Quy trình 8 bước tổ chức teabreak chuyên nghiệp ấn tượng

Tổ chức teabreak chu đáo sẽ tạo được ấn tượng đẹp cho khách mời, đối tác trong sự kiện của doanh nghiệp. Bạn đang loay hoay không biết phải tổ chức teabreak phải bắt đầu từ đâu? Gồm những bước nào? Đừng lo, hãy để VietPower giúp bạn. Với Quy trình 8 bước tổ chức teabreak chuyên nghiệp ấn tượng, chúng tôi tin rằng sẽ giúp ích được cho bạn. Cùng tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé!

Tìm hiểu thêm: Tiệc teabreak là gì? 10 bước chuẩn bị tiệc teabreak chi tiết

Giới thiệu về tiệc teabreak 

Tiệc teabreak (tiệc bánh ngọt, tiệc trà) là một hình thức dùng tiệc nhẹ trong khoảng thời gian nghỉ giữa giờ các sự kiện hoặc hội nghị. Nó thường được diễn ra vào buổi sáng hoặc chiều. Nhằm tạo cơ hội cho khách mời tham dự nghỉ ngơi, thư giãn và kết nối với nhau. 

Bắt nguồn từ các thế kỷ 19 tại vương quốc Anh, teabreak là hoạt động quen thuộc không thể thiếu trong giới quý tộc. Ngày nay, với sự du nhập văn hóa nó dần trở nên nổi tiếng và phổ biến tại nhiều quốc gia trên thế giới. Từ đó, “tiệc trà” có rất nhiều tên gọi khác nhau như: teabreak, coffee break, smoko,.. Tuy nhiên, chúng đều được gọi chung là Refreshment – thể hiện ý nghĩa thư giãn thoải mái trong giờ giải lao.

Trong tiệc teabreak, thức uống chính thường là trà, cà phê hoặc các loại nước ép. Đồ ăn chủ yếu đến từ các loại bánh ngọt hoặc bánh mặn cùng trái cây tươi. Điều này giúp linh hoạt trong việc lựa chọn khẩu vị phù hợp với khách mời.

Đồng thời, tiệc teabreak không đơn thuần là buổi nghỉ ngơi giữa giờ, thưởng thức đồ ăn thức uống trong giờ giải lao. Đây còn là cách tạo ra môi trường thân thiện thúc đẩy sự giao tiếp giữa khách mời. Mang lại sự thoải mái trong một sự kiện để mọi người có những ấn tượng tốt với nhau.

Vai trò của tiệc teabreak 

Tiệc teabreak có vai trò quan trọng trong các sự kiện vì nó mang lại nhiều lợi ích và tác động tích cực đến khách mời. Dưới đây là một số vai trò chính của tiệc teabreak:

1. Nghỉ ngơi và thư giãn

Tiệc teabreak tạo ra cơ hội cho khách mời nghỉ ngơi và thư giãn trong quá trình diễn ra sự kiện. Sau một khoảng thời gian dài ngồi nghe diễn giả hoặc tham gia các hoạt động năng động. Tiệc teabreak có phép khách mời rời khỏi không gian sự kiện để thư giãn, thưởng thức trà bánh trước khi tiếp tục chương trình.

2. Tạo sự kết nối, giao lưu

Tổ chức teabreak còn tạo điều kiện thuận lợi cho khách mời được gặp gỡ và trò chuyện với nhau. Đây là cơ hội để họ có thể chia sẻ ý kiến, làm quen và xây dựng mối quan hệ mới. Đồng thời tạo ra môi trường thân thiện, giao tiếp tích cực.

3. Cung cấp năng lượng 

Thức uống và đồ ăn trong tiệc teabreak giúp khách mời được cung cấp năng lượng, tăng cường sự tập trung. Điều này quan trọng trong việc duy trì sự tham gia tích cực trong sự kiện.

4. Quảng bá thương hiệu

Tiệc trà teabreak cũng có thể làm công cụ quảng bá thương hiệu, sản phẩm. Bằng cách thêm logo, thông điệp của công ty lên đồ ăn, đồ uống hoặc trang trí. Điều này sẽ giúp tạo ra sự nhận diện, tăng cường nhận thức về thương hiệu doanh nghiệp.

Tham khảo thêm: Tổ chức tiệc teabreak hội nghị chi tiết thành công

Lợi ích của về tổ chức tiệc teabreak

Ngoài những vai trò quan trọng của tiệc teabreak, nó còn tạo ra nhiều lợi ích khác nhau. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc tổ chức teabreak:

1. Tăng cường sự tập trung

Sau khoảng thời gian dài ngồi nghe các diễn giả, tham gia vào hoạt động của sự kiện, hội thảo, hội nghị. Tổ chức teabreak sẽ cung cấp cho khách mời một thời gian nghỉ ngơi hợp lý và tái tạo lại năng lượng. Đồng thời giúp tăng cường sự tập trung, tham gia tích cực trong phần còn lại của sự kiện.

2. Tạo không gian giao lưu

Tổ chức teabreak mở ra cơ hội cho khách mời gặp gỡ và trò chuyện với nhau. Đây sẽ là môi trường thoải mái, giúp khách mời xây dựng mối quan hệ và khích lệ sự kết nối trong sự kiện.

3. Tăng ấn tượng tích cực 

Một buổi tiệc teabreak chuyên nghiệp sẽ tạo ra ấn tượng tốt đối với khách mời. Điều này làm tăng độ hài lòng, đánh giá cao về chất lượng tổ chức sự kiện và sự chăm sóc đối với khách mời.

4. Giúp khách mời thư giãn

Bên cạnh tạo ra không gian giao lưu, tổ chức teabreak cung cấp một không gian thư giãn, thoải mái cho mọi người. Điều này giúp giảm căng thẳng cho khách mời khi tham gia sự kiện. 

Tổ chức teabreak mang lại nhiều lợi ích cho sự kiện và khách mời. Từ việc tạo năng lượng, tập trung cho đến xây dựng mối quan hệ và tạo ấn tượng tích cực. Điều này khiến khách mời có một trải nghiệm tốt và sự kiện trở nên thành công hơn.

Gợi ý: Dịch vụ đặt tiệc teabreak tại Hà Nội trọn gói

Quy trình tổ chức tiệc teabreak

Sau khi đã nắm được vai trò và lợi ích của việc tổ chức teabreak. VietPower gửi bạn quy trình 8 bước tổ chức teabreak cơ bản nhất để thành công. Cùng theo dõi ở dưới đây nhé:

Bước 1: Xác định mục tiêu, yêu cầu

Bước đầu tiên, bạn cần phải xác định rõ ràng mục tiêu tổ chức tiệc teabreak. Từ đó, giúp bạn hiểu rõ mục đích tổ chức chức, số lượng khách mới, thời gian tổ chức, ngân sách hay các yêu cầu đặc biệt khác.

Bước 2: Lên kế hoạch

Dựa vào các thông tin đã các định, hãy lập kế hoạch tổ chức teabreak. Bao gồm lựa chọn menu, đồ uống, trang trí,… Đảm bảo rằng phù hợp với ngân sách của sự kiện.

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp

Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tiệc teabreak. Đánh giá và so sánh giữa các nhà cung cấp để chọn ra đơn vị tổ chức, nhà cung cấp phù hợp với những yêu cầu của bạn. Đảm bảo rằng các đơn vị cung cấp này có kinh nghiệm, chất lượng và thực hiện tốt các quy định về an toàn vệ sinh thực phẩm.

Bước 4: Chuẩn bị đặt hàng

Sau khi chọn xong nhà cung cấp, hãy đặt hàng và chuẩn bị tươm tất các món ăn, đồ uống và trang trí theo kế hoạch đã lên từ trước. Đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu đặc biệt đều được thông báo tới những đơn vị cung cấp. 

Bước 5: Sắp xếp không gian

Chuẩn bị một không gian rộng rãi cho tiệc trà teabreak, bằng cách sắp xếp bàn ghế và trang trí theo thiết kế định sẵn. Đảm bảo rằng, không gian thoải mái và dễ dàng tiếp cận cho khách mời.

Bước 6: Đón tiếp khách mời

Hãy chuẩn bị một đội ngũ nhân viên nhỏ để sẵn sàng tiếp đón, phục vụ khách mời. Đảm bảo mọi thứ được sắp xếp chỉn chu trước khi khách mời tới tham dự.

Bước 6: Quản lý tiệc teabreak

Theo dõi và quản lý quá trình diễn ra tiệc teabreak. Hãy chắc chắn rằng, các đồ ăn, thức uống được cung cấp đúng giờ, chất lượng và được lên món kịp thời. Đội ngũ nhân viên nhanh nhẹn, chuyên nghiệp sẽ phục vụ khách mời tốt.

Bước 7: Đánh giá, cải tiến

Sau khi tiệc teabreak kết thúc, đánh giá kết quả và thu thập phản hồi từ khách mời. Dựa vào các phản hồi, bạn có được động lực cải thiện và cố gắng các sự kiện teabreak trong tương lai.

Có thể bạn sẽ cần: Top 8 thực đơn teabreak đơn giản sang trọng

Các lưu ý khi tổ chức tiệc teabreak

Sau khi nắm được quy trình cơ bản khi tổ chức teabreak. Dưới đây là một số lưu ý mà bạn cần biết khi tổ chức teabreak: 

1. Không gian tổ chức

Không gian tổ chức của tiệc teabreak phải là nơi thoải mái, rộng rãi và có thể chứa được quy mô khách mời. Vì bản chất là tiệc đứng nên không gian cần phải thuận lợi cho việc di chuyển. 

Bên cạnh đó, nơi tổ chức một buổi tiệc trà không nên ở quá xa so với nơi tổ chức sự kiện. Đồng thời bạn cũng có thể sử dụng hoa tươi, đèn trang trí, các chi tiết trang trí khác để tạo ra không gian thu hút khách mời.

2. Thiết kế trang trí tiệc

Tùy thuộc vào chủ đề của bữa tiệc mà bạn nên trang trí cho phù hợp. Tuy nhiên, việc trang trí không được quá cầu kỳ và rườm rà. Điều này có thể làm hiệu ứng ngược cho khách mời, thay vì thoải mái mọi người sẽ cảm thấy ngột ngạt hơn. Chính vì vậy, bạn có thể thiết kế và trang trí sao cho đơn giản tinh tế và điểm nhẹ một số chi tiết vừa phải.

3. Lên menu cho tiệc teabreak

Việc lên menu cho tiệc teabreak còn phụ thuộc vào ngân sách và sở thích, thị hiếu chung của khách mời. Nên sắp xếp số lượng đồ ăn một cách khoa học, cân bằng giữa bánh trái và đồ uống. Đồng thời, cần chú trọng vào chất lượng và an toàn thực phẩm thay vì chú tâm vào số lượng.

4. Phục vụ chuyên nghiệp

Tuy theo hình thức tự phục vụ những bạn vẫn cần 2 – 3 nhân viên cho tiệc teabreak. Và số lượng nhân viên dựa vào quy mô của sự kiện. Việc này giúp phục vụ khách mời kịp thời với những yêu cầu hay các tình huống phát sinh không may xảy ra.

5. Lựa chọn âm nhạc phù hợp

Bạn có thể sử dụng những bản nhạc dịu nhẹ như lofi, piano, ballad nhẹ,… để tăng không khí dễ chịu cho tiệc teabreak. Tránh mở các bài nhạc quá mạnh khiến mọi người cảm thấy khó chịu, không thoải mái khi tham gia.

Xem thêm: Top 15 ý tưởng trang trí tiệc teabreak sáng tạo ấn tượng

VietPower – Đơn vị tổ chức tiệc teabreak chuyên nghiệp

Nếu như bạn đang có nhu cầu tổ chức teabreak chuyên nghiệp, chắc chắn không thể bỏ qua VietPower. Đến với chúng tôi bạn sẽ được sử dụng gói tổ chức dịch vụ tiệc teabreak chất lượng hoàn hảo nhất. Bên cạnh việc cung cấp trà ngon bánh ngọt, tráng trí bắt mắt. Bạn còn nhận được các ưu đãi quyền lợi như:

• Kịch bản tổ chức sáng tạo.
• MC hoạt náo giao lưu cho sự kiện.
• Chuẩn bị setup âm thanh ánh sáng cho chương trình.
• Trang trí sân khấu hoành tráng. 
• Cung cấp nhân sự chuyên nghiệp.

Hơn 10 năm kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. VietPower đã tổ chức nhiều tiệc teabreak, các sự kiện hấp dẫn cho nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam. Điển hình như: Vinfast, Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức, Viettel, LG,…

Trên đây là bài viết về Quy trình 8 bước tổ chức teabreak chuyên nghiệp ấn tượng được VietPower gửi tới bạn. Hy vọng rằng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu chi tiết về các bước tổ chức teabreak. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc bạn một tuần tràn đầy năng lượng và vui vẻ!

Nếu đang tìm đơn vị tổ chức sự kiện hãy liên hệ với VietPower. Chúng tôi luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc và hỗ trợ tư vấn miễn phí 24/7. Còn chần chừ gì nữa mà không liên hệ ngay!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.