Khai trương văn phòng: Quy trình, kế hoạch và chi phí trọn gói

Khai trương văn phòng mới là hoạt động dường như không thể thiếu của mỗi công ty, doanh nghiệp. Hoạt động này không chỉ mang nhiều ý nghĩa về mặt tâm linh, phong thủy mà còn là một dịp để truyền thông và quảng bá về công ty và doanh nghiệp của bạn. Hãy cùng theo dõi ngay bài viết sau đây để tìm hiểu chi tiết về sự kiện khai trương văn phòng: quy trình, kế hoạch và chi phí trọn gói bạn nhé!

Tìm hiểu thêm: Quy trình tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp

Khai trương văn phòng cần chuẩn bị những gì?

Tổ chức sự kiện khai trương văn phòng là hoạt động thiết yếu của mỗi công ty và doanh nghiệp. Sự kiện này giống như một cột mốc đánh dấu một sự khởi đầu mới của công ty. Và mong muốn sẽ mang lại nhiều sự may mắn, công việc hoạt động luôn suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió. Bên cạnh đó việc tổ chức sự kiện khai trường văn phòng mới cũng là dịp để doanh nghiệp quảng bá về thương hiệu của mình. Bên cạnh đó là thắt chặt các mối quan hệ với các đối tác và khách hàng thân thiết.

Vậy để tổ chức một sự kiện khai trương văn phòng cần chuẩn bị những gì? Dưới đây là những điều bạn cần chuẩn bị và lưu ý để có một chương trình khai trương văn phòng thành công nhất:

1. Lên ý tưởng về giấy mời, thiệp mời và nội dung email mời khách tham dự

Trước khi in thiệp mời bạn cần phải nắm được chính xác số lượng khách mời cố định sẽ tham gia chương trình khai trương của bạn. Khi lên ý tưởng cho thiệp, cần chọn những ý tưởng mới lạ và độc đáo, tạo ấn tượng cho người xem. Bên cạnh đó thiệp cũng nên cho khách mời thấy được những lợi ích của họ khu tham dự buổi khai trường của bạn.

Ngoài ra, đối với những khách hàng và đối tác lớn, có tiềm năng thì bạn nên ưu tiên gửi thiệp trực tiếp để thể hiện được sự tôn trọng, trân trọng của công ty đối với họ. Hãy cho khách mời thấy được sự kiện khai trương văn phòng mới là dịp mà họ có thể tìm hiểu nhiều hơn về doanh nghiệp của bạn.

Tham khảo: 20 Mẫu thiệp mời khai trương đẹp, ấn tượng nhất 2024

2. Phương án truyền thông, quảng bá về sự kiện

Để chương trình sự kiện khai trương của bạn được nhiều người biết đến hơn thì phương án truyền thông và quảng bá trước sự kiện là vô cùng cần thiết. Có nhiều phương án quảng cáo mà bạn có thể áp dụng như: phát tờ rơi, treo poster quảng bá, bên cạnh đó là chia sẻ những thông tin về ngày khai trương văn phòng qua mạng xã hội, video tiktok,… Các nội dung quảng cáo được chia sẻ cần phải đảm bảo được các ý sau:

• Có nội dung độc đáo, hấp dẫn
• Thể hiện được sự đổi mới và khác biệt
• Lựa chọn hình ảnh minh họa đẹp, thu hút được sự chú ý
• Chứa những từ khóa quan trọng, những hashtag liên quan đến công ty

3. Các chương trình ưu đãi

Đây là điều cần phải có đối với mỗi sự kiện khai trương văn phòng hoặc cơ sở mới. Về ý nghĩa tâm linh, nó mang ý nghĩa may mắn, giúp khởi đầu mới thuận tiện. Ngoài ra, việc đưa ra các chương trình ưu đãi, khuyến mại cũng là cách để công ty mang về những khách hàng mới, củng cố niềm tin với những khách hàng cũ.

4. Lựa chọn ngày giờ tổ chức lễ khai trương văn phòng

Những người làm kinh doanh luôn coi trọng yếu tố phong thủy và tâm linh. Ngày khai trương văn phòng mới là một ngày trọng đại. Chính vì vậy việc xem ngày lành, ngày hợp tuổi là vô cùng quan trọng. Điều này ít nhiều giúp người chủ cảm thấy yên tâm hơn, và khai trương vào ngày tốt cũng mang ý nghĩa may mắn, giúp công việc của văn phòng sau này thuận tiện và dễ dàng hơn.

Ngoài ra, khi chọn ngày bạn cũng cần quan tâm đến việc các khách mời có thể tham gia được hay không. Nên tránh những ngày mà đa số các khách mời đều không thể tham dự. Đó có thể là những phải đi làm hoặc trùng với những ngày đang diễn ra các sự kiện, lễ hội lớn. Điều này sẽ giúp khách mời đến được đông đủ nhất có thể, đảm bảo chương trình như đã dự tính.

5. Lên kế hoạch cho sự kiện khai trương

Việc chuẩn bị các nội dung và hạng mục cho buổi khai trương là vô cùng quan trọng và cần thiết. Nó chiếm đến 70% sự thành công của một chương trình khai trương văn phòng. Kế hoạch chương trình phải lên đầy đủ và chi tiết đến từng hạng mục nhỏ. Các công việc cần chuẩn bị phải được lên danh sách và bàn giao cho từng nhân sự phụ trách cũng như chịu trách nhiệm chính để giảm tối thiểu sai sót. Bảng kế hoạch sự kiện cần có:

• Danh sách các hạng mục cần chuẩn bị kèm báo giá cụ thể
• Bảng dự dù chi phí, bao gồm cả các chi phí phát sinh
• Kịch bản chương trình: timeline chi tiết, nội dung, lời dẫn MC

Sau khi có được bản kế hoạch tổ chức một cách chi tiết, bạn sẽ tiến hành chuẩn bị và thi công. Những hạng mục cần thời gian chuẩn bị lâu sẽ được ưu tiên chuẩn bị trước. Sau khi chuẩn bị đầy đủ, cần check lại một lượt theo danh sách để tránh thiếu sót.

Tìm hiểu thêm: Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương chi tiết hấp dẫn nhất 2024

6. Chuẩn bị mâm lễ cúng khai trương

Mâm lễ để cúng trong buổi khai trương văn phòng về mặt tâm linh, nó mang ý nghĩa cầu may, mong cho công việc của bạn và công ty sẽ luôn thuận buồm xuôi gió. Chúng ta luôn quan niệm tại mỗi nơi sẽ có một ông thần thổ địa khác nhau và với mỗi loại ngành nghề cũng sẽ lại có một ông tổ nghề khác. Chính vì vậy mà việc tổ chức cúng bái trong ngày khai trương cũng là cách để mong các vị thần linh sẽ luôn phù hộ, che chở và hỗ trợ cho công việc tại văn phòng luôn thuận lợi.
Một mâm cúng khai trương cơ bản sẽ bao gồm:

• Mâm ngũ quả
• Gà luộc, xôi chè, heo quay
• 3 chén nước trắng
• Lọ hoa tươi
• Nến, nhang, tiền vàng mã,…

7. Các ý tưởng trang trí

Hạng mục trang trí trong trương trình khai trương sẽ là phần dễ để lại ấn tượng cho người tham gia nhất. Nó được xem như là bộ mặt của cả một chương trình. Nếu chương trình của bạn được trang trí một cách đẹp mắt, chỉnh chu sẽ khiến khách mời cảm thấy yên tâm và ấn tượng tốt về buổi khai trương của bạn. Một số hạng mục trang trí thường có trong một buổi khai trương như:

• Cây cảnh
• Hoa tươi
• Bóng bay
• Khăn trải bàn
• Phông bạt, banner
• Những vật trang trí khác tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của bạn
• Bộ cắt băng khánh thành

8. Đội ngũ nhân sự và trang thiết bị

8.1. Nhân sự

Một sự kiện càng quy mô thì càng cần đến nhiều nhân sự hỗ trợ. Một chương trình khai trương cơ bản sẽ cần đến những nhân sự sau:

• Lễ tân đón khách, PG
• Nhân sự setup, điều hành, giám sát chương trình
• MC – người dẫn chương trình
• Đội múa lân, múa rồng
• Ca sĩ, vũ đoàn, band nhạc

8.2. Trang thiết bị

Dưới đây là danh sách một số các trang thiết bị cần phải có trong một chương trình khai trương. Ngoài ra danh sách này cũng sẽ phụ thuộc thêm vào nhu cầu của công ty:

• Thiết bị âm thanh, ánh sáng
• Bàn ghế sự kiện
• Photobooth chụp ảnh, backdrop chương trình
• Poster quảng bá, banner, standee
• Cổng hơi, bóng bóng

Kế hoạch tổ chức khai trương văn phòng

Các hoạt động trong buổi khai trương sẽ được diễn ra theo đúng kế hoạch và timeline đã lên. Dưới đây là danh sách các hoạt động sẽ diễn ra trong một sự kiện khai trương văn phòng:

• Lễ tân đón đón khách và hướng dẫn khách ổn định chỗ ngồi.
• Sau khi khách ổn định chỗ ngồi thì rót nước, mời khách trà bánh.
• Biểu diễn các tiết mục văn nghệ trong thời gian chờ đợi
• Khi giờ lành đến, tiến hành lễ khai trương
• MC chào mọi người, giới thiệu về chương trình và các khách mời đặc biệt nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng
• MC giới thiệu về các nội dung sẽ có trong buổi khai trương
• MC mời đại diện của chủ văn phòng mới lên phát biểu.

• MC mời các nhân sự liên quan, tiến hành nghi lễ cúng bái, dâng hương và cắt băng khai trương văn phòng.
• Sau khi hoạt động cắt băng kết thúc, MC giới thiệu các tiết mục văn nghệ thú vị như múa lân, múa rồng…
• MC cảm ơn các vị đại biểu, khách quý, đối tác và các khách hàng đã đến tham dự
• Sau phần nghi thức sẽ đến với phần dùng tiệc. Nhân sự sẽ hỗ trợ bày tiệc và các thành viên, khách hàng cùng nhau nâng ly chúc mừng buổi khai chương, gửi những lời chúc tốt đẹp đến văn phòng.
• Các khách mời cùng thưởng thức bữa tiệc, sau đó thưởng thức các tiết mục văn nghệ hấp dẫn như múa, ca nhạc,…
• MC công bố bế mạc buổi lễ khai trương văn phòng tại đây.
• MC mời đại diện chủ văn phòng lên phát biểu sau bế mạc buổi lễ và dành những lời cảm ơn đến các vị khách quý đã đến dự. 
• Lễ tân xếp hàng tại lối ra để gửi lời chào tạm biệt với khách mời khách, đối tác và trao các phần quà cho khách khi ra về.

Quy trình tổ chức khai trương văn phòng

Dưới đây là quy trình tổ chức khai trương văn phòng cực chi tiết mà VietPower muốn giới thiệu đến bạn, cùng tham khảo ngay nhé!

Bước 1: Chọn ngày

Theo như thói quen phong tục từ xa xưa thì mỗi khi tổ chức một sự kiện trọng đại gia chủ đều sẽ đi xem ngày để chọn được ngày đẹp và phù hợp với chủ. Khi chọn được ngày đẹp theo ý nghĩa tâm linh sẽ giúp mang lại được nhiều may mắn và giúp công việc làm ăn của cửa hàng ngày càng thuận lợi.
Bên cạnh đó, chọn giờ để bắt đầu sự kiện khai trương cũng được xem là việc cực kỳ quan trọng. Bạn có thể lựa chọn đi xem ngày giờ để chọn được giờ cắt băng hoặc ngày tổ chức thật phù hợp.

Bước 2: Lên kế hoạch truyền thông và quảng bá cho ngày khai trương

Đây là cách giúp chương trình khai trương của bạn được nhiều người biết đến hơn. Bạn có thể lựa chọn nhiều phương án để quảng cáo và truyền thông như đăng thông tin qua mạng xã hội, sử dụng các video quảng cáo trên tiktok, các poster, tờ rơi,… để giúp ngày khai trương của bạn được nhiều người biết đến, Bên cạnh đó, bạn đừng quên chuẩn bị các kế hoạch khuyến mãi để có thể thu hút các khách hàng tiềm năng.
Ngoài ra, nếu bạn có điều kiện kinh tế hơn thì có thể hợp tác với các nghệ sĩ nổi tiếng để quảng quá, PR về sự kiện khai chương của bạn. Đây là phương pháp nhanh nhất giúp sự kiện khai trương của bạn được nhiều người biết đến.

Bước 3: Trang trí văn phòng

Việc trang trí văn phòng mới vào ngày khai trương cũng là một trong những điều không thể thiếu. Hình thức trang trí sẽ là điểm nhấn gây ấn tượng cho các vị khách mời và khách hàng tới tham dự. Bạn hãy đảm bảo sao cho các hạng mục trang trí đều được hoàn thiện trước ngày diễn ra chương trình để tránh thiếu sót.
Ngoài ra, các thiết bị sự kiện như âm thanh, ánh sáng cũng cần được chuẩn bị kỹ càng và được test thật cẩn thận vì nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của buổi khai trương.

Xem thêm: Top 5 ý tưởng tổ chức khai trương hấp dẫn độc đáo 2024

Bước 4: Tổ chức khai trương

4.1. Lễ cúng khai trương văn phòng

Lễ cúng khai trương là một nghi thức vô cùng quan trọng trong ngày khai trương văn phòng. Nó có thể được hiểu là một nghi lễ cầu may, mong cho công việc thuận lợi, làm ăn phát đạt, ít trắc trở.
Nghi thức cúng khai trương cửa hàng thường không quá cầu kỳ. Trước hết bạn chỉ cần chuẩn bị một mâm cỗ đơn giản gồm có: mâm ngũ quảng, trầu cau, 3 chén nước, 3 chén xôi, gạo, muối trắng, ngoài ra còn có nhang, đèn, bộ vàng mã khai trương,… hoặc thêm vài món mặn tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Tất cả đồ cúng sẽ được bày lên một chiếc bạn lớn, đặt trước văn phòng. Khi đến giờ lành, sẽ bắt đầu thắp nhang và khấn lễ.

Sau khi đốt hết tuần nhang thì sẽ là hoạt động hóa mã và sau đó là thụ lộc. Chỉ đơn giản như vậy là bạn đã hoàn thành thao tác lễ cúng khai trương văn phòng rồi. Tiếp sau đó, bạn hãy chọn một vị khách mời có tuổi hợp với bạn, trở thành vị khách đầu tiên bước chân vào văn phòng, gọi là xông đất. Việc chọn người hợp tuổi sẽ giúp cho việc làm ăn của văn phòng trở nên tốt hơn.

4.2. Các hoạt động bán hàng trong buổi khai trương

Ngày khai trương cũng là một dịp để bạn có thể tiếp cận được đến những khách hàng tiềm năng. Hãy chuẩn bị thật kỹ những những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất để đón tiếp các đối tác và khách mời ngày khai trương.

Xem thêm: Top 25 món quà tặng khai trương văn phòng ý nghĩa tài lộc

Chi phí tổ chức khai trương văn phòng trọn gói

Chi phí tổ chức khai trương văn phòng thường phụ thuộc vào nhiều yếu tổ. Mức chi phí cũng sẽ giao động tùy vào nhu cầu của đơn vị tổ chức. Dưới đây là một số hạng mục chi phí cần có trong một chương trình sự kiện khai trương văn phòng:

1. Chi phí địa điểm tổ chức

Nếu bạn tổ chức ngay tại văn phòng thì sẽ tiết kiệm được khoản chi phí về địa điểm tổ chức này.

2. Chi phí cho nhân sự tổ chức

MC: MC là nhân sự không thể thiếu trong một sự kiện khai trương. Đây sẽ là người dẫn dắt các khách hàng tham gia các hoạt động của chương trình. Giá của MC sẽ phụ thuộc vào từng thời điểm. Trung bình giao động từ mức 2.500.000 vnđ trở lên tùy vào năng lực và kinh nghiệm.
Nhân sự setup: Các nhân sự này sẽ đảm bảo cho chương trình được setup và trang trí theo đúng yêu cầu, từ việc kê bàn ghế, dựng sân khấu cho đến việc treo banner,… Chi phí cho một nhân sự setup thường giao động từ 600. 000 vnđ cho đến 1.500.000 vnđ/ nhân sự.
Lễ tân, PG, chi phí giao động từ khoảng 200.000 vnđ cho đến 500.000 vnđ/ người/ sự kiện.

3. Chi phí thiết kế và các hạng mục in ấn

Phần chi phí này sẽ phụ thuộc vào số lượng và chất liệu mà bạn muốn in ấn thì sẽ có những mức giá khác nhau

4. Chi phí trang trí

Chi phí này bao gồm hoa tươi, cổng bóng, các phụ kiện trang trí khác tùy thuộc vào nhu cầu của đơn vị tổ chức. Chính vì vậy mà mức chi phí dành cho hạng mục này cũng sẽ linh hoạt dựa trên mức kinh phí dự trù

5. Chi phí nước uống và đồ ăn nhẹ

Thường tiêu chuẩn cho mỗi khách mời sẽ là một chai nước. Bên cạnh đó, nhiều sự kiện cũng chuẩn bị cả các bữa tiệc đồ ngọt, bao gồm hoa quả, trà, bánh ngọt. Với các gói tiệc ngọt giao động từ 80.000 vnđ cho đến 300.000 vnđ/ khách hoặc có thể theo mức ăn mà bên đơn vị yêu cầu.

6. Chi phí cho các tiết mục văn nghệ

Tiết mục không thể thiếu trong ngày khai trương đó chính là tiết mục múa lân, múa rồng. Giá thuê nhân sự biểu diễn các tiết mục này thường giao động từ 700.000 vnđ cho đến 1.500.000 vnđ/ nghệ sĩ biểu diễn, tùy thuộc vào từng thời điểm mà sẽ có những mức giá khác nhau.
Bên cạnh đó, nếu bạn có nhu cầu thuê thêm ca sĩ, vũ đoàn hay bàn nhạc thì cũng có thể tham khảo bảng giá:

• Ca sĩ: từ 3.000.000 vnđ/ người
• Vũ đoàn, band nhac: từ 1.500.000 vnđ/ nghệ sĩ

Xem thêm: Các loại chi phí khi tổ chức khai trương chi tiết

VietPower – Công ty tổ chức khai trương văn phòng chuyên nghiệp

Bên cạnh việc tổ chức các chương trình team building thì VietPower còn được biết đến là một đơn vị tổ chức khai trương văn phòng vô cùng chuyên nghiệp và uy tín khắp cả nước. VietPower luôn hiểu được tầm quan trọng của một sự kiện khai trương văn phòng đối với các hoạt động kinh doanh lâu ngày của đơn vị. Chính vì vậy mà từ khâu chuẩn bị các hạng mục khai trương đã luôn được VietPower chuẩn bị kỹ lưỡng và cân nhắc, giám sát cẩn thận. Công ty tổ chức sự kiện VietPower đã trở thành đơn vị để nhiều doanh nghiệp gửi gắm tổ chức các sự kiện quan trọng khắp cả nước.

Trên đây là tất cả những chia sẻ cực chi tiết của VietPower về việc tổ chức khai trương văn phòng. VietPower mong rằng với những thông tin hữu ích trên có thể giúp bạn tổ chức được một sự kiện khai trương văn phòng thật thành công. Nếu bạn cần tìm đơn vị tổ chức khai trương văn phòng chuyên nghiệp và uy tín, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với VietPower để được hỗ trợ và tư vấn 24/7 bạn nhé!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM