17/11/2021
Thư mời tham dự sự kiện là cách để người làm sự kiện thể hiện sự tôn trọng với khách mời cũng như sự chuyên nghiệp của một sự kiện. Thông thường, thư mời tham gia sự kiện sẽ được trao tận tay khách mời. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, thư mời sẽ được gửi qua email, các phương tiện truyền thông đại chúng. Vậy làm thế nào để tạo được mẫu thư mời tham gia sự kiện chuyên nghiệp và ấn tượng nhất? Hãy thử tham khảo 15 mẫu thư mời tham gia sự kiện của VietPower ngay nhé!
Tham khảo ngay: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Mục lục
Thư mời tham dự sự kiện là gì?
Thư mời tham dự sự kiện là một văn bản gửi đến một cá nhân, tổ chức nào đó nhằm mục đích mời họ tham dự một sự kiện. Về cơ bản, trong nội dung thư mời tham dự sự kiện cần phải ghi rõ thông tin của cá nhân, tổ chức được mời, thời gian diễn ra sự kiện và địa điểm diễn ra sự việc. Bên cạnh đó, thư mời tham gia sự kiện có thể thiết kế gồm đầy đủ thông tin trên kèm theo bản đồ hướng dẫn di chuyển, quy định dress code, sơ đồ bố trí chỗ ngồi,.. để tiện cho việc chuẩn bị và đi lại của khách mời.
Ngoài ra, thư mời tham gia sự kiện nên được thiết kế hiện đại, phù hợp với concept của sự kiện để gây được những ấn tượng đầu tiên của khách mời đối với sự kiện.
Hướng dẫn viết thư mời tham dự sự kiện chuyên nghiệp
Thư mời tham dự sự kiện sẽ được gửi đến khách mời thông qua nhiều hình thức khác nhau, có thể gửi thiệp tận tay hoặc thông qua các phương tiện truyền thông đại chúng. Tuy nhiên, dù có gửi đến khách mời thông qua hình thức nào, bạn cũng cần phải xác định được nội dung thư mời và cách thức thức thể hiện. Thư mời càng chỉn chu, càng thể hiện sự chuyên nghiệp của sự kiện.
Với mẫu thư mời tham dự sự kiện cơ bản, cần phải có các nội dung sau đây:
- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân tổ chức sự kiện
- Tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời
- Mục đích thư mời (mời tham dự sự kiện gì?)
- Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
- Timeline chương trình
- Lời cảm ơn
- Chữ ký của người đại diện, dấu giáp lai
Trình bày một thư mời tham dự sự kiện không khó. Tuy nhiên để gây được ấn tượng với khách hàng, bạn có thể tham khảo các bước viết thư mời tham dự sự kiện dưới đây của VietPower:
Bước 1: Xác định nội dung chính của thư mời
Với thư mời tham dự sự kiện, nội dung chính sẽ thường là những thông tin cơ bản về sự kiện: chủ đề, thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện,…Bạn nên thể hiện thông tin này ngắn gọn nhưng vẫn phải đầy đủ để khách hàng nắm rõ được cơ bản mục đích và chủ đề của sự kiện.
Bước 2: Xác định khách mời
Tùy theo quy mô và tính chất của sự kiện mà đối tượng khách mời sẽ khác nhau. Đối với các sự kiện mang tính chất cá nhân, khách mời sẽ là người thân, bạn bè, đồng nghiệp. Đối với sự kiện của tổ chức, doanh nghiệp, đối tượng khách mời sẽ được mở rộng hơn, ngoài cán bộ, nhân viên còn có sự xuất hiện của đối tác, khách hàng thân thiết của doanh nghiệp.
Để xác định được chính xác và không bỏ sót khách mời, bạn cần lên danh sách khách mời với đầy đủ thông tin cá nhân: họ tên, chức danh, đơn vị công tác. Đây là những thông tin cơ bản, gắn liền với mỗi cá nhân. Vì thế, khi viết thư mời tham gia sự kiện, bạn nên điền đầy đủ thông tin cơ bản này để thể hiện sự tôn trọng đối với khách mời.
Bước 3: Thiết kế thư mời
Thư mời tham gia sự kiện nên được thiết kế phù hợp với concept chương trình để tạo được sự đồng bộ và thể hiện được sự chuyên nghiệp của sự kiện. Ngoài ra, khi thiết kế thư mời, bạn đừng quên chèn logo để khách mời dễ dàng nhận biết thương hiệu hiệu của bạn.
Vì nhiều khách hàng không thể nhận thư mời tận tay, vậy nên khi thiết kế thư mời, nên tạo các mẫu thư mời phù hợp để in ấn, mẫu thư mời phù hợp để gửi online để tiện gửi đến khách mời nhất có thể. Bạn có thể tạo 2 -3 mẫu thư mời theo phong cách khác nhau, sau đó cân nhắc và lựa chọn mẫu phù hợp nhất.
Với các mẫu thư mời dạng in ấn, khi thiết kế nên chú ý đến các cài đặt về màu sắc và kích thước để thư mời khi in ra giống nhất với file thiết kế ban đầu.
Lưu ý: Với các mẫu thư mời dạng in ấn, khi thiết kế nên chú ý đến các cài đặt về màu sắc và kích thước để thư mời khi in ra giống nhất với file thiết kế ban đầu. Đây là một lỗi cơ bản nhưng rất nhiều người mắc phải khi thiết kế thư mời.
Bước 4: Xác định cách thức gửi thư mời
Thông thường, thư mời sẽ được in ra và chuyển đến tận tay khách mời để thể hiện thành ý và sự tôn trọng đối với khách mời. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp không thể gửi thư mời tận tay, bạn có thể sử dụng nhiều hình thức gửi thư khác như: gửi thư mời qua email cá nhân, inbox trực tiếp hoặc đăng tin thư mời trên các phương tiện truyền thông đại chúng (với sự kiện có quy mô lớn).
Vậy nên, trước khi chuẩn bị thư mời tham gia sự kiện, hãy phân loại khách mời để xác định các thức gửi thư mời phù hợp cho từng đối tượng cụ thể để đảm bảo thư mời đến được với tất cả mọi người có trong danh sách khách mời ban đầu.
Bước 5: Kiểm tra thư mời
Đây là khâu quan trọng cuối cùng khi chuẩn bị thư mời tham gia sự kiện. Sau khi đã hoàn thành đầy đủ thông tin của thư mời tham gia sự kiện, hãy rà soát lại toàn bộ để chắc chắn rằng không có bất kỳ thiếu sót nào. Trong trường hợp có vài thông tin chưa chính xác hoặc bỏ sót vài người trong danh sách khách mời, bạn cần nhanh chóng bổ sung thông tin để kịp thời gửi cho mọi người.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
15 Mẫu thư mời tham dự sự kiện ấn tượng nhất
1. Thư mời tham dự sự kiện khai trương
Với sự kiện khai trương, thư mời tham gia sự kiện thường được thiết kế đơn giản, mang đậm màu sắc thương hiệu. Thư mời tham gia sự kiện khai trương không quá nhiều thông tin, thường chỉ gồm thông tin cơ bản về sự kiện, thông tin khách mời và timeline nội dung chương trình. Ngoài ra, bạn cũng có thể tận dụng các khoảng trống trong tư mời để chèn các hình ảnh quảng bá thương hiệu, ưu đãi ngày khai trương,…
Dưới đây là 2 gợi ý về thư mời khai trương khá đơn giản nhưng vẫn rất sang trọng và có tính thẩm mĩ cao.
Tham khảo thêm: 20 Mẫu thiệp mời khai trương sự kiện đẹp, ấn tượng nhất 2024
2. Thư mời tham dự sự kiện tri ân khách hàng
Sự kiện tri ân khách hàng thường được tổ chức nhằm mục đích gửi lời cảm ơn đến đối tác khách hàng, đồng thời giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty. Chính vì thế, thư mời tham dự sự kiện nên chú ý chỉn chu về mặt nội dung, chính xác thông tin khách mời. Bởi một sự kiện dành cho khách hàng nhưng thư mời lại sai thông tin của khách thì rất thiếu chuyên nghiệp. Nếu có thể, bạn hãy thiết kế nội dung thiệp bao gồm cả bản đồ hướng dẫn di chuyển, sơ đồ chỗ ngồi cho khách mời tiện di chuyển đến địa điểm tổ chức và di chuyển trong sự kiện.
Dưới đây là 2 gợi ý của VietPower về thư mời tham dự sự kiện tri ân khách hàng:
Mời bạn đọc tìm hiểu: Tổ chức tiệc tri ân khách hàng chuyên nghiệp nhất 2024
3. Thư mời tham dự hội nghị, hội thảo
Thông thường, các hội nghị, hội thảo thường có tính chất nghiêm túc. Do đó, thư mời tham gia hội nghị, hội thảo sẽ được thiết kế đơn giản, phù hợp với tính chất sự kiện. Thư mời tham dự hội nghị, hội thảo vẫn phải đầy đủ thông tin cơ bản của sự kiện, thông tin khách mời và timeline chương trình.
Mời bạn đọc tìm hiểu:
- Tổ chức hội nghị là gì? Các hình thức tổ chức hội nghị phổ biến
- Tổ chức hội thảo là gì? Quy trình tổ chức hội thảo
4. Thư mời tham dự hội chợ triển lãm
Với hội chợ triển lãm, ngoài các thông tin cơ bản, thư mời tham gia sự kiện sẽ thường có thêm sơ đồ gian hàng để khách mời tiện cho việc di chuyển trong khuôn viên sự kiện.
Bên cạnh đó, thư mời tham gia sự kiện cũng có thể trình bày thêm mục đích tổ chức sự kiện để mang cho khách hàng hiểu hơn về sự kiện.
5. Thư mời tham dự tiệc sinh nhật
Tiệc sinh nhật là một lễ kỉ niệm dành cho cá nhân hoặc một tổ chức doanh nghiệp. Vì thế, thư mời có thể được thiết kế mang đậm màu sắc cá nhân, tổ chức đó. Tuy nhiên, trong thiệp mời vẫn phải đầy đủ các thông tin cơ bản liên quan đến sự kiện.
Mời bạn đọc tìm hiểu: Quy trình tổ chức sinh nhật công ty chuyên nghiệp
6. Thư mời tham dự tiệc gala dinner
Thư mời tham gia sự kiện Gala dinner thường được thiết kế khá bắt mắt và sang trọng, phù hợp với màu sắc và chủ đề sự kiện. Nội dung trong thư mời tham gia gala dinner cũng cần phải đầy đủ thông tin liên của sự kiện.
Xem thêm: Quy trình tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp thành công 10/10
VietPower – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
VietPower tự tin là công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam. Với hơn 5 năm làm việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower đã có cơ hội làm việc với hàng trăm khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước như: Vingroup, Canon, Vietcombank,… Trong khoảng thời gian đó, VietPower luôn thay đổi, luôn làm mới để bắt kịp các xu hướng mới về tổ chức sự kiện. Vì thế, khi làm việc với VietPower, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng sự kiện.
VietPower cung cấp rất nhiều dịch vụ tổ chức sự kiện như: tổ chức hội nghị, hội thảo; tổ chức team building, ngày hội gia đình, khai trương, khánh thành,…
Trên đây là những mẫu thư mời dành cho các sự kiện khác nhau để bạn có thể tham khảo thiết kế mẫu thiệp mời phù hợp với sự kiện sắp tới của mình. Bạn vẫn chưa có mẫu thư mời sự kiện phù hợp? Liên hệ VietPower ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí và đặt lịch tổ chức sự kiện nhé.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.
Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
