ ra ngay từ bước lên kế hoạch.

Việc liệt kê các hạng mục cần chuẩn bị cũng giúp cho mọi công đoạn như lên kịch bản, timeline chương trình, viết lời dẫn MC trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Và nó cũng giúp người đọc có thể nắm được các hoạt động cụ thể trong chương trình như bao gồm cả các tiết mục văn nghệ như ca nhạc, các trò chơi giải trí, phần thưởng, các bài phát biểu và phần tiệc… Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần chú ý các thứ tự của từng hạng mục để có thể sắp xếp sao cho hợp lý và tạo được sự bất ngờ cho khách mời, tránh gây nhầm lẫn và nhàm chán cho người tham gia.

Bước 6. Lên kịch bản, timeline chi tiết cho chương trình

Bước cuối cùng đó chính là lên kịch bản tổng thể chi tiết cho toàn bộ chương trình. Có hai loại kịch bản thường thấy trong một chương trình sự kiện tất niên đó là kịch bản tổng hợp và kịch bản chi tiết.

Kịch bản tổng hợp có thể được hiểu là kịch bản tổng quát, bao gồm tất cả những công việc chung trong buổi tiệc. Đây được xem là kịch bản dành cho nội bộ nhân viên công ty và nhân sự sự kiện để họ có thể dễ dàng quản lý lịch trình tổng thể của cả bữa tiệc. Ngoài ra thì kịch bản này cũng có thể dành cho các bên đơn vị cung cấp âm thanh và ánh sáng hoặc nhà cung cấp hình ảnh để họ có thể nắm bắt nội dung và điều khiển các thiết bị hỗ trợ trong chương trình sao cho phù hợp.

Kịch bản chi tiết chính là kịch bản thường dành cho MC và đơn vị tổ chức sự kiện. Bởi kịch bản có đầy đủ những thông tin chi tiết nhất giúp đội hậu cần có thể chuẩn bị tốt cho bữa tiệc và các hoạt động ăn khớp với nhau, giúp tránh xảy ra các sai sót không đáng có trong chương trình.

Xem thêm: Kịch bản lời dẫn MC tiệc tất niên cuối năm hay ấn tượng nhất

VietPower – Công ty tổ chức liên hoan cuối năm chuyên nghiệp

Bên cạnh việc tổ chức các chương trình team building thì các bữa tiệc liên hoan tất niên cuối năm cũng là thế mạnh của VietPower. VietPower luôn hiểu được tầm quan trọng của các bữa tiệc liên hoan cuối năm đối với các công ty, doanh nghiệp. Chính vì vậy mà từ khâu chuẩn bị các hạng mục sự kiện đã luôn được VietPower chuẩn bị kỹ lưỡng và cân nhắc, giám sát cẩn thận. Nhằm mang đến sự hài lòng tuyệt đối cho mọi khách hàng sử dụng dịch vụ.
Ngoài ra, tại VietPower cũng còn cung cấp thêm nhiều dịch vụ sự kiện khác như:

• Tổ chức sự kiện khai trương, lễ khánh thành, họp báo,hội nghị, hội thảo,…
• Tổ chức các chương trình team building, gala dinner, hoạt động vui chơi gắn kết,…
• Cung cấp dịch vụ media chuyên nghiệp, trọn gói
• Cung cấp nhân sự sự kiện
• Cung cấp trang thiết bị sự kiện

VietPower luôn biết ơn khi trở thành đơn vị nhận được nhiều sự ưu tiên và tin tưởng của các khách hàng và đối tác qua mỗi năm. Trở thành đơn vị để nhiều doanh nghiệp gửi gắm tổ chức các sự kiện quan trọng khắp cả nước.

Trên đây là tất cả những chia sẻ cực chi tiết của VietPower về việc tổ chức liên hoan cuối năm. VietPower mong rằng với những thông tin hữu ích trên có thể giúp bạn tổ chức được một chương trình liên hoan cuối năm thật thành công.
Nếu bạn cần tìm đơn vị tổ chức liên hoan cuối năm chuyên nghiệp và uy tín, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với VietPower để được hỗ trợ và tư vấn 24/7 bạn nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM