Tổ chức lễ khai trương là một hoạt động mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với bất kỳ một công ty hay doanh nghiệp nào. Các buổi lễ khai trương không chỉ mang ý nghĩa giới thiệu về một cơ sở, hạng mục mới mà còn ẩn chứa nhiều ý nghĩa to lớn sau đó. Thế nhưng không ai cũng biết cách tổ chức một buổi lễ khai chương ý nghĩa. Chính vì vậy mà tại bài viết này, VietPower sẽ giới thiệu đến bạn quy trình 10 bước tổ chức khai trương chuyên nghiệp. Bạn nhất định đừng bỏ qua!
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Mục lục
Lễ khai trương là gì?
Lễ khai trương hay còn được biết đến với cái tên Grand Opening, là một sự kiện quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Lễ khai trương đánh dấu sự khởi đầu của mỗi một cửa hàng, cơ sở của một công ty hay một thương hiệu đến với tất cả mọi người. Mục đích của một buổi tổ chức lễ khai trương chính là để mong cầu sự may mắn, phạt đạt đến với mỗi cửa hàng, mong cho cửa hàng sẽ làm ăn thuận buồm xuôi gió.
Tuy nhiên khi tổ chức một buổi lễ khai trương cũng phải tùy thuộc vào khá nhiều yếu tố như quy mô của chương trình sự kiện,… để có thể lựa chọn được các hạng mục cần thiết và phù hợp cho buổi ra mắt. Một số những hạng mục cụ thể thường có như hoạt động đón khách, giới thiệu lý do, đãi tiệc ăn mừng, biểu diễn văn nghệ, ca hát,…
Lý do nên tổ chức lễ khai trương
Không phải tự nhiên mà các chương trình khai trương lại được các công ty và doanh nghiệp coi trọng như vậy. Lý do là vì nó mang lại rất nhiều những ý nghĩa to lớn, không chỉ đối với cơ sở mới mà còn có ý nghĩa đối cả thương hiệu và tập đoàn chung. Dưới đây là một số lý do nên tổ chức khai trương:
1. Đem lại may mắn, quan niệm về khởi đầu tốt đẹp
Các doanh nghiệp vẫn thường lấy lễ khai trương để làm cột mốc ra mắt, giới thiệu về cửa hàng hay các công trình mới hoàn thành và bắt đầu đi vào hoạt động. Người ta thường quan niệm “đầu xuôi đuôi lọt”, chính vì vậy họ cũng quan niệm nếu lễ khai trương được tổ chức một cách thuận lợi thì sẽ là một nền móng vững chắc cho sự phát triển của cơ sở, công trình đó. Cũng chính vì lý do này mà bất kì một công ty, doanh nghiệp dù có quy mô lớn nhỏ ra sao cũng đều mong muốn tổ chức một buổi lễ khai trương thành công.
Theo mặt tín ngưỡng tâm linh khác thì việc tổ chức các buổi lễ khai trương chính là một hình thức nhằm xin phép thần linh để bạn và doanh nghiệp có thể thuận lợi hoạt động kinh doanh tại địa điểm mới này. Khi các thần linh cho phép thì bạn và chi nhánh mới sẽ yên tâm hoạt động và các thần linh cũng sẽ phù hộ cho công việc làm ăn trở nên thuận lợi.
2. Quảng bá sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp
Cũng vào dịp lễ khai trương, các doanh nghiệp thường trú trọng khá nhiều đến việc thu hút sự chú ý của công chúng. Việc này cũng giúp doanh nghiệp có thể quảng bá được hình ảnh thương hiệu của họ. Buổi lễ khai trương sẽ giúp các doanh nghiệp quảng bá về sản phẩm, dịch vụ cũng như thương hiệu của mình một cách tốt nhất thông qua các phương tiện truyền thông và hoàn toàn không tốn chi phí quảng cáo.
Ngoài ra, các hoạt động hoặc hình ảnh tại sự kiện cũng sẽ là điều để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng các khách hàng và đối tác. Chính vì vậy khi bạn tổ chức chương trình thật tốt thì sẽ gây được nhiều thiện cảm với khách hàng của bạn và doanh nghiệp.
3. Tăng khả năng nhận diện ,tiếp cận được nhiều khách hàng và đối tác
Các buổi lễ khai trương cũng là một công cụ để bạn và doanh nghiệp có thể truyền thông một cách cực kỳ hiệu quả. Lễ khai trương không chỉ thu hút các khách hàng mà còn có thể tạo ra các cơ hội để các nhà đầu tư tìm đến.
Kế hoạch tổ chức khai trương
Để tổ chức một buổi lễ khai trương thành công thì việc lên kế hoạch trước là vô cùng cần thiết. Dưới đây các gạch đầu dòng mà bạn cần chuẩn bị thật kỹ khi bắt đầu lên kế hoạch tổ chức bất kỳ một sự kiện khai trương nào. Cùng tham khảo ngay nhé!
1. Xác định mục đích chương trình và đối tượng hướng đến
Để xác định được mục tiêu thì trước hết bạn cần xác định được đối tượng mà doanh nghiệp hướng đến thông qua chương trình khai trương này. Quy trình xác định đối tượng hướng đến của công ty và doanh nghiệp cần phải được nêu rõ ràng và chi tiết. Từng nhóm khách với từng độ tuổi, giới tính, thói quen và các sở thích của họ. Khi nắm rõ được các thông tin như vậy thì việc đưa ra các hoạt động hoặc xây dựng các chiến dịch tiếp cận sẽ được làm một cách phù hợp nhất với từng nhóm đối tượng. Như vậy sẽ giúp cho buổi lễ khai trương của bạn được nhiều người biết đến nhất.
2. Thông điệp truyền tải
Thông điệp truyền tải cũng là một yếu tố quan trọng cần được thống nhất một cách cụ thể. Thông điệp bao gồm cả thông điệp về mặt ý nghĩa và thông điệp về nội dung của buổi lễ. Các thông điệp trong chương trình cần được chọn lọc và hơn hết là phải thật ngắn gọn, đơn giản và dễ hiểu để có thể truyền tải một cách tốt nhất. Thông điệp sẽ được lồng vào các hoạt động trong chương trình để gửi đến những khách mời một cách rõ ràng và khéo léo nhất.
3. Không gian
Không gian để tổ chức các buổi sự kiện khai trương cũng là một trong những yếu tố để khách mời có thể đánh giá về quy mô của công trình cũng như cách mà doanh nghiệp đầu tư cho dự án. Tuy nhiên, không nhất thiết các sự kiện khai trương đều phải tổ chức tại một không gian rộng lớn mà bạn chỉ cần lựa chọn địa điểm phù hợp với quy mô của chương trình là được. Thường các buổi lễ khai trương vẫn thường được chọn ở chính tại văn phòng mới để tiện cho việc quảng bá và trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ.
4. Các điều kiện cơ sở
Các điều kiện cơ sở của các đơn vị tổ chức sự kiện khai trương cần được kiểm tra và khảo sát một cách thật tỉ mỉ và cụ thể trước khi bạn có quyết định ký hợp đồng. Hai bên cần dựa vào các điều kiện cơ sở để cùng nhau thống nhất tất cả thông tin từ mức giá cho đến cách tổ chức, các quy định cũng như các cam kết đi kèm khác trong hợp đồng.
5. Lựa chọn ngày đẹp
Ngoài việc lựa chọn địa điểm thì thời gian tổ chức cũng là một yếu tố quan trọng không kém. Các công ty nên ưu tiên lựa chọn những thời gian tổ chức khai trương sao cho có thể giúp thu hút được nhiều khách mời đến tham dự nhất. Đặc biệt bạn cũng có thể đi xem ngày để chọn được ngày tốt và giờ tốt. Đồng thời tránh những ngày xấu hoặc những điều kiêng kị để buổi lễ khai trương được diễn ra một cách thành công nhất.
6. Công khai thông tin về lễ khai trường và gửi thiệp mời
Khi bạn đã hoàn thành được hầu hết những công tác chuẩn bị cho chương trình về thời gian cũng như địa điểm tổ chức thì bước tiếp theo cần làm đó chính là gửi thiệp mời tới những khách hàng quan trọng. Bạn có thể gửi thiệp mời trực tiếp đến địa chỉ của khách mời, đưa tận tay hoặc gửi thiệp mời bằng thư điện tử.
Đặc biệt đừng quên công khai thông tin về buổi khai trương thông qua các trang mạng xã hội, báo chí, internet hoặc bạn cũng có thể mời các phóng viên đến đưa tin trên các kênh truyền thống có tiếng.
Có thể bạn sẽ cần: Top 15 mẫu thiệp mời khai trương đẹp ấn tượng 2024
7. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương
Để lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương bạn cần một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và có thể bám sát vào kế hoạch tổ chức của chương trình để có thể thực hiện các hạng mục một cách đảm bảo nhất. Thông thường thì một sự kiện khai trương phổ thông sẽ được thực hiện theo các bước cụ thể sau:
- Tiến hành làm lễ cúng khai trương
- Đón các vị đại biểu và khách mời
- Giới thiệu khái quát về công ty/ doanh nghiệp sở hữu cơ sở hoặc dự án được khai trương
- Giới thiệu về đội ngũ nhân sự
- Đại diện công ty và khách mời lên phát biểu
- Cắt băng khai trương
- Khai tiệc, dùng tiệc
- Lời cảm ơn của công ty gửi đến tất cả các vị đại biểu, khách mời tham dự
Tham khảo: Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương ấn tượng chi tiết 2024
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Quy trình 10 bước tổ chức lễ khai trương công ty
Dưới đây là quy trình 10 bước tổ chức lễ khai trương công ty mà VietPower muốn chia sẻ đến bạn. Cùng tham khảo để có những thông tin tốt nhất bạn nhé!
Bước 1: Chọn thông điệp muốn truyền tải
Mỗi một cơ sở mới hay một công trình mới được mọc ra đều nhờ sự cố gắng và nỗ lực không ngừng của chủ đơn vị. Chính vì vậy trong dịp lễ khai trương, chủ doanh nghiệp đều có rất nhiều những thông điệp và ý nghĩa muốn được truyền tải đến tất cả các vị khách hàng của mình. Điều bạn cần làm đó chính là phải xác định được thông điệp cốt lõi của mà chủ doanh nghiệp đưa ra và sử dụng nó như một câu slogan để sử dụng rộng rãi trong toàn chương trình. Điều này sẽ giúp mang lại một hiệu quả truyền thông cực kỳ mạnh mẽ.
Bước 2: Chọn ngày, chọn giờ
Đối với các sự kiện ít nhiều mang ý nghĩa tâm linh như lễ khai trương, lễ khánh thành, động thổ,… thì việc chọn ngày và giờ tổ chức là vô cùng quan trọng. Người ta vẫn quan niệm việc chọn ngày lành tháng tốt cho các hoạt động trọng đại sẽ giúp mang lại nhiều may mắn, cũng như giúp công việc làm ăn kinh doanh phát triển tốt.
Bước 3: Lên ý tưởng, hình thức tổ chức
Để chào đón “sự ra đời” của đứa con tinh thần, chắc hẳn các doanh nghiệp đã có rất nhiều những ý tưởng độc đáo mong được thực hiện. Việc của bạn đó chính là sẽ dựa vào những ý kiến đó và xây dựng một chủ đề cụ thể hơn, khả thi hơn. Tuy nhiên vẫn phải đảm bảo về mặt kinh phí cho doanh nghiệp.
Đừng bỏ lỡ: Top 5 ý tưởng tổ chức khai trương HOT nhất hiện nay
Bước 4: Lên kịch bản, timeline chi tiết
Sau khi nắm được các ý tưởng chính về chương trình, bạn sẽ tiến hành lên lịch trình cùng timeline chi tiết cho toàn bộ lễ khai trương. Các hoạt động được lên lịch trình càng chi tiết sẽ càng giúp chương trình được tổ chức một cách dễ dàng hơn.
Bước 5: Bên báo giá các hạng mục trong chương trình
Thường các doanh nghiệp sẽ có sẵn mức dự trù về chi phí tổ chức khai trương. Tuy nhiên, bạn vẫn cần lên một bản báo giá chi tiết tất cả các hạng mục có trong buổi lễ khai trương. Từ những hạng mục nhỏ nhất cho đến những hạng mục lớn.
Ngoài ra các thông tin trong bảng báo giá cũng phải có đầy đủ từ số lượng, kích thước, màu sắc, chất liệu,… để người đọc có thể dễ dàng hình dung và nắm được thông tin. Bản báo giá cho bạn có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức dự trù của doanh nghiệp để họ có thể cân nhắc các hạng mục cần và không cần. Sau đó mới cân nhắc và điều chỉnh lại sao cho phù hợp.
Bước 6: Khảo sát địa điểm thực tế
Sau khi bạn đã hoàn thành kịch bản và báo giá của chương trình thì sẽ tiến hành khảo sát địa điểm. Thường đối với các buổi lễ khai trương thì địa điểm tổ chức sẽ được chọn tại cơ sở được khai trương luôn, để cho các khách hàng và đối tác có thể tham quan và thử dịch vụ cũng như sản phẩm. Việc của bạn là quan sát kỹ địa điểm để có thể lên ý tưởng thi công các hạng mục cũng như trang trí một cách hợp lý nhất.
Bước 7: Thi công các hạng mục
Các hạng mục cần có trong chương trình sẽ được phân công bàn giao cho từng nhân sự phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Sau khi kịch bản đã lên xong xuôi thì việc thi công và lắp đặt các hạng mục sẽ được tiến hành. Đi cùng với đó là sự giám sát vô cùng chặt chẽ của đội ngũ nhân sự sự kiện. Tại bước này bạn sẽ thấy được việc khảo sát trước địa điểm tổ chức là cực kỳ cần thiết. Nó giúp các hạng mục trang trí của bạn trở nên phù hợp và hài hòa hơn rất nhiều. Ngoài ra khảo sát địa điểm trước đó cũng giúp bạn và ban tổ chức có thể dự trù được các rủi ro có thể xảy ra.
Tham khảo: Những điều kiêng kỵ trong ngày khai trương mà bạn nên biết
Bước 8: Nghiệm thu trước chương trình
Sau khi tất cả các hạng mục được hoàn thành, khách hàng sẽ cùng với đơn vị tổ chức đi kiểm tra 1 lượt tất cả hạng mục dịch vụ một lần nữa. Đây là bước nghiệm thu trước chương trình để chắc chắn rằng đơn vị tổ chức đã hoàn thiện và bàn giao đúng đủ như trong kịch bản và hợp đồng 2 bên đã thống nhất.
Bước 9: Vận hành lễ khai trương
Nhằm đảm bảo chắc chắn rằng buổi lễ khai trương sẽ diễn ra một cách trơn tru và hạn chế được tối đa các rủi ro có thể xảy ra thì bạn cần một đội ngũ nhân sự vận hành thật chuyên nghiệp và nhiều kinh nghiệm. Những nhân sự này sẽ biết cách nắm bắt, dẫn dắt chương trình và đặc biệt là khả năng dự đoán được các vấn đề phát sinh.
Bước 10: Dọn dẹp, nghiệm thu, kết thúc chương trình
Sau khi lễ khai trương kết thúc 2 bên đơn vị cũng một lần nữa nghiệm thu lại các hạng mục trương chình. Phần nghiệm thu này chủ yếu sẽ là để 2 bên kiểm soát các hạng mục phát sinh.
Sau khi chương trình kết thúc thì các nhân sự cũng có nhiệm vụ thu dọn tất cả các trang thiết bị cũng như các hạng mục trang trí trong chương trình, để trả lại hiện trang nguyên vẹn của địa điểm.
Lễ khai trương kết thúc cũng là các đơn vị cùng nhau ngồi lại để xác định những mặt hạn chế trong chương trình để có thể rút kinh nghiệm cho những chương trình sau thành công hơn. Đồng thời hoạt động trao đổi này cũng giúp các đơn vị, doanh nghiệp cùng nhau nhìn nhận lại để nắm được sự hiệu quả cả buổi lễ khai trương vừa rồi.
Ở đây có: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất tại Hà Nội
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
VietPower – Đơn vị tổ chức khai trương chuyên nghiệp
Bên cạnh việc tổ chức các chương trình team building thì các chương trình sự kiện khai trương cũng được xem là thế mạnh của VietPower. VietPower luôn hiểu được tầm quan trọng của việc tổ chức lễ khai trương đối với bất kỳ một công ty hay doanh nghiệp nào. Chính vì vậy mà ngay từ khâu chuẩn bị các hạng mục sự kiện đã luôn được VietPower chuẩn bị kỹ lưỡng và cân nhắc, giám sát thật cẩn thận.
Lễ khai trương Đại Phúc Vinh hoành tráng mà VietPower đã tổ chức:
Sự kiện tổ chức lễ khai trương được thực hiện bởi Công ty Cổ phần Sự kiện VietPower
Ngoài ra, tại VietPower cũng còn cung cấp thêm nhiều dịch vụ khác như:
- Tổ chức sự kiện khai trương, lễ khánh thành, họp báo, hội nghị, hội thảo,…
- Tổ chức các chương trình team building, gala, hoạt động vui chơi gắn kết,…
- Cung cấp dịch vụ media chuyên nghiệp, trọn gói
- Cung cấp nhân sự sự kiện
- Cung cấp trang thiết bị sự kiện
Trên đây là tất cả những chia sẻ cực chi tiết của VietPower về việc tổ chức lễ khai trương. VietPower mong rằng với những thông tin hữu ích trên có thể giúp bạn tổ chức được một buổi lễ khai trương thật thành công.
Nếu bạn cần tìm đơn vị tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp và uy tín, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với công ty tổ chức sự kiện VietPower để được hỗ trợ và tư vấn 24/7 bạn nhé!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
