Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức Hội Nghị chi tiết nhất 2024

Dự trù kinh phí tổ chức hội nghị là một khâu quan trọng quyết định trực tiếp đến chất lượng và tiến độ tổ chức hội nghị. Dự trù kinh phí càng rõ ràng, chi tiết càng giúp cho công tác chuẩn bị cho sự kiện diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn. Tuy nhiên, để lập một bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị chi tiết lại không phải điều dễ dàng. Hiểu được điều đó, với bài viết này, VietPower sẽ gửi đến bạn mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ lập được bảng dự trù kinh phí cho sự kiện của doanh nghiệp bạn. 

Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức Hội Nghị chi tiết

1. Lợi ích của việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị

Mỗi sự kiện đều có một nguồn ngân sách nhất định cho việc tổ chức sự kiện. Khi tổ chức sự kiện, chịu trách nhiệm quản lí sự kiện sẽ phải phân phối ngân sách cho các hoạt động một cách hợp lí, hạn chế tối đa việc đội ngân sách. Trong trường hợp ngân sách bị đội lên quá cao so với chi phí thực tế, rất có thể mọi hoạt động của sự kiện sẽ bị rà soát lại. Nếu phát hiện tình trạng gian lận trọng thu chi, rất có thể quản lí sự kiện sẽ phải chịu trách nhiệm và gánh toàn bộ phần chi phí chênh lệch, đồng thời bị kỷ luật vì không quản lí tốt sự kiện. 

Do đó, việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị được xem là bước cực kỳ quan trọng đối với một sự kiện. 

Thứ nhất, bảng dự trù kinh phí giúp cho việc phê duyệt quyết định tổ chức hội nghị và việc giải ngân diễn ra nhanh hơn.

Thứ hai, bảng dự trù kinh phí giúp cho quản lí sự kiện nắm bắt và theo dõi hoạt động thu – chi trong quá trình tổ chức sự kiện dễ dàng hơn. 

Thứ ba, hạn chế tối đa tình trạng lợi dụng, gian lận trong thu chi cho sự kiện. 

Trong trường hợp bạn không có nhiều thời gian để tính toán và liên hệ báo giá từng hạng mục, bạn chỉ cần khảo giá một vài đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và lựa chọn đơn vị phù hợp. Khi đặt trọn gói tổ chức hội nghị tại các đơn vị tổ chức sự kiện tại doanh nghiệp, bạn chỉ cần đưa ra một yêu cầu cụ thể cho sự kiện và các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ thay bạn làm tất cả, ngay cả việc dự trù kinh phí chi tiết cho từng hạng mục trong sự kiện.

2. Lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức Hội nghị 

• Hiểu rõ về hội nghị

Trước khi lập bảng dự trù kinh phí cho một hội nghị, bạn phải là người hiểu về sự kiện đó. Sự kiện sẽ được diễn ra như thế nào? Concept tổ chức? Số lượng khách mời là bao nhiêu? Quy mô tổ chức? Nguồn ngân sách chi sự kiện? Thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị dự tính?

Khi đã hiểu rõ về hội nghị của doanh nghiệp, hiểu rõ cách hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện, bạn mới có thể tạo checklist chi phí tổ chức sự kiện.

• Checklist các hạng mục cần chi theo nhóm

Khi thiết lập bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị, các hạng mục cần thiết sẽ được liệt kê lần lượt theo nhóm để dễ dàng kiểm soát và bổ sung. Nếu bạn đã hiểu rõ về nội dung, cách thức tổ chức hội nghị thì việc lập checklist các hạng mục sẽ không mất quá nhiều thời gian. 

• Khảo giá tất cả các hạng mục

Sau khi đã có checklist các hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện, việc tiếp theo cần làm là khảo giá từng hạng mục. Công việc này giúp cho bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị của bạn tối ưu nhất và sát nhất với chi phí thực tế. Dự trù kinh phí càng chi tiết, càng sát với thực tế càng giúp cho công tác mua sắm, chuẩn bị cho sự kiện diễn ra thuận lợi hơn. 

• Chi phí phát sinh

Khi thiết lập bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị, đừng quên dự trù cả chi phí phát sinh. Chi phí phát sinh là khoản phí dành để chi trả cho những khoản ngoài dự kiến hoặc để khắc phục các tình huống ngoài ý muốn. 

Mặc dù đã có bảng dựng trù kinh phí, tuy nhiên đi vào thực tế, vẫn không thể tránh khỏi sự chênh lệch so với dự trù ban đầu. Bên cạnh đó, khi tổ chức sự kiện, có thể sẽ xảy ra các tình huống, sự cố ngoài ý muốn như: sự cố mất điện, lỗi âm thanh,…Khi đó, khoản chi phí phát sinh sẽ được dùng để chi trả cho việc khắc phục những vấn đề này.

Thông thường, khoản kinh phí phát sinh sẽ chiếm khoảng 5 – 10% tổng chi phí sự kiện. Tuỳ vào quy mô sự kiện, bạn có thể linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp.

Xem thêm: Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết hấp dẫn nhất 2024

3. Nội dung trong bảng dự trù kinh phí

• Số thứ tự các hạng mục

Số thứ tự là mục cơ bản cần có khi trình bày bảng. Việc đánh số thứ tự trong bảng thể hiện sự khoa học trong cách trình bày. Đối với các hạng mục trong bảng dự trù kinh phí cho hội nghị, bạn cũng nên đánh số thứ tự để người xem tiện theo dõi và tìm kiếm. Số thứ tự có thể được đánh theo nhiều cách, tuy nhiên cần đồng nhất trong việc đánh số thứ tự. 

Khi đánh số thứ tự, bạn nên đánh số thứ tự một cách khoa học từ các nhóm đến từng hạng mục nhỏ. Đây là một phần rất nhỏ trong bảng dự trù kinh phí nhưng lại thể hiện được sự cẩn thận, tỉ mỉ của đội ngũ tổ chức sự kiện. 

• Các hạng mục cần chi

Các hạng mục cần chi chính là checklist các hạng mục đã nghiên cứu ban đầu. Các hạng mục này sẽ được thể hiện ở cột thứ 2, bên cạnh cột số thứ tự, tính từ bên trái qua trong bảng dự trù kinh phí. 

Đây là một ví dụ về trình bày các hạng mục cần chi theo nhóm:

• Thuê nhân sự phục vụ sự kiện

1. Điều hành, giám sát sự kiện
2. Kỹ thuật âm thanh – ánh sáng
3. Lễ tân sự kiện
4. Bảo vệ, an ninh sự kiện
5. Nhân viên phục vụ
6. ….

• Thuê, mua sắm thiết cần thiết

1. Bàn ghế sự kiện
2. Thiết bị nhà bạt, ô dù
3. Thảm đỏ
4. ….

• Đơn vị tính

Đơn vị tính là đơn vị mà người mua sẽ mua/ thuê mặt hàng đó, ví dụ như (chiếc) ghế, (mét vuông) thảm,… Đối với đơn vị tính trong bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị, đơn vị tính càng chi tiết càng tốt. Đơn vị tính thường sẽ được trình bày tại cột thứ 3 từ trái sang, bên cạnh các hạng mục cần chi trong bảng dự trù kinh phí để tiện theo dõi nhất có thể.

• Số lượng 

Từ đơn vị tính cho từng hạng mục, bạn sẽ quy đổi ra số lượng. Số lượng sẽ là phần tiếp theo đặt bên cạnh đơn vị tính, tính từ bên trái sang.

Số lượng này đã phải được tính toán kỹ từ trước sao cho phù hợp với nhu cầu và quy mô của từng sự kiện hội nghị khác nhau. Việc tính toán kỹ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo công tác chuẩn bị cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, hạn chế tối đa tình trạng phát sinh chi phí do tính toán sai số lượng. 

• Đơn giá từng hạng mục

Đơn giá chính là giá tiền của một đơn vị tính trên một hạng mục, ví dụ như giá thuê 1m2 thảm là 20.000 VNĐ thì 20.000 VNĐ chính là đơn giá của hạng mục đó. Việc trình bày đơn giá trong bảng dự trù kinh phí ngay cạnh mục số lượng giúp cho việc tính toán thành tiền được thao tác nhanh và thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, đơn giá từng hạng mục được thể hiện trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện còn giúp cho lãnh đạo/quản lí dễ dàng hơn trong quản lí chi phí tổ chức. 

• Thành tiền 

Thành tiền là tổng chi phí phải bỏ ra cho toàn bộ hàng mục đó. Vì thế, mục thành tiền sẽ được đặt sau cùng, khi đã trình bày tất cả những mục cần thiết khác. Thành tiền được tính bằng cách lấy Số lượng x Đơn giá. Sau khi đã tính được thành tiền cho từng hạng mục, ngay bên dưới bảng, bạn sẽ cần thêm một hàng để tổng lại số tiền cần chi ra cho các hạng mục. Số tiền này chính tổng chi phí dự trù cho một sự kiện. 

4. Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức Hội nghị

Qua những nội dung mà VietPower chia sẻ phía trên, có thể thấy rằng, nếu là một người chưa có kinh nghiệm, rất khó để lập được một bảng dự trù kinh phí chi tiết, cụ thể và sát với chi phí thực tế. Do đó, để mọi người hiểu rõ hơn về việc lập bảng dự trù kinh phí, dưới đây, VietPower sẽ gửi đến bạn mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị cơ bản. 

Bài viết có liên quan: Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết từ A – Z

VietPower – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

VietPower tự tin là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp mà bạn có thể yên tâm lựa chọn cho sự kiện hội nghị của doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân sự nhân sự sự kiện được đào tạo bài bản, đã từng thực chiến tại rất nhiều sự kiện của hàng trăm đối tác, khách hàng trong và ngoài nước (Vietcombank, Canon, BIDV, Samsung…) VietPower cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất với chi phí tốt nhất.

Ngoài ra, VietPower còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện như: tổ chức gala dinner, team building, ngày hội gia đình, lễ ký kết hợp tác, lễ khai trương, lễ khánh thành,…

Trên đây là mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị chi tiết mà VietPower chia sẻ đến bạn, mong rằng qua những thông tin ở trên bạn đã có cái nhìn cụ thể hơn về những chí phí cần có để tổ chức hội nghị. Nếu bạn đang tìm đơn vị, công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn và báo giá miễn phí.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.