10/05/2021
Khai trương showroom cần chuẩn bị những gì? Hiện nay, các công ty sản xuất hàng hóa tiêu dùng như thời trang, đồ nội thất,… đều có một Showroom riêng dùng để giới thiệu sản phẩm đến khách hàng. Để Showroom có thể hoạt động thuận lợi thì việc tổ chức lễ khai trương cần thành công. Đây là điều mà bất kì chủ doanh nghiệp nào cũng mong muốn. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm hãy theo dõi bài viết dưới đây của LuxEvent để nắm được những điều cần biết khi khai trương showroom.
Tìm hiểu thêm: Quy trình 10 bước tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Kịch bản tổ chức khai trương showroom
| STT | Thời gian | Phần | Nội dung |
| 1 | 7h30 | Kiểm tra thiết bị, nhân sự | Các thiết bị phục vụ cho các buổi khai trương bao gồ: loa, đèn, đầu đĩa, âm ly, mic phát biểu, cột đèn, máy khói, dây tín hiệu, âm thanh, ánh sáng,.. kèm theo nhân viên kỹ thuật túc trực để nhanh chóng xử lý. |
| 2 | 8h00 | Đón tiếp | – Lễ tân được phân công đón khách tại sảnh: mặc đồng phục hoặc trang phục lịch sự – Phát poster thông tin về lễ khai trương – Hướng dẫn khách mời vào khu vực check in và nhận thẻ tri ân – Khách mời và đối tác cùng chụp ảnh check in tại Backdrop – Hướng dẫn vào khu vực ghế ngồi |
| 3 | 8h10 | Văn nghệ mở đầu | Tiết mục nhảy sôi động đến từ vũ đoàn |
| 4 | 8h15 | MC giới thiệu mở đầu chương trình, tuyên bố lý do buổi sinh hoạt. | |
| 5 | 8h20 | MC giới thiệu | – MC dẫn dắt nêu lý do chương trình được tổ chức, giới thiệu các khách mời tham dự – Trình chiếu các video giới thiệu doanh nghiệp, công ty, các sản phẩm, dịch vụ – Mời đại diện công ty lên sân khấu phát biểu chào mừng – Đại diện khách mời gửi lời chúc mừng tới công ty, doanh nghiệp |
| 6 | 8h30 | Cắt băng khai trương | – Lễ tân chuẩn bị bộ cắt băng và tiến hành di chuyển lên sân khấu – MC mời lãnh đạo công ty, doanh nghiệp và khách mời VIP lên sân khấu thực hiện nghi lễ cắt băng – Pháo điện, trang kim nổ để chúc mừng sự kiện quan trọng này – Cắt bánh, khui sâm banh. Lễ tân mang khay sâm banh đến mời khách mời |
| 7 | 8h15 | Thăm quan showroom | -Lễ tân dẫn mọi người đi tham quan showroom và các chương trình ưu đãi |
| 8 | 9h00 | Tiệc trà | – Lễ tân chuẩn bị tiệc trà, tham khảo thực đơn như sau: các loại bánh ngọt, trái cây theo mùa, nước uống, cà phê,… cùng các loại đồ dùng như cốc, muỗng, tách. |
| 9 | 9h15 | Quay thưởng may mắn | – Các tiết mục văn nghệ tự do được đăng ký với MC – Tổ chức mini game tăng sự tương tác với khách mời – Bốc thăm trúng thưởng và tiến hành trao quà cho khách mời may mắn nhận giải thưởng |
| 10 | 9h30 | Cảm ơn khách mời | – BLĐ công ty, doanh nghiệp phát biểu, gửi lời cảm ơn tới khách mời đã dành thời gian tới tham dự sự kiện – Tiến hành chụp hình lưu niệm với đối tác, khách mời tại buổi lễ khai trương – Để thể hiện lòng cảm ơn, công ty có thể có những phần quà như bình giữ nhiệt, áo mưa, mũ, sổ, bút,… – Bố trí, sắp xếp nhân sự tiễn khách và đón xe cho khách ra về – Thu dọn thiết bị, máy móc,… tiến hành dọn dẹp khu vực tổ chức sự kiện |
Xem thêm: Kịch bản khai trương showroom chuẩn chỉnh nhất 2023
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Kế hoạch tổ chức khai trương showroom
– Lựa chọn ngày và thời gian
Chọn một ngày và thời gian phù hợp để tổ chức buổi khai trương. Đây được xem là yếu tố có sức ảnh hưởng lớn đến buổi lễ. Vì thế bạn cần quan tâm đến và lựa chọn đầu tiên. Để chọn ngày đẹp phù hợp với khai trương cửa hàng, bạn có thể nhờ thầy phong thủy, xem lịch vạn niên hoặc tra trên các trang mạng. Khi chọn giờ cần tránh chọn phải những ngày xấu, ngày xung khắc với mệnh gia chủ. Cùng với đó, bạn cũng nên cân nhắc lịch trình của doanh nghiệp, khách mời để thuận tiện nhất cho mọi người.
– Khách mời tham dự
Yếu tố này cũng cần bạn phải quan tâm để lựa thời gian tổ chức sao cho phù hợp. Bạn có thể thoải mái lựa chọn thời điểm nếu khách mời là những người làm việc tự do, chủ doanh nghiệp. Còn đối với khách mời làm việc hành chính sẽ cần cân nhắc kỹ về thời gian một chút. Thông thường, thời điểm tốt để tổ chức sẽ hay rơi vào cuối tuần.
– Lên kế hoạch cho sự kiện
Xác định các hoạt động và chương trình cho buổi khai trương. Bạn cần lên kế hoạch rõ ràng từng tiết mục trong chương trình cũng như chọn MC phù hợp, bao gồm các hoạt động như màn trình diễn, giới thiệu sản phẩm, chương trình giảm giá, quà tặng, trò chơi hay gian hàng triển lãm. Đảm bảo rằng các hoạt động này phù hợp với mục tiêu của bạn và sẽ tạo ra sự hấp dẫn cho khách hàng.
– Chuẩn bị thiết kế, in ấn
Tạo các vật liệu tiếp thị như thiệp mời, tờ rơi, banner, bảng hiệu và quảng cáo trực tuyến để thông báo về buổi khai trương. Đảm bảo rằng các vật liệu này có thông tin chi tiết về địa điểm, thời gian và chương trình của sự kiện.
– Quảng bá sự kiện: Sử dụng các phương tiện quảng cáo như mạng xã hội, website, và báo chí địa phương để quảng bá sự kiện để đảm bảo rằng thông tin sự kiện được lan truyền rộng rãi và kích thích sự quan tâm từ khách hàng tiềm năng.
– Chuẩn bị không gian
Trong kịch bản với các danh mục đã được đề cập, bạn sẽ lần lượt tiến hành thi công các hạng mục và sắp xếp thời gian. Việc làm này để đảm bảo chương trình diễn ra thật suôn sẻ, đúng kế hoạch đề ra. Quá trình trang trí cũng nên thực hiện theo đúng kế hoạch để khớp nội dung và đạt được mục đích đề ra.
– Khu vực bên ngoài
Phần cổng chào có thể trang trí bằng cổng hơi, bóng bay hoặc dựng khung. Ở lối đi vào nên đặt các standee và treo banner. Bạn cũng có thể trải thảm đỏ giữa lối đi dẫn vào hội trường. Băng rôn đón khách nên được treo ở cổng chính nơi diễn ra sự kiện.
– Khu vực sân khấu
Đây cũng là khu vực cần được chú ý đến, cả phần sàn và thảm nên lựa chọn tông màu phù hợp với sự kiện. Tiến hành dựng khung treo backdrop hay màn hình led. Đồng thời bố trí hệ thống âm thanh, ánh sáng phù hợp với sân khấu. Bên cạnh đó, để khu vực sân khấu thêm phần lộng lẫy thì bạn nên trang trí lẵng hoa, bóng bay.
– Khu vực quanh sân khấu
Lối đi dành cho riêng cho đại diện các doanh nghiệp lên phát biểu nên lắp đặt hàng rào bảo vệ. Ngoài ra, cần bố trí thêm bàn lễ tân và nhân sự để tặng hoa đại biểu, băng khánh thành.
– Khu vực dưới sân khấu
Cần chuẩn bị ghế ngồi cho toàn bộ khách mời tham dự. Nếu có khách VIP nên đặt thêm bảng tên của họ cho trang trọng. Điều tiếp theo là sắp xếp bàn ghế thẳng hàng, ngay ngắn và lựa chọn loại có áo bọc ghế. Bạn cũng nên chuẩn bị đồ uống cho các khách mời đến tham dự.
– Khu vực check in đón khách
Bạn nên sắp xếp lễ tân đứng ở đó để tiếp đón khách. Bố trí thêm các bàn tiệc teabreak gồm trà, bánh, nước ép. Bên cạnh những hạng mục trên bạn nên chuẩn bị thêm máy phát điện, phông bạt che nắng che mưa, quạt điều hòa,… để sử dụng khi cần.
Để buổi lễ diễn ra thành công, để lại ấn tượng cho khách mời có rất nhiều công việc cần chuẩn bị. Bạn không những phải liên hệ sớm với đơn vị cung cấp thiết bị mà còn phải giám sát quá trình chuẩn bị. Có như thế thì mọi thứ mới diễn ra theo đúng như kế hoạch đề ra.
Tham khảo: Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương ấn tượng chi tiết 2023
Chi phí tổ chức khai trương showroom
Chi phí tổ chức lễ khai trương showroom có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô của showroom, địa điểm, số lượng khách mời, và những yêu cầu cụ thể của sự kiện. Để tính toán được chi phí tổ chức khai trương showroom, bạn cần lưu ý một số hạng mục sau:
Thuê địa điểm: Nếu bạn không sở hữu showroom, bạn sẽ phải tính chi phí thuê địa điểm để tổ chức lễ khai trương. Giá thuê phụ thuộc vào vị trí, kích thước và thời gian thuê.
Thiết kế trang trí: Trang trí showroom là một yếu tố quan trọng để tạo không gian hấp dẫn và thu hút khách hàng. Bạn sẽ cần xem xét chi phí cho hoa, cây cảnh, đèn trang trí, bảng hiệu, backdrop, bàn và ghế, và các yếu tố trang trí khác. Nếu buổi khai trương showroom mờ nhạt, không có gì ấn tượng sẽ khó có thể thu hút khách hàng cũng như mất điểm trong mắt đối tác, bạn bè.
Âm thanh và ánh sáng: Để tạo không gian sống động và thu hút, bạn cần xem xét chi phí âm thanh và ánh sáng, bao gồm thuê dịch vụ âm thanh, thiết bị ánh sáng, và nhân viên điều chỉnh.
Thực đơn và đồ uống: Bạn cần sự trù ngân sách cho mục ăn uống, hoặc tiệc trà. Nên chọn những đồ ăn phổ biến, hợp khẩu vị nhiều người như bánh ngọt các loại, trà và cà phê
Quà tặng khách hàng: Để bày tỏ sự cảm ơn cũng như ghi điểm ấn tượng đối với khách hàng, bạn có thể chuẩn bị những phần quà lưu niệm dành tặng khách mời đến tham dự lễ khai trương showroom như: bình giữ nhiệt, cốc, bút,… in logo thương hiệu.
Tư vấn Kịch Bản sau 15 phút hoặc gọi Hotline 0867.12.8688
Nhân sự, MC: Để có thể tổ chức buổi khai trương showroom thành công, chắc chắn sẽ cần sự hỗ trợ của nhân sự, PG cũng như MC chuyên nghiệp. Bạn cần tính toán các khoản chi phí cho phần thuê nhân sự này.
Vì mỗi sự kiện khác nhau, không có con số cụ thể về chi phí tổ chức lễ khai trương showroom. Để có thể ước tính chính xác nhất chi phí tổ chức, bạn hãy liên hệ với các nhà tổ chức sự kiện hoặc đơn vị chuyên nghiệp để nhận được báo giá chi tiết và tư vấn. Ngoài ra, việc thuê đơn vị thi công tổ chức khai trương showroom trọn gói sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí tổ chức cũng như hạn chế tối đa rủi ro đáng tiếc trong quá trình sự kiện diễn ra.
Tổng hợp các loại chi phí khi tổ chức trương trình khai chương chi tiết
VietPower – Công ty tổ chức khai trương showroom
VietPower là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm. Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện như hội thảo, hội nghị, triển lãm, lễ khai trương, gala dinner, team building,… với đội ngũ nhân sự trẻ trung, sáng tạo, năng động cùng hệ thống trang thiết bị tiên phong, hiện đại.
VietPower đảm bảo sự thành công của sự kiện với kinh nghiệm dày dặn cùng quy trình bài bản như: lựa chọn địa điểm, thiết kế và trang trí không gian, chọn lựa các đối tác liên quan, chuẩn bị kỹ lưỡng chương trình, đảm bảo sự thu hút của sự kiện đến từ khách mời và phương tiện truyền thông. Điều này giúp cho các sự kiện được VietPower tổ chức đều mang lại hiệu quả cao cho khách hàng của mình.
Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, am hiểu về các xu hướng mới nhất trong ngành tổ chức sự kiện và có kinh nghiệm làm việc với nhiều khách hàng, VietPower đang trở thành một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam.
Bài viết trên đây là những chia sẻ của VietPower về kịch bản và kế hoạch khai trương showroom chi tiết để bạn có thể tham khảo xây dựng kế hoạch khai trương chuyên nghiệp cho showroom của mình. Liên hệ ngay với VietPower để được tư vấn ý tưởng tổ chức khai trương showroom hay nhất!
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Website: https://viet-power.vn
Email: contact@viet-power.vn
Trụ sở chính: Tầng 4, Tòa nhà Hàn Việt – 203 Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM
