Tổ chức khai trương showroom: Chi tiết từng bước từ A đến Z

Khai trương showroom là một trong những hoạt động quan trọng của công ty, doanh nghiệp. Sự kiện giúp giới thiệu, quảng bá sản phẩm/ dịch vụ tới mọi người rộng rãi hơn. Để tổ chức khai trương showroom cần thực hiện và trải qua nhiều công đoạn. Do đó, VietPower gửi bạn bài viết Tổ chức khai trương showroom: Chi tiết từng bước từ A đến Z. Cùng theo dõi ở dưới đây nhé!

Xem chi tiết: Quy trình tổ chức khai trương chuyên nghiệp ấn tượng 2024

Lập kế hoạch khai trương showroom chi tiết

Lập kế hoạch khai trương showroom là bước quan trọng, góp phần quyết định sự thành công cho sự kiện. Dưới đây là kế hoạch khai trương showroom chi tiết nhất mà VietPower muốn gửi đến bạn. 

1. Mục tiêu sự kiện

Tại mỗi sự kiện, bạn đều cần xác định mục tiêu của sự kiện đầu tiên. Hầu hết, mục tiêu chung của khai trương showroom sẽ nhắm đến làm thế nào thể khách hàng quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ của thương hiệu mình. Hoặc đơn giản là thu hút sự chú ý, tham gia của nhiều người.

2. Chọn chủ đề cho buổi lễ khai trương

Để buổi lễ khai trương gây ấn tượng và thu hút được nhiều người. Bạn cần chọn chủ đề, ý tưởng tổ chức khai trương độc đáo, khác biệt nhưng cũng phải đảm bảo mục tiêu của chương trình đã đề ra trước đó. Bên cạnh đó, cũng cần gắn liền với màu sắc của thương hiệu, sản phẩm hay dịch vụ đang kinh doanh.

3. Lập kịch bản chương trình 

Kịch bản chương trình giống như “xương sống” của sự kiện. Một kịch bản chi tiết và hoàn chỉnh sẽ giúp bạn quản lý, giám sát công việc hiệu quả hơn. Kịch bản nên lập một cách cụ thể và được triển khai theo timeline. 

Xem chi tiết: Mẫu kịch bản khai trương showroom ấn tượng cho sự kiện của bạn

4. Chuẩn bị phương án dự phòng

Ngoài chuẩn bị kịch bản, kế hoạch và timeline chỉn chu. Bạn cũng cần lập các phương án dự phòng tránh những rủi ro. Ví dụ như sự cố kỹ thuật, ảnh hưởng từ thời thiết,…. hay mất điện. Ngoài ra, bạn cũng có thể điều phối, phân công bộ phận giám sát để khắc phục những vấn đề này kịp thời. 

5. Kế hoạch quảng bá truyền thông

Để buổi lễ khai trương tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Bạn cần đẩy mạnh chiến dịch truyền thông, nâng cao hình ảnh thương hiệu và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Đồng thời việc truyền thông mạnh sẽ khiến mọi người biết thương hiệu khai trương phổ biến và rộng rãi hơn.

6. Tổ chức lễ khai trương showroom

Bước cuối cùng trong việc lập kế hoạch là hoàn thiện, tổ chức buổi lễ hiệu quả. Lúc này, các bộ phận giám sát cùng nhân sự sẽ phải kiểm soát chặt chẽ tiến độ các hạng mục công việc. Mang đến một chương trình khai trương chuyên nghiệp, hoành tráng nhất. 

Chuẩn bị cho buổi lễ khai trương showroom

Để có thể tổ chức lễ khai trương showroom thành công, đem đến ấn tượng tốt cho khách mời tham dự. Bạn cần chuẩn bị kỹ những công việc tại hạng mục dưới đây như:

1. Chọn ngày giờ tổ chức khai trương showroom

Theo quan niệm từ xưa, tổ chức ngày khai trương cần chọn ngày khai trương tốt,  đẹp để “đầu xuôi đuôi lọt”. Đồng thời, việc này cũng mang đến may mắn cho công việc kinh doanh được thuận lợi. Bên cạnh yếu tố phong thủy, tâm linh bạn cũng có thể chọn những ngày cuối tuần để kích thích nhu cầu mua sắm của khách hàng.

2. Chuẩn bị sản phẩm trưng bày đầy đủ

Thông thường trước buổi khai trương showroom sẽ phải chuẩn bị đầy đủ sản phẩm, dịch vụ. Vì mục đích của khai trương showroom là nơi chào đón khách mời tới trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ trực tiếp tại showroom. Ngoài ra, việc chuẩn bị sản phẩm, hàng hóa đến đâu dựa vào ngân sách và quảng bá thương hiệu của showroom,

3. Chuẩn bị nhân sự, thiết bị sự kiện

Muốn chuẩn bị đầy đủ nhân sự và các thiết bị sự kiện bạn cần xác định quy mô chương trình trước. Sau đó lập danh sách các loại thiết bị cần thiết dành cho buổi khai trương. Ví dụ như khu vực lắp cổng hơi khai trương, lối đi thảm đỏ, backdrop, bàn ghế,… âm thanh ánh sáng. Đối với nhân sự sẽ bao gồm MC, lễ tân, PG, đoàn lân sư rồng, đội kỹ thuật,….

 Gợi ý: Dịch vụ cung cấp nhân sự sự kiện giá tốt tại Hà Nội

4. Lập danh sách khách mời

Khách mời được coi là yếu tố quan trọng để quyết định quy mô tổ chức khai trương showroom. Việc lập danh sách sẽ giúp bạn kiểm soát khách mời một cách hiệu quả. Từ đó, chuẩn bị thiết kế thiệp mời một cách chỉn chu cũng như tính toán tiệc chiêu đãi khách sao cho hợp lý. Đồng thời, bạn cần gửi thiệp mời trước 1 tuần để khách mời có thể sắp xếp thời gian tham gia.

5. Xây dựng timeline, kế hoạch tổ chức 

Để lễ khai trương showroom hoàn hảo, chắc chắn không thể thiếu đi bước chuẩn bị kế hoạch và timeline rõ ràng. Các hoạt động trong lễ khai trương cần có kế hoạch chi tiết để tạo điểm nhấn thu hút cho chương trình. Và xây dựng timeline sẽ giúp chương trình diễn ra đúng theo kế hoạch, tránh xảy ra tình trạng “cháy timeline”.

6. Chạy truyền thông trước ngày tổ chức

Chắc chắn bạn sẽ không thích việc không khách hàng nào biết sự kiện của khai trương. Do đó, việc chạy truyền thông trước ngày tổ chức rất cần thiết. Bạn có thể sử dụng các kênh truyền thông online thông qua mạng xã hội để quảng bá thông tin sự kiện khai trương. Hoặc hình thức roadshow cũng là một cách triển khai chiến dịch truyền thông ngày khai trương hiệu quả.

7. Xác định các chi phí 

Sau khi chuẩn bị tất cả các bước trên, cuối cùng bạn cần lập một danh sách chi phí cần chi tiêu cụ thể. Việc này sẽ giúp bạn kiểm soát ngân sách được dễ dàng hơn, tránh xảy ra các tình trạng phát sinh ngoài ý muốn hoặc không cần thiết. Trong một sự kiện khai trương showroom, các chi phí thường phải sử dụng gồm:

• Chi phí in ấn: thiệp mời khai trương, backdrop, standee, banner khai trương,…
• Chi phí thuê nhân sự: MC, đội múa lân, vũ đoàn,…
• Chi phí thuê các thiết bị sự kiện: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, sân khấu,… 
• Chi phí trang trí showroom,…

Bạn có biết: 8 loại chi phí tổ chức khai trương quan trọng nhất hiện nay

Các bước tổ chức khai trương showroom

Nếu vừa tìm hiểu kế hoạch và các khâu chuẩn bị cho một buổi khai trương showroom. Chắc chắn, bạn cũng đã hình dung ra được cách tổ chức khai trương. Dưới đây là các bước tổ chức khai trương showroom đơn giản và chi tiết nhất được VietPower gửi bạn tham khảo:

Bước 1: Truyền thông trước ngày khai trương

Bước đầu tiên bạn cần làm là truyền thông trước ngày khai trương. Đây là yếu tố giúp thu hút mọi người quan tâm đến buổi lễ khai trương nhiều nhất. Nếu không làm tốt được bước này, có thể làm giảm khả năng thành công của chương trình. Đồng thời cũng làm ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu của công ty, doanh nghiệp.

Bước 2: Lựa chọn thời gian tổ chức

Việc lựa chọn thời gian tổ chức lễ khai trương rất quan trọng và cần được thực hiện từ sớm. Để tối ưu hóa lượng khách đến tham dự cũng như đảm bảo sự tham gia hơn. Bạn nên chọn những ngày cuối tuần như thứ 7, chủ nhật là thời gian tổ chức hợp lý nhất. Tuy nhiên, bạn cũng có thể tham khảo lịch âm để tránh những rắc rối trong việc kinh doanh sau này.

Bước 3: Lên dựng kế hoạch rõ ràng

Lên kế hoạch rõ ràng ngay từ đầu sẽ khiến bạn thực hiện các bước sau dễ dàng hơn:

• Hạng mục công việc cần thực hiện .
• Quản lý ngân sách hiệu quả.
• Đặt deadline từng hạng mục công việc để đảm bảo công việc được diễn ra đúng tiến độ,…

Dành cho bạn: Bản kế hoạch tổ chức khai trương chi tiết từ A – Z

Bước 4: Trang trí lễ khai trương và tổng duyệt

Tiếp đến, bạn cần trang trí lễ khai trương một cách sáng tạo, độc đáo. Đồng thời trưng bày được sản phẩm, dịch vụ của mình tại showroom một cách bắt mắt nhất. Không nên quá lạm dụng trang trí khiến không gian lòe loẹt, rối mắt. Sau cùng, bạn cần tổng duyệt chương trình lại một lần nữa. Điều này sẽ đảm bảo được các công việc diễn ra suôn sẻ.

Bước 5: Thực hiện buổi lễ và bán hàng trong showroom

Cuối cùng trong bước tổ chức khai trương showroom, thực hiện buổi lễ và quảng bá sản phẩm, dịch vụ tới các khách hàng tiềm năng. Muốn làm tốt ở bước này bạn cần đào tạo các nhân viên, PG,… có thái độ phục vụ tốt, nhiệt tình tư vấn sản phẩm.

Những điều kiêng kỵ trong ngày tổ chức khai trương mà bạn nên biết

VietPower – Công ty tổ chức khai trương showroom chuyên nghiệp

VietPower là một trong những công ty tổ chức khai trương showroom uy tín và chuyên nghiệp nhất Việt Nam. Hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower đã hợp tác và tổ chức cho nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trên khắp cả nước. Điển hình phải kể đến Masan, Viettel, Vietinbank, VPBank, Kinh Đô,…

Thế mạnh của VietPower là sở hữu đội ngũ nhân sự nhiệt huyết, sáng tạo. Luôn luôn bám sát vào chương trình để đảm bảo thực hiện tính chặt chẽ, logic của sự kiện. Đồng thời mang tới kịch bản sáng tạo tới sự kiện, cam kết gây ấn tượng với khách mời. Ngoài ra, VietPower còn tổ chức nhiều sự kiện đa dạng khác như:

• Tổ chức team building đa dạng concept.
• Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới.
• Tổ chức hội nghị, hội thảo. 
• Tổ chức lễ khánh thành, động thổ,…
• Tổ chức festival doanh nghiệp.
• Tổ chức ngày hội thể thao,…

Vừa rồi là bài viết về Tổ chức khai trương showroom: Chi tiết từng bước từ A đến Z. Hy vọng rằng, với những thông tin mà VietPower đã cung cấp sẽ giúp ích được cho bạn. Đặc biệt biết cách tổ chức khai trương showroom một cách mượt mà. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc bạn một ngày tốt lành.

Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện, đừng ngại ngần hãy liên hệ tới VietPower. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688

Website: https://viet-power.vn

Email: contact@viet-power.vn

Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM

Tùng Cầu Hồ

Tôi là Tùng Cầu Hồ, hiện đang là người sáng lập CÔNG TY CỔ PHẦN SỰ KIỆN VIETPOWER. Xuất thân là một hướng dẫn viên/MC với gần 10 năm kinh nghiệm trong nghề, tôi hiểu được mong muốn và nhu cầu của khách hàng trong các chương trình sự kiện – Team Building.

Trải nghiệm của khách hàng là thứ mà tôi luôn đi tìm giải pháp tốt nhất. Và thương hiệu VietPower ra đời, trở thành địa chỉ uy tín tin cậy của rất nhiều khách hàng là các doanh nghiệp lớn nhỏ qua các sự kiện và chương trình team building gắn kết đồng đội. VietPower luôn đầu tư về cơ sở vật chất và chuyên môn nghề nghiệp cho nhân sự để đem đến trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.