Dịch vụ tổ chức khai trương showroom chuyên nghiệp từ A – Z

Khai trương showroom là sự kiện không thể thiếu đối với hoạt động của các doanh nghiệp kinh doanh. Đây không chỉ là sự khởi đầu cho một hoạt động mới mà còn là hình ảnh của doanh nghiệp, là cách quảng cáo hữu hiệu nhất. Sau đây là những tổng hợp kinh nghiệm khai trương showroom do VietPower tổng hợp. Nếu muốn tổ chức khai trương showroom thành công, bạn nhất định đừng bỏ qua bài viết này.

►Tìm hiểu: Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Yếu tố tổ chức khai trương showroom thành công

Đối với bất cứ sự kiện nào, muốn tổ chức thành công không chỉ đòi hỏi sự chuyên sâu trong khâu nội dung, sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức mà còn cả sự đồng bộ về con người – máy móc và hạ tầng. Dưới đây là những yếu tố giúp buổi lễ khai trương showroom của doanh nghiệp bạn diễn ra tốt đẹp và thuận lợi.

1. Xác định được mục tiêu chính của chương trình

Chúng ta đều hiểu rằng, mục tiêu quan trọng nhất, xuyên suốt của toàn bộ buổi lễ khai trương showroom chính là cách làm thế nào để thu hút được sự quan tâm của mọi người và giới truyền thông đến với sự kiện này. Để làm được điều đó, ban tổ chức cần xác định mục tiêu chính mà sự kiện hướng tới là nhóm khách mời nào, phân khúc khách hàng nào… Khi xác định được những điều đó, bạn sẽ xây dựng được những nội dung tương đồng, đánh trúng được vào đối tượng hướng tới.

2. Xác định được phong cách chủ đạo của không gian tổ chức lễ khai trương

Không gian tổ chức chính là yếu tố đầu tiên cho thấy quy mô, sự hoành tráng của sự kiện. Không gian không cần quá rộng, không cần quá nhiều chi tiết nhưng nhất định phải có sự tập trung và có những điểm nhấn và sạch sẽ.  Đây sẽ là nền tảng tốt để bạn bố trí tạo nên một sự kiện có sự tinh tế và sang trọng. Bạn có thể lựa chọn màu sắc chủ đạo cho không gian tổ chức theo phong thủy . Trong đó màu đỏ tượng trưng cho may mắn, màu vàng với ngụ ý thịnh vượng, màu cam biểu tượng cho bầu nhiệt huyết và màu xanh – màu của hy vọng.  

Bạn cũng cần lưu ý trang trí sân khấu với hoa tươi, backdrop và thảm đỏ. Hệ thống âm thanh – ánh sáng luôn có sự động bộ. Vị trí khách mời được sắp xếp khoa học và thể hiện sự trân trọng bằng bảng tên ( nếu có), hoa tươi, nước uống, khăn giấy… Sau khi xác định được không gian tổ chức sự kiện chính thì bạn cần treo banner xung quanh khu vực tổ chức, băng rôn treo ở cổng chính ra vào, dựng cổng chào đón khách và thiết kế khu vực đặt lẵng hoa chúc mừng của khách quý.

3. Xác định thời gian tổ chức chương trình

Người Việt ta có câu “có thờ có thiêng, có kiêng có lành” vì thế những sự kiện quan trọng luôn được chọn tổ chức vào thời điểm ngày lành giờ tốt. Điều này giúp cho quá trình hoạt động sau này diễn ra được thuận lợi, may mắn. Theo kinh nghiệm của VietPower nên lựa chọn những ngày đẹp rơi vào đúng ngày cuối tuần, những dịp lễ tết để có thể lôi kéo được sự tham gia của nhiều người. Cùng với những chương trình khuyến mại, sự kiện khai trương sẽ kích cầu mua sắm, giúp doanh nghiệp đạt được doanh thu cao hơn trong ngày lễ ra quân.

Sau khi ấn định được thời gian tổ chức, doanh nghiệp nên sớm gửi thiệp mời khai trương đến khách mời. Điều này sẽ giúp khách mời chủ động sắp xếp công việc cá nhân, tham dự chương trình. Việc gửi thiệp mời cũng là cách cho thấy sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong các hoạt động của mình.

4. Xây dựng chi tiết kế hoạch tổ chức sự kiện lễ khai trương

Để có thể lên được kế hoạch chi tiết trong các khâu tổ chức của lễ khai trương, bạn sẽ cần có khoảng kinh phí dự trù để thực hiện, thông điệp hướng tới, số lượng khách mời… Tiếp đó bạn sẽ cần lên một khung kịch bản với những đầu mục cụ thể, chi tiết. Điều này giúp khâu tổ chức tránh được những sai sót không đáng có, giúp khách mời tham gia chương trình cảm thấy mình ở vị trí trung tâm, từ đó các khâu sẽ diễn ra thuận lợi, trơn tru hơn. Trong đó kịch bản cần lưu ý những  hạng mục nhất thiết phải có:  Setup trang trí khu vực cổng chào, sân khấu, đội ngũ nhân sự, những thiết bị âm thanh – ánh sáng cần thiết…

► Xem ngay: Kịch bản khai trương Showroom

Để tạo được sự thu hút của giới truyền thông và khách mời, doanh nghiệp cần lên kế hoạch tổ chức các hoạt động truyền thông cho sự kiện bao gồm phát tờ rơi,  roadshow hoặc thực hiện các quảng cáo trên mạng xã hội, trên báo chí – truyền hình… Kế hoạch truyền thông nếu muốn đạt hiệu quả cần phải có sự tính toán cụ thể, phân công nhân lực rõ ràng với chi phí đầu tư phù hợp nhất.

Dịch vụ tổ chức khai trương showroom chuyên nghiệp từ A – Z

Là một sự kiện có quy mô, thể hiện bộ mặt của doanh nghiệp, khai trương showroom sẽ bao gồm rất nhiều khâu trong tổ chức. Nếu không phải là người có kinh nghiệm, doanh nghiệp sẽ dễ vấp phải sai lầm, thiếu sót thậm chí khiến cho sự kiến trở nên rối rắm không đáng có. Việc thuê các đơn vị tổ chức sự kiện lên phương án chương trình là cần thiết. Hiện nay nhiều đơn vị đã cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp từ A đến Z giúp doanh nghiệp có được một buổi khai trương showroom thành công, trở thành sự kiện đáng nhớ đối với những người tham gia. 

Theo đó, dịch vụ tổ chức khai trương showroom trọn gói sẽ bao gồm các bước:

• Nhận thông tin đầy đủ từ khách hàng: Những thông tin bao gồm quy mô sự kiến, thời gian dự kiến tổ chức, số lượng khách tham dự, những yêu cầu cơ bản doanh nghiệp muốn xuất hiện ở lễ khai trương… Trên cơ sở những thông tin này, các đơn vị tổ chức sự kiện có thể dễ dàng xác định được hướng triển khai và những điểm nhấn hấp dẫn của chương trình sao cho có tính phù hợp nhất.
• Phân tích và tư vấn chủ đề xuyên suốt cho sự kiện. Lên concept có tính độc đáo, mang màu sắc thương hiệu cho toàn bộ sự kiện của doanh nghiệp.
• Báo giá cho khách hàng: Tùy vào yêu cầu của khách hàng mà dịch vụ trọn gói sẽ có những khoảng giá khác nhau. Tuy nhiên, các đơn vị tổ chức với sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm của mình sẽ lập kế hoạch và đưa ra những phương án chi phí tiết kiệm nhất cho khách hàng. Tránh những lãng phí không đáng có trong suốt quá trình diễn ra chương trình.
• Triển khai các bước chuẩn bị cho lễ khai trương: Để chuẩn bị một lễ khai trương showroom không đơn giản là lên timeline các hoạt động trong chương trình. Trước đó, bạn sẽ phải chuẩn bị nhiều bước bao gồm khảo sát địa điểm, xin giấy phép (đối với các chương trình có tính xã hội), thiết kế thư mời, backdrop sân khấu, sơ đồ khu vực tổ chức, dàn dựng thi công trang trí khu vực sân khấu…
• Tuân thủ tuyệt đối khung thời gian được vạch ra trong lễ khai trương từ tiếp đón khách mời, văn nghệ mở màn, giới thiệu đại biểu, phát biểu khai mạc, khách mời phát biểu chúc mừng, cắt băng khánh thành, chụp hình, tặng quà lưu niệm, tiệc ngọt (hoặc mặn), tiễn khách…  Mỗi hoạt động đều có sự bố trí nhân sự khoa học, tránh tình trạng chồng chéo hoặc không phát huy được khả năng của các nhân sự.

Có thể bạn quan tâm: Tổ chức khai trương nhà hàng chuyên nghiệp

Vì sao nên chọn VietPower đơn vị tổ chức khai trương showroom

Là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam hiện nay, VietPower chính là lựa chọn tốt nhất nếu doanh nghiệp muốn tổ chức khai trương showroom. Đơn vị này từng tổ chức nhiều sự kiện khai trương showroom hoành tráng của những nhãn hàng lớn.

Khi lựa chọn dịch vụ tổ chức showroom của VietPower, quý vị sẽ không cần phải liên hệ với từng đơn vị cung cấp các dịch vụ khác nhau một cách riêng lẻ. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc. Bởi những dịch vụ trọn gói thường sẽ có nhiều ưu đãi hơn rất nhiều những dịch vụ đơn lẻ. Ngoài ra trong quá trình diễn ra chương trình, doanh nghiệp không cần phải quá để tâm đến từng hạng mục sẽ diễn ra như thế nào bởi đã có đội ngũ VietPower phụ trách. Doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào việc làm lễ và đón khách, điều này giúp chu toàn mọi việc và không khí lễ khai trương vì thế cũng thư giãn hơn.

Sự chuyên nghiệp của đơn vị quản lý cũng giúp lễ khai trương hoành tráng, có màu sắc thương hiệu, nâng tầm đẳng cấp thương hiệu của doanh nghiệp hơn. Từ đó có thể sẽ tạo sức hút, tạo những ấn tượng sâu đậm và đẹp đẽ trong mắt khách hàng, đối tác và giới truyền thông tham gia chương trình.

Các dịch vụ tổ chức khai trương của VietPower

Hiện nay, VietPower đang cung cấp đầy đủ các dịch vụ tổ chức khai trương. Trong đó có nhiều hạng mục được đầu tư bài bản về cả máy móc và con người. Các dịch vụ bao gồm:

• Trang trí không gian diễn ra sự kiện: Với tâm niệm không gian diễn ra chương trình không chỉ là nơi diễn ra các hoạt động mà còn là chất xúc tác giúp lan tỏa cảm xúc cho người tham gia. Cảm xúc sẽ chi phối hành vi. Vì thế VietPower luôn chú trọng đến các ý tưởng sáng tạo trong khâu thiết kế từ nội thất, thiết bị, màu sắc… Tất cả sẽ có sự tương đồng với chủ đề của sự kiện, giúp khách hàng cảm thấy bị thu hút và có những ấn tượng sâu đậm.
•  Lên kịch bản nội dung và bố trí nhân sự phù hợp: Phần kịch bản được VietPower xây dựng dựa trên những đặc trưng của doanh nghiệp với nhiều điểm nhấn khác nhau. Có chỗ tạo điểm lắng, có khi lại bùng nổ, sau cao trào là những phút giây thư giãn… Tất cả làm nên một sự kiện đầy cảm xúc và có chất riêng cho doanh nghiệp.
• Dịch vụ cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện trọn gói với những thiết bị hiện đại nhất từ âm thanh, ánh sáng, máy tạo khói lửa hay tạo bong bóng…Tất cả những thiết bị này đều được tuyển chọn, đảm bảo nguồn gốc giúp cho sự kiện diễn ra an toàn nhất.

►Tìm hiểu: Công ty tổ chức sự kiện

Ngoài ra hiện nay VietPower còn cung cấp dịch vụ thuê MC, thuê ca sĩ, lễ tân đón tiếp; dịch vụ tổ chức team building, dịch vụ múa lân rồng, cho thuê bộ cắt băng khai trương, dịch vụ hậu cần đặt tiệc… Tất cả đều được đồng bộ hóa mang lại sự chuyên nghiệp cao nhất cho toàn bộ sự kiện của doanh nghiệp.

Có thể nói trong giới tổ chức sự kiện, VietPower vẫn luôn là cái tên sáng giá, là lựa chọn lý tưởng nhất cho doanh nghiệp trước các sự kiện khai trương hay khánh thành. Từ đội ngũ nhân sự đến hệ thống trang thiết bị do VietPower đầu tư đều hướng tới giá trị cao nhất chính là những trải nghiệm của khách hàng. Còn chần chừ gì, hãy liên lạc với VietPower ngay từ bây giờ để nhận được những tư vấn mới nhất của chúng tôi dành cho quý vị.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt, 203 Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM