Tiệc teabreak là gì? 10 bước chuẩn bị tiệc teabreak đơn giản

Tiệc teabreak đang dần trở nên phổ biến trong các sự kiện, hội thảo. Không chỉ đơn thuần là tiệc trà nhẹ nhàng dành cho giờ nghỉ ngắn. Teabreak còn để lại ấn tượng cho các khách mời, đối tác khi tham dự. Vậy bạn đã hiểu bao nhiêu về tiệc teabreak? Dưới đây là bài viết được VietPower giải đáp thắc mắc từ A đến Z cho bạn biết. Cùng theo dõi nhé!

Tiệc teabreak là gì?

Tiệc teabreak còn có tên gọi là tiệc trà hoặc tiệc bánh ngọt. Đây là bữa ăn nhẹ trong buổi nghỉ ngắn của một sự kiện hay hội thảo. Hoặc bạn có thể hiểu theo nghĩa bao quát hơn, tiệc teabreak là refreshment – tái tạo lại năng lượng nhờ thức ăn nước uống nhẹ. 

Khách mời được thưởng thức trà, bánh ngọt, hoa quả, cà phê,… Hay các loại đồ ăn nhẹ khác để nghỉ ngơi và trò chuyện trước khi tiếp tục tham gia vào chương trình chính. Tiệc teabreak thường được tổ chức để tạo ra không gian thân thiện, thoải mái cho việc giao lưu và làm quen với nhau.

Tiệc teabreak gồm những gì?

Thông thường trong tiệc teabreak sẽ gồm 4 hạng mục chính mà bạn không nên thiếu:

1. Bánh trong teabreak

Trong buổi tiệc trà, phần quan trọng nhất không thể thiếu là bánh dùng trong sự kiện. Bạn có thể chuẩn bị bánh ngọt hoặc bánh mặn để phục vụ khách mời. Vì trong một sự kiện, có người thích sự ngọt ngào, dịu nhẹ từ những chiếc bánh ngọt. Có người lại thích hương vị đậm đà của bánh mặn. Hai sự lựa chọn này sẽ giúp mọi người dễ dàng lựa chọn hơn. 

• Gợi ý một số loại bánh ngọt: Tiramisu, cupcake, cookie, pudding, cream cheese, bông lan, red velvet,…
• Gợi ý một số loại bánh mặn: Mini hamburger, mini pizza, pate chaud, sandwich,…

2. Trái cây

Nếu đã có bánh chắc chắn bạn cần phải chuẩn bị thêm trái cây tươi mát. Tránh khách mời rơi vào tình trạng ngán, trái cây sẽ giúp cân bằng lại vị giác. Ngoài ra, việc trang trí bàn tiệc trà bằng trái cây cũng giúp không gian đẹp mắt hơn. Và mang đến nhiều sự lựa chọn cho khách mời. 

Bạn nên ưu tiên những loại hoa quả khô ráo và để được lâu. Ví dụ như: táo, nho, cam, xoài, ổi, lê, bưởi,… Lưu ý, không nên chọn các loại trái cây có mùi nặng như sầu riêng.

3. Đồ uống

Trong một buổi tiệc trà nhẹ nhàng, chắc chắn bạn không thể chuẩn bị các đồ uống có cồn. Thay vào đó, nên chọn các loại thức uống nhẹ nhàng như nước ép, cafe, trà tươi,… Điều này sẽ giúp mọi thứ trên bàn tiệc được hài hòa với nhau hơn từ phần nhìn đến phần vị.

4. Dụng cụ trang trí

Cuối cùng, để tạo một không gian trang trọng và thu hút cho khách mời tham dự teabreak. Chắc chắn không thể thiếu các dụng cụ trang trí, trong đó gồm:

• Bàn trang trí được trang bị khăn trải bàn, nến, hoa hoặc các vật dụng trang trí khác.
• Đĩa, khay để trưng bày các đồ ăn nhẹ.
• Ly, chén, muỗng,… các dụng cụ để phục vụ thức uống và đồ ăn.
• Bình đựng nước.
• Bảng ghi chú về thực đơn, thông tin quan trọng.
• Ánh sáng trang trí tạo không gian ấm cúng.

10 bước chuẩn bị tiệc teabreak đơn giản 

Để giúp bạn chuẩn bị tiệc teabreak một cách suôn sẻ và thành công. VietPower gửi bạn 10 bước chuẩn bị tiệc teabreak đơn giản nhất, cùng tham khảo ở dưới đây nhé:

Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện

Mỗi tiệc teabreak đều sẽ có mục tiêu riêng vì vậy thực đơn và phong cách trang trí sẽ có phần khác nhau. Ví dụ nếu teabreak cho tiệc khai trương, thường sẽ diễn ra vào sáng sớm. Do đó, menu sẽ cần những chiếc bánh mặn dinh dưỡng có nhiều năng lượng như bánh sandwich, bánh mỳ mini truyền thống,…

Đồng thời, việc xác định mục tiêu của sự kiện sẽ giúp bạn không bị ảnh hưởng đến các bước tiếp theo. Tránh việc lúng túng từ khâu chuẩn bị đến khâu vận hành.

Bước 2: Xác định thời gian tổ chức và số lượng khách mời.

Sau khi đã xác định rõ ràng mục tiêu của tiệc trà, bạn cần lựa chọn ngày giờ phù hợp để tổ chức. Đồng thời cũng phải đảm bảo được địa điểm có đủ không gian để phục vụ và trang trí không.

Tiếp đó, xác định số lượng khách mời dực kiến. Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị đầy đủ thức ăn, nước uống cho khách mời mà không sợ thiếu hụt hay thừa quá nhiều.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm hiểu sở thích, nhu cầu của khách mời. Việc này sẽ làm sự kiện được chỉn chu hơn, các món ăn có chất lượng cao. Đồng thời để lại ấn tượng cho mọi người tốt hơn. 

Bước 3: Lựa chọn thực đơn

Xác định loại đồ ăn, thức uống mà bạn muốn phục vụ trong tiệc teabreak. Tuy nhiên, vì hình thức là tiệc đứng do đó các món ăn, dụng cụ cần được bày trí sẵn, nhỏ gọn. Hãy đảm bảo bánh trái, hoa quả vừa cho một lần ăn đừng quá rườm rà. Tránh trường hợp bánh to, dễ rơi vãi, cản trở quá trình giao tiếp làm cho khách mời ngại ngùng.

Một số đồ ăn nhỏ gọn mà bạn nên sử dụng:

• Bánh ngọt: tiramisu, red velvet,… cần khuôn cứng cáp giúp mọi người dễ lấy, di chuyển.
• Bánh mặn: Nên dùng loại mini.
• Ưu tiên các loại trái cây tươi nhỏ dễ lấy như dâu tây, nho,… Hoặc bạn có thể gọt bỏ cắt thành những miếng nhỏ cho khách mời dễ lấy.

Bước 4: Lựa chọn chủ đề trang trí

Cùng với mục tiêu của chương trình, chủ đề trang trí cũng là yếu tố quan trọng mà bạn cần lưu ý. Đây là sẽ là chìa khóa xuyên suốt và chi phối các yếu tố khác trong tiệc trà. Bao gồm như: thực đơn, cách bài trí, âm nhạc,… 

Ví dụ tại VietPower, chúng tôi từng tổ chức tiệc teabreak cho Bệnh viện Hữu Nghị Việt Đức. Chủ đề trang trí sẽ theo concept “đón xuân” do đó cách bố trí chi tiết sẽ có cành đào, hoa mai. Tông màu chủ đạo sẽ là đỏ và vàng là chính. Tuy nhiên, tiệc teabreak chỉ diễn ra trong một khoảng thời gian ngắn nhất định. Do đó, bạn cần tránh trang trí quá rườm rà, thu hẹp không gian.

Bước 5: Trang trí không gian

Tiệc teabreak hay tổ chức ngay tại địa điểm diễn ra sự kiện. Nếu vào các sự kiện hội nghị, hội thảo thường được chuẩn bị tại các sảnh tiệc hoặc một góc tại hội tường. Còn thiết đãi các nhân viên trong công ty sẽ được tổ chức, trang trí ngay tại văn phòng.

Dù là ở đâu, bạn cũng cần phải sắp xếp, trang trí sao cho mọi người thoải mái. Có thể tự do di chuyển và cởi mở kết nối cùng nhau. Trong trường hợp văn phòng có diện tích bé, bạn cần sắp xếp lại bàn ghế để có nhiều không gian cho teabreak.

Bước 6:  Chuẩn bị bảng ghi chú menu

Để tránh mọi người không chắc chắn về nhân bánh đúng sở thích của mình. Hoặc gây bất tiện lựa chọn cho khách mời. Điều này sẽ làm họ lúng túng, nhận lại trải nghiệm không tốt mà tiêu tốn quá nhiều thời gian dùng tiệc. Chính vì thế, mỗi món ăn cần có một bảng tên ghi chú đặt trước món ăn. Việc này giúp bữa tiệc thêm phần tinh tế.

Bước 7: Thời gian tổ chức hợp lý

Tổ chức tiệc teabreak bạn cần phải chú ý về thời gian, vì đây là tiệc nhẹ thường phục vụ trong các giờ nghỉ giải lao giữa giờ. Nếu bạn không cân đối thời gian phù hợp, điều này sẽ làm khách mời cảm thấy không thoải mái. Hoặc không có nhu cầu dùng tiệc vì đã đến giờ dùng bữa chính. Chính vì vậy, VietPower gợi ý bạn nên để thời gian dùng tiệc từ 25 – 40 phút vào đúng khoảng nghỉ hợp lý của sự kiện.

Bước 8: Sử dụng các đồ vật nhỏ gọn trong teabreak

Khi tham gia vào tiệc teabreak, mọi người sẽ đứng và di chuyển rất nhiều. Do đó, dụng cụ cầm, đắp, đựng đồ nên đơn giản nhỏ gọn. Không sử dụng các loại thủy tinh, sứ có họa tiết rườm rà gây khó khăn cho mọi người dùng tiệc. Bạn có thể sử dụng các dụng cụ đơn giản làm từ đồ an toàn cho môi trường và cần thiết nhất như: 

• Đĩa loại vừa với lòng bàn tay.
• Dĩa.
• Ly uống nước. 

Bước 9: Âm nhạc nhẹ nhàng

Tiệc teabreak có thể kết nối với âm nhạc giúp bầu không khí được nhẹ nhàng thư giãn hơn. Đồng thời tránh các bài nhạc “sập sình” remix. Điều này sẽ dẫn đến mất tập trung và hạn chế sự tương tác giữa mọi người. 

Bước 10: Phục vụ và giữ gìn vệ sinh

Cuối cùng, bạn nên chuẩn bị ít nhất một người phục vụ tại địa điểm diễn ra teabreak. Tuy là bữa tiệc tự phục vụ nhưng nếu cần hỗ trợ, giải quyết các vấn đề xung đột hay bổ sung thêm món ăn. Bạn cũng nên có ít nhất một người phục vụ chuyên nghiệp. Đồng thời cũng nên giữ sạch sẽ cho khu vực diễn ra tiệc teabreak.

Lưu ý khi tổ chức teabreak cho sự kiện

Ngoài kinh nghiệm tổ chức VietPower đã chia sẻ cho bạn. Khi tổ chức teabreak cho sự kiện bạn cũng cần phải lưu ý một số điều dưới đây:

1. Xác định chính xác số lượng khách mời

Xác định số lượng khách mời để có thể chuẩn bị đủ đồ ăn thức uống. Điều này sẽ giúp bạn tránh được tình trạng thừa hoặc thiếu thực phẩm. 

2. Lựa chọn thực đơn phù hợp

Lựa chọn thực đơn phù hợp với sự kiện và sở thích của khách mời. Đảm bảo có đủ loại đồ ăn, thức uống để phục mọi người. Bạn có thể cân nhắc cho những người có chế độ ăn kiêng, ăn chay hay những người không ăn được gluten.

3. Đảm bảo chất lượng sản phẩm

Lựa chọn đơn vị tổ chức hoặc nhà cung cấp thực phẩm uy tín. Điều này sẽ đảm bảo được chất lượng thực phẩm được sử dụng. Kiểm tra nguồn gốc, hạn sử dụng của sản phẩm để khách mời có thể yên tâm dùng tiệc. Ngoài ra bạn cũng cần tuân thủ các quy định an toàn vệ sinh thực phẩm. Các dụng cụ cần vệ sinh sạch sẽ, đồ ăn được bảo quản trình bày đúng cách.

4. Cung cấp đủ dụng cụ phục vụ 

Đảm bảo các dụng cụ phục vụ như đĩa, ly, muỗng, dao,… các dụng cụ khác để phục vụ đồ uống, món ăn.

5. Cung cấp thông tin liên lạc cần thiết

Hãy cung cấp thông tin chi tiết về tiệc teabreak cho khách mời. Bao gồm: địa điểm, thời gian diễn ra, thực đơn,… để mọi người có thể nắm bắt thông tin rõ ràng.

6. Xác định ngân sách

Xác định ngân sách cho tiệc trà, tính toán các chi phí như thực đơn, dụng cụ phục vụ, trang trí,… Đảm bảo ngân sách phù hợp với quy mô và mong muốn của sự kiện.

VietPower – Dịch vụ tổ chức tiệc teabreak

VietPower là một trong những đơn vị tổ chức tiệc teabreak chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam. Hơn 10 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng gói dịch vụ của chúng tôi. Sự hài lòng của khách hàng là thành công của VietPower. Điều đó, chứng minh qua các sự kiện tiệc teabreak mà chúng tôi đã tổ chức cho các doanh nghiệp lớn, nhỏ khác nhau. Điển hình như: Bệnh viện Hữu Nghị Việt Đức, Vinfast, Estée Lauder,… Lựa chọn VietPower, bạn sẽ nhận được bàn tiệc teabreak thịnh soạn trà ngon bánh ngọt.

Ngoài tổ chức tiệc teabreak, VietPower còn tổ chức nhiều sự kiện hấp dẫn khác nhau như:

• Tổ chức team building.
• Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới.
• Tổ chức lễ khai trương, khánh thành.
• Tổ chức festival doanh nghiệp.
• Tổ chức ngày hội gia đình.
• Tổ chức lễ trung thu, giáng sinh, ngày quốc tế phụ nữ 8/3.

Trên đây là bài viết về Tiệc teabreak là gì? 10 bước chuẩn bị tiệc teabreak đơn giản. Hy vọng rằng, những thông tin trên đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tiệc trà teabreak. Đồng thời giúp bạn nắm được các bước chuẩn bị tiệc một cách chi tiết. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc bạn một ngày tốt lành!

Nếu bạn đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện hãy liên hệ với VietPower. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho bạn miễn phí 24/7.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.